Bravida ist ein führender Systeminstallations- und Dienstleistungsanbieter für Immobilien, der in der gesamten nordischen Region bedeutende Marktanteile erobert. Um das rasante Wachstum aufrechtzuerhalten, setzte das Unternehmen IBM® Planning Analytics in der IBM Cloud® ein, um die langfristigen Planungsfähigkeiten zu verbessern und die Budgetierungszyklen um 90 Prozent zu reduzieren.
Bravida verzeichnet im fragmentierten nordischen Systeminstallations- und Dienstleistungssektor ein schnelles Wachstum. Um die weitere Expansion voranzutreiben, wollte das Unternehmen Entscheidungsträgern einen besseren Einblick in Finanzdaten verschaffen.
In Zusammenarbeit mit IBM Business Partner Advectas implementierte Bravida per Hosting in der IBM Cloud zur Verfügung gestelltes IBM Planning Analytics, um die Budgetierung flexibler, benutzerfreundlicher und zeiteffizienter zu gestalten.
Wenn Sie eine Einrichtung wie ein Bürogebäude oder ein Einkaufszentrum nutzen, bemerken Sie vermutlich die Kernsysteme wie Elektrizität, Wasser, Heizung und Kühlung nicht – bis sie nicht mehr funktionieren. Dann wird nämlich klar, wie wichtig sie sind.
Bravida ist ein Marktführer bei der Installation und Wartung dieser wichtigen Dienstleistungen in Einrichtungen in Schweden, Dänemark, Norwegen und Finnland und ist in den letzten Jahren schnell gewachsen. Anders als in anderen Teilen Europas ist der Sektor der Installation und Wartung von Dienstleistungen in den nordischen Ländern fragmentiert – eine hervorragende Gelegenheit für Bravida, neue Marktanteile zu erobern.
Zur Unterstützung der nächsten Expansionsphase sah Bravida die Möglichkeit, die Budgetierungsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Das Unternehmen erstellt ein Jahresbudget sowie drei zusätzliche Prognosen pro Jahr. Die vorhandene Budgetierungslösung bot nicht die Flexibilität, die Bravida benötigte, um sich schnell an Veränderungen auf dem Markt anzupassen, was die Agilität des Unternehmens einschränkte.
Fredrik Larsson, Group Business Controller bei Bravida, erklärt: „Unser Geschäft basiert auf mehreren Projekten mit jeweils vielen beweglichen Teilen, die alle in unseren Budgets berücksichtigt werden müssen. Früher mussten wir einen externen Berater hinzuziehen, der uns bei unserem jährlichen Budgetierungsprozess sowie bei jeder Änderung helfend zur Seite stand. Wir wollten ein neues System, das uns eine bessere Kontrolle über den Planungsprozess sowie die Flexibilität gibt, uns anzupassen, um neue Chancen zu nutzen.“
Nach einer umfangreichen Prüfung einer Reihe von Anbietern entschied sich Bravida für die Implementierung von IBM Planning Analytics, um seine Budgetierungsprozesse zu transformieren.
Fredrik Larsson erinnert sich: „Wir luden mehrere Unternehmen ein, unserem Management und den Geschäftsanwendern ihre Lösungen vorzustellen, und baten sie zu demonstrieren, wie ihr System verschiedenen Abteilungen unseres Unternehmens zugute kommen würde. Es war klar, dass IBM Planning Analytics eine sehr starke Funktionalität bietet, die unseren Anforderungen entspricht, einschließlich einer außergewöhnlichen Vielseitigkeit. Zudem war es kostengünstiger als die Angebote der Konkurrenz.“
Bravida arbeitete mit IBM Business Partner Advectas zusammen, um IBM Planning Analytics in einem ambitionierten Zeitrahmen von fünf Wochen bereitzustellen, damit die Implementierung vor der nächsten Budgetierungsfrist abgeschlossen war. Fredrik Larsson führt aus: „Wir hatten mehrere Jahre mit Advectas zusammengearbeitet und wussten daher, dass sie mit unseren Systemen und Prozessen gut vertraut waren und unsere strategischen Ziele wirklich verstanden.
Als wir die Frist erwähnten, die wir uns gesetzt hatten, war unser Advectas-Berater zwar gestresst, aber entschlossen! Advectas hat uns dabei geholfen, jeden Aspekt der Bereitstellung bis ins letzte Detail zu planen und den Prozess zu rationalisieren, um sicherzustellen, dass wir die Implementierung termingerecht durchführen konnten.“
Bravida entschied sich für per Hosting in der IBM Cloud zur Verfügung gestelltes IBM Planning Analytics, um die Bereitstellung zu beschleunigen und das laufende Management zu vereinfachen. Fredrik Larsson erklärt: „Unser neues System in der IBM Cloud zu hosten war eine einfache Entscheidung. Wir wollten das System so wartungsarm wie möglich gestalten und wussten um die hohe Leistung, Verfügbarkeit, Flexibilität und Sicherheit, die die IBM Cloud bietet. Die Bereitstellung von IBM Planning Analytics in der IBM Cloud hat uns zudem geholfen, die Lösung schnell zu implementieren, was für die Einhaltung unserer Frist entscheidend war – hätten wir uns für eine On-Premises-Option entschieden, wäre der Zeitrahmen für die Bereitstellung unmöglich gewesen.“
Bravida schloss seine Basisimplementierung von IBM Planning Analytics noch vor Fristende ab und schuf damit ein benutzerfreundliches Budgetierungssystem für Geschäftsanwender. Wenn Regional- oder Niederlassungsleiter ihr Budget erstellen, integriert das System nahtlos Daten aus der Enterprise Resource Planning (ERP)- und Gehaltsabrechnungssoftware des Unternehmens, die von den Projekt- und Servicemanagern das ganze Jahr über aktuell gehalten werden. Die Lösung erleichtert die Vorausplanung für den nächsten Zyklus.
