¿Qué es la incorporación de EDI?

El EDI se refiere a los sistemas y estándares para la transmisión electrónica (y a menudo automática) de datos y documentos empresariales en tiempo real, incluidas facturas, órdenes de compra e información de la cadena de suministro, entre socios comerciales.

En las transacciones EDI, la información se mueve directamente de una aplicación EDI en una organización a una aplicación EDI en otra. Los estándares de EDI definen la ubicación y el orden de la información en cada documento. 

Las soluciones de EDI ofrecen muchos beneficios a través de la automatización, la escalabilidad y la estandarización, y EDI ha sido el medio preferido de intercambio de documentos para las interacciones de empresa a empresa (B2B) durante décadas. Cabe destacar que los formularios estandarizados generados automáticamente agilizan los procesos y reducen o eliminan la necesidad de introducir datos manualmente, lo que reduce los errores y los costos asociados.  

Para algunas empresas y en algunas industrias, usar EDI no es una opción, sino una necesidad. Muchos grandes minoristas y fabricantes tienen requisitos de EDI y cumplimiento para los procesos empresariales.

Puede existir variabilidad de requisitos entre socios comerciales, como diferencias en las regulaciones de cumplimiento, requisitos de mapeo de documentos, protocolos de comunicación o procesos de prueba. Esto, combinado con la complejidad general de los estándares EDI, puede hacer que la incorporación de EDI sea un proceso difícil y lento. 

Sin embargo, los procesos de incorporación internos estandarizados y bien documentados, las herramientas de middleware adecuadas y una comunicación clara con los asociados de negocios pueden mitigar los desafíos de configuración de EDI. También ayudan a las organizaciones a aprovechar los beneficios del EDI, incluida una mayor precisión de los datos y la capacidad de realizar transacciones con empresas que requieren el cumplimiento del EDI.

Al integrar las plataformas de EDI con otros sistemas internos de la empresa, como las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP), las organizaciones pueden crear flujos de trabajo automatizados. Estos pipelines pueden transmitir datos empresariales estandarizados a los socios y sincronizar los sistemas internos con una plataforma de EDI.

Esta integración “completa el pipeline", lo que permite el flujo automático de datos, no solo entre socios en el software de EDI, sino también desde un asociado de negocios hasta la aplicación de backend y los sistemas empresariales de una organización. Una vez integrada, una aplicación de EDI puede extraer datos de una plataforma interna (como un sistema de ERP), convertir esta información a un formato de EDI estandarizado y transmitir el archivo de forma segura a un socio comercial. Esta integración automatizada reduce aún más la entrada manual de datos al eliminar la necesidad de volver a introducir los datos de una plataforma interna en una plataforma de EDI.

La incorporación de EDI puede referirse a la configuración de una plataforma de EDI por sí sola, o tanto a la configuración de la plataforma como a su integración con los sistemas internos de la empresa. Dada la importancia de los sistemas integrados en los entornos de TI modernos, suele ser lo último.

La incorporación varía según cada caso, pero los siguientes pasos son componentes importantes de la mayoría de los procesos de incorporación.

En el primer paso de la incorporación, los posibles nuevos socios comerciales deben consultar y acordar los conceptos básicos tecnológicos de cómo podría funcionar una conexión de EDI. Este acuerdo suele expresarse a través de un acuerdo de socio comercial o TPA. Los TPA son contratos que establecen el alcance completo del intercambio de EDI en cuestión entre socios comerciales de EDI. Un TPA incluye tanto el tipo de documento como los estándares, pero también términos de responsabilidad, reglas de cumplimiento, duración del contrato, protocolos de comunicación, entre otros. Este tipo de negociación previa para la incorporación de socios prepara el escenario para el resto del ciclo de incorporación.

