Planung, Budgetierung und Prognose sind in der Regel ein dreistufiger Prozess zur Bestimmung und Festlegung der kurz- und langfristigen finanziellen Ziele eines Unternehmens:

• Planung bietet einen Rahmen für die finanziellen Ziele eines Unternehmens - in der Regel für die nächsten drei bis fünf Jahre.
• Budgetierung beschreibt, wie der Plan Monat für Monat umgesetzt werden soll, und umfasst Punkte wie Einnahmen, Ausgaben, potenzieller Cashflow und Schuldenabbau. Traditionell legt ein Unternehmen ein Geschäftsjahr fest und erstellt ein Budget für dieses Jahr. Es kann das Budget in Abhängigkeit von den tatsächlichen Einnahmen anpassen oder die tatsächlichen Jahresabschlüsse vergleichen, um festzustellen, wie nahe es an der Einhaltung oder Überschreitung des Budgets ist.
• Prognose berücksichtigt historische Daten und aktuelle Marktbedingungen und macht dann Vorhersagen darüber, wie viel Umsatz ein Unternehmen in den nächsten Monaten oder Jahren erwarten kann. Die Prognosen werden in der Regel angepasst, wenn neue Informationen verfügbar werden.

Der Prozess wird in der Regel von einem Chief Financial Officer (CFO) und der Finanzabteilung geleitet. Die Definition kann jedoch auf alle Bereiche der Unternehmensplanung ausgedehnt werden, einschließlich: Finanzplanung und -analyse, Lieferkettenplanung, Vertriebsplanung, Personalplanung und Marketingplanung.

Grundlegende Buchführungspraktiken reichen bis in das Jahr 1400 zurück, als venezianische Investoren ihre asiatischen Handelsexpeditionen anhand von Doppelbuchführung, Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen dokumentierten. Der Begriff "Budget" leitet sich vom altfranzösischen Wort "bougette" ab, was "kleiner Geldbeutel" bedeutet. Die britische Regierung begann Mitte des 17. Jahrhunderts mit der Verwendung des Ausdrucks "open the budget", wenn der Schatzkanzler den Jahresabschluss vorlegte. In den späten 1800er Jahren begannen Unternehmen, den Begriff "Budget" regelmäßig für ihre Finanzen zu verwenden.

Die moderne Wirtschaftsprognose entstand als Reaktion auf die wirtschaftlichen Verheerungen der Großen Depression in den 1930er Jahren. Es wurden neue Arten von Statistiken und statistischen Analysen entwickelt, die den Unternehmen helfen könnten, die Zukunft besser vorherzusagen. Es entstanden Beratungsfirmen, die Unternehmen bei der Nutzung dieser neuen Prognoseinstrumente unterstützen.

Zu Beginn des 20. Jahrhunderts waren Buchführung und Prognosen schwierig, da sie von mühsam handgeschriebenen Gleichungen, Büchern und Tabellenkalkulationen abhingen. Das Aufkommen von Großrechnern in den 1960er Jahren und von Personal Computern in den 1980er Jahren beschleunigte diesen Prozess. Softwareanwendungen wie Microsoft Excel fanden in der Finanzberichterstattung breite Anwendung. Excel-Programme und Tabellenkalkulationen waren jedoch anfällig für Eingabefehler und umständlich, wenn verschiedene Abteilungen oder Personen an einem Bericht mitarbeiten mussten.

Anfang der 2000er Jahre erhielten die Unternehmen Zugang zu immer mehr betrieblichen Datenquellen sowie zu Informationen außerhalb der Transaktionssysteme des Unternehmens - wie Wetterdaten, soziale Stimmungen und ökonometrische Daten. Die riesigen, für Prognosen zur Verfügung stehenden Datenmengen erforderten immer ausgefeiltere Softwaretools für die Verarbeitung dieser Daten.

Um diese Datenkomplexität zu bewältigen, sind zahlreiche Planungssoftwarepakete entstanden, die Planung, Budgetierung und Prognosen schneller und einfacher machen - sowohl bei der Bearbeitung als auch bei der Zusammenarbeit. Mit automatisch aus Daten gewonnenen prädiktiven Erkenntnissen könnten Unternehmen sich abzeichnende Trends erkennen und ihre Entscheidungen vorausschauend und nicht nur im Nachhinein treffen.

Heute werden cloudbasierte Systeme zum Standard, die mehr Flexibilität, Sicherheit und Kosteneinsparungen bieten und Unternehmen dabei helfen, genaue Prognosen und Budgets mit weniger Fehlern zu erstellen.

