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Mudança de paradigma para gerenciar a manutenções adiadas
Na UC, um programa abrangente de avaliação das condições das instalações está transformando dados em insights acionáveis e criando uma base firme para a gestão de portfólio orientada por dados
Ao gerenciar seu portfólio, você sabe quais instalações e ativos tem? Você pode construir uma estrutura orçamentária credível? Você consegue justificar suas estratégias de investimento com stakeholders? Caso contrário, talvez seja hora de considerar uma avaliação abrangente das condições das instalações (FCA).
Durante anos, a Universidade da Califórnia (UC) lutou para gerenciar o programa de manutenção diferenciado. Na época, não havia um caminho claro para determinar quais ativos a universidade tinha, em quais condição eles estavam, quais riscos os ativos deteriorados representavam nem o tamanho do backlog de manutenção adiada. Gerenciar a parte elegível para o estado de seu portfólio em 10 campi e 2.300 edifícios cobrindo mais de 62 milhões de metros quadrados — além de sistemas de infraestrutura de campus — foi assustador, nas melhore das circunstâncias.
Além disso, os mais de 20 sistemas diferentes usados para gerenciar o ciclo de vida do portfólio de ativos em toda a universidade; e até mesmo as chamadas de dados simples, como uma para manutenção adiada, se tornaram um peso enorme. Tanto que o edital anual de manutenção adiada do campus virou uma compilação de planilhas. Nelas, as informações de ativos e custos foram derivadas de forma diferente em cada local, não havia prioridades claras definidas para quais projetos precisavam ser abordados primeiro para proteger as missões da UC (Educação, Pesquisa e Serviço Público).
Nathan Brostrom, vice-presidente executivo e diretor financeiro da University of California Office of the President (UCOP), explica: "Não tivemos uma boa avaliação das nossas necessidades em termos de manutenção adiada para edifícios ou infraestrutura. Todos os campi fizeram um bom trabalho ao tentar avaliar as próprias necessidades, mas não havia padrões em comum para fazer isso."
No entanto, como instituição pública, o desenvolvimento de solicitações orçamentárias confiáveis e justificáveis para o estado e outros stakeholders não é apenas esperado, mas também representa a administração financeira responsável. Obter financiamento adequado é sempre um desafio, e ele nunca será suficiente para fazer tudo o que precisa ser feito. Mas, ao desenvolver abordagens inovadoras para implementar a quantidade certa de capital para os projetos certos, no momento certo, um caso substantivo pode ser feito para cada dólar de investimento solicitado.
Com essa percepção, em 2015, a Brostrom criou uma equipe para desenvolver um novo programa de alto nível na UC chamado Integrated Capital Asset Management Program (ICAMP). O novo programa abriria o caminho para um sistema de gestão do ciclo de vida de ativos mais eficiente.
Rich Powers, gerente de programas da equipe, detalha: "Tínhamos nosso encargo: entregar a mesma eficiência em todo o portfólio. Começamos do zero. Projetamos o programa para superar a complexidade de gerenciamento do portfólio de ativos em vários sistemas, introduzindo um novo e único sistema de gerenciamento de ativos imobiliários — juntamente com padrões comuns de priorização de ativos, custos e riscos que seriam capturados por uma equipe de inspetores usando um processo padronizado de avaliação de condição da instalação em todo o sistema."
Oportunidade de manutenção
Oportunidades de manutenção adiada relacionadas ao edifício identificadas em USD 6,7 bilhões a partir de 2022
Ativos e Oportunidade
Inventário de 125.000 ativos e registro de 41000 oportunidades de manutenção adiadas
A UCOP e a IBM trabalharam para implementar um sistema integrado de longo prazo e manter o extenso patrimônio imobiliário da universidade. A UCOP implementou uma dos maiores e mais amplas FCAs em todo o sistema universitário usando o IBM® TRIRIGA® Application Suite. O sistema integrado de gerenciamento do local de trabalho (IWMS) oferece recursos extensíveis de aplicações e escalabilidade à medida que a demanda evolui.
