Tag für Tag tätigen Menschen, die ihr Auto parken möchten, an Flughäfen, in Einkaufszentren und auf der Straße Hunderttausende von Transaktionen mit Mawgif (National Parking Company). Das Unternehmen zählt zu den Pionieren in der Autoparkbranche in der Region und ist einer der größten Parkanlagenbetreiber im Nahen und Mittleren Osten.
Als der neue Chief Financial Officer (CFO) Ali Haji 2018 zu Mawgif kam, befürchtete er, dass die im Rahmen dieser Parktransaktionen generierten Daten nicht erfasst oder effizient genutzt wurden. Ali Haji hat für eines der größten Kfz-Parkunternehmen im Vereinigten Königreich und in Europa gearbeitet und verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Kfz-Parkbranche.
„Ich bin der Meinung, dass man versuchen sollte, intelligenter statt härter zu arbeiten. Ich war es gewöhnt, Informationen einfach auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben“, so CFO und Vorstandsmitglied bei Mawgif. Er hat zuvor für ein großes britisches Unternehmen gearbeitet, das für den Parkbetrieb an den Flughäfen Heathrow und Gatwick verantwortlich ist. „Im Hinblick auf den Monatsendezyklus sollte ich in der Lage sein, den Abschluss des Vormonats innerhalb von vier Tagen zu prüfen und zu finalisieren.“ Haji erfuhr jedoch, dass die Erstellung des monatlichen Berichts bei Mawgif 20 Tage dauerte.
Mitarbeitende von Mawgif exportierten Daten aus verschiedenen Datenbanken, luden PDF-Dateien herunter und gaben manuell Informationen in Microsoft Excel-Tabellen ein. Dieser Prozess war anfällig für Duplikate und Rechenfehler, die das Abgleichen von Abweichungen erschwerten.
Lange Verzögerungen in der Finanz- und Betriebsberichterstattung hatten darüber hinaus auch strategische Konsequenzen. Als rasch wachsendes Unternehmen auf der Suche nach neuen geschäftlichen Chancen brauchte Mawgif aktuelle und vollständige Daten zur Unterstützung von Entscheidungen hinsichtlich neuer Standorte, der Vergabe von Verträgen und der Vorbereitung geschäftlicher Prognosen.
„Angesichts von mehr als 4000 Parkautomaten und Parkuhren kommt das einem Casinobetrieb gleich und man muss wirklich jede einzelne Transaktion überwachen“, so Haji. „Ich habe das Betriebs- und Finanzsystem auf Herz und Nieren geprüft, um zu ermitteln, wie wir jede einzelne Transaktion erfassen und prüfen können. Das war nicht gerade ein Kinderspiel.“
Im Vereinigten Königreich nutzte Haji Analysesoftware von IBM zur Optimierung der Betriebs- und Finanzberichterstattung und -planung.„Gleich nach der Ankunft bei Mawgif in Jeddah in Saudi-Arabien habe ich den IBM Business Partner 1Direction Global in Riyadh angerufen, weil man dort über solide Erfahrung mit Analyselösungen von IBM verfügt.“
„Mawgif hatte Probleme bei der Nutzung von Tabellenkalkulationen und konnte für das Treffen zwischen der Geschäftsleitung und dem Vorstand keine tatsächlichen Zahlen zur Verfügung stellen“, so Bhupendra Berdia, Mitgründer und Geschäftsführer von 1Direction Global. „Als man auf uns zukam, haben wir sofort mit Informationsbeschaffungssitzungen und Gesprächen begonnen.“
Die Zeit drängte – insbesondere, da der Verdacht aufkam, dass ein unbekannter Betrag an Parkerlösen einem Diebstahlrisiko ausgesetzt war, da keine Transaktionsdaten in Echtzeit erfasst werden konnten.„Jeder weitere Tag war ein Problem für mich“, so Haji. „Ich habe Bhupendra gefragt: Wie können wir das so schnell wie möglich hinbekommen?“
