Cruzando até o final do trimestre
A Swiss Re otimiza e otimiza os fechamentos financeiros
Colegas comemorando em um escritório

Muita coisa pode acontecer em três meses. Basta perguntar para qualquer pessoa que trabalhe com fechamentos financeiros trimestrais.

Contabilizar tudo o que acontece em um trimestre pode parecer uma tarefa ainda mais desafiadora se sua organização tiver escritórios em todo o mundo e um grande e diversificado portfólio de ofertas e serviços.

Essa era a situação do Swiss Re Group, um provedor atacadista de soluções de resseguro, seguro corporativo e gerenciamento de riscos. Joseph Isip, vice-presidente de projetos especiais de finanças da Swiss Re, explica: "Tínhamos cinco ou seis equipes diferentes participando do nosso processo de fechamento, e cada equipe tinha seus próprios procedimentos. Não havia visibilidade entre as equipes e as transferências de responsabilidade não estavam claramente definidas. Isso resultou em retrabalho e trabalho adicional para todas as equipes."

Economia de custo

 

Automatizar tarefas de fechamento de final de trimestre economizou US$ 40.000 por trimestre

Redução de esforço

 

As reuniões de fim de trimestre agora exigem metade do número de participantes

Tínhamos cinco ou seis equipes diferentes participando do processo de fechamento, e cada equipe tinha seus próprios procedimentos. Não havia visibilidade entre as equipes e as transferências de responsabilidade não estavam claramente definidas. Joseph Isip Vice-presidente de projetos especiais de finanças Swiss Re Group

Havia também reuniões frequentes. Todos os dias durante o período de encerramento, mais de 30 stakeholders se reuniam para identificar e resolver problemas, um processo demorado e tedioso. Diz Isip: “Essas reuniões foram necessárias, mas não realmente eficazes”.

Isip e Markus Echser, diretor de ferramentas de processo e automação da Swiss Re, acreditavam que deveria existir uma alternativa melhor. Então, eles embarcaram em um projeto de automação, buscando atualizar e otimizar o processo de fechamento trimestral. Eles esperavam que este fosse o primeiro passo para a migração de toda a empresa em direção à automação dos negócios.

Um fluxo de trabalho estável e otimizado

A equipe da Swiss Re escolheu os softwares IBM® Blueworks Live e IBM Business Automation Workflow para ajudar a transformar os fechamentos trimestrais do departamento financeiro. Esses produtos fazem parte do IBM Cloud Pak for Business Automation, um pacote de softwares destinado a ajudar organizações a automatizar e otimizar processos de negócios usando ferramentas de pouco código, relatórios e dashboards, juntamente com análises de dados orientadas por IA.

“Havia muitas equipes envolvidas, então tivemos que reunir todas na mesma sala e mapear as diferentes tarefas e dependências”, diz Isip. Usando a interface intuitiva da web, as equipes da Swiss Re de todo o mundo colaboraram rapidamente entre as linhas de negócios para documentar seus processos em um só lugar. Se os modelos de processo mostrarem alguma oportunidade de automação, a Swiss Re poderá exportar para a ferramenta IBM Business Automation Workflow, que permitirá à empresa introduzir ações e automação conforme achar necessário."

O software IBM permitiu que a Swiss Re adotasse uma abordagem multicamadas para dividir tarefas. A equipe corporativa definiu as tarefas de alto nível, "relatório de atualização", por exemplo, e equipes individuais para continuar gerenciando as subtarefas envolvidas. Esse recurso poderoso permite que as equipes mantenham alguma autonomia, também permite que a Swiss Re documente as interdependências das tarefas de alto nível. Na verdade, com a solução IBM, a Swiss Re agora tem uma representação visual dinâmica de todo o fluxo de trabalho.

A solução da IBM também permitiu à Swiss Re desenvolver dashboards e relatórios personalizados que a administração pode executar com o clique de um botão para verificar a situação do processo de final de trimestre. Adicionar novos relatórios ou recursos de dashboard também é simples, e o departamento de TI da Swiss Re normalmente consegue atender a essas solicitações em até 24 horas.

Mas a solução oferece mais do que documentação, dashboards e relatórios. Com todos os seus processos documentados no software da IBM, a Swiss Re descobriu novas maneiras de otimizar o processo de final de trimestre, eliminando vários relatórios e reduzindo o número de explicações exigidas pelo sistema. Danny Kyu, analista de negócios para gerenciamento de processo empresarial da Swiss Re, explica: “No início, tivemos que fazer muitas alterações e melhorias nos relatórios e dashboards. Mas nos anos que se seguiram à implementação inicial, nós realmente otimizamos o processo de final de trimestre e tudo está muito estável."

