Las órdenes de trabajo son el factor de impulso detrás de la estrategia de mantenimiento de cualquier organización. Cuando un gerente envía una solicitud de mantenimiento, la entidad que recibe la solicitud crea un documento formal en papel o digital que incluye todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describe un proceso para completar las tareas. Este documento se llama orden de trabajo, y también puede incluir información sobre:
- La empresa que gestiona el pedido
- La ubicación del trabajo
- Cualquier requisito de habilidades, herramientas o materiales
- La parte que autoriza
- El técnico o proveedor de servicios asignado a la tarea
- Costo estimado de finalización
- Estimaciones de precios de materiales y mano de obra
- Fecha prevista de finalización
- Fecha real de finalización
- Nivel de prioridad
El objetivo principal de una orden de trabajo es mantener a todas las partes dentro de la operación de mantenimiento al tanto del flujo de trabajo. Cuando se utilizan de manera eficaz, las órdenes de trabajo ayudan a una empresa a organizar, comunicar y realizar un seguimiento eficiente del trabajo de mantenimiento dentro de un departamento u organización.
Explore IBM Maximo para descubrir cómo los datos, los analytics y la IA de IoT pueden ayudarle a optimizar sus operaciones de activos.
Suscríbase al boletín de IBM
Es probable que una organización necesite varios tipos de órdenes de trabajo para ejecutar operaciones de mantenimiento. Dependiendo del tamaño de la organización y la industria en la que opera, algunos tipos de órdenes de trabajo pueden ser más frecuentes que otros. Una planta que fabrica productos químicos peligrosos, por ejemplo, encontrará muchas más órdenes de trabajo de seguridad que, digamos, un complejo de departamentos. Sin embargo, es importante comprender los ocho tipos principales de órdenes de trabajo que manejará una organización.
- Orden de trabajo de mantenimiento correctivo: como sugiere el nombre, las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo ayudan a una organización a corregir problemas y evaluar si un técnico encontró problemas durante una inspección u otro tipo de orden de trabajo. Por lo general, estas órdenes de trabajo implican reparar o reemplazar equipos o piezas de equipos. Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo difieren de las órdenes de trabajo de emergencia, en cuyo caso el equipo o activo ya ha fallado.
- Orden de trabajo eléctrico: una orden de trabajo eléctrico es una orden de trabajo para reparar o instalar equipos eléctricos, como iluminación, fuentes de alimentación y cableado.
- Orden de trabajo de emergencia: una organización emite una orden de trabajo de emergencia cuando un activo o equipo crítico ha fallado, y está causando problemas de producción o seguridad. También conocidas como órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo, las órdenes de trabajo de emergencia requieren una actuación inmediata y, por tanto, reciben la máxima prioridad.
- Orden de trabajo general: una orden de trabajo general es una orden de trabajo utilizada para una amplia gama de servicios no urgentes que no encajan en una categoría más específica, incluidas solicitudes más comunes, como el control de plagas de rutina o servicios de pintura.
- Orden de trabajo de inspección: las organizaciones utilizan órdenes de trabajo de inspección cuando desean inspeccionar los activos de la organización. Como parte de programas de mantenimiento recurrente o predictivo, una organización ordenará una prueba (o una serie de pruebas) para evaluar el rendimiento de los activos con el objetivo de identificar proactivamente anomalías, riesgos y otros problemas de funcionalidad.
- Orden de trabajo de mantenimiento preventivo: una orden de trabajo de mantenimiento preventivo permite a una organización programar tareas de mantenimiento rutinario para mantener sus activos funcionando de forma óptima y ampliar el ciclo de vida de sus equipos. También ayudan a las organizaciones a reducir el tiempo de inactividad de los equipos, mantener el cumplimiento de la normativa y recortar los gastos asociados a las reparaciones importantes.
- Orden de trabajo de seguridad: a diferencia de otros tipos de órdenes de trabajo, existen órdenes de trabajo de seguridad exclusivamente para proteger a las personas de daños o riesgos. Las órdenes de trabajo de seguridad implican reparaciones que previenen de lesiones al personal, incluidos problemas como derrames de líquidos/productos químicos y obstrucciones físicas por daños materiales.
- Orden de trabajo especial del proyecto: las órdenes de trabajo especiales del proyecto se centran en actualizaciones y mejoras. Estas órdenes de trabajo permiten a las organizaciones instalar nuevos activos que ayudarán a modernizar equipos e instalaciones, aumentar la productividad y agilizar los procesos existentes.
El flujo de trabajo de gestión de órdenes de trabajo describe cómo una orden de trabajo se moverá a través del proceso de mantenimiento en una organización determinada, que comienza con la identificación de tareas de mantenimiento y concluye con el análisis posterior a la finalización.
En la primera fase del ciclo de vida, una persona u organización identifica la tarea que debe completar el personal de mantenimiento. También identificarán si las tareas de mantenimiento califican como mantenimiento planificado, en el que los trabajos serán fácilmente identificables antes de tiempo, o mantenimiento no planificado, donde el alcance y los detalles del trabajo requerirán una evaluación inicial.
Una vez identificados los problemas de mantenimiento, un gerente establecerá los detalles en un formulario de solicitud de orden de trabajo y lo presentará al departamento de mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir de cualquier número de circunstancias, desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías de mantenimiento preventivo.
El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. El departamento revisa los detalles de la solicitud de trabajo para determinar si puede completar el trabajo y luego determina las necesidades de personal y recursos. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.
