6 الاستراتيجية لإدارة تكاليف تكنولوجيا المعلومات بكفاءة في عام 2025

يساعد ظهور التحول الرقمي وانتشار استخدام الحوسبة السحابية في تقديم خدمات فريدة للعملاء عبر الإنترنت، وهو ما يدفع العديد من المؤسسات إلى اعتبار نفسها شركات تقنيات. وتتزايد ميزانيات التقنية بالتناسب مع هذا الواقع الجديد. ومن المتوقع أن يرتفع الإنفاق على تكنولوجيا المعلومات إلى 5.74 تريليونات دولار أمريكي في عام 2025، بزيادة قدرها 9.3% مقارنةً بعام 2024. 

يرغب الرؤساء التنفيذيون والمديرون الماليون في الاستثمار في خدمات تقنية المعلومات والتقنية لأنهم يدركون ويقدِّرون أهميتها في بناء الأعمال الحديثة وتقديم منتجات استثنائية وخدمات عملاء ممتازة. بالإضافة إلى ذلك، فهم يسعون أيضًا إلى التركيز على تخصيص التكاليف وتوقع تحقيق انضباط أكبر من المديرين التنفيذيين لتقنية المعلومات وفرقهم، ما يزيد من الضغط على المديرين التنفيذيين لتقنية المعلومات لتبرير كل نفقاتهم وتتبعها بدقة.

تتمثل أفضل طريقة لتحقيق هذا الهدف في إدارة تكاليف تقنية المعلومات، وهي العملية التي يتولى من خلالها المديرون التنفيذيون لتقنية المعلومات وأقسام تقنية المعلومات تقدير التكاليف المرتبطة بالإنفاق على التقنية في مؤسساتهم والتحكم فيها.

لقد ازدادت أهمية إدارة تكاليف تقنية المعلومات في ظل تصدر ضبط التكاليف لقائمة أولويات جميع المؤسسات من مختلف القطاعات. ببساطة، لا يستطيع قادة تقنية المعلومات تحمل زيادة تكاليف المشروع التي تؤدي إلى تجاوز الميزانية.

هناك عدة طرق يستطيع من خلالها قسم تقنية المعلومات داخل المؤسسة إدارة التكاليف بشكل غير فعال. كما يمكن بناء مركز بيانات محلي حديث، ليكتشفوا فيما بعدُ أن تكاليفهم يمكن أن تنخفض إلى النصف من خلال اعتماد حلول سحابية بالكامل. أو يمكنهم ترحيل جميع بياناتهم إلى مزود خدمات سحابية واحد، ليجدوا أنهم يدفعون التكاليف الكاملة للخدمات السحابية، رغم استخدامهم لجزء محدود منها لفترة زمنية طويلة. أو يمكنهم الحصول على ترخيص برامج مرتفعة التكلفة لإدارة المشروعات، ليكتشفوا فيما بعدُ أنها تُستخدم من قِبَل عدد محدود من الموظفين.

لا تقتصر إدارة تكاليف تقنية المعلومات على خفض التكاليف فحسب، بل تستلزم أيضًا اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً تزيد من الإيرادات، ومن ثمَّ زيادة الأرباح في النهاية. يُكلَّف المديرون التنفيذيون للمعلومات بالمزيد من المسؤوليات المتعلقة بالأعمال بشكلٍ متزايد، حيث يدرك المديرون التنفيذيون وغيرهم من الأطراف المعنية أن التقنيات هي ساحة المعركة التنافسية المقبلة.

يستطيع المديرون التنفيذيون لتقنية المعلومات تحديد أولويات الاستثمارات في مجالات محددة من شأنها تحقيق إيرادات إضافية. على سبيل المثال، يؤدي الانتقال إلى استخدام منصة حديثة لإدارة علاقات العملاء (CRM) بدلًا من استخدام جداول بيانات و/أو سجلات لامركزية إلى تكبد تكلفة أولية، لكن قد يؤدي ذلك الأمر إلى زيادة الكفاءة وتحسين المبيعات لاحقًا.

في النهاية، تسعى المؤسسات إلى إدارة مالية شاملة لجميع أقسامها، ومن الحكمة أن تسعى أقسام تقنية المعلومات إلى تحقيق الانضباط والشفافية في عملياتها لتبقى متسقة مع بقية المؤسسة.

ينبغي أن تضع المؤسسات نهجًا واضحًا ومحددًا لإدارة تكاليف تقنية المعلومات لضمان تحقيقها لأهدافها بكفاءة وتحقيق معدلات التوفير المطلوبة في التكاليف في نهاية المطاف.

