5 خطوات لتطوير استراتيجية أتمتة البيانات

تُسفر التطورات التقنية الجديدة والمُثيرة، لا سيما فيما يتعلق بتحليلات البيانات، عن مشكلة متزايدة تواجه الشركات من جميع الأحجام: وهي إدارة البيانات. كانت إدارة البيانات تقليديًا عملية تستغرق وقتًا طويلاً ومضنية، ولكنها الآن يتم إعادة ابتكارها بالكامل بفضل أتمتة البيانات.

تتيح تقنية إدارة البيانات للمؤسسات تخزين ومعالجة وتحليل البيانات من خلال أدوات التقنية والبرمجيات. يدفع هذا المؤسسات، بغض النظر عن حجم البيانات، إلى البحث عن تحليلات البيانات وعمليات الأعمال الأكثر كفاءة وفعالية. إنها ليست حلاً واحدًا يناسب الجميع؛ ومع ذلك، هناك بعض الخطوات الشائعة التي يجب مراعاتها عند تطوير استراتيجية أتمتة البيانات. 

1. حدد العمليات والمهام التي يجب أتمتتها
2. تأكد من استخدام أدوات الأتمتة الصحيحة
3. اتخذ خطوات تدريجية
4. ابحث عن استشاري أو مستشار موثوق
5. قم بمراقبة وتحسين الاستراتيجية

أتمتة البيانات عملية معقدة تستفيد من التقييم الاستراتيجي قبل التنفيذ. يجب على الأطراف المسؤولة تقييم عمليات البيانات التي تستغرق معظم الوقت. يمكن أن يشمل ذلك العمليات التي تنطوي على خطوات يدوية زائدة عن الحاجة، مثل إدخال البيانات أو التكامل أو التحليل، أو تلك التي تتطلب وقتاً وجهداً زائداً من فريق البيانات. 

بمجرد تحديد العمليات المستهدفة لأتمتة البيانات، تكون الخطوة التالية هي تقييم هذه العمليات بالنظر إلى الخطوات اليدوية لكل عملية أو مسار. من خلال النظر في هذه المهام، قد تختار المؤسسة اتجاهات مختلفة لتتخذها أو تصب المزيد من الاهتمام على مسار واحد بدلًا من الآخر بناءً على مدى تعقيد عملية الأتمتة. 

ما يجب القيام به: ابحث عن العمليات التي يمكن أن توفر على فرق البيانات أكبر قدر من الوقت وتحقق أعلى عائد على الاستثمار. من خلال تقييم العمليات وتصنيفها بشكل استراتيجي، يمكن للقادة وضع استراتيجية مناسبة للأتمتة. يمكن أن يساعد ذلك فرق البيانات والمهندسين على التركيز على استخلاص رؤى ومهام سير عمل أكثر إنتاجية من تلك الناتجة عن إدارة البيانات التقليدية.

حدد المهام التي تتطلب الأتمتة وقم بتصنيفها من الأكثر إلى الأقل تعقيدًا. رغم استهلاكها للوقت، إلا أنها عملية جديرة بالاهتمام حيث ترتبط بجهود المؤسسة طويلة الأجل في مجال أتمتة البيانات وإدارة البيانات. بشكل منفصل، افهم المتطلبات التقنية لأتمتة المهام المطروحة وتأكد من توافقها مع قدراتك وأهداف عملك.

يجب أن يكون لدى مؤسستك فكرة جيدة عن العمليات التي يجب استهدافها للأتمتة، والمهام المحددة داخل هذه العمليات التي تحتاج إلى الاهتمام. حان الوقت الآن لاختيار أداة الأتمتة المناسبة لمعالجة البيانات التي تلبي متطلبات مؤسستك المحددة. من الضروري أيضًا مراعاة القدرات الأخرى الضرورية وذات الصلة، بما في ذلك القابلية للتوسع والأمان وقابلية الملاحظة والتكامل.

ما يجب القيام به: خذ كل المعلومات التي جمعتها حول العمليات والمهام لتحديد الأداة المناسبة لأتمتة أعمال مؤسستك. قيّم إمكانات كل أداة واعثر على المطابقة التي تلبي أهداف عمل مؤسستك.

