Publicado: 5 agosto de 2024
Colaboradores: Tim Mucci, Cole Stryker
Un flujo de trabajo de documentos es el sistema que gestiona la circulación de los documentos dentro de una organización. Un flujo de trabajo de documentos eficaz ayuda a garantizar que todo el personal necesario tenga acceso y control sobre los documentos en un marco optimizado que respalde el gobierno seguro. Un flujo de trabajo de documentos bien planificado ayuda a los empleados a acceder rápidamente a los documentos que necesitan para operar con la máxima eficiencia, manteniendo el acceso limitado a los usuarios adecuados.
La documentación es la memoria de una organización. Una buena gestión de documentos preserva las mejores prácticas, las decisiones históricas y las experiencias pasadas. Garantizar que este conocimiento institucional sea fácilmente accesible para los empleados actuales y futuros mitiga el tiempo que se desperdicia en la búsqueda de documentos y evita la duplicación del trabajo.
Las organizaciones generan importantes volúmenes de documentos esenciales que requieren una gestión diligente, como el seguimiento de versiones y el almacenamiento seguro. Un documento que no puede localizarse fácilmente es prácticamente inexistente, lo que subraya la importancia de una indexación adecuada y de aplicar los metadatos apropiados para garantizar la recuperabilidad. Cuando los documentos se gestionan bien, fomentan una cultura organizacional de colaboración, transparencia y eficiencia en las prácticas laborales.
Imagine un escenario en el que todos los documentos de una organización se almacenan en carpetas separadas, accesibles para todos y distribuidos en varios departamentos. Esta estructura haría que encontrar y proteger documentos fuera extremadamente difícil.
El principio básico del flujo de trabajo documental es identificar qué partes de la organización necesitan acceder a los documentos y garantizar que este acceso sea seguro y fácil. Establecer procedimientos claros para crear, almacenar y gestionar documentos constituye la base de un flujo de trabajo documental eficaz.
La implementación de estos procedimientos requiere la colaboración de múltiples roles dentro de la organización. Los departamentos de Recursos Humanos, Jurídico y TI son fundamentales para establecer controles de acceso, sistemas de clasificación de documentos y soluciones de almacenamiento seguro. Es crucial que todos los involucrados comprendan la lógica detrás de cada paso del proceso.
Comprender la importancia de unos metadatos precisos, las razones para incluir documentos específicos y la necesidad de un control de versiones adecuado puede mejorar significativamente el compromiso y la adhesión al flujo de trabajo. Aclarar el papel de cada persona en el proceso refuerza aún más este efecto.
Para que un flujo de trabajo de documentos se considere eficaz, debe proporcionar respuestas sólidas y coherentes a varias preguntas fundamentales:
- ¿Cómo equilibra la organización los permisos con las necesidades de seguridad de los documentos sensibles?
- ¿Qué tipos de documentos se incluyen en el flujo de trabajo?
- ¿Cuándo y cómo se introducen los nuevos documentos en el sistema?
- ¿Dónde se almacenan los documentos y cómo se organizan? ¿Se hace mediante metadatos, mediante un sistema de control de versiones o ambos?
Responder a estas preguntas ayuda a las organizaciones a establecer flujos de trabajo transparentes que rastrean cada paso que da un documento, destacando cualquier cuello de botella, retraso o ineficiencia. La documentación exhaustiva de estos flujos de trabajo facilita el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo medio necesario para completar las aprobaciones, el número de ciclos de revisión que se necesitan y el porcentaje y los tipos de documentos que se procesan más rápidamente que otros.
Además, los flujos de trabajo tratan de determinar quién es responsable de cada paso del ciclo de vida del documento, lo que fomenta la responsabilidad y simplifica el seguimiento del progreso. Considere un flujo de trabajo de documentos diseñado para aprobar materiales de marketing. Este flujo de trabajo especificaría quién redacta el documento inicial, quién lo revisa en cuanto a contenido y diseño y quién participa en la jerarquía de aprobación. Al monitorizar el progreso de estos documentos, una organización puede asignar KPI para identificar áreas de mejora, obtener información sobre el proceso de aprobación y refinar las pautas de revisión para mejorar la claridad y la eficiencia.
Un flujo de trabajo de documentos optimizado es esencial para la seguridad, el crecimiento y el conocimiento de una organización. Si tomamos como ejemplo la automatización del procesamiento de facturas de cuentas a pagar, estos son los cuatro pasos para una gestión eficaz del flujo de trabajo documental:
Los metadatos son una capa rica de información que permite a los sistemas de gestión de documentos comprender y procesar documentos de manera efectiva. Los metadatos de un documento contienen detalles como el autor, la fecha de creación, el nombre del proveedor, el número de factura, las palabras clave e incluso los puntos de datos extraídos, como el importe total adeudado. Proporcionar contexto y estructura permite al DMS automatizar las tareas, agilizar la recuperación y garantizar un proceso fluido y eficiente.