Una vez que el equipo de mantenimiento o el supervisor aprueben la solicitud de trabajo y asignen los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crearán una orden de trabajo. La orden de trabajo incluirá todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y la fecha límite de finalización. El mantenimiento también debe decidir cómo priorizará la nueva orden de trabajo dentro del flujo de trabajo general.
En esta fase, el equipo o supervisor asigna los trabajos a un técnico de mantenimiento calificado que completará la lista de verificación de tareas en el cronograma propuesto. Si la organización utiliza software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), el trabajo se asignará automáticamente a un técnico.
Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que se completen todas las tareas. Los técnicos deben detallar la cantidad de tiempo que dedicaron a cada tarea, cualquier material o equipo que utilizaron, imágenes de su trabajo y cualquier nota u observación al respecto. Es posible que un gerente necesite o no aprobar la orden de trabajo completada y brindar orientación sobre los próximos pasos.
La revisión de órdenes de trabajo completas puede proporcionar información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben analizarlas continuamente para identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo. El análisis posterior a la finalización también ayuda a los equipos de mantenimiento a identificar cualquier tarea que omitieron o que necesitan revisar.
La forma en que una organización gestiona las órdenes de trabajo dependerá de varios factores, incluidos el tamaño, la industria, el personal y los recursos financieros, los requisitos de mantenimiento de las instalaciones y el enfoque general de la gestión de activos. No obstante, existen algunas prácticas recomendadas que ayudarán a optimizar el proceso de gestión de órdenes de trabajo, independientemente del entorno.
- Establezca metas y decida cómo medirá el éxito. Para determinar si el proceso de orden de trabajo funciona de manera óptima para su negocio, debe establecer objetivos departamentales y decidir las métricas que utilizará para medir su progreso hacia esos objetivos. También es vital comprender sus KPI, para que el departamento sepa qué elementos del proceso deben cuantificarse.
- Estandarizar el proceso de órdenes de trabajo. El proceso de enviar una solicitud de trabajo, generar nuevas órdenes de trabajo y cerrar órdenes de trabajo existentes debe ser el mismo para todos. Desarrolle una plantilla de orden de trabajo para garantizar que el formato y los componentes sean coherentes en toda la organización. También debe asegurarse de definir claramente los roles y responsabilidades para que todas las partes sepan quién es responsable de cada paso del proceso.
- Sea proactivo. Aunque es imposible prever todos los problemas de mantenimiento y las averías de los equipos, es importante ser proactivo en los elementos del proceso de mantenimiento que se pueden controlar. Cree y cumpla un cronograma de mantenimiento preventivo de los activos. Utilice herramientas de monitoreo remoto para configurar activadores automáticos que creen y hagan seguimiento de las solicitudes de trabajo en un horario predeterminado. El mantenimiento proactivo es casi siempre más económico que el mantenimiento reactivo o de emergencia. Tomar medidas preventivas para mantener los activos en óptimas condiciones ayudará a su organización a alcanzar una eficiencia óptima.
- Utilice CMMS o software de gestión de activos empresariales (EAM). La forma más fácil y eficiente de gestionar las órdenes de trabajo es utilizar un sistema EAM o un software de CMMS. Ambas ofrecen una solución de software de gestión de mantenimiento de alta tecnología que automatizará su proceso de órdenes de trabajo, gestionará facturas y fechas de vencimiento, y reducirá los errores humanos y de backlog.
A medida que una organización crece, puede resultar insostenible depender de sistemas de órdenes de trabajo en papel o incluso de hojas de cálculo para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Las organizaciones más grandes y aquellas con necesidades más complejas pueden invertir en software de gestión de órdenes de trabajo, como sistemas CMMS o EAM.
Además de la creación y el seguimiento básicos de órdenes de trabajo, los sistemas EAM y CMMS utilizan aplicaciones móviles y tecnologías basadas en la nube para ayudar a los equipos de mantenimiento a planificar el mantenimiento preventivo, analizar trabajos completados, visualizar e informar datos y optimizar la gestión de inventario. Integrar un sistema de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar a una organización a:
Un CMMS o EAM de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará solicitudes de servicio y órdenes de trabajo automáticamente, lo cual elimina las tareas excesivas de planificación de tareas para gerentes de mantenimiento y supervisores. La utilización de un sistema digital de gestión de órdenes de trabajo también permite a la organización almacenar grandes cantidades de datos electrónicamente, lo que reduce los gastos asociados con el almacenamiento de papel.
Con todos los datos de las órdenes de trabajo en una ubicación centralizada, todos los miembros del equipo de gestión pueden realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el flujo de trabajo. Las plataformas de CMMS/EAM con software de acompañamiento para dispositivos móviles llevan el acceso un paso más allá mediante el uso de notificaciones push, y al permitir a los miembros del equipo ver y editar tareas en tiempo real.
El software de gestión de órdenes de trabajo permite a una organización agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo de acuerdo con sus necesidades específicas. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, y visualizar datos de tendencias que ayudan a optimizar la gestión de activos y pronosticar el mantenimiento preventivo.
Gestión inteligente de activos, monitoreo, mantenimiento predictivo y confiabilidad en una sola plataforma.
Utilice datos, IoT e IA para redefinir y reutilizar el espacio mientras cubre las necesidades en constante cambio de todas sus instalaciones
Descubra cómo los dispositivos digitales proporcionan información sobre un edificio, desde su infraestructura y uso de energía hasta la experiencia general de un ocupante.
La gestión de activos empresariales (EAM) combina software, sistemas y servicios para ayudar a mantener, controlar y optimizar la calidad de los activos operativos a lo largo de sus ciclos de vida.
Descubra qué tipos de empresas utilizan las soluciones Maximo y cómo se benefician. (1,2 MB)