7 خطوات لإدارة عملية أمر العمل
أوامر العمل هي القوة الدافعة وراء آلية إدارة الأصول في أي مؤسسة. كلما أرسل شخص أو جهة ما طلب خدمة، يجب على فريق الصيانة الذي يستلمه إعداد ورقة رسمية و/أو وثيقة رقمية تتضمن جميع تفاصيل مهام الصيانة وتحدد عملية لإتمام المهام. ويطلق على هذا المستند اسم أمر عمل.
الغرض الأساسي من أمر العمل هو ضمان اطلاع جميع أفراد عملية الصيانة على مهام سير العمل، ما يساعد المؤسسة في النهاية على تنظيم أعمال الصيانة والتواصل بشأنها وتتبعها بطريقة أكثر كفاءة.
النشرة الإخبارية الخاصة بالمجال
أحدث الأخبار التقنية، مدعومة برؤى خبراء
ابقَ على اطلاع دائم على أبرز الاتجاهات في مجالات الذكاء الاصطناعي، والأتمتة، والبيانات، وغيرها الكثير من خلال رسالة Think الإخبارية. راجع بيان الخصوصية لشركة IBM.
سيصلك محتوى الاشتراك باللغة الإنجليزية. ستجد رابط إلغاء الاشتراك في كل رسالة إخبارية. يمكنك إدارة اشتراكاتك أو إلغاء اشتراكك من هنا. لمزيد من المعلومات، راجع بيان خصوصية IBM.
توضح عملية إدارة أوامر العمل مسار سير أمر العمل عبر عملية الصيانة، بدءًا من تحديد مهمة الصيانة ووصولاً إلى تحليل ما بعد الإنجاز.
في المرحلة الأولى من العملية، يحدد شخص أو مؤسسة المهام التي يحتاج فريق الصيانة إلى إنجازها. كما ستساعد المهام المستلم على تحديد ما إذا كانت مهام الصيانة تصنف كصيانة مخطط لها (حيث يمكن التعرف على المهام بسهولة مسبقًا) أو صيانة غير مخطط لها (حيث يتطلب نطاق العمل وتفاصيله تقييمًا أوليًا).
بمجرد أن يحدد الطرف المبادر مشاكل الصيانة، يجب عليه توضيح التفاصيل في نموذج طلب الصيانة وإرسالها إلى قسم الصيانة للمراجعة والموافقة. يمكن أن تنشأ طلبات العمل من أي عدد من الظروف—بدءًا من طلبات المستأجرين إلى عمليات تدقيق الصيانة الوقائية.
يعد قسم الصيانة (أو فريق الصيانة) مسؤولاً عن تقييم طلبات العمل بمجرد إرسالها. والأفضل أن تراجع الإدارة تفاصيل طلب العمل لتحديد جدوى العمل ثم تحديد احتياجات الأفراد والموارد. في حالة الموافقة، يُحوَّل طلب أمر العمل إلى أمر عمل.
بمجرد أن يوافق فريق الصيانة أو المشرف على طلب العمل ويوزع المواد والمعدات والموظفين الذين يحتاجون إليهم لإتمام الأعمال، سينشئون أمر عمل جديدًا. يجب أن يتضمن أمر العمل جميع التفاصيل اللازمة للمهمة، بالإضافة إلى معلومات الاتصال بالشركة وإشارة إلى مستوى الأولوية وتاريخ الانتهاء. لتبسيط هذه العملية، يمكن للمؤسسات توحيد تنسيق أمر العمل باستخدام قالب.
في هذه المرحلة، ستحدد الصيانة أيضًا نوع أوامر العمل التي سيحتاجونها. على سبيل المثال، إذا اعتمدت الشركة على نهج صيانة استباقية لتوقع وتقليل فترة التعطل للمعدات، فمن المرجح أن تستخدم أمر صيانة وقائية. من ناحية أخرى، إذا كانت إحدى المعدات قد تعطلت بالفعل أو تستخدم المؤسسة برنامج صيانة أكثر تفاعلاً، فمن المحتمل أن يعمل فريق الصيانة على إنشاء أمر صيانة تصحيحي أو أمر عمل طارئ.