Tradicionalmente, las facturas llegan por correo postal o electrónico, lo que obliga a introducir los datos manualmente en elsistemacontable, un proceso lento y propenso a errores sin un repositorio central. Al implementar la automatización, los proveedores pueden enviar facturas electrónicamente y la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae automáticamente los datos importantes. La tecnología OCR se basa en metadatos incrustados para identificar el documento como una factura. Esto permite la extracción automática de datos de información crucial como el nombre del proveedor, el número de factura y el importe total. Este paso inicial reduce significativamente los errores de entrada y acelera el proceso.
Antes de la automatización, la gestión de las facturas implicaba archivar copias en papel o escanearlas y guardarlas en carpetas locales o en un directorio compartido, lo que dificultaba su recuperación. Después de la automatización, todas las facturas se almacenan dentro de un sistema de gestión documental (DMS). El DMS utiliza metadatos para un almacenamiento y una categorización eficaces. Al etiquetar las facturas con metadatos relevantes como el nombre del proveedor, la fecha y el número de factura, el sistema garantiza una fácil recuperación y elimina la necesidad de organización manual.
En la era anterior a la automatización, encontrar una factura concreta, especialmente en los sistemas basados en papel, llevaba mucho tiempo. Con la automatización, la búsqueda de facturas específicas se vuelve más rápida con la ayuda de metadatos. Los usuarios pueden aprovechar criterios de búsqueda como el nombre del proveedor, el rango de fechas o el número de factura, lo que permite al DMS localizar el documento relevante en cuestión de segundos.
Tradicionalmente, la gestión de facturas podía depender del correo electrónico y las hojas de cálculo, lo que generaba datos aislados y mayores riesgos de seguridad. Sin embargo, un flujo de trabajo automatizado integra el SGD con los sistemas contables existentes, lo que permite la población automática de los datos extraídos. Además, se pueden implementar pasos de aprobación dentro del sistema, lo que permite al personal autorizado revisar y aprobar facturas electrónicamente, con notificaciones automatizadas, mejorando así la seguridad y la velocidad.
La integración del DMS con los sistemas de contabilidad depende de la extracción precisa de datos a través de OCR. Este proceso depende en gran medida de los metadatos presentes en la factura, que permiten al sistema rellenar el programa de contabilidad con la información correcta y activar otros pasos del flujo de trabajo basados en los datos extraídos.
Una vez que una organización comprende los principios del flujo de trabajo de documentos, puede implementar la automatización en todos sus procesos. Estos son los pasos necesarios:
Inicialmente, la organización necesita identificar e implicar a las partes interesadas de varios departamentos. Estas partes interesadas aportan información sobre los procesos actuales y las mejoras necesarias. Alinear la automatización con las necesidades específicas de cada departamento minimiza el riesgo de pasar por alto pasos o funciones esenciales para determinados usuarios. Las partes interesadas con experiencia práctica también pueden señalar posibles excepciones o casos extremos que podrían poner en peligro la automatización.
Este paso implica mapear el flujo de trabajo manual. El equipo de desarrollo del flujo de trabajo documenta cada paso que da un documento, qué tareas se automatizarán, quién debe participar e identifica los puntos de decisión cruciales. Las herramientas de visualización, como los diagramas de flujo o los mapas de procesos, pueden ser fundamentales en esta fase. El equipo puede identificar y abordar mejor los puntos débiles involucrando a las partes interesadas. Una vez que el flujo de trabajo está operativo, se puede refinar continuamente para eliminar redundancias y optimizar la eficiencia.
La selección de un DMS comienza con la identificación de los documentos que se manejan con más frecuencia, como contratos, facturas e informes. El equipo tendrá en cuenta factores como el proceso de aprobación de documentos, los requisitos de colaboración y las necesidades específicas de enrutamiento, al tiempo que planifica la escalabilidad futura. El sistema elegido debe ofrecer un cifrado robusto para proteger la información confidencial y ser intuitivo para todos los usuarios finales. El apoyo del proveedor para la capacitación y la asistencia continua es importante para ayudar a garantizar la utilización eficaz del DMS.
Proteger el flujo de trabajo de los documentos implica tanto protecciones tecnológicas como buenas prácticas. Implemente métodos de autenticación de usuarios sólidos, como la autenticación multifactor, para evitar el acceso no autorizado y asigne permisos en función de las funciones del trabajo. Los documentos cifrados, tanto en reposo como en tránsito, protegerán los datos confidenciales incluso en caso de violación, y es más probable que los usuarios informados contribuyan a reforzar las salvaguardias tecnológicas.
