ما المقصود بأمر العمل؟

أوامر العمل هي القوة الدافعة وراء إستراتيجية الصيانة في أي مؤسسة. عندما يقدم المدير طلب صيانة، تنشئ الجهة التي تتلقى الطلب وثيقة رسمية ورقية و/أو رقمية. ويتضمن هذا الطلب كل تفاصيل مهام الصيانة ويحدد عملية إنجاز المهام. تسمى هذه الوثيقة أمر العمل. وقد تتضمن أوامر العمل أيضًا معلومات حول:

• الشركة التي تتولى الأمر
• موقع العمل
  
• أي مهارات و/أو أدوات و/أو متطلبات مواد
• الجهة المصرح لها
• الفني أو مقدم الخدمة المكلف بالمهمة
• التكلفة التقديرية لإنجاز المهمة
• تقديرات أسعار المواد والعمالة
• تاريخ إنجاز المهمة المتوقع
• تاريخ إنجاز المهمة الفعلي
• مستوى الأولوية

الغرض الأساسي من أمر العمل هو إبقاء جميع الأطراف المشاركة في عملية الصيانة على اطلاع على سير العمل. وعند استخدامها بفعالية، تساعد أوامر العمل المؤسسة على تنظيم أعمال الصيانة والتواصل بشأنها وتتبعها بكفاءة داخل قسم أو مؤسسة.

من المرجح أن تحتاج أي مؤسسة إلى عدة أنواع من أوامر العمل لتنفيذ عمليات الصيانة. واعتمادًا على حجم المؤسسة والقطاع الذي تعمل فيه، قد تكون بعض أنواع أوامر العمل أكثر شيوعًا من غيرها. على سبيل المثال، سيواجه مصنع ينتج مواد كيميائية خطرة عددًا أكبر بكثير من أوامر العمل المتعلقة بالسلامة مقارنةً بمجمع سكني. ومع ذلك، من المهم فهم الأنواع الثمانية الرئيسية لأوامر العمل التي ستتعامل معها المؤسسة.

1. أمر عمل الصيانة التصحيحية
2. أمر عمل كهربائي
3. أمر عمل طارئ
4. أمر عمل عام
5. أمر عمل الفحص
6. أمر عمل صيانة وقائية
7. أمر عمل السلامة
8. أمر عمل مشروع خاص

• أمر عمل الصيانة التصحيحية: كما يوحي الاسم، تساعد أوامر عمل الصيانة التصحيحية المؤسسة على تصحيح المشكلات من خلال تقييم من فني يكتشف المشكلات في أثناء الفحص أو أي نوع آخر من أوامر العمل. عادةً ما تتضمن أوامر العمل هذه إصلاح المعدات أو أجزاء المعدات أو استبدالها. وتختلف أوامر عمل الصيانة التصحيحية عن أوامر العمل الطارئة، حيث تكون المعدات أو الأصول قد تعطلت بالفعل.

• أمر عمل كهربائي: أمر العمل الكهربائي هو أمر عمل لإصلاح المعدات الكهربائية أو تركيبها، بما في ذلك الإضاءة وإمدادات الطاقة والأسلاك.

• أمر عمل طارئ: تصدر المؤسسة أمر عمل طارئًا عندما يتعطل أحد الأصول أو المعدات المهمة ويتسبب في حدوث مشكلات في الإنتاج و/أو السلامة. وتُعرف أوامر العمل الطارئة أيضًا باسم أوامر عمل الصيانة التفاعلية، وهي تتطلب اتخاذ إجراءات فورية ومن ثَمَّ تحظى بأولوية قصوى.

• أمر العمل العام: أمر العمل العام هو أمر عمل يستخدم لمجموعة واسعة من الخدمات غير العاجلة التي لا تندرج في فئة أكثر تحديدًا، بما في ذلك الطلبات الأكثر شيوعًا مثل خدمات مكافحة الآفات الروتينية أو خدمات الطلاء.

• أمر عمل الفحص: تستخدم المؤسسات أوامر عمل الفحص عندما ترغب في فحص أصول المؤسسة. وكجزء من برامج الصيانة المتكررة و/أو التنبئية، تطلب المؤسسة إجراء اختبار (أو سلسلة من الاختبارات) لتقييم أداء الأصول على أمل تحديد الأعطال والمخاطر ومشكلات الوظائف الأخرى بشكل استباقي.

• أمر عمل الصيانة الوقائية: يسمح أمر عمل الصيانة الوقائية للمؤسسة بجدولة مهام الصيانة الروتينية للحفاظ على الأصول التي تعمل بشكل مثالي وإطالة عمر المعدات. وتساعد أوامر عمل الصيانة الوقائية أيضًا المؤسسات على تقليل وقت تعطل المعدات، والحفاظ على الامتثال للوائح، وتقليل النفقات المرتبطة بعمليات الإصلاح الكبرى.

