Was ist Wissensmanagement?

Wenn Wissen innerhalb eines Unternehmens schwer zugänglich ist, kann dies für ein Unternehmen unglaublich kostspielig sein, denn wertvolle Zeit wird für die Suche nach relevanten Informationen aufgewendet, anstatt ergebnisorientierte Aufgaben zu erledigen.

Ein Wissensmanagementsystem (KMS) nutzt das kollektive Wissen des Unternehmens und führt so zu einer höheren betrieblichen Effizienz. Diese Systeme werden durch den Einsatz einer Wissensdatenbank unterstützt. Sie sind in der Regel kritisch für ein erfolgreiches Wissensmanagement, da sie einen zentralen Ort für die Speicherung von Informationen und den schnellen Zugriff darauf bieten.

Unternehmen mit einer Wissensmanagementstrategie erzielen schneller Geschäftsergebnisse, da eine verbesserte organisatorische Lernfähigkeit und Teamarbeit eine schnellere Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen ermöglichen. Darüber hinaus werden organisatorische Prozesse wie Schulungen und Einarbeitungen optimiert. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Die Definition von Wissensmanagement umfasst auch drei Typen von Wissen: stilles, explizites und impliziertes Wissen. Diese Typen von Wissen unterscheiden sich weitgehend durch die Kodifizierung der Informationen.

• Stilles Wissen: Dieses Wissen wird in der Regel durch Erfahrung erworben und intuitiv verstanden. Daher ist es schwierig, diese Informationen zu artikulieren und zu kodifizieren, was die Weitergabe an andere Personen erschwert. Beispiele für stilles Wissen sind Sprache, Gesichtserkennung oder Führungsqualitäten.
• Implizites Wissen: Während in der Literatur implizites Wissen mit tacit knowledge gleichgesetzt wird, unterscheiden einige Wissenschaftler diesen Typ separat und erklären, dass die Definition von tacit knowledge differenzierter ist. Während stilles Wissen schwer zu kodifizieren ist, stellt sich dieses Problem bei implizitem Wissen nicht zwangsläufig. Stattdessen müssen implizite Informationen noch dokumentiert werden. Es ist in der Regel in Prozessen verankert und kann als „Know-how” bezeichnet werden.
• Explizites Wissen: Explizites Wissen wird in verschiedenen Dokumenttypen wie Handbüchern, Berichten und Leitfäden erfasst, sodass Unternehmen Wissen problemlos teamübergreifend austauschen können. Diese Art von Wissen ist vielleicht die bekannteste und umfasst beispielsweise Wissens-Assets wie Datenbanken, Whitepaper und Fallstudien. Diese Form des Wissens ist wichtig, um intellektuelles Kapital im Unternehmen zu binden und den erfolgreichen Wissenstransfer an neue Mitarbeiter zu erleichtern.

Während einige Akademiker den Wissensmanagementprozess als einen Prozess zusammenfassen, der die Erfassung, Schaffung, Verfeinerung, Speicherung, Übertragung, Weitergabe und Nutzung von Wissen umfasst. Dieser Prozess lässt sich noch etwas weiter zusammenfassen. Ein effektives Wissensmanagementsystem durchläuft in der Regel drei Hauptschritte:

1. Wissensschaffung: In diesem Schritt identifizieren und dokumentieren Unternehmen vorhandenes oder neues Wissen, das sie im gesamten Unternehmen verbreiten möchten.
2. Wissensspeicherung: In dieser Phase wird in der Regel ein IT-System eingesetzt, um das Wissen der Organisation zu speichern und zu verbreiten. Informationen müssen möglicherweise in einer bestimmten Weise formatiert werden, um den Anforderungen dieses Repositorys zu entsprechen.
3. Wissensaustausch: In dieser letzten Phase werden die Prozesse zum Wissensaustausch im gesamten Unternehmen kommuniziert. Die Geschwindigkeit, mit der Informationen verbreitet werden, hängt von der Unternehmenskultur ab. Unternehmen, die dieses Verhalten fördern und belohnen, werden sicherlich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen ihrer Branche haben.

Es gibt eine Reihe von Tools, die Unternehmen einsetzen, um die Vorteile des Wissensmanagements zu nutzen. Beispiele für Wissensmanagementsysteme können sein:

• Dokumentenmanagementsysteme dienen als zentrales Speichersysstem für digitale Dokumente wie PDFs, Bilder und Textverarbeitungsdateien. Diese Systeme verbessern die Workflows der Mitarbeiter, indem sie das Auffinden von Dokumenten, wie beispielsweise Erfahrungswerten, vereinfachen.
• Content-Management-Systeme (CMS) sind Anwendungen zur Verwaltung von Webinhalten, mit denen Endbenutzer Inhalte bearbeiten und veröffentlichen können. Diese werden häufig mit Dokumentenmanagementsystemen verwechselt, aber CMS können auch andere Medientypen wie Audio und Video unterstützen.
• Intranets sind private Netzwerke, die ausschließlich innerhalb eines Unternehmens existieren und den Austausch von Informationen, Tools und Prozessen zwischen internen Stakeholdern ermöglichen. Ihre Wartung kann zwar zeitaufwändig und kostspielig sein, sie bieten jedoch eine Reihe von Groupware-Diensten wie interne Verzeichnisse und Suchfunktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern.
• Wikis können aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit ein beliebtes Tool für das Wissensmanagement sein. Sie erleichtern den Upload und und die Bearbeitung von Informationen, jedoch kann diese Einfachheit zu Bedenken hinsichtlich Fehlinformationen führen, da Mitarbeiter diese möglicherweise mit falschen oder veralteten Informationen aktualisieren.
• Data Warehouses aggregieren Daten aus verschiedenen Quellen in einem einzigen, zentralen und konsistenten Datenspeicher, um Datenanalyse, Data Mining, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zu unterstützen. Aus diesen Repositorys werden Daten extrahiert, damit Unternehmen Erkenntnisse gewinnen und ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen können, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Wissensmanagement-Lösungen können zwar den Wissenstransfer zwischen Teams und Einzelpersonen erleichtern, sind jedoch auch von der Akzeptanz durch die Nutzer abhängig, um positive Ergebnisse zu erzielen. Daher sollten Unternehmen den Wert der menschlichen Faktoren, die den Erfolg des Wissensmanagements ermöglichen, nicht unterschätzen.

