Siete pasos para gestionar el proceso de órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo son la fuerza motriz detrás del aparato de gestión de activos de cualquier organización. Cada vez que una persona o entidad envía una solicitud de servicio, el equipo de mantenimiento que la recibe debe crear un documento formal en papel y/o digital que incluya todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describa un proceso para completar las tareas. Ese documento se denomina orden de trabajo.

El objetivo principal de una orden de trabajo es mantener a todo el mundo dentro de la operación de mantenimiento al corriente del flujo de trabajo, lo que en última instancia ayuda a la organización a organizar, comunicar y realizar un seguimiento más eficaz del trabajo de mantenimiento.

El proceso de gestión de órdenes de trabajo describe cómo una orden de trabajo se moverá a través del proceso de mantenimiento, comenzando con la identificación de tareas de mantenimiento y concluyendo con el análisis posterior a la finalización.

En la primera fase del proceso, una persona u organización identifica las tareas que el personal de mantenimiento debe completar. Las tareas también ayudarán al destinatario a determinar si las tareas de mantenimiento califican como mantenimiento planificado (donde los trabajos serán fácilmente identificables con anticipación) o mantenimiento no planificado (donde el alcance y los detalles del trabajo requerirán una evaluación inicial).

Una vez que la parte iniciadora identifica los problemas de mantenimiento, debe exponer los detalles en un formulario de solicitud de mantenimiento y enviarlo a al departamento de mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir de diversas circunstancias, desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías de mantenimiento preventivo.

El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. Lo ideal es que el departamento revise los detalles de la solicitud de trabajo para determinar la viabilidad de la obra y, a continuación, determine las necesidades de personal y recursos. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.

Una vez que el equipo de mantenimiento o supervisor apruebe la solicitud de trabajo y asigne los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crearán una nueva orden de trabajo. La orden de trabajo debe incluir todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y una indicación del nivel de prioridad y la fecha de finalización. Para agilizar este proceso, las organizaciones pueden estandarizar el formato de la orden de trabajo utilizando una plantilla.

En esta etapa, el mantenimiento también identificará qué tipo de orden de trabajo necesitarán. Si, por ejemplo, una empresa confía en un enfoque de mantenimiento proactivo para anticipar y reducir el tiempo de inactividad de los equipos, es probable que utilice una orden de trabajo de mantenimiento preventivo. Por otro lado, si una pieza del equipo ya ha fallado o la organización utiliza un programa de mantenimiento más reactivo, el equipo de mantenimiento probablemente creará una orden de trabajo de mantenimiento correctivo o una orden de trabajo de emergencia.

En ese momento, el equipo/supervisor asignará las actividades de mantenimiento necesarias a un técnico de mantenimiento cualificado que completará la lista de tareas según el calendario propuesto. Si la organización utiliza software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), el trabajo se asignará automáticamente a un técnico.

Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que completan todas las tareas asignadas. Los técnicos deberán indicar el tiempo dedicado a cada tarea, enumerar los materiales/equipos que utilizaron, proporcionar imágenes de su trabajo e incluir notas y observaciones sobre el trabajo. Un responsable puede necesitar o no firmar la orden de trabajo completada y ofrecer orientación sobre los próximos pasos y seguimientos antes de pasar a la fase final.

Revisar órdenes de trabajo cerradas puede aportar conocimiento valioso sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deberían intentar revisar las órdenes cerradas con la mayor frecuencia posible. Analizar órdenes de trabajo cerradas puede ayudar mucho a las organizaciones a identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo. El análisis posterior a la finalización también ayuda a los miembros del equipo a identificar cualquier tarea que omitieron o que necesitan revisar.

A medida que una organización crece, puede resultar insostenible confiar en los sistemas de gestión de órdenes de trabajo en papel (o incluso en hojas de cálculo de Excel) para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Las organizaciones más grandes y aquellas con necesidades más complejas deberían considerar invertir en un software de sistema informatizado de mantenimiento (CMMS), un tipo de software de gestión de órdenes de trabajo.

Un CMMS de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará automáticamente solicitudes de servicio, órdenes de trabajo y mantenimiento rutinario, eliminando tareas excesivas de planificación de tareas para los gerentes y supervisores de mantenimiento.

El uso de software de CMMS también permite a tu organización almacenar grandes cantidades de datos electrónicamente, en un lugar centralizado. Con todos los datos de sus órdenes de trabajo en un solo lugar, su equipo de gestión puede obtener acceso en tiempo real a las órdenes de trabajo a medida que se mueven a través del ciclo de vida de las órdenes de trabajo. Las plataformas de CMMS con software complementario para dispositivos móviles llevan el acceso un paso más allá, permitiendo a los usuarios rastrear órdenes de trabajo y acceder a actividades de mantenimiento de forma remota. 

Además, un buen CMMS puede agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo según las necesidades específicas del departamento. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, visualizar datos de tendencias y métricas/KPI, y monitorizar la funcionalidad de los activos para simplificar la resolución de problemas y la gestión del inventario.

Aunque la adopción de un CMMS puede ser un proceso complejo, la integración del software de CMMS en sus operaciones de mantenimiento puede ayudar a su organización a reducir costes, aumentar el acceso a datos y visibilidad, reducir la lista de espera y los errores humanos, y optimizar la gestión de instalaciones.

Obtenga el máximo valor de sus activos empresariales con IBM® Maximo Application Suite, un sistema integral de gestión de activos empresariales que ayuda a las organizaciones a optimizar el rendimiento de los activos, ampliar su vida útil y reducir el tiempo de inactividad no planificado. IBM Maximo proporciona a los usuarios una plataforma integrada, con IA, basada en la nube con capacidades de CMMS que producen análisis de datos avanzados y ayudan a los gestores de mantenimiento a tomar decisiones más inteligentes y basadas en datos.