Nach einer gründlichen Prüfung der Anforderungen von Mawgif empfahl 1Direction Global IBM® Planning Analytics with Watson®. Die Lösung basiert auf IBM TM1®, einer leistungsstarken In-Memory-Datenbank und Berechnungsengine. „Mawgif hat IBM Planning Analytics with Watson mit Konkurrenzlösungen verglichen. IBM bietet eine bessere Automatisierung und mehrdimensionale Analysen sowie Kostenvorteile“, so Berdia. „Wir können zudem Echtzeitdashboards über die Plattform erstellen.“
Mawgif hat ein System zur Optimierung des informationsaustauschs erstellt, damit das ERP-System jede einzelne von Parkautomaten und -uhren verzeichnete Transaktion verstehen und nachvollziehen kann. „Jede Transaktion ist einzigartig. Wie kann ich also den Geldfluss verfolgen?“, so Haji. „Wir konnten das Betriebssystem an das Finanzsystem koppeln, damit die beiden Systeme miteinander kommunizieren können. Dies hat einen automatischen Abgleich ermöglicht.“
Die Lösung IBM Planning Analytics with Watson wurde im März 2020 bei Mawgif live geschaltet – also zu Beginn der Störung des Geschäftsbetriebs durch die globale COVID-19-Pandemie. Dank der flexiblen, KI-gestützten Lösung konnten die Führungskräfte von Mawgif auch aus der Ferne auf Finanz- und Betriebsdaten zugreifen. „Aufgrund mehrerer Lockdowns saß ich fünfeinhalb Monate lang im Vereinigten Königreich und damit weit weg von meinem Büro in Jeddah fest“, so Haji. „Trotzdem konnte ich jeden Tag über verschiedene Dashboards für alle Länder, darunter Saudi-Arabien, die VAE und Jordanien, die geschäftlichen Abläufe minutengenau verfolgen.“
Die Lösung IBM Planning Analytics with Watson gab detailliert, transparent und in Echtzeit Aufschluss über das Parkgeschäft von Mawgif. Die Plattform bot ein höheres Maß an Agilität. Dies ermöglicht dem Supportteam für die Finanz- und Betriebssysteme von Mawgif eine Reihe von Untersuchungen dazu, wie und wo Parkerlöse unrechtmäßig abgezweigt wurden. Dank Tools von IBM Planning Analytics with Watson stellte Mawgif gleichzeitige Diebstahlvorfälle an drei verschiedenen Niederlassungen fest und ergriff umgehend Maßnahmen, um diesen unzulässigen Aktivitäten Einhalt zu gebieten.
„Das war kein leichtes Unterfangen. Wir haben die Schuldigen auf frischer Tat ertappt, weil wir die Transaktionen in Echtzeit sehen konnten“, so Haji. „Angesichts des empfindlichen Charakters dieses Falls habe ich ihn dem höheren Management vorgelegt und gezeigt, dass wir alle Automaten auf allen Straßen sehen sowie erkennen können, wer sich daran betätigt hat: umfassende Transparenz. Die Geschäftsleitung war sehr beeindruckt. IBM hat das möglich gemacht.“
Neben der Verkürzung des Zeitbedarfs für die Erstellung von Monatsabschlussberichten von 20 auf vier Tage hat IBM Planning Analytics with Watson Mawgif auch Folgendes ermöglicht:
- Steigerung der operativen Leistung durch die Optimierung von Umsatz und Effizienz um 10 %, da Daten nun in Echtzeit analysiert und verwaltet werden
- Verkürzung des Zeitbedarfs für die Umwandlung von Rohbilanzen in Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen in verschiedenen Währungen von zwei Tagen auf 10 Sekunden
- Reduzierung der Gemeinkosten um 5–8 % durch eine bessere strategische Planung, bessere Systeme, Vertragsverhandlungen, Umstrukturierung und Beschaffungskonsolidierung
- Einsparung von mehr als 15 Minuten bei der Untersuchung von Transaktionsfragestellungen durch Drilldown-Funktionen auf Transaktionsebene
Die IBM Lösung spart zudem durch die Standardisierung der Finanzberichterstellung über alle Niederlassungen hinweg zum sofortige Generieren konzernweiter Ergebnisse der Finanzabteilung von Mawgif jeden Monat einen ganzen Tag Arbeit.