• البدء بتحليل شامل للتكاليف: ينبغي أن تعمل أقسام تقنية المعلومات أولًا على قياس النفقات الحالية حتى تعلم مدى كفاءة أو عدم كفاءة عملياتها الحالية، وحساب مقدار الإنفاق غير الضروري، وتحديد المجالات التي يمكن خفض التكاليف فيها أو تجري فيها تعديلات أخرى لتحسين الوضع الحالي لقسم تقنية المعلومات لديها.
• وضع أهداف واضحة: ينبغي أن تتوفر لدى المديرين التنفيذيين لتقنية المعلومات مقاييس لتحليل نهجهم، تمامًا مثل أي وحدة أعمال أخرى. ومن المُسلّم به أن إدارة تكاليف تقنية المعلومات تستلزم وضع أهداف واضحة وتتبع نجاحاتها لضمان أنها تقدم للمديرين التنفيذيين ما انتظروه منها.
• دقة توقع النفقات: لم يعد بإمكان المديرين التنفيذيين لتقنية المعلومات الاستمرار في السماح لمبادراتهم بتجاوز الميزانيات. حيث إنهم يتوقعون أن تشمل توقعات ميزانية تقنية المعلومات التكاليف الفعلية مع جداول زمنية واقعية وفهم جيد لمدى تأثير المشروع المكتمل في الأعمال. ومن الضروري أن يتضمن أي نهج حديث لإدارة تكاليف تقنية المعلومات تقديرًا دقيقًا للتكاليف وميزانيات مفصلة للمشروع تراعي أي تفاوتات محتملة.
• تحديد التكاليف الإجمالية للملكية: تتطلب كل عملية من عمليات تقنية المعلومات تحليلًا للتكاليف بحيث يوفر صورة واضحة عن تكاليفها التقنية، وتحليل تكاليف تشغيل تقنية المعلومات، والنفقات الرأسمالية، والترحيل، وترقيات الخوادم، والصيانة، وغيرها من الاعتبارات.
• التدريب أو إعادة تدريب الموظفين: توجد تكلفة غير مباشرة للخدمات التقنية - سواء أكان موظفو المؤسسة يستخدمون الخدمات التقنية التي تطورها المؤسسة أو ترخصها أم لا. ومن الضروري أن تستثمر المؤسسات في تمكين موظفيها من الاستفادة من الخدمات التقنية أقصى استفادة ممكنة، وإلا فقد تصبح هذه الخدمات غير مستخدمة أو جزءًا من الدين الإجمالي للخدمات التقنية في المؤسسة.
• تغيير ثقافة المؤسسة: عمليات تقنية المعلومات الناجحة عبارة عن تعاون بين الموظفين والتقنية. وعلى المؤسسات التي تسعى إلى إدارة تكاليف تقنية المعلومات أن تبذل أيضًا قصارى جهدها لرفع مستوى مهارات موظفيها والتأثير في ثقافتهم بهدف التركيز على توفير التكاليف وتحسين الكفاءة. وفي هذا الصدد، ينبغي أن تشجع المؤسسة موظفيها على تحديد البرامج غير المستغلة أو غير المستخدمة على الإطلاق، والمساعدة في ابتكار طرق لخفض التكاليف أو تعزيز الكفاءة، والتفكير في طرق للتخلص من أو تجنب الديون الناجمة عن الخدمات التقنية قبل أن تصبح عبئًا ماليًّا كبيرًا على المؤسسة.

يعد تحسين التكاليف أولوية قصوى لأي مؤسسة. فلا تقتصر إدارة تكاليف تقنية المعلومات على خفض الخدمات الحالية فحسب، بل تشمل أيضًا تعظيم قيمتها. لذا يمكن أن تؤدي الاستراتيجية والاستثمار الصحيحان إلى زيادة الإيرادات، أو الاحتفاظ بالعملاء على الأقل.

1. تحسين التقنيات السحابية

لقد ارتفع معدل الإنفاق على التقنيات السحابية بنسبة تتراوح بين نحو 20% و30% سنويًّا لعدة عوامل منها تقديم عمليات ترحيل سحابي تتجاوز الميزانية أو فشل التقنيات السحابية في تحقيق معدلات خفض التكاليف المتوقعة.

ترتفع تكاليف التقنيات السحابية لعدة أسباب منها دفع تكاليف السعة غير المستخدمة، أو عدم وضوح الرؤية في إنفاقها، أو الدفع مقابل تخزين إضافي لبيانات غير أساسية. وبشكل عام، إن المؤسسات التي تنتقل إلى السحابة ثم "تضبطها وتنسى أمرها" من المرجح أنها تنفق أكثر من اللازم  . وتشكل إدارة تكاليف التقنيات السحابية أهمية كبيرة لأي برنامج إدارة تكاليف تقنية المعلومات؛ نظرًا إلى احتمالية ارتفاع معدل استخدام التقنيات السحابية مع استخدام الذكاء الصناعي، ولا سيما الذكاء الاصطناعي التوليدي، والذي تقدر شركة McKinsey أنه يمكن أن يوفر زيادة في القيمة تتراوح بين 2.6 تريليون و4.4 تريليونات دولار أمريكي سنويًّا. ومن ثمَّ، سترتفع تكاليف التقنيات السحابية المرتبطة بالذكاء الاصطناعي التوليدي مع الاستخدام، بما يتجاوز تكلفة ترخيص النماذج وإدارة البشر أو تنسيق النتائج.

