Aufbrechen von Silos im öffentlichen Sektor Italiens

Formez PA ist die technische Agentur des italienischen Ministeriums für Staatsverwaltung und auf Transformations- und Modernisierungsprozesse im öffentlichen Sektor spezialisiert. Die Agentur erkannte eine Herausforderung, die nicht nur im öffentlichen Sektor in Italien, sondern auch in anderen nicht-öffentlichen Einrichtungen weltweit besteht. Öffentliche Einrichtungen und ihre Abteilungen arbeiteten oft in Silos, jedes mit seinen eigenen Berufsprofilen und Terminologien. Dieser Mangel an Standardisierung, gepaart mit einem veralteten Ansatz, der unternehmerischer Flexibilität und beruflicher Entwicklung nicht förderlich ist, stand einer effektiven Zusammenarbeit und dem Datenaustausch im Wege und führte zu Verwirrung.

Formez PA stellte fest, dass die weit verbreitete Verwendung unterschiedlicher Terminologien zur Kategorisierung von Berufsprofilen den Vergleich und die Integration dieser Profile erschwerte, da kein konsolidiertes Framework vorlag, das von allen Institutionen akzeptiert wurde. Infolgedessen gestaltete sich die Zusammenarbeit zwischen den Behörden schwierig, was oft zu Verzögerungen bei der Bereitstellung von Dienstleistungen führte und die Teams ausbremste.

Diese mangelnde Standardisierung führte außerdem zu Datenunstimmigkeiten. Unterschiedliche Terminologien zwischen den Institutionen hatten Ungenauigkeiten bei der Datenerhebung, -analyse und -interpretation zur Folgen und beeinträchtigten so die Qualität der Entscheidungsprozesse. Diese Unstimmigkeiten verdeutlichten die Notwendigkeit einer umfassenden Lösung, die berufliche Profile einheitlich klassifiziert und eine Reihe von Fähigkeiten für jedes Profil umfasst, die ebenfalls zu einem einzigen Verzeichnis gehören. Eine solche Lösung würde reibungslosere Verbindungen zwischen verschiedenen öffentlichen Verwaltungen fördern. Formez PA suchte daher nach einer Lösung, die Prozesse, Terminologie-Profile und Fähigkeiten vereinheitlichen und standardisieren konnte, um die Zusammenarbeit zwischen den Regierungsbehörden und die Effizienz der Leistungserbringung in der italienischen Regierung zu verbessern.

Formez PA wurde mit der Entwicklung einer praktischen KI-Lösung zur effektiven Klassifizierung von Berufsprofilen im öffentlichen Sektor betraut. Formez PA arbeitete mit IBM Client Engineering zusammen, um eine fortschrittliche KI-gestützte Lösung zu entwickeln, die in das bestehende RiVA-Portal integriert ist. Das allgemeine Ziel von RiVa ist der Entwurf, die Konstruktion, die Erprobung und die Entwicklung eines kompetenzbasierten Human Resource Management (HRM) Modells für die Umsetzung strategischer Planungs- und Managementprozesse, das für alle öffentlichen Verwaltungen gültig und an die Besonderheiten der verschiedenen Sektoren angepasst ist. Das laufende Kooperationsprojekt zielt darauf ab, eine einheitliche und integrierte Methodik für das strategische Personalmanagement auf der Grundlage von Kompetenzmodellen zu identifizieren und die Entwicklung des Arbeitsmarktes und die Karriereentwicklung in der öffentlichen Verwaltung zu fördern. KI kann der Abteilung für Staatsverwaltung dabei helfen, Berufsprofile zu klassifizieren und Fachterminologien zu standardisieren, um ein einheitliches Verständnis in der gesamten Abteilung zu fördern.

Die Lösung nutzt das IBM watsonx Portfolio, um Benutzeranfragen in Einbettungen zu übersetzen. Unter Verwendung des Llama Large Language Model (LLM) in IBM watsonx.ai ermöglicht die Lösung das Verstehen und Interpretieren von Anfragen in natürlicher Sprache. Ergänzt wird dies durch IBM® watsonx.data, das Milvus als Vektordatenbank nutzt, um semantische Suchen in Vektorräumen durchzuführen. Mit dieser Funktion kann die Lösung professionelle Profile ausfindig machen, die semantische Ähnlichkeiten aufweisen, selbst wenn die Schlüsselwörter nicht genau übereinstimmen.