 

Nós realmente otimizamos o processo de final de trimestre, e tudo está muito estável. Danny Kyu Analista de negócios para gerenciamento de processo empresarial Swiss Re Group
Reuniões focadas e eficientes

O software IBM permitiu que a Swiss Re adotasse uma abordagem multicamadas para dividir tarefas. A equipe corporativa definiu as tarefas de alto nível, "relatório de atualização", por exemplo, e equipes individuais para continuar gerenciando as subtarefas envolvidas. Esse recurso poderoso permite que as equipes mantenham alguma autonomia, também permite que a Swiss Re documente as interdependências das tarefas de alto nível. Na verdade, com a solução IBM, a Swiss Re agora tem uma representação visual dinâmica de todo o fluxo de trabalho.

A solução da IBM também permitiu à Swiss Re desenvolver dashboards e relatórios personalizados que a administração pode executar com o clique de um botão para verificar a situação do processo de final de trimestre. Adicionar novos relatórios ou recursos de dashboard também é simples, e o departamento de TI da Swiss Re normalmente consegue atender a essas solicitações em até 24 horas.

Mas a solução oferece mais do que documentação, dashboards e relatórios. Com todos os seus processos documentados no software da IBM, a Swiss Re descobriu novas maneiras de otimizar o processo de final de trimestre, eliminando vários relatórios e reduzindo o número de explicações exigidas pelo sistema. Danny Kyu, analista de negócios para gerenciamento de processo empresarial da Swiss Re, explica: “No início, tivemos que fazer muitas alterações e melhorias nos relatórios e dashboards. Mas nos anos que se seguiram à implementação inicial, nós realmente otimizamos o processo de final de trimestre e tudo está muito estável."

As reuniões de final de trimestre são muito diferentes na Swiss Re hoje. Apenas cerca de metade do número de pessoas precisa participar e, em vez de durar 30 minutos não estruturados, as reuniões geralmente duram de 5 a 10 minutos, são focadas e eficientes graças aos dashboards compartilhados. De fato, a Swiss Re calcula que a redução da duração e do número de pessoas necessárias nessas reuniões trouxe cerca de US$ 40.000 em economia por trimestre.

A solução também oferece à gestão uma maneira simples e clara de ver quando as equipes fazem um esforço extra. Em um determinado trimestre, uma tarefa pode atrasar devido a vários motivos. Por exemplo, os problemas de TI podem atrasar significativamente o processo de fechamento, às vezes por alguns dias, às vezes por até uma semana.

Quando isso acontece, a equipe financeira deve dedicar horas adicionais para ajudar a preencher a lacuna. A ferramenta da IBM fornece um relatório que mostra uma representação gráfica não apenas dos atrasos, mas também dos picos de atividade que se seguem. Isso ajuda a melhorar a compreensão da gestão sobre o processo de fechamento e identificar locais em que melhorias podem ser feitas.

De modo geral, a equipe financeira está muito satisfeita com o sucesso da implementação e está ansiosa para compartilhar a ferramenta com o restante da empresa. Vários outros grupos já estão utilizando para otimizar os processos de negócios, e a equipe da Echser frequentemente demonstra a solução para outros departamentos que estão interessados em seus recursos.

Ao mesmo tempo, a equipe está procurando expandir seu próprio uso dos recursos incluídos no IBM Cloud Pak for Automation. Diz Kyu: “Queremos explorar a ideia de usar a versão conteinerizada da solução, pois isso proporcionará muitas novas funcionalidades e flexibilidade. Ainda estamos nos estágios iniciais, mas há muito potencial.”

Logotipo da Swiss Re
Sobre o Swiss Re Group 

Fundada em Zurique, Suíça, em 1863, a Swiss Re(link reside fora de ibm.com) é uma resseguradora global líder e altamente diversificada. Está organizada em três unidades de negócios: produtos e serviços de resseguro para seguradoras de bens e acidentes, de vida e de saúde; soluções de seguros corporativos para médias e grandes corporações; e seguro de vida. A Swiss Re emprega cerca de 14.200 pessoas em todo o mundo.

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Notas de rodapé

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Produzido nos Estados Unidos da América, abril de 2021.

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