Imagine que você deixa cair e quebra a tela de um celular antigo. Ao levá-lo à oficina, você pode descobrir que o custo de consertar aquela tela, dada a idade do telefone, é mais caro do que comprar um novo. Isto também pode acontecer em empresas onde não é rentável reparar ou intervir para consertar o equipamento antes que este se quebre.
Essa forma de manutenção lida com ativos após eles precisarem de serviço ou falharem. Para a maioria das organizações, a resposta a ativos com falhas é cara, onerosa para o processo de fabricação e, por meio da manutenção centrada na confiabilidade (RCM)1, completamente evitável ao priorizar formas alternativas de manutenção.
Uma forma semelhante de manutenção reativa é a "run-to-failure", que é uma abordagem de manutenção na qual as empresas permitem propositalmente que falhas de equipamentos aconteçam para manter as despesas de manutenção baixas. Geralmente é usado apenas com ativos específicos da instalação, como lâmpadas, baterias, notebooks ou cartuchos de impressora, todos os quais não são reparáveis ou custarão mais para reparar do que para deixar parar de funcionar e substituir por peças sobressalentes.
A manutenção reativa como uma disciplina abrangente é menos popular com a ascensão de organizações acionadas por dados, que podem confiar em mais dados para tomar decisões comunicadas sobre como abordar a manutenção. Embora seja frequentemente usado porque o custo de lidar com peças antes que elas expirem pode não valer a pena, uma desvantagem inevitável é que criará tempo de inatividade não planejado à medida que as empresas correm para substituir a peça.