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Ordem de serviço
As ordens de serviço são a força motriz por trás da estratégia de manutenção de qualquer organização. Quando um gerente envia uma solicitação de manutenção, a entidade que recebe a solicitação cria um documento formal, em papel e/ou digital, com todos os detalhes das tarefas de manutenção e descreve um processo para concluir as tarefas. O nome desse documento é ordem de serviço. As ordens de serviço também podem conter informações sobre:
O objetivo principal de uma ordem de serviço é manter todas as partes envolvidas na operação de manutenção informadas sobre o fluxo de trabalho. Quando utilizadas de forma eficaz, as ordens de serviço ajudam uma organização a organizar, comunicar e rastrear com eficiência o trabalho de manutenção dentro de um departamento ou de uma organização.
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Provavelmente, uma organização precisará de vários tipos de ordens de serviço para executar operações de manutenção. Dependendo do tamanho da organização e do setor em que opera, alguns tipos de ordens de serviço podem ser mais prevalentes do que outros. Uma planta que fabrica produtos químicos perigosos, por exemplo, encontrará muito mais ordens de serviço de segurança do que, digamos, um complexo de apartamentos. No entanto, é importante entender os oito principais tipos de ordens de serviço com que uma organização lidará.
O fluxo de trabalho de gerenciamento de ordens de serviço descreve como uma ordem de serviço passará pelo processo de manutenção em uma determinada organização, começando com a identificação da tarefa de manutenção e finalizando com a análise pós-conclusão.
Na primeira fase do ciclo de vida, uma pessoa ou organização identifica a tarefa que a equipe de manutenção precisa concluir. Eles também identificarão se as tarefas de manutenção se qualificam como manutenção planejada, em que os trabalhos serão facilmente identificáveis antecipadamente, ou manutenção não planejada, em que o escopo e as especificidades do trabalho exigirão uma avaliação inicial.
Assim que os problemas de manutenção forem identificados, um gerente colocará os detalhes em um formulário de solicitação de ordem de serviço e enviará o formulário ao departamento de manutenção para revisão e aprovação. As solicitações de trabalho podem surgir de qualquer circunstância, de solicitações de locatário a auditorias de manutenção preventiva.
O departamento de manutenção (ou a equipe de manutenção) é responsável por avaliar as solicitações de trabalho depois que elas são enviadas. O departamento analisa os detalhes da solicitação de trabalho para determinar se pode concluir o trabalho e, em seguida, determina as necessidades de pessoal e recursos. Se aprovada, a solicitação de ordem de serviço será convertida em ordem de serviço.
Quando a equipe de manutenção ou o supervisor aprovar a solicitação de trabalho e alocar os materiais, equipamentos e funcionários necessários para concluir os trabalhos, eles criarão uma ordem de serviço. A ordem de serviço incluirá todos os detalhes necessários do trabalho, bem como as informações de contato da empresa e o prazo de conclusão. A manutenção também deve decidir como priorizar a nova ordem de serviço no fluxo de trabalho geral.
Nesta fase, a equipe ou o supervisor atribui os trabalhos a um técnico de manutenção qualificado que concluirá a lista de verificação de tarefas na linha do tempo proposta. Se a organização usar o software de sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), o trabalho será atribuído automaticamente a um técnico.
Os técnicos de manutenção são responsáveis por documentar e fechar uma ordem de serviço depois que todas as tarefas forem concluídas. Os técnicos devem detalhar o tempo gasto em cada tarefa, todos os materiais e equipamentos utilizados, as imagens de seu trabalho e todas as anotações ou observações sobre a tarefa. Um gerente pode ou não precisar assinar a ordem de serviço concluída e fornecer orientação sobre as próximas etapas.
A revisão de ordens de serviço concluídas pode apresentar informações valiosas sobre as operações de manutenção, portanto as organizações devem analisá-las continuamente para identificar oportunidades de melhoria no processo de ordens de serviço. A análise pós-conclusão também ajuda as equipes de manutenção a identificar todas as tarefas não foram realizadas ou que precisam de revisão.
A forma como uma organização gerencia ordens de serviço dependerá de vários fatores, incluindo tamanho, setor, pessoal e recursos financeiros, requisitos de manutenção de instalações e abordagem geral do gerenciamento de ativos. No entanto, há algumas práticas recomendadas que ajudarão a otimizar o processo de gerenciamento de ordem de serviço, independentemente do ambiente.
À medida que uma organização cresce, pode se tornar insustentável confiar em sistemas de ordem de serviço em papel ou mesmo planilhas para gerenciar as necessidades de dados em constante evolução. Organizações maiores e com necessidades mais complexas podem investir em software de gerenciamento de ordens de serviço, como CMMSs ou sistemas EAM.
Além da criação e do rastreamento básicos de ordens de serviço, os sistemas EAM e CMMSs utilizam aplicativos móveis e tecnologias baseadas na nuvem para ajudar as equipes de manutenção a planejar a manutenção preventiva, analisar trabalhos concluídos, visualizar e relatar dados e otimizar o gerenciamento de estoque. A integração de um sistema de gerenciamento de ordens de serviço pode ajudar uma organização a:
Um CMMS ou EAM de alta qualidade planejará, criará, rastreará e organizará solicitações de serviço e ordens de serviço automaticamente, eliminando tarefas excessivas de planejamento de tarefas para gerentes e supervisores de manutenção. A utilização de um sistema digital de gerenciamento de ordens de serviço também permite que a organização armazene grandes quantidades de dados eletronicamente, reduzindo as despesas associadas ao armazenamento de papel.
Com todos os dados das ordens de serviço em um local centralizado, todos os membros da equipe de gerenciamento podem acompanhar as ordens de serviço enquanto passam pelo fluxo de trabalho. As plataformas CMMS/EAM com software de acompanhamento para dispositivos móveis levam o acesso um passo adiante, utilizando notificações push e permitindo que os membros da equipe visualizem e editem tarefas em tempo real.
O software de gerenciamento de ordem de serviço permite que uma organização agregue e exiba dados de ordem de serviço de acordo com suas necessidades específicas. As equipes de manutenção podem criar e visualizar relatórios personalizáveis e visualizar dados de tendências que ajudam a simplificar a gestão de ativos e a prever a manutenção preventiva.
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