A equipe do ICAMP começou a configurar o módulo FCA do IBM TRIRIGA e a desenvolver o sistema para habilitar a expansão para os outros módulos que, no futuro poderiam oferecer uma experiência de gerenciamento de ciclo de vida de ativos ainda mais rica e integrada.
Para superar as inúmeras convenções de gerenciamento de ativos e sistemas usadas em cada campus, a ICAMP definiu o desenvolvimento e a integração de um catálogo padronizado de ativos de construção e infraestrutura, aplicando o framework de classificação de construção Uniformat. O catálogo também incluiu unidades padronizadas de medida e ciclos de vida para cada ativo e um complemento completo de custos de atividade de remediação para lidar com manutenção adiada.
"Os recursos do catálogo (BSCs & Assemblies) no TRIRIGA são extremamente poderosos", explica Powers, “e realmente formam o DNA fundamental do programa… é assim que igualamos os processos."
O próximo bloco de construção fundamental que precisava ser projetado era um método para determinar o risco que a falha potencial de cada ativo poderia introduzir em uma determinada instalação e sua missão. Para resolver isso, a ICAMP desenvolveu um conjunto padronizado de classificações de risco.
Ron Kalich, Diretor de Instalações de Gestão de Ativos e ICAMP na UCOP, explica: "Criamos a estrutura de classificação de risco e priorização de pontuação com base em dois componentes principais: probabilidade de falha e consequência de falha. Juntas, essas duas dimensões nos permitiriam quantificar o risco de um ativo falhar; e isso também resolveria o problema de uma lista de manutenção adiada não priorizada e forneceria a capacidade de classificação e código de cor de oportunidades de manutenção adiada como vermelho, amarelo e verde."
Sem pessoas, um sistema é apenas um sistema. Então, para a próxima etapa do plano, a ICAMP trabalhou com os campi para formar o elemento fundamental mais crítico do programa, as equipes de FCA. A UC optou por uma abordagem híbrida para formar equipes: em alguns campi, as equipes de FCA eram compostas por pessoal de manutenção que vinha instalando e mantendo muitos dos ativos desde a instalação original; em outros campi, onde construir equipes a partir dos recursos de manutenção não era uma opção, a UC introduziu uma parceria com a Parsons, líder reconhecida em inventário de ativos de instalações e avaliações de condições, para complementar a equipe local.
Juntas, essas equipes passaram por um extenso programa de treinamento inicial no processo e sistema UC FCA e aprenderam o que significa realizar uma FCA de alta qualidade.
O Dr. Hayden Collins, Líder do Programa FCA da Parsons, explica: "Não apenas fomos treinados sobre a metodologia básica, mas também introduzimos reuniões regulares de calibração em todas as equipes do campus para garantir que nosso produto de trabalho fosse repetível e consistente. Usamos nossas descobertas de controle de qualidade para identificar as principais melhorias. Esse tipo de compartilhamento de conhecimento criou um ciclo virtuoso."
Ao longo de quatro anos, essas equipes passaram por 2.300 prédios, bem como sistemas de infraestrutura de campus, usando a plataforma ICAMP-TRIRIGA para estocar mais de 125.000 ativos, acessar a condição, atribuir classificações de risco e custar mais de 41.000 oportunidades de manutenção adiadas. "No final", explica Powers, "identificamos um backlog de manutenção adiada totalizando US$ 6,7 bilhões, que foi todo quantificado por meio de nosso catálogo padronizado e do processo FCA".
Susan Fish, diretora de gestão de ativos, Facilities Services da UC Berkeley, diz: "Ficou evidente que os dados capturados no ICAMP eram complementares ao que tínhamos no ]IBM] Maximo.Ele preenche as peças que faltam, como a criticidade dos ativos para as missões do campus e o risco dos ativos para as operações. Agora, tínhamos informações que permitiriam que as equipes tomassem melhores decisões para antecipar e tomar medidas corretivas ou substituir ativos antes que eles falhassem e interrompessem as operações."