• أمر عمل السلامة: على عكس أنواع أوامر العمل الأخرى، توجد أوامر عمل السلامة حصريًا لحماية الأشخاص من الأذى أو الخطر. وتتضمن أوامر عمل السلامة عمليات الإصلاح التي تمنع إصابة الموظفين، بما في ذلك مشكلات مثل انسكاب السوائل/المواد الكيميائية والعوائق المادية الناتجة عن تلف الممتلكات.

• أمر عمل المشروع الخاص: تركز أوامر عمل المشاريع الخاصة على التحديثات والتحسينات. وتسمح أوامر العمل هذه للمؤسسات بتركيب أصول جديدة تساعد على تحديث المعدات/المرافق وزيادة الإنتاجية وتبسيط العمليات الحالية.

يصف سير عمل إدارة أوامر العمل كيفية انتقال أمر العمل عبر عملية الصيانة في مؤسسة معينة، بدءًا من تحديد مهمة الصيانة وانتهاءً بتحليل ما بعد إنجاز المهمة.

في المرحلة الأولى من دورة الحياة، يحدد شخص أو مؤسسة المهمة التي يتعين على موظفي الصيانة إنجازها. كما سيحددون ما إذا كانت مهام الصيانة مؤهلة كصيانة مخططة. وسواء كانت المهام قابلة للتحديد بسهولة مقدمًا، أو كانت صيانة غير مخططة، يتطلب نطاق المهمة وتفاصيلها تقييمًا أوليًا.

بمجرد تحديد مشكلات الصيانة، يضع المدير التفاصيل في نموذج طلب أمر العمل ويقدم النموذج إلى قسم الصيانة للمراجعة والموافقة. ويمكن أن تنشأ طلبات العمل من أي عدد من الظروف، من طلبات المستأجرين إلى عمليات تدقيق الصيانة الوقائية.

يتولى قسم الصيانة (أو فريق الصيانة) مسؤولية تقييم طلبات العمل بمجرد تقديمها. فيراجع القسم تفاصيل طلب العمل لتحديد ما إذا كان بإمكانه إكمال العمل، ثم يحدد احتياجات الموظفين والموارد. وإذا وافق على الطلب، يُحوّل طلب أمر العمل إلى أمر عمل.

بمجرد موافقة فريق الصيانة أو المشرف على طلب العمل وتخصيص المواد والمعدات والموظفين اللازمين لإنجاز المهام، ينشئون أمر عمل. ويتضمن أمر العمل كل التفاصيل اللازمة للمهمة، بالإضافة إلى معلومات الاتصال بالشركة وموعد الانتهاء. ويجب أن يقرر قسم الصيانة أيضًا كيفية تحديد أولويات أمر العمل الجديد ضمن سير العمل العام.

في هذه المرحلة، يعين الفريق/المشرف المهام إلى فني صيانة مؤهل سينجز قائمة المهام في الموعد المقترح. وإذا كانت المؤسسة تستخدم برنامج نظام إدارة صيانة محوسب (CMMS)، تُعين المهمة تلقائيًا إلى فني.

يتولى فنيو الصيانة مسؤولية توثيق أمر العمل بمجرد الانتهاء من كل المهام. ويجب على الفنيين ذكر تفاصيل الوقت الذي استغرقوه في كل مهمة، وأي مواد/معدات استخدموها، وصور لأعمالهم، وأي ملاحظات أو تعليقات حول المهمة. قد لا يحتاج المدير إلى التوقيع على أمر العمل المنجز وتقديم إرشادات حول الخطوات التالية.

يمكن أن توفر مراجعة أوامر العمل المكتملة رؤى قيمة حول عمليات الصيانة، لذلك يجب على المؤسسات تحليلها باستمرار لتحديد فرص التحسين في عملية أمر العمل. ويساعد التحليل بعد الانتهاء أيضًا فرق الصيانة على تحديد أي مهام فاتتهم أو يحتاجون إلى إعادة النظر فيها.

تعتمد طريقة إدارة المؤسسة لأوامر العمل على عدة عوامل، بما في ذلك الحجم والصناعة والموارد البشرية والمالية ومتطلبات صيانة المرافق والنهج العام لإدارة الأصول. ومع ذلك، هناك بعض أفضل الممارسات التي تساعد على تحسين عملية إدارة أوامر العمل، بغض النظر عن البيئة.

