Contabilizar tudo o que acontece em um trimestre pode parecer uma tarefa ainda mais desafiadora se sua organização tiver escritórios em todo o mundo e um grande e diversificado portfólio de ofertas e serviços.

Essa era a situação do Swiss Re Group, um provedor atacadista de soluções de resseguro, seguro corporativo e gerenciamento de riscos. Joseph Isip, vice-presidente de projetos especiais de finanças da Swiss Re, explica: "Tínhamos cinco ou seis equipes diferentes participando do nosso processo de fechamento, e cada equipe tinha seus próprios procedimentos. Não havia visibilidade entre as equipes e as transferências de responsabilidade não estavam claramente definidas. Isso resultou em retrabalho e trabalho adicional para todas as equipes."

Havia também reuniões frequentes. Todos os dias durante o período de encerramento, mais de 30 stakeholders se reuniam para identificar e resolver problemas, um processo demorado e tedioso. Diz Isip: “Essas reuniões foram necessárias, mas não realmente eficazes”.

Isip e Markus Echser, diretor de ferramentas de processo e automação da Swiss Re, acreditavam que deveria existir uma alternativa melhor. Então, eles embarcaram em um projeto de automação, buscando atualizar e otimizar o processo de fechamento trimestral. Eles esperavam que este fosse o primeiro passo para a migração de toda a empresa em direção à automação dos negócios.

A equipe da Swiss Re escolheu os softwares IBM® Blueworks Live e IBM Business Automation Workflow para ajudar a transformar os fechamentos trimestrais do departamento financeiro. Esses produtos fazem parte do IBM Cloud Pak for Business Automation, um pacote de softwares destinado a ajudar organizações a automatizar e otimizar processos de negócios usando ferramentas de pouco código, relatórios e dashboards, juntamente com análises de dados orientadas por IA.

“Havia muitas equipes envolvidas, então tivemos que reunir todas na mesma sala e mapear as diferentes tarefas e dependências”, diz Isip. Usando a interface intuitiva da web, as equipes da Swiss Re de todo o mundo colaboraram rapidamente entre as linhas de negócios para documentar seus processos em um só lugar. Se os modelos de processo mostrarem alguma oportunidade de automação, a Swiss Re poderá exportar para a ferramenta IBM Business Automation Workflow, que permitirá à empresa introduzir ações e automação conforme achar necessário."

O software IBM permitiu que a Swiss Re adotasse uma abordagem multicamadas para dividir tarefas. A equipe corporativa definiu as tarefas de alto nível, "relatório de atualização", por exemplo, e equipes individuais para continuar gerenciando as subtarefas envolvidas. Esse recurso poderoso permite que as equipes mantenham alguma autonomia, também permite que a Swiss Re documente as interdependências das tarefas de alto nível. Na verdade, com a solução IBM, a Swiss Re agora tem uma representação visual dinâmica de todo o fluxo de trabalho.

A solução da IBM também permitiu à Swiss Re desenvolver dashboards e relatórios personalizados que a administração pode executar com o clique de um botão para verificar a situação do processo de final de trimestre. Adicionar novos relatórios ou recursos de dashboard também é simples, e o departamento de TI da Swiss Re normalmente consegue atender a essas solicitações em até 24 horas.

Mas a solução oferece mais do que documentação, dashboards e relatórios. Com todos os seus processos documentados no software da IBM, a Swiss Re descobriu novas maneiras de otimizar o processo de final de trimestre, eliminando vários relatórios e reduzindo o número de explicações exigidas pelo sistema. Danny Kyu, analista de negócios para gerenciamento de processo empresarial da Swiss Re, explica: “No início, tivemos que fazer muitas alterações e melhorias nos relatórios e dashboards. Mas nos anos que se seguiram à implementação inicial, nós realmente otimizamos o processo de final de trimestre e tudo está muito estável."