Los puntos clave a tener en cuenta son:

La naturaleza de los documentos involucrados dicta muchos pasos posteriores en el proceso de incorporación de EDI; algunas industrias o ubicaciones empresariales pueden requerir diferentes estándares o medidas de seguridad. Los documentos más comunes intercambiados a través de EDI incluyen una orden de compra 850, una factura 810 y un acuse de recibo funcional 997.

La estandarización es un componente importante del EDI, pero existen múltiples estándares para diferentes propósitos. Los estándares comunes incluyen ANSI ASC X12 (a veces llamado X12), que es el más común en Norteamérica. La HIPAA exige una versión específica de ese estándar para las transacciones de atención médica y la información médica. EDIFACT es un estándar internacional común desarrollado por la ONU.

El segundo paso de la implementación del EDI consiste en el intercambio de especificaciones técnicas; en esencia, se trata de un diálogo y un acuerdo sobre la forma concreta en que se intercambiarán los documentos. 

Existen varios protocolos de comunicación diferentes que se pueden utilizar para transmitir documentos de acuerdo con los principios de EDI. Estos incluyen:

• AS2 (Applicability Statement 2): un protocolo común que admite el cumplimiento de HIPAA, así como características como firmas digitales y notificaciones de entrega.
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): un protocolo más antiguo, mínimo y sencillo de usar, pero que carece de algunas características avanzadas que se encuentran en AS2.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): una evolución del FTP (File Transfer Protocol) con características más modernas, como el cifrado de extremo a extremo y los registros de auditoría.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): sistema de mensajería basado en XML independiente de la plataforma, que a veces se encuentra en sistemas de EDI heredados.

Una guía de implementación de EDI es un documento que define muchos de los aspectos técnicos del intercambio de datos. Una guía de implementación suele incluir todo lo que hemos comentado hasta ahora, como el protocolo, los tipos de documentos y las normas.

Sin embargo, una guía de implementación también profundiza en los propios documentos, definiendo qué campos deben completarse en cada tipo de documento, los códigos de identificación de cada intercambio para identificar al remitente y al destinatario, así como otras normas específicas de cada socio. Las guías de implementación son comunes y útiles para grandes organizaciones con un alto volumen de transacciones, ya que cualquier confusión o error puede causar una interrupción significativa.

Ahora que se han definido todas las especificaciones y contratos, el siguiente paso consiste en configurar la infraestructura para un intercambio de EDI.

Es posible crear una interfaz de EDI desde cero, pero es más común que las organizaciones utilicen una plataforma prediseñada. Las plataformas modernas de proveedores de EDI a menudo incluyen integraciones para otras plataformas empresariales internas, como plataformas de ERP (planificación de recursos empresariales) y WMS (sistemas de gestión de almacenes) para reducir la necesidad de entrada manual de datos entre sistemas. Para las pequeñas empresas, los portales web basados en la nube ofrecen un bajo costo de entrada y características básicas para un uso eficiente del EDI, como las integraciones de ERP. Muchas de estas soluciones incorporan cada vez más herramientas de IA para validaciones y verificaciones de cumplimiento más avanzadas.

Las organizaciones más grandes pueden necesitar más servicio y atención al cliente. Los servicios gestionados de EDI ofrecen mapeo, pruebas, soporte y más, aunque a un precio más alto que los portales web de EDI, pero con una mayor eficiencia operativa.

La elaboración de mapas puede ser el paso que genere mayor fricción. Esencialmente, el mapeo de datos es el proceso de traducir datos internos, que pueden estar en XML, CSV o cualquier otro formato, a uno de los formatos EDI estandarizados, como X12.

La mayoría de las plataformas de EDI incluyen funcionalidad de mapeo, a menudo con una interfaz de arrastrar y soltar para manejar la traducción de flujos de datos. También existe un software de mapeo de EDI independiente que puede proporcionar un control más granular sobre el proceso. Este proceso puede volverse muy granular y delicado; cada campo de datos de EDI individual debe asignarse de acuerdo con la guía de implementación.