Sobald das Unternehmen den Budgetierungsprozess abgeschlossen hatte, nahm es die Arbeit mit Advectas wieder auf, um zusätzliche Funktionen zu implementieren und so die Effizienz und Flexibilität des Budgetierungssystems weiter zu erhöhen. Das Unternehmen hat sich außerdem mit IBM Business Partner Addedo zusammengetan, um eine Anwendung zur Einhaltung der neuen IFRS 16-Verordnung zu entwickeln, die von Unternehmen erfordert, dass sie Leasingverträge in ihre Bilanzen aufnehmen. Für Bravida, das rund 7.000 Fahrzeuge und einige hundert Einrichtungen anmietet, kompliziert diese Richtlinie die Budgetierung weiter. Mit Hilfe von IBM Planning Analytics und Addedo wird das Unternehmen die neuen Richtlinien jedoch problemlos einhalten können.
Mithilfe von IBM Planning Analytics konnte Bravida Budgetierungsprozesse optimieren und so Zeit- und Komplexitätseinsparungen erzielen.
Fredrik Larsson setzt fort: „Der Bedienungskomfort von IBM Planning Analytics macht das Leben aller am Budgetierungsprozess Beteiligten so viel einfacher. Mit dem neuen System konnten wir den Zeitaufwand für die Erstellung eines neuen Haushaltsplans von drei Tagen – mit Hilfe eines Beraters – auf zwei Stunden reduzieren und dabei den Bedarf externer Hilfe beseitigen.“
Bravida profitiert ebenfalls von der Flexibilität von IBM Planning Analytics. Ein wichtiges Beispiel dafür ist die Gehaltsabrechnung, bei der die Lösung dem Unternehmen hilft, die verschiedenen Arbeitsgesetze und Steuercodes in jedem der vier Länder, in denen es tätig ist, einzuhalten.
„Mit unserer bisherigen Budgetierungssoftware konnten wir keine separaten Regeln erstellen, um die Gehaltsabrechnungsinformationen für jedes Land zu integrieren, was bedeutete, dass wir diese Informationen manuell eingeben mussten“, erinnert sich Larsson. „Für ein Unternehmen mit rund 10.000 Mitarbeitern war dies eine umfangreiche Aufgabe, die jedes Quartal erledigt werden musste. IBM Planning Analytics beseitigt dieses Problem, indem es uns ermöglicht, mehrere Geschäftsregeln für verschiedene Länder zu erstellen, was den Budgetierungsprozess erheblich rationalisiert.“
In der Vergangenheit war die Versionssteuerung aufgrund der großen Anzahl von Bravida-Zweigen schwer zu handhaben. Dank des von IBM Planning Analytics bereitgestellten Überprüfungsprotokolls, das jeden Eintrag in den Protokolldateien nachverfolgt, ist es für die Benutzer nun viel einfacher, nach Fehlern zu suchen und etwaige Budgetierungsprobleme zeitnah zu lösen.
Fredrik Larsson fasst zusammen: „Letztendlich haben wir dieses Projekt durchgeführt, um unsere Entscheidungsfindung in einem für Bravida kritischen Moment zu verbessern – wir haben eine ausgezeichnete Gelegenheit, unsere Positionierung auf dem Markt zu stärken. IBM Planning Analytics in der IBM Cloud hat unsere Budgetierungsprozesse flexibler und effizienter gestaltet und damit unsere Fähigkeit verbessert, fundierte Prognosen zu erstellen, um zukünftige Operationen voranzutreiben. Dies ermächtigt uns, unser Geschäft auf die nächste Stufe zu heben.“
Bravida (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) funktioniert mit allen Systemen, die Gebäude zum Leben erwecken. Das Unternehmen ist ein End-to-End-Partner, der Dienstleistungen in verschiedenen Technologiebereichen anbietet: Elektro, Heizung und Sanitäranlagen, Belüftung, Sicherheit, Sprinkler, Kühlung, Strom und technisches Anlagenmanagement.
Advectas (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein führender Anbieter von Leistungsmanagement- und Business Intelligence-Lösungen. Täglich arbeiten Mitarbeiter mit Kunden zusammen, um ihre Fähigkeiten zur Analyse ihrer Geschäftsinformationen zu verbessern, Erfolgsfaktoren und Abweichungen zu identifizieren, Trends zu erkennen sowie die allgemeine Informationstransparenz im Unternehmen zu verbessern.
Addedo (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein schnell wachsendes internationales Beratungsunternehmen. Durch seine Management-, Anwendungs- und Interim-Beratung hilft Addedo seinen Kunden, einen besseren Einblick in ihre Unternehmensleistung zu erhalten.
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