Doch trotz dieser Fortschritte sind die Unternehmen immer noch ziemlich abhängig von den traditionellen Tabellenkalkulationen.¹ Siebzig Prozent der Unternehmen geben an, dass sie sich in hohem Maße auf Tabellenkalkulationen verlassen, nur 16 Prozent verwenden eine lokale Spezialsoftware - und nur zehn Prozent nutzen eine Cloud-Software für die Planung.

Viele Unternehmen stützen ihre Strategie immer noch auf Jahrespläne und Budgets, ein Managementverfahren, das vor über einem Jahrhundert entwickelt wurde. Im heutigen wettbewerbsintensiven Umfeld erkennen die Unternehmen jedoch, dass Pläne, Budgets und Prognosen die aktuelle Realität widerspiegeln müssen - und nicht die Realität von vor zwei, drei oder mehr Quartalen. Kontinuierliche Planung und rollierende Prognosen werden zu weit verbreiteten Methoden, um Pläne, Budgets und Prognosen während des Jahres häufig zu aktualisieren, auf vierteljährlicher oder sogar monatlicher Basis. Diese Ansätze helfen den Managern, Trends vor ihren Konkurrenten zu erkennen und fundiertere, flexiblere Entscheidungen über Preisgestaltung, Produktmix, Kapitalzuweisung und sogar Personalbestand zu treffen.

Die Entwicklung und Implementierung eines soliden Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozesses hilft Unternehmen, genauere Finanzberichte und Analysen zu erstellen, was zu genaueren Prognosen und letztlich zu Umsatzwachstum führen kann. Dessen Bedeutung ist im heutigen Geschäftsumfeld, in dem disruptive Wettbewerber selbst in die traditionsreichsten Branchen eindringen, noch größer.

Wenn Unternehmen Daten und Analysen in Verbindung mit bewährten Planungs- und Prognoseverfahren einsetzen, verbessern sie die strategische Entscheidungsfindung und können mit genaueren Plänen und zeitnahen Prognosen belohnt werden. Insgesamt können diese Instrumente und Verfahren Zeit sparen, Fehler reduzieren, die Kollaboration fördern und eine diszipliniertere Managementkultur schaffen, was einen echten Wettbewerbsvorteil darstellt.

Unternehmen können insbesondere:

• Pläne und Prognosen als Reaktion auf neue Bedrohungen und Chancen schnell aktualisieren und Risikobereiche früh genug erkennen, um Probleme zu beheben, bevor sie ernst werden
• Auswirkungen von Veränderungen erkennen und analysieren sobald sie auftreten
• Die Verknüpfung von operativen und finanziellen Plänen stärken
• Cashflows besser planen und vorhersagen
• Die Kommunikation und Kollaboration zwischen den am Plan Beteiligten verbessern
• Rechtzeitiger, zuverlässiger Pläne und Prognosen sowie Notfallpläne für eine Reihe möglicher Ereignisse konsistent bereitstellen
• Abweichungen und Planabweichungen analysieren und zeitnah Abhilfemaßnahmen ergreifen
• Ein Budget speziell für Wachstum mit Vertrauen in die Höhe der Ausgaben erstellen
• Vertriebspipelines und die Verfolgung der Leistung im Vergleich zu den Zielen präziser verwalten
• Sicherere strategische Entscheidungen auf der Grundlage harter Daten statt auf der Grundlage von Hoffnungen oder Vermutungen treffen
• Nachweise über die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens für potenzielle Investoren und Kreditinstitute auf der Grundlage mehrerer Datenquellen und anspruchsvoller Analysen bereitstellen

Budgetierungs-, Planungs- und Prognosesoftware kann als Standardlösung oder als Teil einer größeren integrierten Corporate Performance Management (CPM)-Lösung erworben werden.

Mit modernen Softwarelösungen können Unternehmen,:

• Die Leistung durch interaktive, selbst bedienbare Dashboards und Visualisierungen messen und überwachen
• Die Grundursachen mit einer realitätsnahen Analyse dimensionsreicher Daten untersuchen
• Trends bewerten und automatisch Vorhersagen aus internen oder externen Daten machen
• Was-wäre-wenn-Szenarien schneller modellieren und Pläne und Prognosen zeitnaher, zuverlässiger erstellen

Die Planung ist einfacher und effektiver, wenn sich die Praktiker an bewährte Verfahren halten. Softwarelösungen, die diese Praktiken unterstützen, können die Aktualität und Verlässlichkeit von Informationen verbessern und die Beteiligung von Schlüsselpersonen im gesamten Unternehmen, insbesondere an vorderster Front, erhöhen.

