Die Zukunft der Beschaffung: Von Kosteneinsparungen zu KI-gestützter Wertschöpfung

Seit Jahrzehnten wird die Beschaffung durch ihre Fähigkeit definiert, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Dementsprechend haben traditionelle Automatisierungs- und Beschaffungstechnologien zwar zu einer Verbesserung der Prozesse geführt, jedoch nicht grundlegend verändert, wie die Beschaffung einen Mehrwert schafft.

Heute stehen Chief Procurement Officer (CPOs) und Führungskräfte im Beschaffungswesen jedoch zunehmend unter Druck, mehr zu leisten als nur Einsparungen zu erzielen. Sie müssen Unterbrechungen der Lieferkette bewältigen, Risiken mindern, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und zu umfassenderen strategischen Zielen beitragen. Mit dem Aufkommen der generativen KI (genAI) durchläuft diese Funktion eine Transformation, die über die Automatisierung hinausgeht und strategische Intelligenz sowie Wertextraktion ermöglicht.

Laut dem Bericht des IBM Institute for Business Value „Smart procurement made smarter,“ erzielen Unternehmen, die KI in der Beschaffung einsetzen, messbare Ergebnisse wie z. B.:

• 40 % bis 70 % geringere Beschaffungskosten innerhalb von sechs Monaten durch KI-gestützte Kategorien und vorausschauende Analyse
• 10 Mal schnelleres Onboarding von Lieferanten und Reduzierung der Zeit für die Preisgestaltung von zwei Tagen auf 10 Minuten durch Automatisierung manueller Prozesse und datengestützte Entscheidungsfindung
• Vermeidung von Doppel- und Fehlzahlungen in Höhe von über 70 Mio. USD sowie verbesserte Vertragseinhaltung und Risikominderung durch KI-gestützte Analyse von Lieferantenverträgen
• Stärkeres Management von Lieferantenbeziehungen, durch KI-gestützte Erkenntnisse zur Verbesserung von Verhandlungen und Leistungsverfolgung
• Verbesserte Nachhaltigkeit, da die KI Möglichkeiten für eine umweltfreundlichere und verantwortungsvollere Beschaffung identifiziert

Diese Ergebnisse machen deutlich: KI verbessert nicht nur die Beschaffung, sie definiert sie neu.

Historisch gesehen hat sich die Beschaffungstechnologie auf die Automatisierung von Aufgaben wie der Bearbeitung von Bestellungen, dem Abgleich von Rechnungen und dem Vertragsmanagement konzentriert. Diese Verbesserungen haben zwar die Abläufe optimiert, aber wenig dazu beigetragen, den strategischen Einfluss der Beschaffung zu erhöhen.

Generative KI ändert das, indem sie Beschaffungsteams Folgendes ermöglicht:

• Marktveränderungen und Lieferkettenrisiken vorhersehen, bevor sie eintreten, um proaktive Anpassungen zu ermöglichen
• Die Nutzung von Category Intelligence, um intelligentere Beschaffungsentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen
• Verbesserung des Lieferantenengagements durch KI-gestützte Verhandlungen und Leistungsanalyse
• Die Verbesserung der Bemühungen um Nachhaltigkeit und Compliance, indem Sie das Verhalten Ihrer Lieferanten analysieren und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen

Diese Funktionen markieren einen Wendepunkt für die Beschaffung und verwandeln sie von einer Backoffice-Funktion in einen strategischen Hebel für Resilienz, Innovation und langfristige Wertschöpfung.

Beschaffungsteams stehen unter zunehmendem Druck, da die Erwartungen steigen, die Budgets knapper werden und die Geschäftsanforderungen komplexer werden. Um Schritt zu halten, muss sich die Beschaffung von einer traditionellen, prozessgesteuerten Rolle zu einem strategischen Partner bei der Steigerung des Geschäftswerts entwickeln. Die eigentliche Herausforderung besteht nicht nur in veralteten Tools, sondern in einem Wandel der Denkweise.

Anstatt einfach nur bisherige Abläufe zu automatisieren, überdenken führende Unternehmen die Rolle der Beschaffung, um Geschäftsergebnisse proaktiv zu beeinflussen und zu gestalten. Das bedeutet:

 • Veränderungen durch prädiktive Erkenntnisse antizipieren, nicht nur darauf reagieren
• Wertschöpfung an neuen Orten durch intelligentere Beschaffung, Nachhaltigkeit und Innovationen
• Einbettung von Erkenntnissen in jeden Schritt, um die Beschaffung an die sich ändernden Unternehmensprioritäten anzupassen

Die nächste Entwicklung der Beschaffung liegt in adaptiver Intelligenz, KI-Systemen, die kontinuierlich lernen und sich weiterentwickeln. Zukunftsfähige Beschaffungsteams werden KI nicht nur zur Automatisierung von Prozessen nutzen, sondern auch, um strategische Erkenntnisse zu gewinnen, die die Beschaffung zu einem Wettbewerbsvorteil machen. 62 % der Führungskräfte erwarten, dass generative KI den Erkennungsprozess beschleunigt und so zu neuen Quellen für Produkt- und Serviceinnovationen führt.

Unternehmen, die KI-gestützte Beschaffungsintelligenz einsetzen, können Folgendes erwarten:

• Neudefinition des Kategorienmanagements – mit KI-gestützten Empfehlungen
• Verbesserung der Zusammenarbeit mit Lieferanten – durch intelligenteres Vertrags- und Risikomanagement
• Verbesserung der Beschaffungsagilität – durch dynamische Anpassung der Beschaffungsstrategien auf Basis von Echtzeit-Marktdaten

KI-gestützte Beschaffung ist nicht mehr nur ein Konzept der Zukunft, sondern findet bereits jetzt statt. KI ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsstrategie von Grund auf neu zu überdenken. Unternehmen, die diesen Wandel nicht annehmen, riskieren, in einem sich schnell verändernden Markt den Anschluss zu verlieren.

Laut dem aktuellen IBV-Bericht „Der CEO-Leitfaden zur Beschaffung“ werden diejenigen, die jetzt handeln, nicht nur Kosteneinsparungen erzielen, sondern auch die Beschaffung als wichtigen Faktor für das unternehmensweite Wachstum und die Widerstandsfähigkeit positionieren.

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