Las políticas y procedimientos claros son vitales para un flujo de trabajo de documentos que funcione sin problemas. Involucre a las partes interesadas de varios departamentos para comprender sus interacciones relacionadas con los documentos, los desafíos y las oportunidades de mejora. Desarrollar un sistema de clasificación de documentos por sensibilidad, finalidad y necesidades de conservación. Esto orienta la aplicación de controles de acceso y medidas de seguridad adecuadas, definiendo directrices para la creación de documentos, estableciendo una propiedad clara y esbozando los procesos de aprobación de los distintos documentos.
Para garantizar la adopción exitosa del nuevo sistema, involucre activamente a los empleados tanto en las fases de diseño como de implementación. La capacitación es fundamental para ayudar a los empleados a comprender la importancia de la automatización, generar confianza y equiparlos con las habilidades para usar el nuevo sistema de manera efectiva. Comprender su papel dentro del flujo de trabajo ayuda a los empleados a ver cómo sus acciones afectan a la eficacia general.
Después de la implementación, la monitorización continua del sistema automatizado es esencial. Las auditorías en tiempo real y las pruebas de seguridad verifican que la automatización funciona correctamente y gestiona los documentos según lo previsto. La monitorización también debe identificar los cuellos de botella del proceso, analizar los errores recurrentes y mejorar las reglas de automatización o las configuraciones del sistema. Las auditorías de seguridad periódicas y las revisiones de los registros de los usuarios ayudan a garantizar que el sistema siga siendo seguro y eficiente.
El flujo de trabajo documental implica los pasos específicos de creación, edición, aprobación y distribución de un documento, centrándose principalmente en su movimiento por toda la organización.
El flujo de trabajo de gestión de documentos se extiende más allá del mero movimiento para incluir los detalles de la creación, almacenamiento, distribución, recuperación, categorización y eliminación de documentos.
Hay dos tipos principales de flujos de trabajo de documentos: secuenciales y paralelos.
Flujo de trabajo secuencial o lineal: este tipo de flujo de trabajo sigue un proceso predeterminado, paso a paso, en el que las personas asignadas completan las tareas en un orden específico. Por ejemplo, en la creación de materiales de marketing, el proceso puede desarrollarse de la siguiente manera: un redactor publicitario envía un borrador, que luego es revisado por un editor que proporciona comentarios. El borrador revisado se envía de nuevo al redactor para nuevas revisiones antes de que la copia final se envíe a un diseñador gráfico. El diseñador confirma que los elementos visuales se ajustan a la marca antes de que el director de marketing revise y apruebe el paquete completo. Si se necesitan revisiones adicionales, el documento vuelve al redactor.
Flujo de trabajo paralelo o concurrente: en este flujo de trabajo, se completan varias tareas simultáneamente. Siguiendo con el mismo ejemplo del material de marketing, el redactor presenta un borrador que el editor revisa simultáneamente para comprobar el contenido y la claridad, y el diseñador para comprobar la compatibilidad con la marca. Los comentarios de ambas partes se abordan simultáneamente, se aplican los elementos visuales y el responsable de marketing lleva a cabo la revisión final para el lanzamiento. Este método suele ser más rápido, pero requiere una comunicación clara para evitar confusiones y comentarios contradictorios.
Tanto los sistemas basados en la nube como los locales pueden dar soporte a estos flujos de trabajo:
Sistemas basados en la nube: los documentos se almacenan en servidores mantenidos por el proveedor de servicios en la nube (CSP) de la organización. Estos sistemas son escalables, se ajustan fácilmente modificando el plan de almacenamiento con el proveedor y son accesibles desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que resulta ideal para trabajadores remotos o viajeros frecuentes. Los sistemas en la nube suelen permitir la edición simultánea de documentos por parte de varios usuarios y suelen implicar menores costes iniciales, ya que las organizaciones pagan una cuota mensual o anual por el servicio.
Sistemas locales: este enfoque requiere que el software se instale en servidores dentro de la organización. Ofrece un control total sobre el hardware y el software, pero su ampliación puede resultar compleja y costosa. El acceso suele estar restringido dentro de la red, a menos que se establezcan configuraciones remotas especiales, lo que complica el acceso de los trabajadores a distancia. Los sistemas locales suelen requerir una importante inversión inicial en hardware y licencias de software, con los consiguientes costes de mantenimiento y asistencia informática.
Los sistemas de automatización del flujo de trabajo mejoran aún más el proceso de gestión de documentos automatizando la gestión desde la captura hasta el archivo, simplificando el encaminamiento automático, las solicitudes de aprobación y el archivado. Los sistemas de automatización de flujos de trabajo suelen ser soluciones de software que automatizan muchos aspectos del flujo de trabajo de gestión de documentos.