Führende Unternehmen sind zu Lösungen übergegangen, die den gesamten Planungszyklus - Datenerfassung, Modellierung, Analyse und Berichterstattung - auf einer gemeinsamen Planungsplattform mit schlanken Infrastrukturanforderungen abdecken. Solche Plattformen können ein breites Spektrum an Geschäftsfunktionen abdecken, von budgetorientierten Finanzaufgaben bis hin zur Supply-Chain-orientierten Planung für Einzelhandelsumgebungen mit Tausenden von SKUs (Stock Keeping Units).

Unternehmen wie IBM bieten ganzheitliche, integrierte Softwarelösungen zur Rationalisierung des Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozesses. Die Logik dahinter ist, dass ein Unternehmen, das sich an die heutigen, sich schnell ändernden Geschäftsbedingungen anpassen will, eine Lösung benötigt, die eine einzige Quelle der Wahrheit und Transparenz für alle Daten schafft. Diese Lösungen können weit über die finanziellen Aspekte des Unternehmens hinausgehen und sich zu einer leistungsstarken Prognosemaschine für das gesamte Unternehmen entwickeln. Mit diesen Softwarelösungen für agile Planung und explorative Analysen können - ob in der Cloud oder lokal - Unternehmen die Planung, Budgetierung und Prognosen schneller, agiler und vorausschauender durchführen.

Die Bewertung und Wahl der Planungs-, Budgetierungs- und Prognosesoftware sind eine komplexe Aufgabe. Sie erfordert eine sorgfältige Prüfung der Funktionalität der Software, ihres Wertes für den Planungsprozess und ihrer Fähigkeit, bewährte Planungsmethoden zu unterstützen. Hinzu kommen Faktoren wie die Zuverlässigkeit und der Support des Anbieters, die Verbindungen zu den Nutzergemeinschaften und das Engagement für den Erfolg des Kunden nach Abschluss des Kaufs.

IBM Analytics hat kürzlich einen Leitfaden veröffentlicht, der Unternehmen bei der Bewertung von Planungs-, Budgetierungs- und Prognosesoftware helfen soll und die wichtigsten Eigenschaften aufzeigt, auf die sie achten sollten:

• Adaptiv. Können Sie Modelle schnell ändern und auf der Grundlage von Eingaben der Geschäftsbereiche häufig neue Prognosen erstellen? Können Sie die Pläne so oft wie nötig aktualisieren?
• Zeitgerecht. Sind Ihre Informationen immer auf dem neuesten Stand, weil die Nutzer direkt zu einer zentralen Planungsdatenbank beitragen? Werden Ihre Konsolidierungen und Rollups automatisch durchgeführt, um Fristen problemlos einzuhalten?
• Integriert. Befinden sich Ihre Planungs-, Analyse-, Workflow- und Berichtsfunktionen auf einer gemeinsamen Plattform, so dass Sie keine "Schatten"-Planungssysteme mehr unterhalten müssen?
• Kollaborativ . Ist Ihre Lösung webbasiert ? Ermöglicht es die Teilnahme zu jeder Zeit und von jedem Ort aus über eine sichere Verbindung?
• Self-Service. Sind die Nutzer in der Lage, auf Daten zuzugreifen und komplexe Analysen ohne die Hilfe der IT durchzuführen? Sind Sie in der Lage, eine vertraute Tabellenkalkulationsschnittstelle zu verwenden, um die Benutzerakzeptanz zu erhöhen und die Zeit bis zur Wertschöpfung zu verkürzen?
• Datenkapazität für Unternehmen . Ist Ihre Lösung in der Lage, sehr große Datenmengen zu verarbeiten, ohne den Rauminhalt zu begrenzen? Einige Lösungen können mit "spärlichen Daten" nicht gut umgehen, so dass die Daten für die Analyse in mehrere Rauminhalte aufgeteilt werden müssen, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führt.
• Effizient. Sind Ihre Manager in der Lage, weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten und mehr Zeit mit der Führung des Unternehmens zu verbringen?
• Relevant . Haben Sie die Möglichkeit, die Ansichten für verschiedene Benutzerrollen anzupassen, um die Akzeptanz und die Prozessverantwortung zu erhöhen? Verfügen Sie über Formelfähigkeiten, die die Modellierung aller relevanten Geschäftstreiber ermöglichen?
• Präzise . Enthalten Ihre Pläne Fehler aufgrund defekter Links, veralteter Daten, unsachgemäßer Rollups und fehlender Komponenten?

Dabei geht es nicht nur um die Bewertung von Produktmerkmalen und -fähigkeiten, sondern auch darum, wie diese Merkmale von den verschiedenen Anwendern im Unternehmen eingesetzt werden. Es ist wichtig, jede Planungslösung zu testen, die von einer Vielzahl von Interessengruppen wie Finanzen, Betrieb, Personal und Vertrieb genutzt wird.