في هذه المرحلة، يسند الفريق/المشرف أنشطة الصيانة اللازمة إلى فني صيانة مؤهل يكمل قائمة المهام في الجدول الزمني المقترح. إذا استخدمت المؤسسة برنامج إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS)، فستُسند المهمة تلقائيا إلى أحد الفنيين.
يقع على عاتق فنيي الصيانة مسؤولية توثيق أمر العمل وإتمامه بمجرد إنجاز جميع المهام الموكلة إليهم. سيتعين على الفنيين تحديد الوقت المستغرق في كل مهمة، وذكر أي مواد/معدات استخدموها، وتوفير صور لعملهم، وتسجيل ملاحظات حول المهمة. في بعض الأحيان قد يحتاج المدير إلى التوقيع على أمر العمل المكتمل وتقديم إرشادات حول الخطوات التالية والمتابعات قبل الانتقال إلى المرحلة النهائية.
يمكن لتقييم أوامر العمل المنتهية أن توفر رؤى قيمة حول عمليات الصيانة، لذا يجب على المؤسسات محاولة مراجعة أوامر العمل المنتهية بقدر ما يمكن من التواتر. يمكن لتحليل أوامر العمل المنتهية أن يساعد المؤسسة على تحديد فرص التحسين في عملية أوامر العمل. كما يساعد تحليل ما بعد الإنجاز أعضاء الفريق على تحديد أي مهام فاتتهم أو يحتاجون إلى إعادة النظر فيها.
كلما زاد نمو المؤسسة، أصبح من غير الممكن الاعتماد على أنظمة إدارة أوامر العمل الورقية (أو حتى جداول بيانات Excel) لإدارة احتياجات البيانات المتغيرة باستمرار. يجب على المؤسسات الأكبر حجمًا وتلك التي لديها احتياجات أكثر تعقيدًا أن تفكر في الاستثمار في برامج نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS)، وهو نوع من برامج إدارة أوامر العمل.
سيعمل نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) عالي الجودة على تخطيط طلبات الخدمة وأوامر العمل وإنشائها وتتبعها وتنظيمها وإجراء الصيانة الروتينية تلقائيًا، ما يلغي واجبات تخطيط المهام الزائدة عن الحد بالنسبة إلى مديري الصيانة والمشرفين عليها.
كما يسمح استخدام برامج نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) لمؤسستك بتخزين كميات كبيرة من البيانات إلكترونيًا، في موقع مركزي. وبفضل وجود جميع بيانات أوامر العمل الخاصة بك في مكان واحد، يمكن لفريق الإدارة لديك الوصول في الوقت الفعلي إلى أوامر العمل في أثناء انتقالها خلال دورة حياة أوامر العمل. وتعمل منصات نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) مع البرامج المصاحبة للأجهزة المحمولة على دفع الوصول إلى أبعد من ذلك، ما يسمح للمستخدمين بتتبع أوامر العمل والوصول إلى أنشطة الصيانة عن بُعد.
علاوة على ذلك، يمكن لنظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) الجيد تجميع بيانات أمر العمل وعرضها وفقًا للاحتياجات الخاصة بالقسم. يمكن لفِرق الصيانة إنشاء تقارير قابلة للتخصيص وعرضها، ومحاكاة بيانات التوجهات والمقاييس/مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبة وظائف الأصل لجعل استكشاف المشكلات وإصلاحها وإدارة المخزون أكثر سهولة.
بينما يمكن أن يكون اعتماد نظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) عملية معقدة، فإن دمج برامج CMMS في عمليات الصيانة يمكن أن يساعد المؤسسة على تقليل التكاليف، وزيادة الوصول إلى البيانات ووضوحها، وتقليل التراكم والأخطاء البشرية، وتبسيط أنظمة إدارة المرافق.
حقِّق أقصى استفادة من أصول مؤسستك باستخدام IBM Maximo Application Suite، وهو نظام شامل لإدارة الأصول يساعد المؤسسات على تحسين أداء الأصول، وإطالة العمر الافتراضي للأصول، وتقليل فترة التعطل غير المخطط لها. توفر IBM Maximo للمستخدمين منصة سحابية متكاملة مدعومة بالذكاء الاصطناعي مع قدرات شاملة لنظام إدارة الصيانة المحوسبة (CMMS) والتي تنتج تحليلات بيانات متقدمة وتساعد مديري الصيانة على اتخاذ قرارات أكثر ذكاء وقائمة على البيانات.