Dados impulsionam a justificativa do financiamento
Antigamente, o backlog era composto por linhas de projetos em uma planilha; e não estava claro quais eram as prioridades e quais dos muitos projetos deveriam ser financiados primeiro. À medida que os dados fluíram para o sistema, um novo ponto de vantagem do backlog começou a surgir. Os dados não só foram capazes de capturar os detalhes dentro da lista de pendências, mas também puderam ser acumulados pelas pontuações de risco e cores gerais, juntamente com uma urgência em corrigir as classificações, permitindo que o ICAMP os mostrasse em categorias mais distintas e gerenciáveis de necessidades priorizadas.
Agora, os tomadores de decisão podem fazer referência à matriz "Total Deferred Maintenance by Risk Color & Action Timeframe" e mostrar quanto financiamento é necessário para lidar com a manutenção adiada de prioridade mais alta (vermelhos e amarelos) para a prioridade mais baixa (verdes) nos próximos um a cinco anos.
Kalich explica: "ativo por ativo, conseguimos mostrar aos nossos usuários quais tinham oportunidades de manutenção adiada e quais eram mais propensos a causar impacto nas operações. Além disso, agora, temos um horizonte de necessidades de investimento de cinco anos integrado ao sistema a partir do qual podemos iniciar nossa análise e tomada de decisões."
Em uma instituição de grande porte como a UC, há sempre muitas demandas concorrendo por recursos de capital, como por exemplo, novas instalações e reformas para aumentar o número de matrículas, transição para a energia limpa, abordagem de melhorias sísmicas, renovação do sistema e manutenção adiada, em que é necessário aproveitar dados os fornecidos pelo ICAMP para utilizar o capital de forma mais eficiente.
Essa necessidade levou a outra dimensão valiosa de tomada de decisão baseada em dados que o ICAMP sobrepôs aos dados, que é a capacidade de cruzar as oportunidades de manutenção adiada com várias das principais iniciativas e objetivos estratégicos da UC. Agora, projetos de manutenção adiada podem ser marcados para indicar se podem ser associados a projetos de energia ou descarbonização, projetos sísmicos ou se podem ser reunidos em programas maiores de segurança de vida ou sustentabilidade. Essa referência cruzada permite que a UC coloque em foco os projetos que satisfaçam vários objetivos, aproveitando ao máximo cada dólar investível.
Kalich observa que as alocações de financiamento estaduais mais recentes colocam em foco as muitas dimensões dos dados do ICAMP: "Como podemos identificar nossas necessidades de manutenção adiada de alta prioridade e demonstrar como podemos apoiar outros objetivos, como sustentabilidade, conseguimos apresentar uma proposta mais convincente de financiamento. Nos últimos dois anos, recebemos USD 475 milhões, 30% mais financiamento do que os últimos seis anos juntos. A UC agora tem dados confiáveis e a capacidade de usá-los para criar estratégias de investimento justificáveis e solicitações de financiamento."
Otimização da manutenção adiada e investimentos em portfólio
O ICAMP não apenas apoia a liderança da UC no desenvolvimento de estratégias de investimento mais justificáveis em todo o sistema, mas também está fazendo a diferença em nível de campus, onde recursos financeiros são sempre um desafio, e onde é essencial aproveitar ao máximo cada investimento. Mas aproveitar ao máximo cada investimento exige colaboração multifuncional e dados nos quais os usuários finais possam confiar.