Die Möglichkeiten, Transaktionsdaten im Detail zu analysieren, war ein zentraler Faktor für betriebliche Verbesserungen. „An einem bestimmten Tag erfassen wir mehr als 200.000 Transaktionen in verschiedenen Währungen und über verschiedene Zahlungsquellen und -methoden, ohne dass ich die Bildschirmansicht wechseln muss“, so Haji. „Ich habe mir einige andere Berichtssysteme angesehen, habe aber bei keinem davon etwas in der Art von dem, was IBM leistet, gefunden.“
Mawgif und 1Direction Global weiten gemeinsam ihre Nutzung von IBM Planning Analytics with Watson aus, um laufende geschäftliche Prognosen zu ermöglichen. „Statt eines pauschalen Umsatzprofils für 365 Tage werden wir jetzt auf 12 Monate hinaus eine laufende Prognose haben“, so Haji. „Der Prozess ist vollkommen dynamisch und automatisiert und wird es uns erlauben, strategische Geschäftsentscheidungen zu treffen und Risiken einzuschätzen.“
Die Funktionalität für die rollierende Vorhersage auf 12 Monate hinaus wird auch dem fünfjährigen geschäftlichen Planungsprozess von Mawgif zugrunde liegen. „Das Team ist fasziniert von den Möglichkeiten, die es dank der IBM Lösung hat. Es hat das Gefühl, mit einer „Kristallkugel“ in die Zukunft blicken zu können, statt nur zu sehen, was gestern passiert ist. Das ist ein tiefgreifendes Umdenken für uns.“
Mawgif ist Teil eines der größten Unternehmen in Saudi-Arabien, der Al Musbah Group. Die internationale Holdinggesellschaft ist in den Bereichen Einzelhandel, Reisen, Immobilien, Gastgewerbe, Speisen und Getränke, Gold und Schmuck, Automobilbranche, Telekommunikation und IT tätig. „Als die tatsächlichen Früchte der Implementierung der IBM Lösung für den Rest des Konzerns sichtbar wurden, beschloss der Vorstand, alles so umzugestalten, dass es mit der IBM Lösung kompatibel ist“, so Haji. „Nach dem Abschluss Komponente für rollierende Vorhersage für Mawgif werden wir in Zusammenarbeit mit 1Direction Global die Lösung für andere Entitäten implementieren.“
Mawgif (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) wurde 2008 in Saudi-Arabien gegründet und hat seinen Sitz in Jeddah. Das Unternehmen entwickelt und verwaltet Parkanlagen überall im Nahen und Mittleren Osten und verfügt über Niederlassungen in Saudi-Arabien, Jordanien und den Vereinigten Arabischen Emiraten. Mit mehr als 1400 Mitarbeitenden ist das Unternehmen auch der führende Investor in der Region sowie der führende Betreiber von Parkservices und -technologien für Flughäfen. Mawgif ist Mitglied von Airport Council International.
IBM Business Partner 1Direction Global (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) hat seinen Sitz in Riad in Saudi-Arabien und verfügt über eine globale Präsenz in Australien und Indien. Das Unternehmen hat sich auf Unternehmensleistungsmanagement und Business Intelligence spezialisiert.Zu seinen Schwerpunktbereichen gehören IBM Lösungen, Finanzkonsolidierung und -berichterstattung sowie Datentransformation. Die Bereitstellungsmodelle umfassen Cloud- und On-Premises-Deployment sowie Onsite- und Offshore-Implementierung.
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Juni 2021.
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