O que é uma ordem de serviço?
Saiba como funcionam as ordens de serviço e como otimizar as tarefas de manutenção na sua organização                                          
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pessoa inspecionando peça de maquinário
O que é uma ordem de serviço?

As ordens de serviço são a força motriz por trás da estratégia de manutenção de qualquer organização. Quando um gerente envia uma solicitação de manutenção, a entidade que recebe a solicitação cria um documento formal, em papel e/ou digital, com todos os detalhes das tarefas de manutenção e descreve um processo para concluir as tarefas. O nome desse documento é ordem de serviço. As ordens de serviço também podem conter informações sobre:

  • A empresa que trata o pedido
  • O local da tarefa
  • Todos os requisitos de habilidades, ferramentas e/ou materiais
  • A parte que autoriza
  • O técnico ou prestador de serviços designado para a tarefa
  • O custo estimado da conclusão
  • Estimativas de preços de materiais e mão de obra
  • Data de conclusão esperada
  • Data de conclusão real
  • Nível de prioridade

O objetivo principal de uma ordem de serviço é manter todas as partes envolvidas na operação de manutenção informadas sobre o fluxo de trabalho. Quando utilizadas de forma eficaz, as ordens de serviço ajudam uma organização a organizar, comunicar e rastrear com eficiência o trabalho de manutenção dentro de um departamento ou de uma organização.

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Tipos de ordens de serviço

Provavelmente, uma organização precisará de vários tipos de ordens de serviço para executar operações de manutenção. Dependendo do tamanho da organização e do setor em que opera, alguns tipos de ordens de serviço podem ser mais prevalentes do que outros. Uma planta que fabrica produtos químicos perigosos, por exemplo, encontrará muito mais ordens de serviço de segurança do que, digamos, um complexo de apartamentos. No entanto, é importante entender os oito principais tipos de ordens de serviço com que uma organização lidará.

  • Ordem de serviço de manutenção corretiva: Como o nome sugere, as ordens de serviço de manutenção corretiva ajudam uma organização a corrigir problemas com uma avaliação, caso um técnico tenha encontrado problemas durante uma inspeção ou outro tipo de ordem de serviço. Normalmente, essas ordens de serviço envolvem consertos ou substituições de equipamentos ou peças de equipamentos. As ordens de serviço de manutenção corretiva são diferentes das ordens de serviço de emergência em que o equipamento ou ativo já falhou.
  • Ordem de serviço elétrica: a ordem de serviço elétrica é uma ordem de serviço para reparo ou instalação de equipamentos elétricos, incluindo iluminação, fontes de alimentação e fiação.
  • Ordem de serviço de emergência: uma organização emite uma ordem de serviço de emergência quando um ativo crítico ou uma peça de equipamento falhou e está causando problemas de produção e/ou segurança. Também conhecidas como ordens de serviço de manutenção reativa, as ordens de serviço de emergência exigem ação imediata e, portanto, recebem a prioridade mais alta.
  • Ordem de serviço geral: a ordem de serviço geral é uma ordem de serviço empregada em uma ampla gama de serviços não urgentes que não se encaixam em uma categoria mais específica, incluindo solicitações mais comuns, como controle de pragas de rotina ou serviços de pintura.
  • Ordem de serviço de inspeção: as organizações usam ordens de serviço de inspeção quando desejam inspecionar ativos organizacionais. Como parte de programas de manutenção recorrentes e/ou preditivos, uma organização solicitará um teste (ou uma série de testes) para avaliar o desempenho dos ativos na esperança de identificar proativamente anomalias, riscos e outros problemas de funcionalidade. 
  • Ordem de serviço de manutenção preventiva: uma ordem de serviço para manutenção preventiva possibilita que uma organização programe tarefas de manutenção de rotina para manter seus ativos funcionando de forma ideal e estender o ciclo de vida de seus equipamentos. As ordens de serviço de manutenção preventiva também ajudam as organizações a reduzir o tempo de inatividade do equipamento, manter a conformidade regulamentar e reduzir as despesas associadas aos principais reparos.
  • Ordem de serviço de segurança: ao contrário de outros tipos de ordens de serviço, há ordens de serviço de segurança inteiramente para proteger as pessoas contra danos ou perigos. Ordens de serviço de segurança envolvem reparos que evitam ferimentos ao pessoal, incluindo problemas como derramamentos líquidos/químicos e obstruções físicas de danos materiais.
  • Ordem de serviço especial do projeto: as ordens de serviço de projetos especiais se concentram em atualizações e melhorias. Essas ordens de serviço permitem que as organizações instalem novos ativos que ajudarão a modernizar equipamentos/instalações, aumentar a produtividade e otimizar os processos existentes.
Ciclo de vida de uma ordem de serviço

