¿Qué son los controles financieros?

Los controles financieros son políticas y procedimientos utilizados para monitorear y administrar los recursos financieros. Ayudan a proteger los activos financieros del uso indebido y ayudan a garantizar informes financieros precisos y confiables.

Las empresas suelen realizar un seguimiento de sus recursos financieros con tres estados: el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo. Estos estados financieros proporcionan a las partes interesadas (como comerciantes, inversionistas, auditores y entes reguladores) información vital sobre el estado financiero, el rendimiento futuro y el valor general de una empresa.

Los controles financieros ayudan a garantizar que estas declaraciones sean confiables y sin errores. También son herramientas de gestión de riesgos, que sirven como primera línea de defensa contra el abuso financiero dentro de una empresa. Por ejemplo, los controles financieros pueden detectar e incluso disuadir actividades fraudulentas o la apropiación indebida de activos. Además, los controles financieros pueden ayudar a las organizaciones a lograr la eficiencia operativa a través de una mejor gestión financiera.

Algunos ejemplos comunes de controles financieros incluyen la segregación de funciones, controles de acceso, conciliaciones y revisiones de políticas. Pueden ser preventivos, de detección o correctivos; manuales o automatizados; y se realizan ad hoc o según lo programado.

Los controles financieros eficaces pueden ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento, lograr eficiencia operativa y mitigar la actividad fraudulenta.

Los informes financieros precisos ayudan a las organizaciones a cumplir con las obligaciones. Los controles financieros brindan a los stakeholders la confianza de que los registros de la empresa son confiables y precisos, lo que reduce los riesgos de incumplimiento, como sanciones y multas pronunciadas.

Por ejemplo, en respuesta a importantes escándalos contables a principios de la década de 2000, Estados Unidos aprobó una ley federal, llamada Ley Sarbanes-Oxley, diseñada para prevenir el fraude corporativo. La ley contiene requisitos estrictos relacionados con el mantenimiento de registros financieros y sanciones penales por infracciones.

Las empresas de todos los sectores se enfrentan a una presión cada vez mayor por parte de los stakeholders para lograr una mayor eficiencia operativa. Los controles financieros pueden ayudar a optimizar, monitorear y gestionar los flujos de efectivo, los presupuestos y pronósticos. Estos datos financieros confiables permiten tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, los principales gastos y la gestión de costos para operaciones comerciales más eficientes.

Los controles financieros pueden ayudar a detectar actividades maliciosas. Proporcionan procedimientos regulares de supervisión y verificación para ayudar a frenar el fraude, la malversación, el robo y otros casos de uso indebido financiero. Además, el conocimiento de que una organización está monitoreando todos los procesos financieros puede ayudar a disuadir a los posibles infractores de intentar algo nefasto en primer lugar.

Los controles financieros internos suelen dividirse en tres categorías: preventivos, de detección y correctivos.

Los controles preventivos se utilizan para reducir el riesgo de errores, fraude y apropiación indebida de fondos. Incluyen políticas y prácticas, tales como:

• Aprobaciones previas: la gerencia verifica o autoriza que un empleado pueda realizar una determinada actividad financiera o completar transacciones financieras. Por ejemplo, los sistemas de cuentas por pagar a menudo requieren la aprobación del gerente para distribuir los reembolsos.
  
  
• Controles de acceso:  acceso restringido a activos financieros físicos (como efectivo) y sistemas financieros virtuales (como sistemas de contabilidad o software de teneduría de libros). Por ejemplo, requerir contraseñas u otras verificaciones de seguridad para ver, editar o enviar información financiera confidencial.
  
  
• Segregación de funciones: distribuir las funciones financieras entre varias personas. Por ejemplo, las políticas de caja chica pueden requerir que diferentes personas realicen desembolsos de efectivo, concilien la cuenta y repongan la cuenta.

Los controles de detección se utilizan para detectar anomalías, errores o fraudes en los informes financieros. Incluyen políticas y prácticas, tales como:

• Auditorías: revisiones objetivas y periódicas destinadas a evaluar y mejorar los controles internos de una organización. Las auditorías pueden ser internas o externas. Por ejemplo, los auditores pueden comparar el entorno de control de mejores prácticas con el que se ha documentado.
  
  
• Conciliaciones de cuentas: comparación de registros financieros internos con documentos financieros externos para ayudar a garantizar la precisión y la coherencia. Por ejemplo, la conciliación podría ayudar a garantizar que el libro mayor coincida con los extractos bancarios o de tarjetas de crédito de la empresa.
  
  
• Análisis de varianza: un método para comparar el rendimiento financiero planificado y real para encontrar discrepancias. Por ejemplo, una empresa podría analizar la variación en los presupuestos, los costos laborales o las ventas.
  

Los controles correctivos se utilizan para arreglar los errores o discrepancias encontrados en los informes financieros y ayudar a garantizar que no se repitan. Incluyen políticas y prácticas, tales como:

• Corrección de errores: establecimiento de procedimientos para corregir los errores detectados en los registros contables. Por ejemplo, rectificar los errores detectados en un asiento de pagos en efectivo y ajustar las cuentas afectadas.
  
  
• Revisiones de políticas: ajustar las políticas de control financiero existentes para abordar mejor los nuevos riesgos y necesidades, o para mejorar la eficacia. Este control puede requerir evaluaciones de riesgos separadas. Por ejemplo, una auditoría interna podría revelar sistemas de control de acceso débiles por los que la organización debería tomar medidas correctivas para fortalecer.
  
• Capacitación y educación: capacitación periódica e intercambio de información para ayudar a garantizar que los equipos de contabilidad y otros empleados permanezcan actualizados sobre el escenario de la gestión financiera y cualquier nuevo proceso comercial. Por ejemplo, las organizaciones pueden establecer sesiones informativas sobre nuevas leyes o regulaciones que podrían afectar al negocio.

Existen varias opciones de software que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar sus controles financieros, entre ellas:

• Software de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC)
• software de planificación y análisis financiero (FP&A)

Los sistemas ERP pueden administrar y agilizar las funciones financieras, procesos y flujos de trabajo de una organización con automatización e integración. El software de contabilidad tradicional a menudo carece de accesibilidad a los datos en tiempo real. Pero los ERP centralizan y almacenan información financiera crucial en una base de datos (a veces, en la nube), incluidos datos sobre pagos de proveedores, administración de efectivo y conciliación de cuentas. También pueden rastrear cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR), realizar análisis financieros y generar informes.

El software especializado de GRC puede ayudar a garantizar que una empresa cumpla con los estándares y el riesgo. Las características del software de GRC pueden incluir la gestión de documentos, datos de riesgo, flujos de trabajo y auditorías. Las herramientas de GRC eficaces crean y distribuyen políticas y controles para luego asignarlos a las normativas y los requisitos de cumplimiento. También ayudan a evaluar si se desplegaron correctamente los controles financieros, si funcionan de manera correcta y si están mejorando la evaluación y mitigación de riesgos. 

La FP&A incluye modelos financieros, elaboración de presupuestos y forecasting para respaldar el análisis financiero y mejorar la toma de decisiones. El software de FP&A permite a las empresas alterar planes, volver a pronosticar o modificar presupuestos en tiempo real e integrar la planificación en todas las unidades de negocio para acelerar la toma de decisiones. Mejora la precisión y confiabilidad de los planes y pronósticos.