Por ejemplo, un proveedor podría usar un número de pieza interno, pero vender esa pieza a un minorista que usa un SKU. En ese caso, es necesario contar con una tabla de correspondencias que indique que el número de pieza corresponde al mismo artículo que el SKU. Otros problemas con el mapeo pueden incluir campos que usa un proveedor pero no un cliente, como “departamento” o “pasillo de almacén”. Este tipo de información puede provocar un error de validación, ya que no coincide y es posible que deba marcarse como condicional u opcional.

Muchas organizaciones, como los grandes minoristas, ofrecen una biblioteca de plantillas de mapeo predefinidas para intentar facilitar un poco este proceso. Otras organizaciones podrían optar por contratar a un proveedor externo para que se encargue de crear el mapa.

El EDI es notoriamente exigente, con altas tasas de errores de incumplimiento, según un análisis de Long View Systems. Cuando se producen errores al implementar el EDI, puede haber efectos en cascada en la cadena de suministro y comercio. Es por eso que las pruebas son un paso tan vital en un proceso de incorporación exitoso.

El paso de prueba de conectividad tiene como objetivo garantizar que un sistema pueda comunicarse con otro. Por lo general, esto se logra con un simple mensaje “PRUEBA”, que debe devolver una MDN o notificación de disposición de mensajes (una respuesta de recepción automatizada). 

Este paso verifica que los archivos de EDI estén estructurados correctamente, de acuerdo con el estándar de formato de EDI y la guía de implementación. Hay múltiples elementos incluidos en la validación de EDI. 

El más básico es quizás la validación de sintaxis. ¿Se completaron todos los campos obligatorios? ¿Están esos campos en el orden correcto? ¿Se completan de acuerdo con su tipo de datos (por ejemplo, una fecha se escribe como AAAAMMDD en lugar de “18 de marzo de 2026”)? 

Otra categoría de validación es la validación de conjuntos de códigos. ¿Los códigos, como los códigos de país o los códigos de moneda, coinciden con las listas oficiales aceptadas? 

Enviar un documento ficticio es un paso importante para garantizar que los documentos se transmitan y reciban adecuadamente. Los equipos de ambos lados de la transacción pueden analizar cualquier mensaje de error que lo acompañe y ver qué salió mal. Los problemas comunes incluyen valores de código incorrectos, errores de formato y campos obligatorios incompletos. 

Después de que una sola transacción funcione correctamente, es hora de hacer pruebas completas de todo el proceso. Este paso implica garantizar que la integración con un ERP u otra plataforma funcione sin errores, que cada transacción enviada devuelva un 997 (formulario de acuse de recibo funcional) y que cada paso sea una continuación del anterior. Estos flujos de trabajo pueden tener varias etapas: ¿la presencia de una orden de compra activa el envío de una orden de factura? 

Una vez finalizadas las pruebas y cuando cada socio comercial confirme que el sistema está listo para su puesta en marcha, la plataforma estará lista para entrar en funcionamiento. Esto podría significar ajustar la plataforma de EDI para que pase de un entorno de prueba a un entorno de producción, lo que se puede hacer por etapas o todo a la vez. 

Durante el periodo inicial de un lanzamiento en vivo del EDI, es habitual prestar especial atención a cada transacción para cerciorarse de que todo funciona como se debe. En estas primeras transacciones, es habitual realizar una verificación manual para asegurarse de que no surja nada inesperado ni se produzcan errores. 

Durante todo el ciclo de vida del EDI, un socio podría decidir cambiar la guía de implementación. Por ejemplo, se podrían agregar nuevos elementos, nuevos tipos de productos o nuevos campos. Estos, a su vez, deben validarse y probarse. El EDI está automatizado, pero no es fijo: se pueden implementar actualizaciones cuando sea necesario. 

El proceso de incorporación del EDI es complejo y está plagado de oportunidades para introducir errores y frustraciones. Entre los errores más comunes se encuentran: