ما المقصود بإدارة السعة؟

وغالبًا ما يحدث خلط بين إدارة السعة وإدارة الموارد. يحدث هذا عادةً لسببين رئيسيين. أولًا، يبدو كلا المصطلحين وكأنهما يصفان نفس النوع من الأشياء، رغم أن هذا ليس هو الحال. ثانيًا، يصف كلا المصطلحين الأنشطة التي ينبغي أن تحدث في وقت مبكر من تاريخ المؤسسة، خلال مراحل التخطيط المفاهيمي المبكرة.

لكن إدارة السعة وإدارة الموارد ليستا عبارتين مترادفتين. بل مصطلحان متتاليان، ومن المهم هنا الحفاظ على التسلسل. خلال مرحلة التخطيط، تُعدُّ إدارة السعة أحد أنشطة التخطيط الرئيسية — وهي مهمة جدًا لدرجة أنها عادة ما تسبق معظم الاعتبارات الأخرى.

فيما يلي الفرق بين الاثنين:

• إدارة السعة هي عملية تحديد أساسية تهدف إلى معرفة ما إذا كان المشروع المخطَّط سيتمكّن من تنفيذ وظائفه التشغيلية الطبيعية كما هو مُخطَّط لها أم لا.

• إدارة الموارد هي مجموعة الإجراءات والعمليات التي تساعد على تحديد كيفية تنسيق الموارد المتاحة والتفاصيل المختلفة التي تحكم متى يتم إكمال العمل المتوقع وكيف.  

تتطرق إدارة السعة إلى جوانب من تخطيط الموارد وتخطيط المشاريع، لكنها تُلخِّص استنتاجاتها في مجموعة واحدة من المقاييس المحفزة؛ وهل سيتمكّن المشروع المخطَّط من معالجة حجم عبء العمل المتوقع وتنفيذ متطلبات العمل أم لا.

وليس هذا سوى جانب واحد من إدارة السعة، فهناك جانب آخر يتطلب شيئًا من التنبؤ يتمثل في توقع للطلب المستقبلي وكيف سيتمكّن النظام من استيعاب هذا النمو قبل أن يأتي وقت تتحوّل فيه الاحتياجات المستقبلية إلى متطلبات حالية.

قبل المضي قدمًا، من المنطقي تحديد المعاني المختلفة لعبارة "إدارة السعة" لتجنب أي لَبس أو ارتباك. في الواقع هناك ثلاثة "منظورات متوسّعة" لهذا المصطلح، كل منها يتعلق بمعنى محدد من حيث الحجم ومدى التوسع:

• منظور الشركة: هذا هو المنظور "الكلي" لمسرح عمليات الشركة الإجمالي. يتم ملء ذلك من خلال مشاريع عملاء متنوعة، وكلها مدفوعة بمعايير واحتياجات وجداول زمنية فريدة لإدارة المشاريع.

• المنظور التشغيلي: من حيث الكفاءة التشغيلية، تعني إدارة السعة تخطيط الموارد وكيفية إدارة الأفراد والمواد والآلات بقواعد ثابتة لتوافر الموارد وسعة الموارد.

• منظور تكنولوجيا المعلومات: اعتبر هذا بمثابة نظرة "مصغرة" للأعمال. وهنا تنتقل إدارة السعة إلى "ما في الداخل" لمراقبة موارد تكنولوجيا المعلومات وكيفية تنسيقها مع خدمات تكنولوجيا المعلومات والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لقياس أحجام البيانات بكفاءة وفاعلية.

ولأغراض هذه المناقشة، نأخذ في الاعتبار المستويات الثلاثة للمصطلح في وقت واحد؛ لأن هذه هي طريقة سير الأعمال. وعادة ما يحدث كل شيء في وقت واحد، وغالبًا ما يتعين تبني منظورات متعددة في آن واحد.

لا تقتصر إدارة السعة على مجرد مراقبة حدود سعة التخزين والتأكد من وجود مساحة كافية للأصول. يتطلب التعامل الفعال مع مشكلات السعة تطبيق أساليب التنبؤ وبيانات الاستخدام والتشغيل والذكاء الاصطناعي لدراسة المشاريع السابقة والتخطيط لمشاريع جديدة. وفيما يلي الخطوات الرئيسية المتبعة في عمليات إدارة السعة:                                   

• القياس: دراسة مدى سعة الموارد الحالية من خلال قياس إجمالي الموارد المختلفة للمؤسسة وكيفية استخدامها.

• المراقبة: تتبع توافر الموارد، وكيفية استخدام الموارد في الوقت الحالي وكيف تمت الاستفادة منها فيما سبق.

• التخصيص: تحديد أولويات أعباء العمل وسير العمل وتحديد تخصيص الموارد، وفقًا لدرجة توافر الموارد ومتطلبات العمل الملحة.

• إعادة المعايرة: إعادة استخدام البيانات السابقة المسجَّلة من مشاريع سابقة لتساعدنا على تحديد توقعات المشروع للمشاريع الحالية والمستقبلية.

• وضع التوقعات: يعد تقدير القدرات المستقبلية والطلبات القادمة على الموارد في المشاريع القادمة جزءًا أساسيًا من عملية إدارة السعة.

تتصدى مختلف المؤسسات لمشكلات إدارة السعة لديها باستخدام أساليب واستراتيجيات متنوعة. وتعكس الاستراتيجيات التالية مستويات متعددة من إدارة الأداء.

توجد عدة طرق يمكنك من خلالها تطبيق مبادئ إدارة سعة الأعمال. فمن الطرق تطبيق استراتيجية التأخر؛ إذ تتخذ المؤسسة نهج عمل متأنيًّا وأكثر تريثًا بدلًا من اتّباع نهج عمل اندفاعي وأكثر استباقية. تنتظر المؤسسات التي تستخدم استراتيجية التأخر زيادة سعتها حتى ينمو الطلب بشكل كافٍ.

في هذه الاستراتيجية، لا تسعى الشركة إلى الانخراط في التنبؤ بالطلب، بل بدلًا من ذلك تنتظر ظهور إحصاءات وأرقام قوية تشير إلى زيادة الطلب. وغالبًا ما يتم اختيار هذا الخيار من قِبل الشركات ذات قواعد العملاء القوية، لكنها قد تتعامل مع قيود في الميزانية.

بالنسبة للمؤسسات التي ترغب في اتباع نهج أكثر انخراطًا واستباقية لإدارة السعة، هناك استراتيجية زيادة السعة مسبقًا التي يجب أخذها في الاعتبار. وهنا تعزز الشركة سعتها الإنتاجية توقعًا للطلب المستقبلي القادم.

الفائدة الواضحة للمؤسسة هي أنها تصبح مستعدة بشكل أفضل لتلبية هذا الطلب القادم، إذا تحقق كما هو متوقع. ويمكن العثور على مثال لاستراتيجية زيادة السعة مسبقًا المتبعة عادةً في شركات الألعاب التي تعدّل إنتاجها توقعًا لموسم التسوق في احتفالات رأس السنة. يعتمد هذا النهج الجريء عادةً على التنبؤ بالطلب المستقبلي.

في نوع هجين من النُهج، تسعى استراتيجية السعة المتوسطة إلى احتلال المنطقة الوسطى بين النهج الجريء (استراتيجية زيادة السعة مسبقًا) والنهج التفاعلي (استراتيجية التأخر). وتبعًا لذلك، تسعى استراتيجية السعة المتوسطة إلى إيجاد السعة التي ستطابق متوسط الطلب المتوقع لديها.

من بعض النواحي، يمكن أن تثبت هذه الاستراتيجية أنها محفوفة بالمخاطر، على الرغم من أنها بناءً على المتوسطات الواسعة، فإن هذا النوع من الموازنة بين السعة ومستوى الطلب المتوقع من المفترض أن ينجح إذا تبين أن تقديرات الشركة المتوسطة موثوق بها. ولذا تُعدُّ جودة التنبؤات في المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية.

تُعدُّ استراتيجية مطابقة السعة في الواقع تعديلًا لاستراتيجية زيادة السعة مسبقًا. والفرق الرئيسي بينهما هو الاستثمار.

في استراتيجية زيادة السعة مسبقًا، تستثمر الشركة في مزيد من السعة تحسبًا للطلب المستقبلي. إن استراتيجية مطابقة السعة تحقق معظم الأهداف نفسها دون حاجة إلى إنفاق مبالغ مالية كبيرة مقدمًا. بل بدلًا من ذلك، اختارت الشركة إدارة البيانات الواردة حول الطلب الحالي الفعلي بدقة، وستقوم بالتعديل بناءً على تلك النتائج. تعتمد استراتيجية مطابقة السعة بشكل كبير على مراقبة اتجاهات السوق الناشئة والمتطورة واتخاذ إجراءات سريعة بناءً على البيانات الناتجة.

هناك ما لا يقل عن ستة أسباب تدفع المؤسسات إلى اللجوء إلى استراتيجيات وحلول فعالة لإدارة السعة:

• تقليل إجهاد الموظفين: تساعد إدارة السعة على الحد من إرهاق الموظفين، حيث ستعرف المؤسسة متى يحتاج وضع العمل إلى توظيف مزيد من العاملين.

