Enfoque inteligente para las asignaciones en la planificación financiera y operativa empresarial

Una asignación es el proceso de trasladar los costos generales en toda una organización. Una empresa podría querer distribuir los costos entre las unidades de negocio o departamentos. Otro podría querer asignar costos a productos o proyectos individuales. Fundamentalmente, el enfoque más inteligente para las asignaciones consiste en asignar adecuadamente los costos a las áreas que tienen beneficio de esos costos.

Cuando las organizaciones asignan costos, obtienen un beneficio de informes financieros más precisos que muestran un mayor nivel de detalle. Al asignar correctamente los costos, podemos ver verdaderos resultados de rentabilidad y tomar decisiones estratégicas basadas en esos resultados.

Estos resultados detallados brindan a las organizaciones la capacidad de responder preguntas tales como:

• ¿Estamos ganando dinero con este proyecto?
• ¿Deberíamos dejar de vender este producto?
• ¿Qué cambios de personal debemos hacer?

Hay cuatro frases clave asociadas con las asignaciones. Estos son:

1. Fuente – La fuente es simplemente el valor original. Este es el valor que se asignará o moverá a algún lugar.
2. Controlador – Esta es la base para los cálculos de asignación. Los controladores pueden ser dólares, unidades vendidas, personal, etc. Estos son elementos tangibles que se utilizan para determinar cómo distribuir los costos de origen.
3. Objetivo – El objetivo es hacia donde desea mover el costo. La fuente es desde donde comienza, el objetivo es donde lo mueve.
4. Compensación – Una compensación suele ser un valor negativo asociado con ese objetivo. Esto se utiliza para crear un asiento contable equilibrado y garantizar que su resultado final sea el mismo que su valor inicial.

¿Cómo se realiza una asignación? Primero, calcule el monto de la asignación. Usamos el controlador para ayudar a determinar un porcentaje para distribuir el costo. Por ejemplo, una empresa tiene una oficina con dos departamentos diferentes. Una asignación muy simple toma los costos generales de la oficina, los divide en dos y asigna una parte a cada departamento. En este ejemplo, el porcentaje de asignación es la mitad. Una vez que se define el monto, publicamos un asiento en el diario para mover el monto asignado al objetivo y eliminar el monto del origen.

Esta es una explicación muy simple de las asignaciones. En el mundo real, algunas empresas adoptan un enfoque complejo para las asignaciones.

Un cliente de Revelwood en la industria de la atención médica nos pidió que creáramos un modelo de asignación para su entorno IBM Planning Analytics. Querían asignar una serie de costos de productos por territorio y combinaciones de clientes. La organización tiene múltiples categorías de productos como productos comerciales, productos de Medicare y productos de Medicaid.

Abordamos este desafío diseñando un modelo de asignación que podría agregarse a su modelo existente de planificación e informes. El nuevo modelo permite a la empresa calcular los porcentajes de asignación utilizando una serie de métodos. Estos métodos incluyen:

• Usar un enfoque de asignación estándar para calcular porcentajes a través de controladores que podrían redefinirse fácilmente
• Definir un porcentaje fijo para un solo producto y luego asignar el porcentaje restante a todos los demás productos
• Definir porcentajes fijos a subconjuntos de productos existentes y luego asignar esos porcentajes a los productos específicos dentro de cada subconjunto
• Definir un porcentaje para un subconjunto ad hoc de productos y asignar solo a esos productos
• Incorporar varias combinaciones de estos métodos

Este modelo de asignación de Planning Analytics utiliza un proceso de dos pasos. Primero, calcula los porcentajes de asignación. A continuación, utiliza los porcentajes calculados para asignar costos por entidad, cliente, producto, territorio y más. El modelo ofrece al equipo financiero la flexibilidad de utilizar una serie asignada de gastos independientes utilizando una variedad de controladores y enfoques. Este enfoque único permite al equipo separar las asignaciones en partes y analizar los detalles a lo largo del proceso.

Este enfoque ahorró a la empresa una cantidad significativa de tiempo. Antes de Planning Analytics, la empresa pasaba días creando cálculos de asignación en Excel. Con Planning Analytics, la empresa ahora puede completar este proceso en aproximadamente cuatro minutos.

¿Le interesa obtener más información sobre las asignaciones y los modelos de asignación? Vea el seminario web de Revelwood sobre las Asignaciones en IBM Planning Analytics o lea nuestra entrada en el blog, IBM Planning Analytics Tips & Tricks: Asignaciones en IBM Planning Analytics.

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