2. الأتمتة

يمكن الآن أتمتة عدد متزايد من خدمات تكنولوجيا المعلومات بالكامل، بما في ذلك توفير الخادم وتكوينه، وإدارة البنية التحتية وتحديث البرمجيات. تعمل الأتمتة على تقليل الحاجة إلى العمالة البشرية لإكمال المهام اليدوية، وتفرغهم للتركيز على المهام الأهم والاستراتيجيات ذات الأولوية.

3. المحاكاة الافتراضية للخادم وسطح المكتب

تتضمن المحاكاة الافتراضية تقسيم الموارد من جهاز كمبيوتر واحد (مثل المعالجات، والذاكرة، والتخزين) إلى عدة أجهزة افتراضية. توفر المحاكاة الافتراضية المال من خلال توفير استخدام أكثر كفاءةً للموارد. قبل ظهور المحاكاة الافتراضية، كان كل خادم تطبيقات يحتوي على وحدة معالجة مركزية خاصة به، وهو ما أدى إلى هدر كبير في قدرة المعالجة، حيث لم يكن العديد من الخوادم يعمل بكامل طاقته. فجاءت تقنية المحاكاة الافتراضية كي تتيح للمؤسسات مطابقة كل تطبيق مع جهازه الافتراضي ونظام التشغيل الخاص به على جهاز كمبيوتر فعلي واحد.

4. تقييم تراخيص البرامج

يعني تصاعد سوق البرامج كخدمة (SaaS) أنه صار يمكن للمؤسسات ترخيص التقنية من مزودي خدمات خارجيين بشكلٍ متزايد لتقليل تكاليف خدمات تقنية المعلومات الداخلية لديها. ومع ذلك، من المحتمل أن تتراكم الاشتراكات غير الضرورية أو غير المستخدمة مع مرور الوقت، وأحيانًا تدفع المؤسسة رسومًا مقابل خدمات لم تعد تستخدمها. وتشتمل أي استراتيجية شاملة لإدارة تكاليف تقنية المعلومات على إعادة تقييم متخصصي تقنية المعلومات للتراخيص باستمرار للتأكد من أن المؤسسة تدفع فقط للحلول التي تستخدمها والتي تُنتج قيمة أعلى من تكلفتها.

5. دورة حياة تقنية المعلومات وإدارة الأصول

كلما طالت دورة حياة البرامج وخدمات تقنية المعلومات الأخرى، زادت الفترة الزمنية التي تستفيد خلالها المؤسسة من هذه الخدمات. وتحتاج المؤسسات إلى رؤية واضحة في الوقت الفعلي لخدماتها ويلزمها تقييم كل جزء من أنظمة تقنية المعلومات لديها باستمرار لفهم كل جزء من بنيتها التحتية وكيفية أدائها ومتى تحتاج إلى الصيانة أو الاستبدال.

6. الترقية إلى تقنية جديدة

يساعد شراء أو ترخيص تقنية جديدة الشركة على توفير الأموال - على الرغم من أن الأمر قد يبدو متناقضًا في البداية. وغالبًا ما تتراكم الديون التقنية بسبب استخدام التقنيات القديمة، وهو ما يؤدي إلى تحمل نفقات تؤثر سلبًا في المستقبل نتيجة اتخاذ قرارات غير مثالية في الوقت الحالي. ومن أمثلة الديون التقنية: الهندسة بقيم مشفرة بشكل ثابت، أو تصحيح مؤقت بدلًا من إصلاح السبب الأساسي أو اختيار منصة أقل تكلفةً لا توفر جميع الخدمات الضرورية. وكلها ستؤدي إلى تكاليف إضافية للصيانة في نهاية المطاف، حتى لو تم تأجيل هذه التكاليف اليوم.

رغم تحمل تكلفة فورية، يساعد الاستثمار في التقنيات الجديدة الشركةَ في تحقيق كفاءة أكبر، وابتكار حلول جديدة للعملاء بسهولة أكبر، وتجنب الاختراقات الأمنية المُكلفة، وبالتالي زيادة الإيرادات وخفض التكاليف على المدى الطويل.

تتزايد أهمية أدوار المديرين التنفيذيين للمعلومات داخل المؤسسات، ومن المتوقع في النهاية أن يكون لهم تأثير إيجابي على المحصلة المالية النهائية. لذلك، يجب أن تكون إدارة تكاليف تقنية المعلومات عنصرًا محوريًّا في اختصاصاتهم حتى يتمكنوا من معرفة كيفية زيادة إيرادات تقنية المعلومات مع الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة. كما سيتم التعامل مع المديرين التنفيذيين للمعلومات الذين يقومون بتتبع السلامة المالية وتحليلها وتوفيرها لأقسامهم بشكل استباقي ومنهجي كشركاء قيّمين ومتساوين في الإدارة العليا والتأثير بشكل إيجابي في مؤسستهم، التي تعتمد بلا شك على التقنية أكثر من أي وقت مضى في تاريخها.