Powers explica: "O processo de FCA por design cria uma abordagem sistemática para coletar dados de ativos e registrar oportunidades de manutenção adiada. Mas também cria uma conversa entre os inspetores da FCA, gerentes de instalações e equipes de suporte de manutenção para que eles trabalhem juntos no liberar informações que, muitas vezes, estão apenas na cabeça das pessoas ou soltas em logbooks. Dessa forma, a FCA está garantindo que as informações de especialistas no assunto não se percam no tempo, e também fornecendo uma visão abrangente das necessidades desde o campo até os escritórios das equipes que planejam e fazem investimentos críticos."
Fish diz que a UC Berkeley é um bom exemplo dessa nova e aprimorada colaboração e tomada de decisão de dados no trabalho: “Nossas equipes estão sempre procurando maneiras de aplicar fundos de manutenção adiada junto com outros investimentos para aproveitar ao máximo um determinado projeto. Na Biblioteca Moffitt, as equipes de Instalações e Planejamento de Capital trabalharam juntas para combinar o financiamento de manutenção adiada e uma doação privada significativa. Ao fazer isso, pudemos iniciar uma grande reforma para recuperar parte significativa do espaço e que incluiu componentes essenciais, como controles de iluminação e luminárias, além de controles de edifícios que foram muito além dos ciclos de vida útil. Como resultado, as equipes consideraram os sistemas prediais antigos e cumpriram vários objetivos, incluindo sustentabilidade e melhoria no apoio à pesquisa e educação de alto valor.”
Conforme cada vez mais equipes da UC passarem a ver a interseção dos dados da FCA com iniciativas significativas, como sísmica ou sustentabilidade, a tomada de decisão orientada por dados será ainda melhor. Kalich acrescenta: "A ferramenta e a abordagem serão extremamente valiosas para ajudar a impulsionar novas práticas recomendadas para a gestão do ciclo de vida dos ativos e criar estratégias de investimento ideais".
Gerenciar um portfólio nunca é fácil, especialmente em um ambiente econômico, técnico e operacional em constante mudança. Portanto, criar um sistema e um processo dinâmicos para gerenciar os dados do portfólio é mais importante do que nunca.
No antigo modelo de consultoria FCA, os técnicos visitavam uma instalação talvez a cada três a cinco anos, criavam uma lista de necessidades e indicavam um livro para referência. No modelo UC, Kalich explica: "Temos um sistema vivo no ICAMP. Enquanto o pessoal do campus e os inspetores fazem alterações nos dados, esses dados são atualizados nos principais dashboards de gerenciamento duas vezes por dia. Isso é manter os dados atualizados, atuais e acionáveis, o que é um imperativo em um portfólio de mais de US$ 40 bilhões."
Fish concorda com esses sentimentos: "Na UC Berkeley, a avaliação das condições das instalações não é apenas uma iniciativa pontual. Agora, as equipes de gerenciamento de instalações e operações estão atualizando os ativos, capturando esses aspectos dos dados em tempo real e mostrando a mudança na integridade do ativo ao longo do tempo."
No que diz respeito ao futuro do ICAMP-TRIRIGA, ele observa: "Existem muitos outros recursos dentro da plataforma para ser aproveitados, incluindo gestão de ativos de capital, orçamentação de capital e gestão de projetos de capital. Há uma série de benefícios adicionais e casos de uso que podem gerar eficiências operacionais e de investimento, desde o planejamento até a aquisição e a sustentabilidade."
A UC está mudando o paradigma e permitindo que líderes de instalações e stakeholders tomem decisões orientadas por dados que se adaptam às circunstâncias atuais, improvisem com base em dados sólidos quando necessário e superem desafios e necessidades à medida que surgem.
Sobre a University of California Office of the President (UCOP)
A Universidade da Califórnia foi fundada em 1868, com apenas dez membros do corpo docente e 40 alunos. Desde 2022, a universidade emprega mais de 150.000 pessoas e ensina mais de 25 mil estudantes por ano. Isso inclui 10 campi e seis centros médicos compostos por 6.000 edifícios. A UCOP (link fora do ibm.com), localizada em Oakland, CA, é a sede da universidade.
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