• Unternehmenskultur: Die Managementpraktiken beeinflussen die Art des Unternehmens, das die Führungskräfte leiten. Führungskräfte können lernende Unternehmen aufbauen, indem sie den Wissensaustausch innerhalb ihrer Teams belohnen und fördern. Diese Art der Führung schafft die Grundlage dafür, dass Teams einander vertrauen und offener kommunizieren, um Geschäftsergebnisse zu erzielen.
• Praxisgemeinschaften: Kompetenzzentren in bestimmten Fachbereichen bieten Mitarbeitern ein Forum für Fragen, wodurch das Lernen und der Wissenstransfer gefördert werden. Auf diese Weise erhöhen Unternehmen die Anzahl der Fachexperten in einem bestimmten Bereich des Unternehmens und reduzieren die Abhängigkeit von bestimmten Personen für die Ausführung bestimmter Aufgaben.

Mit den richtigen Tools und Strategien haben sich Wissensmanagementpraktiken in bestimmten Anwendungsbereichen bewährt, beispielsweise:

• Onboarding von Mitarbeitern: Wissensmanagementsysteme unterstützen bei der Bewältigung der umfangreichen Einarbeitungsphase für neue Mitarbeiter. Anstatt neue Mitarbeiter in den ersten Wochen mit einer Flut von Daten zu überfordern, sollten Sie sie kontinuierlich mit Wissens-Tools unterstützen, die ihnen jederzeit nützliche Informationen liefern. Mehr erfahren
• Tägliche Aufgaben der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu präzisen Antworten und wichtigen Informationen hat. Durch den Zugriff auf relevante Antworten zur richtigen Zeit und für die richtige Person können Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und sich stattdessen auf geschäftsrelevante Aktivitäten konzentrieren. Mehr erfahren
• Self-Service-Kundenservice: Kunden geben immer wieder an, dass sie lieber selbst eine Antwort finden möchten, anstatt zum Telefon zu greifen und den Support anzurufen. Richtig eingesetzt, unterstützt ein Wissensmanagementsystem Unternehmen dabei, die Kosten für den Kundensupport zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Mehr erfahren

Unternehmen profitieren von einer Reihe von Vorteilen, wenn sie Strategien zum Wissensmanagement umsetzen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Identifizierung von Wissenslücken: Wenn Teams relevante Dokumentationen zu implizitem oder stillschweigendem Wissen erstellen oder explizites Wissen konsolidieren, können Lücken in den Kernkompetenzen der Teams aufgezeigt werden. Dies liefert dem Management wertvolle Informationen für die Schaffung neuer Organisationsstrukturen oder die Einstellung zusätzlicher Ressourcen.
• Fundiertere Entscheidungen treffen: Wissensmanagementsysteme statten Einzelpersonen und Abteilungen mit Wissen aus. Durch die Verbesserung des Zugangs zu aktuellem und historischem Unternehmenswissen können Ihre Teams ihre Kompetenzen erweitern und fundiertere Entscheidungen treffen, die die Unternehmensziele unterstützen.
• Erhaltung des Unternehmenswissens: Was würde Ihr Unternehmen tun, wenn Ihre kompetentesten Mitarbeiter morgen kündigen würden? Durch internes Wissensmanagement können Unternehmen ein organisatorisches Gedächtnis aufbauen. Sichern Sie das Wissen Ihrer langjährigen Mitarbeiter und anderer Experten und machen Sie es Ihrem gesamten Team zugänglich.
• Betriebliche Effizienz: Wissensmanagementsysteme schaffen eine zentrale Anlaufstelle, an der Wissensarbeiter relevante Informationen schneller finden können. Dies wiederum reduziert den Zeitaufwand für Recherchen, führt zu schnelleren Entscheidungen und spart durch betriebliche Effizienzsteigerungen Kosten. Eine gesteigerte Produktivität spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Kosten.
• Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation: Wissensmanagementsysteme und Unternehmenskulturen tragen gemeinsam dazu bei, Vertrauen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen. Diese Informationssysteme sorgen für mehr Transparenz unter den Mitarbeitern und fördern das Verständnis und die Ausrichtung auf gemeinsame Ziele. Engagierte Führung und offene Kommunikation schaffen ein Umfeld, in dem Teams Innovationen und Feedback begrüßen.
• Datensicherheit: Wissensmanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen, Zugriffsrechte, Berechtigungen und die Dokumentensicherheit individuell anzupassen, um sicherzustellen, dass Informationen nur über die richtigen Kanäle oder an ausgewählte Personen weitergegeben werden. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sicher und vertrauensvoll auf Wissen zuzugreifen.