قد تختار المؤسسة إدخال حلول أتمتة البيانات في أعمالها، لكن لا ينبغي أن يكون تحولًا شاملاً من البداية. قد يكون النهج أكثر تدرجاً، مما يتطلب من فرق البيانات والموظفين الآخرين التحلي بالصبر مع زيادة قدرات إدارة البيانات. بما أن أتمتة البيانات تتطلب بعض التعلم، فقد لا يتم أتمتة العمليات الأكثر أهمية للأعمال في المؤسسة إلا بعد فترة.

ما يجب القيام به: ابدأ بالصبر. اتخذ نهجًا تدريجيًا نحو الأتمتة. ساعد في ضمان حصول فريقك على خبرة في استخدام الأدوات المؤتمتة والاستراتيجية الجديدة قبل تطبيق الأدوات على أهم جوانب العملية أو المسار. خذ الوقت الكافي للاطلاع على فوائد أتمتة البيانات ثم قم بتوسيعها حسب الضرورة. 

قد تتمثل بعض هذه الخطوات التدريجية في اصطحاب الموظفين للتدريب، فريقًا تلو الآخر، لفهم هدف استراتيجية الأتمتة بشكل أفضل. ابدأ باستهداف جزء واحد من العمل للتنفيذ. إذا نجح ذلك، فيمكن للمؤسسة التفكير في التوسع إلى أجزاء أخرى من العمل. خصص وقتًا لتحديد خط أساس لكيفية عمل الاستراتيجية.

تتوفر مجموعة واسعة من أدوات أتمتة البيانات. يعد وجود مستشار موثوق به يتمتع بمهارات في إدارة البيانات والتحليلات أمرًا أساسيًا لنجاح الأتمتة في مؤسستك. في حين أن بعض قادة الأعمال قد يفكرون في إبقاء جميع الأعمال داخلية، فقد لا يكون هذا هو القرار الأفضل. من خلال الاستعانة بخبير خارجي، يمكن للمؤسسة الحصول على أحدث الرؤى حول هندسة البيانات وذكاء الأعمال.

ومن دون مستشار موثوق به أو استشاري متمرس، قد تتعثر المؤسسة في عقليات قديمة ومقاومة للتغيير. وقد يؤدي ذلك إلى خلل في التنفيذ ومشكلات طويلة الأجل تتعلق بالعمليات. إذا لم يتم تنفيذ استراتيجية أتمتة البيانات بشكل صحيح، فقد يعني ذلك أن بعض العمليات لن تتعافى أبدًا أو تستغرق وقتًا طويلاً لاستردادها. وهذا يكلف الشركة موردين هامين: الوقت والمال.

ما يجب القيام به: قد يكون من مصلحة المؤسسة الاستعانة بمستشار أو استشاري من جهة خارجية. ابحث عن خبير لديه خبرة في أهداف العمل التي حددتها مؤسستك لتحقيقها. يجب أن يتمتع هذا الخبير بخبرة في العمليات والمهام التي تتطلع إلى أتمتتها.

الأتمتة هي عملية تكرارية يتم إنشاؤها باستخدام التحسينات التدريجية. تتطلب هذه الأنواع من العمليات تحديثات وتعديلات مستمرة بعد مرحلة التطوير. يتطور عالم البيانات والأتمتة بوتيرة سريعة جدًا، لذا فإن الاستراتيجية ذات الصلة والفعالة تكون دائمًا قيد التقدم. بينما يمكن تنفيذ بعض العمليات وتطبيقها وتركها دون تدخل، تتطلب الأتمتة ملاحظات ومناقشات مستمرة.

ما يجب القيام به: يجب أن يكون هناك فريق يتابع عمليات الأتمتة القائمة. كما يجب أن يكون لدى الموظفين الآخرين الذين يتفاعلون معها آلية لتقديم ملاحظات حول كيفية عمل الأتمتة. يحتاج الفريق المسؤول عن المراقبة إلى حوار مفتوح مع قادة الأعمال حول العمليات التي تحتاج إلى تحديث وأي منها لم يعد مفيدًا للأعمال.

تبحث أي مؤسسة تسعى لمواكبة التكنولوجيا المتطورة عن استراتيجيات جديدة تدفعها إلى التقدم لتتفوق على منافسيها. تعد استراتيجية أتمتة البيانات حلًا حاسمًا يمكن أن يدفع المؤسسة إلى اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على رؤى البيانات في الوقت الفعلي. يتطلب ذلك من المؤسسة أن تخصص وقتًا وجهدًا لعملية التنفيذ وأن تتبع الخطوات التي تساعد في ضمان نتيجة إيجابية للأعمال.