O fluxo de trabalho de gerenciamento de ordens de serviço descreve como uma ordem de serviço passará pelo processo de manutenção em uma determinada organização, começando com a identificação da tarefa de manutenção e finalizando com a análise pós-conclusão.

Fase 1: Identificação da tarefa

Na primeira fase do ciclo de vida, uma pessoa ou organização identifica a tarefa que a equipe de manutenção precisa concluir. Eles também identificarão se as tarefas de manutenção se qualificam como manutenção planejada, em que os trabalhos serão facilmente identificáveis antecipadamente, ou manutenção não planejada, em que o escopo e as especificidades do trabalho exigirão uma avaliação inicial. 

Fase 2. Envio da solicitação de trabalho

Assim que os problemas de manutenção forem identificados, um gerente colocará os detalhes em um formulário de solicitação de ordem de serviço e enviará o formulário ao departamento de manutenção para revisão e aprovação. As solicitações de trabalho podem surgir de qualquer circunstância, de solicitações de locatário a auditorias de manutenção preventiva.  

Fase 3. Avaliação da solicitação de trabalho

O departamento de manutenção (ou a equipe de manutenção) é responsável por avaliar as solicitações de trabalho depois que elas são enviadas. O departamento analisa os detalhes da solicitação de trabalho para determinar se pode concluir o trabalho e, em seguida, determina as necessidades de pessoal e recursos. Se aprovada, a solicitação de ordem de serviço será convertida em ordem de serviço.

Fase 4. Criação de ordem de serviço

Quando a equipe de manutenção ou o supervisor aprovar a solicitação de trabalho e alocar os materiais, equipamentos e funcionários necessários para concluir os trabalhos, eles criarão uma ordem de serviço. A ordem de serviço incluirá todos os detalhes necessários do trabalho, bem como as informações de contato da empresa e o prazo de conclusão. A manutenção também deve decidir como priorizar a nova ordem de serviço no fluxo de trabalho geral.

Fase 5. Distribuição e conclusão da ordem de serviço

Nesta fase, a equipe ou o supervisor atribui os trabalhos a um técnico de manutenção qualificado que concluirá a lista de verificação de tarefas na linha do tempo proposta. Se a organização usar o software de sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), o trabalho será atribuído automaticamente a um técnico.

Fase 6. Documentação e encerramento da ordem de serviço

Os técnicos de manutenção são responsáveis por documentar e fechar uma ordem de serviço depois que todas as tarefas forem concluídas. Os técnicos devem detalhar o tempo gasto em cada tarefa, todos os materiais e equipamentos utilizados, as imagens de seu trabalho e todas as anotações ou observações sobre a tarefa.  Um gerente pode ou não precisar assinar a ordem de serviço concluída e fornecer orientação sobre as próximas etapas.

Fase 7. Revisão e análise da ordem de serviço

A revisão de ordens de serviço concluídas pode apresentar informações valiosas sobre as operações de manutenção, portanto as organizações devem analisá-las continuamente para identificar oportunidades de melhoria no processo de ordens de serviço. A análise pós-conclusão também ajuda as equipes de manutenção a identificar todas as tarefas não foram realizadas ou que precisam de revisão.

Práticas recomendadas no gerenciamento de ordens de serviço

A forma como uma organização gerencia ordens de serviço dependerá de vários fatores, incluindo tamanho, setor, pessoal e recursos financeiros, requisitos de manutenção de instalações e abordagem geral do gerenciamento de ativos. No entanto, há algumas práticas recomendadas que ajudarão a otimizar o processo de gerenciamento de ordem de serviço, independentemente do ambiente.