Um eine nahtlose Integration mit dem RiVa-Portal zu ermöglichen, hat das Formez-Team von IBM einen Microservice zur Bereitstellung von APIs entwickelt. Dieser Dienst fungiert gleichzeitig als Vermittler, indem er watsonx.ai aufruft, um Benutzeranfragen in Einbetten umzuwandeln, und watsonx.data für die Durchführung semantischer Suchvorgänge verwendet.

Das Team verbesserte die Nutzerzentrierung weiter, indem es Filter auf der Grundlage von Vertragsbereichen, Berufsdimensionen und Berufsfamilien implementierte und es den Nutzern ermöglichte, sich auf bestimmte Suchkriterien zu konzentrieren. Heute kann das System je nach Beschreibung des Benutzers Profilnamen, organisatorischen Zweck und primäre Aktivitäten vorschlagen. In zukünftigen Iterationen wird diese Funktion voraussichtlich weiterentwickelt, um Fähigkeiten und Rollenprofile zu empfehlen und so die Benutzererfahrung weiter zu verbessern. Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung und der benutzerzentrierten Entwicklung verfügt die Lösung auch über einen integrierten Feedback-Mechanismus zur Erfassung von Benutzereingaben, um die Leistung der Lösung iterativ über die Zeit zu verbessern.

Die Lösung bietet einen robusten und benutzerfreundlichen Ansatz für die Erstellung von professionellen Profilen und soll als einzigartige Anlaufstelle für professionelle Profile im öffentlichen Sektor dienen.  Durch die Nutzung der Funktionen von IBM und der Expertise von Formez PA bei Projekten im öffentlichen Sektor zielt die Lösung auf die Standardisierung von Fachterminologien, Berufsprofilen und Fähigkeiten in der gesamten öffentlichen Verwaltung ab.

Einer der Hauptvorteile der Integration von KI in RiVa ist das Potenzial der Technologie, die Produktivität deutlich zu steigern. Die Lösung nutzt IBM watsonx.ai, um berufliche Profile durch Eingabe in natürlicher Sprache zu erstellen. Formez PA rechnet mit einer Reduzierung der manuellen Dateneingabe und Datenverarbeitung um etwa 90 %. Diese Reduzierung spart nicht nur Zeit, sondern setzt auch Ressourcen für strategischere Initiativen innerhalb der öffentlichen Verwaltung frei.

Ein weiterer entscheidender Vorteil der Lösung ist die verbesserte Suchgenauigkeit. Durch die Integration semantischer Suchfunktionen von IBM watsonx und watsonx.data können öffentliche Einrichtungen mit einer Steigerung der Suchgenauigkeit um etwa 80 % rechnen. Diese Verbesserung überwindet die Beschränkungen der herkömmlichen stichwortbasierten Suche und ermöglicht es der Lösung, semantische Nuancen zu erfassen und die relevantesten Berufsprofile hervorzuheben.

Auch die Benutzererfahrung wird sich deutlich verbessern, wobei die Benutzerzufriedenheit um bis zu 60 % steigen soll. Diese Verbesserung ergibt sich aus den schnelleren und genaueren Suchfunktionen der Lösung, die es öffentlichen Verwaltungen ermöglichen, Fachleute mit geeigneten Stellen effizienter zu vernetzen.

Durch die Standardisierung von Terminologien, die Minimierung manueller Eingaben, die Verbesserung der Suchgenauigkeit und die Steigerung der Benutzerzufriedenheit soll die Integration von KI in das RiVa-Portal die betriebliche Effizienz im Personalmanagement im öffentlichen Sektor neu definieren.

Die 1998 gegründete Formez PA ist die technische Agentur des italienischen Ministeriums für Staatsverwaltung und hat ihren Sitz in Rom, Neapel und Cagliari. Sie bietet öffentlichen Verwaltungen, lokalen Behörden und öffentlichen Unternehmen strategische Lösungen für die Organisationsentwicklung, Schulungen und Service-Innovation. Die Aufgabe der Agentur besteht darin, die öffentlichen Verwaltungen beim Erreichen ihrer strategischen Ziele zu unterstützen, die Servicequalität zu verbessern und die Effizienz bei der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen zu fördern.