La implementación de un flujo de trabajo de gestión de documentos puede aportar numerosos beneficios a una organización, mejorando tanto la eficiencia operativa como el cumplimiento:
La automatización de varias etapas de la gestión de documentos reduce el tiempo que los empleados dedican al procesamiento manual, lo que disminuye los costes laborales y permite que el personal se centre en tareas más estratégicas.
Un flujo de trabajo optimizado facilita el intercambio de documentos y la colaboración entre los miembros del equipo, incluso en diferentes ubicaciones geográficas, lo que mejora el trabajo en equipo y acelera la finalización de los proyectos.
Al gestionar los documentos a través de un sistema seguro que controla el acceso en función de las funciones de los usuarios, las organizaciones pueden proteger la información confidencial contra el acceso no autorizado y posibles infracciones.
El control centralizado de los documentos garantiza que se almacenan, gestionan y mantienen con arreglo a normas coherentes, lo que reduce el riesgo de extravío y de que se utilicen versiones obsoletas. La automatización minimiza los errores humanos en la introducción y el procesamiento de documentos, lo que permite una gestión de datos y unos informes más precisos.
Las capacidades mejoradas de indexación y búsqueda permiten a los empleados recuperar documentos rápidamente, lo que reduce el tiempo de inactividad y la frustración asociados con la búsqueda tradicional de archivos.
Los flujos de trabajo automatizados pueden diseñarse para cumplir con las regulaciones y estándares del sector, lo que garantiza que el manejo de documentos cumpla con todos los requisitos legales y reduzca el riesgo de problemas relacionados con el cumplimiento.
Atención médica
La implementación de la historia clínica electrónica (HCE) en los centros de atención primaria muestra mejoras significativas en la gestión de las enfermedades no transmisibles. Estos sistemas apoyan la prescripción electrónica de medicamentos y mejoran la eficiencia y precisión del mantenimiento de los registros de los pacientes. Al agilizar los procesos de documentación, los proveedores sanitarios pueden ofrecer una mejor atención al paciente con una mejor gestión y accesibilidad de los datos.
Legal
Los sistemas de gestión de documentos benefician a los bufetes de abogados y a los departamentos jurídicos al acelerar los procesos de redacción, revisión y archivo de documentos. Los buenos sistemas de flujo de trabajo documental gestionan los expedientes de forma eficaz, garantizan el cumplimiento de la normativa y mejoran el acceso a los documentos necesarios en entornos jurídicos.
Fabricación
Los sistemas de flujo de trabajo de documentos en la fabricación suelen ayudar a gestionar y rastrear documentos de diseño, especificaciones y registros de cumplimiento de manera eficiente. Esto ayuda a garantizar que todas las partes del proceso de fabricación estén actualizadas y cumplan con los estándares regulatorios, lo cual es fundamental para mantener la calidad del producto y la eficiencia operativa.
Servicio al cliente
El operador de telecomunicaciones turco, Turkcell, utiliza IBM FileNet Content Manager como núcleo de su flujo de trabajo de documentos para centralizar el almacenamiento y facilitar la recuperación de la información de los clientes. El sistema apoya el cumplimiento de los requisitos normativos gestionando y verificando millones de documentos. La automatización permite un acceso rápido a los documentos relevantes. Esta configuración mejora la eficiencia operativa y respalda la gestión de la conformidad y las relaciones con los clientes al garantizar una gestión precisa de los datos.
Finanzas y banca
Al digitalizar y agilizar los procesos relacionados con los documentos, las organizaciones financieras pueden reducir la introducción manual de datos, minimizar los errores y acelerar los tiempos de transacción. Los flujos de trabajo automatizados confirman que todos los documentos se procesan de forma coherente y se almacenan de forma segura, lo que resulta esencial para cumplir la normativa financiera y las auditorías.
Bank of Montreal está utilizando IBM Content Analyzer para agilizar el proceso de pago de facturas permitiendo a los clientes enviar sus facturas por correo electrónico directamente a BMO QuickPay, la aplicación de procesamiento de facturas del banco. Este enfoque aborda problemas como la morosidad y los engorrosos procedimientos de pago, haciendo que el pago de facturas sea seis veces más rápido y poniendo de relieve las ventajas de la automatización en la banca.
Los sistemas de automatización del flujo de trabajo están diseñados para agilizar diversos procesos y tareas, incluido el flujo de trabajo de documentos. El software como la automatización del flujo de trabajo de IBM utiliza una lógica basada en reglas para automatizar los procesos empresariales, reduce las tareas que consumen mucho tiempo y minimiza los errores humanos. Esto conduce a una optimización de los procesos que puede ver una parte significativa de las transacciones procesadas en menos de dos horas.
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