  1. Estabeleça metas e decida como medirá o sucesso. Para determinar se o processo de ordem de serviço está funcionando de forma ideal para sua empresa, você deve definir metas departamentais e decidir sobre as métricas que usará para medir seu progresso em direção a essas metas. Também é fundamental entender seus KPIs, para que o departamento saiba quais elementos do processo precisam ser quantificados.
  2. Padronizar o processo de ordem de serviço. O processo de envio de uma solicitação de trabalho, geração de novas ordens de serviço e fechamento de ordens de serviço existentes devem ser os mesmos todas as vezes para todos. Desenvolva um modelo de ordem de serviço para garantir que a formatação e os componentes sejam consistentes em toda a organização. Você também deve definir claramente funções e responsabilidades para que todas as partes saibam quem é responsável por cada etapa do processo.
  3. Seja proativo. Embora seja impossível antecipar todos os problemas de manutenção e quebra de equipamentos, é importante ser proativo sobre os elementos do processo de manutenção que você pode controlar. Crie e siga um cronograma de manutenção preventiva para ativos. Use ferramentas de monitoramento remoto para configurar gatilhos automáticos que criam e acompanham solicitações de trabalho em um cronograma predeterminado. A manutenção proativa é quase sempre mais barata do que a manutenção reativa ou emergencial; tomar medidas preventivas para manter os ativos em sua melhor forma ajudará sua organização a alcançar a eficiência ideal.
  4. Use CMMS ou software de gerenciamento de ativos corporativos (EAM). A maneira mais fácil e eficiente de gerenciar ordens de serviço é utilizar um sistema EAM ou um software CMMS. Ambos oferecem uma solução de software de gerenciamento de manutenção de alta tecnologia que automatizará seu processo de ordem de serviço, gerenciará faturas e datas de vencimento e reduzirá o backlog e o erro humano.

 

Benefícios do uso do software de ordem de serviço

À medida que uma organização cresce, pode se tornar insustentável confiar em sistemas de ordem de serviço em papel ou mesmo planilhas para gerenciar as necessidades de dados em constante evolução. Organizações maiores e com necessidades mais complexas podem investir em software de gerenciamento de ordens de serviço, como CMMSs ou sistemas EAM.

Além da criação e do rastreamento básicos de ordens de serviço, os sistemas EAM e CMMSs utilizam aplicativos móveis e tecnologias baseadas na nuvem para ajudar as equipes de manutenção a planejar a manutenção preventiva, analisar trabalhos concluídos, visualizar e relatar dados e otimizar o gerenciamento de estoque. A integração de um sistema de gerenciamento de ordens de serviço pode ajudar uma organização a:

Redução de custos

Um CMMS ou EAM de alta qualidade planejará, criará, rastreará e organizará solicitações de serviço e ordens de serviço automaticamente, eliminando tarefas excessivas de planejamento de tarefas para gerentes e supervisores de manutenção. A utilização de um sistema digital de gerenciamento de ordens de serviço também permite que a organização armazene grandes quantidades de dados eletronicamente, reduzindo as despesas associadas ao armazenamento de papel.

Aumento do acesso a dados

Com todos os dados das ordens de serviço em um local centralizado, todos os membros da equipe de gerenciamento podem acompanhar as ordens de serviço enquanto passam pelo fluxo de trabalho. As plataformas CMMS/EAM com software de acompanhamento para dispositivos móveis levam o acesso um passo adiante, utilizando notificações push e permitindo que os membros da equipe visualizem e editem tarefas em tempo real.

Expansão da visibilidade dos dados

O software de gerenciamento de ordem de serviço permite que uma organização agregue e exiba dados de ordem de serviço de acordo com suas necessidades específicas. As equipes de manutenção podem criar e visualizar relatórios personalizáveis e visualizar dados de tendências que ajudam a simplificar a gestão de ativos e a prever a manutenção preventiva.

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