¿Qué es la integración EDI?

El EDI proporciona un método estandarizado para el intercambio automático de documentos empresariales entre partners comerciales. Las organizaciones utilizan el EDI para compartir una serie de transacciones EDI (o “mensajes EDI”) y tipos de datos, como solicitudes de precios, órdenes de compra, actualizaciones de inventario, facturas, solicitudes de préstamos o avisos de envío avanzados (ASN).

EDI agiliza y simplifica el intercambio de datos transformándolos en documentos EDI en formatos digitales estandarizados. Los estándares EDI definen la ubicación y el orden de la información en cada documento. Mediante la transformación automática y el intercambio de documentos, el EDI ayuda a eliminar las transacciones en papel y a reducir los errores humanos, añadiendo fiabilidad y seguridad a las transferencias de datos.

La integración EDI “completa el pipeline”, por así decirlo, permitiendo el flujo automático de datos, no solo entre partners en una plataforma EDI que intercambian documentos EDI estándar, sino desde un business partner hasta la aplicación backend y los sistemas de negocio de una organización. Facilita el intercambio integral entre partners comerciales.

Con la integración EDI, una organización no necesita volver a introducir los pedidos o los datos de envío recibidos a través de una plataforma EDI. Esta información se traduce automáticamente de los formatos EDI a la estructura de datos de un sistema empresarial interno y se publica en aplicaciones y sistemas integrados. El mismo flujo de trabajo y traducción se realiza para los datos salientes: los datos del sistema se mueven automáticamente de los sistemas internos al software EDI, se convierten en un estándar EDI y se transmiten a un business partner.

La incorporación de herramientas de inteligencia artificial (IA) como agentes de IA y capacidades no-code a los sistemas EDI y soluciones de Integración, como las plataformas iPaaS, ha ayudado a simplificar y acelerar la Integración EDI. Estas soluciones pueden facilitar a las organizaciones la configuración y monitorización de las integraciones entre los procesos EDI y otros sistemas empresariales, reduciendo la barrera de entrada y mejorando la escalabilidad.

A pesar del auge de las interfaces de programación de aplicaciones (API) y la integración nativa de la nube, el EDI sigue siendo esencial para las transacciones B2B de gran volumen y misión crítica en los sectores minorista, comercio electrónico, fabricación, logística, sanidad, energía y gobierno.

Sin embargo, según un estudio del IBM Institute for Business Value, solo 19 % de los COO afirman que su organización ha desarrollado plenamente los componentes de una arquitectura de datos empresariales y ha ampliado la integración de datos a todas las funciones¹. Cuando se integran en todas las funciones, incluidas las plataformas EDI, los beneficios potenciales de la integración EDI incluyen:

• Aumento de la eficiencia operativa
• Reducción de costes
• Precisión y calidad de los datos
• Mayor visibilidad y cumplimiento

Se pueden utilizar varias arquitecturas para integrar los sistemas EDI, y la elección depende del tamaño de la organización, el presupuesto, los estándares del sector, las necesidades de seguridad y la experiencia interna.

Una única capa de integración EDI puede encaminar, validar y transformar los mensajes entre los sistemas internos y todos los partners comerciales. Los beneficios de la integración entre sistemas incluyen un gobierno uniforme, la monitorización centralizada y las economías de escala.

La lógica EDI puede integrarse en aplicaciones individuales o unidades de negocio. Esto puede ser más ágil, pero una integración menos robusta implica duplicación, inconsistencia y controles irregulares.

El EDI sigue siendo el estándar orientado a los socios, mientras que las API y la transmisión de eventos, que capturan datos en tiempo real de las aplicaciones, se conectan a las aplicaciones internas. Esta integración admite arquitecturas de microservicios modernas y una innovación interna más rápida.

EDI podría integrarse no solo con sistemas de business partners externos, sino también con otros sistemas internos para crear nuevas eficiencias. Por ejemplo, EDI puede integrarse para trabajar con API. Mientras que las API proporcionan una integración detallada en tiempo real, el sistema EDI proporciona un intercambio de lotes estandarizado y de gran volumen con gobierno y auditabilidad.

El uso de API para conectarse directamente a un sistema ERP simplifica la ruta de transferencia de datos porque se eliminan el servidor de transferencia de archivos intermediario y los procesos manuales asociados. La implementación de EDI con una integración híbrida de API puede ofrecer:

• EDI en el exterior, API en el interior: utilizar el EDI orientado al partner mientras se utilizan API para la comunicación entre microservicios internos.
  
  
• Enriquecimiento basado en eventos: una organización puede enriquecer los flujos de datos EDI con señales en tiempo real, como el estado del transportista.
  
  
• Integración de data lakes: archive mensajes EDI, acuses de recibo y transformaciones en plataformas de análisis para realizar previsiones, análisis de reembolsos y cuadros de mando de rendimiento de partners.
  
  
• Evolución de esquemas: mantenga esquemas canónicos compatibles con versiones anteriores para organizar bases de datos relacionales. Convierta automáticamente a o desde payloads EDI y API.