• تحسين استخدام الموارد وتخصيصها: اثنان من المقاييس الرئيسية التي تراقبها إدارة السعة هي استخدام الموارد وتخصيص الموارد. ومن خلالهما، تستطيع المؤسسات تحسين الأداء وتعزيز وفورات التكاليف.

• إدارة مخزون أكثر سلاسة: يمكن عادة حل مشكلات سلسلة التوريد التقليدية عندما يتم تمكين إدارة المخزون بشكل أكثر فاعلية من خلال الدعم المدروس الذي تقدمه إدارة السعة.

• نظرة شاملة للموارد البشرية: من خلال وضع مبادئ إدارة السعة موضع التنفيذ، يمكن للشركات استخلاص رؤية أشمل لمواهب الشركة، بما في ذلك القدرات المتوقعة والقيود المفروضة على أعضاء الفريق.

• تحسين وضع الميزانية وصنع القرار: الهدف هو اتخاذ أذكى القرارات الممكنة. حيث تدعم إدارة السعة هذا من خلال تمكين مجموعة من اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات ووضع ميزانيات واقعية.

• زيادة كفاءة الإنتاج: ترتفع الكفاءة بشكل عام عندما تتم جدولة دورات الإنتاج مسبقًا باستخدام تخطيط السعة وإدارة السعة.

تعمل إدارة السعة الفعالة على إيجاد وسائل للتصدي للتحديات المستمرة التي قد تؤثر سلبًا في الكفاءة.

• العوائق (الاختناقات): تمامًا مثل حالات الاختناق المروري حين تتكدس المركبات على الطريق ويتعذر على أي سيارة التحرك، يعد العائق (الاختناق) نقطة فشل تتقلص فيها السعة لتصبح مجرد تدفق ضعيف ولا يمكنها تلبية الطلب. وتكون النتيجة حدوث تأخيرات في المعالجة وانقطاع في الأداء الوظيفي. ولعل وراء هذه الاختناقات جملة من الأسباب المحتملة؛ معظمها يتعلق بمشكلة في المزامنة من نوع خاص. على سبيل المثال، قد تتدفق أعباء العمل بسرعة أكبر مما يمكن استيعابه بشكل صحيح، أو أن جزءًا من العملية يعمل قبل موعده المحدد ويتجاوز ما تم تحديده أثناء تخطيط السعة. يتم تحقيق اكتشاف الاختناق عن طريق فحص الموارد ذات معدلات استخدام السعة المنخفضة.

• النقص: يحدث النقص عندما لا تستطيع القدرة التشغيلية للنظام مواكبة الطلب. ويحدث النقص لأسباب عديدة متنوعة. قد يكون أولها والأهم هو أن المنظومة بكل بساطة لا تملك سعة كافية لتلبية الطلب. أو قد يكون هناك نقص في العمالة يفاقم الوضع، أو مشكلة ميكانيكية أو حاسوبية في الآلات المستخدمة في المعتاد. وبالمثل، فإن ظهور نقص في مواد الإنتاج الخام أو تقلبات في الجودة يمكن أن يؤدي إلى النقص. ولهذا تبذل الشركات جهودًا كبيرة لوضع خطط لإدارة السعة ودمج البيانات الفورية في ممارسات التنبؤ الخاصة بها.

تتوفر العديد من أدوات إدارة السعة شائعة الاستخدام، تشمل ما يلي:

• برنامج Excel: هذا هو برنامج قاعدة البيانات الرائد من Microsoft ويحمل العديد من الأدوات لإدارة السعة، مثل المعالجة متعددة الخيوط (التي تُقلل من أوقات الحساب) وتحسين استخدام الذاكرة

• أداة Float: تُعدّ Float أداة لتخطيط السعة توفر رؤًى فورية حول توفر الموظفين، ما يمنح فرق العمل الوسائل لتحسين توزيع عبء العمل. وتُجري أداة Float حسابات السعة تلقائيًا.

• منصة Jira: تعتمد فرق العمل التي تعمل بالأسلوب الرشيق على منصة Jira لأسباب عديدة. فمنصة Jira بها لوحات معلومات للمستخدمين الفرادى ولوحات معلومات للمشاريع الجماعية، وتضمن أن جميع الأطراف المعنية معهم صلاحية الوصول إلى بيانات الفريق.

• شركة Kantata: تتعامل شركة Kantata Software مع الخدمات المهنية وإدارة الخدمات. حيث تنجح قاعدة بياناتها في تصنيف مهارات الفريق وتقديم اقتراحات للموارد بناءً على بعض المتغيرات؛ كالتسعير مثلًا.

• منصة Runn: تساعد منصة Runn مستخدميها على التخطيط للمشاريع والحفاظ على الموارد اللازمة للتنبؤ بطلب الموارد، لضمان الحفاظ على مستويات الخدمة المتوقعة في كافة الأوقات.