Im Folgenden finden Sie die Übersicht über einen schrittweisen ERP-Implementierungsplan. Wir beginnen damit, was Unternehmen tun sollten, bevor sie sich für ein ERP-System entscheiden, und tauchen dann in die Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung ein.
1. ERP-Implementierung entdecken und planen
Bevor der ERP-Implementierungsprozess beginnen kann, muss ein Unternehmen die Funktionsweise der derzeitigen Systeme bewerten. Dieser erste Schritt zu einer erfolgreichen ERP-Integration muss vor der Auswahl einer ERP-Software erfolgen.
Im ersten Schritt dieser Implementierungsmethodik muss ein Unternehmen das aktuelle System und die Prozesse überprüfen, um sich ein vollständiges Bild über die Funktionsweise des Unternehmens und mögliche Fallstricke zu machen. In diesem Schritt sollte auch ein Projektteam für die ERP-Implementierung zur Entscheidungsfindung gebildet werden. Zu den zu bewertenden Bereichen können gehören: Finanzen, Fertigung, Bestand, Vertrieb und mehr. Dieser Schritt ist zudem für die Ermittlung von Lücken und aktuellen Problemen wie ineffizienten Prozessen und potenziellen Anforderungen an das ERP-System wichtig.
Nach der Überprüfung des aktuellen Systems, der Workflows und der Alltagsfunktionen des Unternehmens muss nun das richtige ERP-System ausgewählt werden, das die Anforderungen Ihres Unternehmens, z. B. in Bezug auf Budget-Forecasting und Preisgestaltung, erfüllt. In diesem ersten Schritt kann eine ERP-Software erworben werden, sofern die Anforderungen genau festgelegt sind. Diese Anforderungen hängen davon ab, ob ein Unternehmen ein ERP-System lokal oder in der Cloud verwendet.
Die Umstellung auf ein modernes ERP-System kann sehr unkompliziert sein, wenn eine klare Roadmap und ein Projektplan für Ihre ERP-Implementierung vorliegen. Ein klares und ehrliches Gespräch mit den Mitarbeitern sorgt für die Akzeptanz im Unternehmen.
Die wichtigsten Fragen bei der Festlegung der Anforderungen Ihres Unternehmens:
- Welche Geschäftsfunktionen werden von der ERP-Software automatisiert?
- Welche spezifischen Datenanforderungen hat das ERP-System und ist es kompatibel?
- Welche wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) müssen verfolgt werden?
- Ist die Software skalierbar und flexibel genug, um sich mit den Anforderungen des Unternehmens weiterzuentwickeln?
- Welcher Zeitrahmen ist für die Implementierung und Bereitstellung vorgesehen?
2. Ein Design erstellen und die Implementierung vorbereiten
Sie haben sich nun für das ERP-System für Ihr Unternehmen entschieden. Der nächste Schritt ist die Designphase. Bei diesem Schritt wird die ERP-Softwarelösung so konfiguriert, dass sie den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Ein neues Design erfordert Change Management zur Optimierung der Workflows und potenziell neue Geschäftsprozesse, die sich besser in das neu zu implementierende ERP-System einfügen. Dazu ist es wichtig, innerhalb des Unternehmens ein Team zu bilden, das sich mit diesem Designschritt und der Festlegung eines geeigneten Plans befasst.
Schritte zur Konfiguration des ERP-Systems:
- Erstellen Sie eine Unternehmensstruktur, indem Sie alle notwendigen Aspekte Ihres Unternehmens festlegen, z. B. den Kontenplan, die Kostenstellen und die Geschäftsbereiche.
- Passen Sie Ihre ERP-Software so an, dass sie sich an die vorhandenen Workflows anpasst. Richten Sie zudem die Module ein, die Sie voraussichtlich für Ihr Unternehmen benötigen, wie Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Personalwesen und Lieferkettenmanagement.
- Legen Sie die Parameter für Benutzerrollen und Berechtigungen so fest, dass Sie den Zugriff aller Benutzer im gesamten System steuern und sicherstellen können, dass Datenkontrollen eingerichtet sind.
- Integrieren Sie Ihre ERP-Software in andere bestehende Systeme in Ihrem Unternehmen, z. B. Buchhaltungssoftware, Bestandsmanagement und E-Commerce-Plattformen, falls vorhanden.
3. Migration und Entwicklung
Sobald die Designanforderungen festgelegt sind, kann die Entwicklungsphase beginnen. Dazu gehört die Anpassung der Software, damit das Redesign erfolgen kann. Die Entwicklungs- oder Vorbereitungsphase ist von entscheidender Bedeutung und stellt häufig eine Herausforderung dar. Bei richtiger Durchführung kann sie jedoch zur langfristigen Funktionsfähigkeit Ihres ERP-Systems beitragen.
Sie haben eine Neugestaltung vorgenommen. Nun ist es an der Zeit, die Daten des aktuellen Systems zu bereinigen und zu formatieren, damit sie mit dem neuen System kompatibel sind. In diesem Schritt muss ein Unternehmen alle vorhandenen Daten bewerten und in einem kompatiblen, für Ihre neue ERP-Software geeigneten Format aufbereiten. Sobald die Daten in das neue System geladen und korrekt formatiert sind, kann der erste ERP-Test durchgeführt werden. In diesem Schritt sollten Sie auch die wichtigsten Metriken Ihres Geschäftsbetriebs, einschließlich etwaiger Unterbrechungen, überwachen und dokumentieren.
Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihrer Daten für die Migration:
- Führen Sie ein Datenaudit aller vorhandenen Altlast-Systeme und -anwendungen durch, um sich vor der Datenmigration ein klares Bild zu machen.
- Kategorisieren Sie die Datentypen, die Sie migrieren müssen, und ermitteln Sie eventuelle Redundanzen, indem Sie die Daten auf Richtigkeit überprüfen und bereinigen.
- Legen Sie fest, welche Datenübertragungsmethode Sie verwenden möchten, und testen Sie sie, um den richtigen Migrationsprozess zu bestimmen.
- Erstellen Sie einen Backup-Plan und einen Wiederherstellungsplan für den Fall, dass Fehler auftreten oder Daten verloren gehen.
- Erstellen Sie eine Data Governance-Richtlinie und setzen Sie Protokolle ein.
4. Das ERP-System testen
Nachdem alle vorbereitenden Schritte unternommen wurden, muss das System nun vor der Inbetriebnahme getestet werden. In dieser Phase kann noch eine Entwicklung stattfinden – das ist normal. Es kann vorkommen, dass ein ERP-Modul getestet wird und Fixes oder Anpassungen vorgenommen werden müssen, während andere Module gleichzeitig getestet werden. Die Teammitglieder sollten eine Benutzerschulung erhalten. Die Teammitglieder sollten eine Benutzerschulung erhalten. Auch die wichtigsten Stakeholder sollten in diesen Testprozess einbezogen werden.
Ein Test des gesamten Systems ist entscheidend, um die ordnungsgemäße Funktionsweise und die genaue Datenverarbeitung zu gewährleisten. In dieser Phase wird sichergestellt, dass alle Systemanwendungen und Prozesse ordnungsgemäß funktionieren, bevor die ERP-Software offiziell in Betrieb genommen wird.
Was während der Testphase zu beachten ist:
- Verfolgen Sie die Benutzerakzeptanzkriterien und dokumentieren Sie die Informationen.
- Testen Sie das System von Anfang bis Ende auf Funktionalität und validieren Sie alle migrierten Daten aus Gründen der Genauigkeit.
- Gewährleisten Sie den Zugriff der Benutzer, indem Sie Reviews durchführen und Feedback überprüfen.
- Führen Sie vor der Bereitstellung der ERP-Software alle notwendigen Tests durch, z. B. Tests von Automatisierungsprozessen, Workflows und Systemsicherheit.
- Stellen Sie sicher, dass das ERP-System mit den anderen bestehenden Systemen und Anwendungen kompatibel ist.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in dem System geschult sind. Erwägen Sie die schrittweise Implementierung der ERP-Software vor der unternehmensweiten Einführung.
5. Bereitstellung eines erfolgreich implementierten ERP-Systems
Nachdem alle oben genannten Schritte durchgeführt wurden, ist Ihr Unternehmen bereit für die Einführung des neuen ERP-Systems. Sofern alle Mitarbeiter entsprechend in der Software geschult wurden, ist es nun an der Zeit, die neue ERP-Lösung einzuführen.
Das mit der Implementierung beauftragte Projektteam sollte zur Verfügung stehen, falls Mitarbeiter Fragen haben oder andere mögliche Probleme auftreten. Seien Sie auf Probleme vorbereitet und halten Sie Notfallpläne bereit, falls es zu einer schwerwiegenden Störung kommt. Alle ERP-Module können gleichzeitig, aber auch schrittweise bereitgestellt werden. Einige Unternehmen setzen eventuell Prioritäten bei bestimmten Modulen und fügen andere schrittweise hinzu, was völlig normal ist.
Jedes Unternehmen ist einzigartig, weshalb die Bereitstellung einer ERP-Software sehr unterschiedlich sein kann. Denken Sie jedoch daran, die ERP-Lösung allen Mitarbeitern zugänglich zu machen und die Aktivierung automatisierter Prozesse zu gewährleisten.
Worauf ist nach der Implementierung zu achten?
- Sind die Daten korrekt und funktionieren sie ordnungsgemäß?
- Haben alle Benutzer einen problemlosen Zugriff in Echtzeit?
- Sind Sicherheitsprotokolle vorhanden und funktionieren sie?
- Ist der Workflow vorhanden und wird die Verarbeitung korrekt durchgeführt?
6. Verwaltung Ihrer ERP-Lösung
Nach Abschluss der Implementierung ist es nun wichtig, ein Protokoll für die laufende Wartung Ihres ERP-Systems zu erstellen. Ihr Unternehmen sollte regelmäßige Wartungsprüfungen durchführen und die Software regelmäßig aktualisieren. Die Bildung eines Teams oder der Einsatz eines Profis, der sich um die Pflege Ihres ERP-Systems kümmert, ist entscheidend für die Langlebigkeit der Lösung.
Der von Ihnen gewählte ERP-Anbieter sollte für alle Fragen und erforderliche laufende Wartungsarbeiten oder Aktualisierungen zur Verfügung stehen. Best Practices für diesen Implementierungsprozess sollten ein gut geführtes Team und eine starke Kommunikation zwischen dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und den wichtigsten Stakeholdern beinhalten, um die effektive und effiziente Funktion der ERP-Lösung zu gewährleisten.
Best Practices für die Verwaltung Ihres neuen ERP-Systems:
- Hören Sie regelmäßig auf das Feedback von Benutzern und Kunden.
- Lokale ERP-Systeme erfordern regelmäßige Software-Updates und manchmal auch Hardware-Updates, während cloudbasiertes ERP automatisch aktualisiert wird.
- Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen (SOP), um eine schnelle Lösung für häufige Probleme zu gewährleisten.