Una columna vertebral de integración B2B que maneja EDI de forma nativa puede extenderse para incluir conectividad API y ofrecer un enfoque todo en uno que sea eficiente, eficaz y optimice la colaboración con socios comerciales. La integración EDI puede hacer posible la transferencia de datos entre diversos sistemas y empresas para una comunicación eficiente y fiable.

Los servicios gestionados de terceros pueden asumir la responsabilidad operativa del mapeo, la incorporación, el seguimiento y la integración del EDI. Esta externalización puede ayudar e incluso acelerar la configuración e incorporación, pero requiere un gobierno sólido de proveedores y SLA claros.

Al conectar un sistema EDI, una solución de plataforma de integración como servicio (iPaaS) podría acelerar el proceso de integración EDI. iPaas puede admitir diversos formatos de datos, protocolos y sistemas para facilitar una interoperabilidad fluida y el intercambio de datos en tiempo real.

Las funciones “bajo el capó” que son cruciales para una traducción precisa de los datos y una integración EDI exitosa incluyen:

El mapeo convierte los formatos EDI externos en esquemas de aplicación internos que definen las propiedades de las estructuras de datos (y viceversa). Las buenas prácticas de mapeo incluyen:

• Modelo canónico: utilice un modelo de datos canónico interno y estable para proteger las aplicaciones de las variaciones de los partners.
  
  
• Componentes reutilizables: cree fragmentos de mapas reutilizables (como direcciones, artículos e impuestos) para agilizar la incorporación.
  
  
• Control de versiones: almacene los mapas y los perfiles de los partners en el control de versiones con historial de cambios.
  
  
• Enriquecimiento de datos: inyecte los datos que faltan, como los códigos del libro mayor (códigos GL), los centros de costes, el origen de envío predeterminado, durante la traducción.

La traducción se encarga de la conversión estructural (como EDIFACT o Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte) a XML o JSON).

La validación ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas y las directrices de aplicación específicas de cada socio.

Al seleccionar una plataforma EDI, las organizaciones deben decidir la estructura y el método de intercambio que mejor se adapte a sus necesidades empresariales. Esta elección (por ejemplo, si el servicio se subcontrata a un proveedor de servicios o se gestiona internamente, o qué protocolo de transporte se utilizará) podría repercutir en futuras integraciones. Los tipos de integración EDI incluyen:

• Integración directa de EDI
• Integración indirecta
• Integración híbrida
• Integración EDI web

Es una opción eficaz pero limitada, ya que solo incluye a dos business partners. El formato del documento se negocia entre los socios de intercambio y se requiere el cumplimiento del formato estándar acordado. Cada conexión punto a punto con otro partner EDI debe negociarse y configurarse por separado.

Los dos sistemas deben ser totalmente compatibles y utilizar el mismo protocolo, como AS2, FTP o SFTP (Secure File Transfer), para funcionar correctamente. Además, el software EDI y la plataforma EDI deben ser gestionados cuidadosamente por el equipo de TI on premises, lo que requiere un esfuerzo adicional y experiencia interna. Además, la integración EDI directa puede utilizarse para conectar sistemas de recopilación de datos dentro de una organización, como una plataforma CRM.

Esto significa normalmente el uso de una red de valor añadido (VAN) suministrada por un proveedor de servicios externo, que gestiona los buzones y el encaminamiento del EDI, a menudo con servicios gestionados adicionales, como la traducción o el archivado. Al proporcionar una solución de integración EDI, una VAN traduce los mensajes EDI entre partners, que podrían estar utilizando protocolos diferentes, lo que ayuda a evitar problemas como la pérdida de datos.

Este enfoque combina la integración directa e indirecta. La integración EDI directa puede gestionar las transferencias de datos más confidenciales, mientras que la integración EDI indirecta externaliza algunos procesos empresariales a un servicio EDI de terceros, incluido el esfuerzo añadido de incorporar business partners.

Esta integración permite a los business partners intercambiar sus mensajes EDI mediante un navegador web. La conexión web puede ser más fácil de usar y más barata con respecto al precio inicial, pero la integración web suele ser una opción para las organizaciones más pequeñas que pueden gestionar con un sistema menos sofisticado.

Las capacidades de integración EDI continúan evolucionando con el avance de la tecnología. Entre las tendencias actuales y futuras más destacadas se incluyen:

La Integración con las herramientas de inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML) y el uso de agentes de IA ayudarán a las organizaciones a conectar de manera fluida las aplicaciones on premises y en la nube, lo que permitirá una transformación digital más ágil y escalable. Además, estas herramientas podrían ayudar a las organizaciones a acelerar y automatizar el análisis y la toma de decisiones. Por ejemplo, los agentes de IA podrían utilizarse para permitir una extracción más rápida de la información de los clientes y el mapeo de datos. 

A medida que la integración sea más fácil, es probable que más organizaciones conecten las soluciones EDI con los sistemas ERP para automatizar más completamente las transferencias de datos y mejorar la fluidez y precisión de la comunicación con los partners comerciales. La integración con los sistemas ERP también puede proporcionar una imagen más completa del mercado, mejorando la planificación y proporcionando potencialmente una ventaja competitiva.

Algunos paquetes de software EDI ahora incluyen características como conectores preconfigurados y mapas prediseñados que facilitan la incorporación de partners comerciales, ahorrando el esfuerzo de los desarrolladores.