1. حدد الأهداف وقرر طريقة قياس النجاح. لمعرفة ما إذا كانت عملية أوامر العمل تناسب بشكل مثالي عملك، يجب عليك تحديد أهداف القسم. وقرر المقاييس التي ستستخدمها لقياس تقدمك نحو تحقيق تلك الأهداف. كما من الضروري أيضًا فهم مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك، حتى يعرف القسم العناصر التي يجب قياسها في العملية.
2. وحِّد عملية أوامر العمل. يجب أن تكون عملية تقديم طلب العمل وإنشاء أوامر عمل جديدة وإغلاق أوامر العمل الحالية هي نفسها في كل مرة وبالنسبة إلى الجميع. طور قالبًا لأوامر العمل لضمان اتساق التنسيق والمكونات في كل أنحاء المؤسسة. وتأكد أيضًا من تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح حتى يعرف جميع الأطراف من المسؤول عن كل خطوة من خطوات العملية.
3. كن استباقيًا. على الرغم من أنه من المستحيل توقع كل مشكلة صيانة وتعطل للمعدات، فمن المهم أن تكون استباقيًا بشأن عناصر عملية الصيانة التي يمكنك التحكم فيها. أنشئ جدول صيانة وقائية للأصول والتزم به. واستخدم أدوات المراقبة عن بُعد لإعداد مشغلات تلقائية تنشئ طلبات العمل وتتابعها وفقًا لجدول زمني محدد مقدمًا. الصيانة الاستباقية أرخص دائمًا من الصيانة التفاعلية/الطارئة، فاتخاذ خطوات استباقية للحفاظ على الأصول في أفضل حالة يساعد مؤسستك على تحقيق الكفاءة المثلى.
4. استخدم نظام إدارة الصيانة المحوسب أو برنامج إدارة أصول المؤسسة (EAM). الطريقة الأسهل والأكثر كفاءة لإدارة أوامر العمل هي الاستعانة بنظام إدارة أصول المؤسسة أو نظام إدارة الصيانة المحوسب. ويقدم كلاهما حلاً برمجيًا متطورًا لإدارة الصيانة يعمل على أتمتة عملية أوامر العمل وإدارة الفواتير وتواريخ الاستحقاق وتقليل الأعمال المتراكمة والأخطاء البشرية.

مع نمو المؤسسة، قد يصبح من غير الممكن الاعتماد على أنظمة أوامر العمل الورقية أو حتى جداول البيانات لإدارة احتياجات البيانات المتطورة باستمرار. يمكن للمؤسسات الكبيرة والمؤسسات ذات الاحتياجات الأكثر تعقيدًا الاستثمار في برامج إدارة أوامر العمل، مثل أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة أو أنظمة إدارة أصول المؤسسة.

بالإضافة إلى إنشاء أوامر العمل الأساسية وتتبعها، تستخدم أنظمة إدارة أصول المؤسسة وأنظمة إدارة الصيانة المحوسبة تطبيقات محمولة وتقنيات مستندة إلى السحابة. تساعد هذه التقنيات فرق الصيانة على تخطيط الصيانة الوقائية، وتحليل المهام المنجزة، ووضع تصورات للبيانات وإعداد التقارير عنها، وتحسين إدارة المخزون.

يمكن أن يساعد دمج نظام إدارة أوامر العمل المؤسسة على:

سيعمل نظام إدارة الصيانة المحوسب أو برنامج إدارة أصول المؤسسة عالي الجودة على تخطيط طلبات الخدمة وأوامر العمل وإنشائها وتتبعها وتنظيمها تلقائيًا، ما يغني مديري الصيانة والمشرفين عن مهام تخطيط المهام المرهقة. كما يتيح استخدام نظام إدارة أوامر العمل الرقمي للمؤسسة أيضًا تخزين كميات كبيرة من البيانات إلكترونيًا، ما يقلل من النفقات المرتبطة بتخزين الأوراق.

مع وجود كل بيانات أوامر العمل في مكان مركزي، يمكن لجميع أعضاء فريق الإدارة تتبع أوامر العمل في أثناء انتقالها عبر سير العمل. تُعزز منصات نظام إدارة الصيانة المحوسب/إدارة أصول المؤسسة المزودة ببرامج مصاحبة للأجهزة المحمولة الوصول، من خلال استخدام إشعارات الدفع والسماح لأعضاء الفريق بعرض المهام وتحريرها في الوقت الفعلي.

يتيح برنامج إدارة أوامر العمل للمؤسسة تجميع بيانات أوامر العمل وعرضها وفقًا لاحتياجاتها المحددة. ويمكن لفرق الصيانة إنشاء تقارير قابلة للتخصيص وعرضها، ووضع تصورات لبيانات الاتجاهات التي تساعد على تبسيط إدارة الأصول والتنبؤ بالصيانة الوقائية.