프로세스 매핑이란 무엇인가요?

프로세스 매핑은 워크플로를 시각적으로 표현하여 팀이 프로세스와 그 구성 요소를 더 명확하게 이해할 수 있도록 합니다. 다음과 같이 다양한 이름으로 알려진 프로세스 맵이 있습니다.

• 순서도
• 상세 프로세스 맵
• 문서 맵
• 상위 레벨 프로세스 맵
• 렌더링된 프로세스 맵
• 스윔레인
• 가치 사슬 분석
• 가치 흐름 맵
• 흐름도
• 프로세스 흐름도
• 프로세스 모델
• 워크플로 다이어그램

이러한 시각적 다이어그램은 일반적으로 회사의 비즈니스 프로세스 관리(BPM)의 구성 요소입니다.

프로세스 맵은 프로세스 내의 개별 단계를 간략하게 설명하여 작업 소유자를 식별하고 예상 일정을 자세히 설명합니다. 이는 이해관계자 간의 프로세스 소통을 돕고 개선이 필요한 부분을 파악하는 데 도움이 됩니다. 대부분의 프로세스 맵은 거시적 수준에서 시작한 다음 필요에 따라 더 자세한 정보를 제공합니다.

프로세스 맵에는 여러 가지 유형이 있습니다. 일부 매핑 기술에는 다음이 포함됩니다.

• 기본 플로우차트는 입력 및 출력과 같은 프로세스의 기본 세부 정보를 제공하는 시각적 맵입니다.
  
  
• 부서 간 플로우차트라고도 하는 배포 맵은 서로 다른 팀 간의 관계를 표시합니다. 이러한 맵은 종종 스윔레인 다이어그램을 사용하여 회사 전체에서 프로세스가 어떻게 흐르는지 설명하여 병목 현상이나 중복성을 쉽게 파악할 수 있도록 합니다.
  
  
• 세부 프로세스 맵에는 모든 하위 프로세스에 대한 세부 정보가 포함된 드릴다운 버전의 프로세스가 표시됩니다.
  
  
• 가치 사슬 또는 하향식 맵이라고도 하는 상위 수준 프로세스 맵은 공급업체, 입력, 프로세스, 출력 또는 고객(SIPOC)과 같은 주요 프로세스 요소를 포함하여 프로세스의 거시적 보기를 보여줍니다.
  
  
• 렌더링된 프로세스 맵은 현재 상태 및/또는 미래 상태 프로세스를 나타내어 잠재적인 프로세스 개선 영역을 보여줍니다.
  
  
• 가치 흐름 맵(VSM)은 사용자를 위한 제품이나 서비스를 개발하는 데 필요한 단계를 문서화하는 린 식스 시그마 기법입니다.

프로세스 맵은 기본 기호와 같은 시각적 표현을 사용하여 프로세스의 각 요소를 설명합니다. 가장 일반적인 기호 중 일부는 화살표, 원, 다이아몬드, 상자, 타원 및 직사각형입니다. 이러한 기호는 프로세스 맵의 그래픽 표기법인 비즈니스 프로세스 모델 및 표기법(BPMN) 또는 통합 모델링 언어(UML)(ibm.com 외부 링크)에서 가져올 수 있습니다.

대부분의 조직은 프로세스 맵을 완성하기 위해 가장 일반적인 기호 몇 개만 사용하면 됩니다. 이러한 기호 중 일부는 다음과 같습니다.

• 직사각형은 특정 프로세스와 해당 활동 및 기능을 나타내는 데 사용됩니다.
  
  
• 화살표는 흐름의 방향과 단계 간의 연결을 모두 표시하는 데 사용됩니다.
  
  
• 타원은 프로세스 흐름의 시작점이나 끝점을 표시하는 데 자주 사용됩니다.
  
  
• 다이아몬드는 결정 지점을 나타내는 데 사용됩니다. 프로세스는 결정에 따라 미리 정의된 경로를 따라 계속 진행됩니다.
  
  
• 한쪽 끝이 둥근 직사각형은 종종 지연 기호로 사용되며, 흐름이 계속되기 전에 프로세스가 일시 중지되었음을 나타냅니다.

비즈니스 프로세스 맵을 개발할 때 다음 방법론을 사용하는 것이 좋습니다.

1. 집중할 프로세스를 선택하세요. 가장 큰 영향을 미치려면 성과 달성에 어려움을 겪고 있는 프로세스나 고객 만족도에 영향을 미치는 프로세스의 우선순위를 정할 수 있습니다.
   
   
2. 적합한 인력을 참여시키세요. 최적화하고자 하는 프로세스에 대한 깊은 지식을 갖춘 전문가를 한자리에 모을 수 있습니다. 이러한 주제별 전문가(SME)는 이해관계자, 단계 순서, 타임라인, 리소스 등 전체 프로세스 내에서 중요한 정보를 파악하는 데 도움을 줍니다. 또한 병목 현상과 중복 등 효율성을 저하시킬 수 있는 일부 문제 영역을 강조할 수도 있습니다. 프로세스의 이 단계에서는 프로세스와 관련된 모든 정보를 문서화하려 합니다.
   
   
3. 프로세스 맵의 개요를 작성합니다. 이 단계에서는 현재 프로세스가 어디에서 시작되고 어디에서 끝나는지, 그리고 그 사이의 단계들이 어떤 순서로 이루어지는지를 파악해야 합니다. 세부 사항의 수준은 다양할 수 있지만 일반적으로 입력, 출력, 지표, 이해관계자에 대한 정보가 포함됩니다.
   
   
4. 기본 순서도 기호를 사용하여 프로세스 맵을 향상시키세요. 기본적인 순서도 기호를 활용하여 현재의 프로세스 맵을 더욱 정교하게 다듬으세요. 일반적으로 프로세스 매핑 소프트웨어를 사용하여 이 단계를 완료합니다.
   
   
5. 피드백을 받으세요. 향상된 프로세스 맵을 팀원들과 함께 검토하여 문서화된 내용이 정확한지 확인하고, 단계가 반복되거나 누락되지 않도록 합니다. 이해관계자가 현재 상태의 프로세스 단계에 동의하면 잠재적인 프로세스 최적화에 대한 피드백을 요청하세요. 이 프로세스에는 작업을 간소화하기 위해 단계를 제거하거나 협업을 강화하고 품질을 보장하기 위해 새로운 단계를 추가하는 것이 포함될 수 있습니다.
    
6. 프로세스 변경의 영향을 구현하고 관찰하세요: 조직 전체에 변경 사항을 광범위하게 확장하기 전에 팀의 일부와 개념 증명(POC)을 수행하세요. 이러한 접근 방식은 비즈니스 위험을 최소화하고, 피드백을 통합하여 프로세스를 최적화할 수 있는 기회를 제공하여 경영진이 규모에 맞는 새로운 프로세스로 보다 원활하게 전환할 수 있도록 합니다. 정기적으로 프로세스를 모니터링하면 시간이 지남에 따라 지속적인 개선이 가능합니다.

비즈니스 프로세스 매핑의 주요 목적은 조직이 특정 작업이나 목표를 보다 효율적이고 효과적으로 달성할 수 있도록 지원하는 것입니다. 의사 결정과 프로세스 흐름에 대한 투명성을 높여줌으로써 이 접근 방식은 프로세스 내부와 프로세스 간의 중복과 병목 현상을 식별하는 데 도움이 됩니다.

프로세스 맵은 시각적 신호와 기호를 사용하므로 광범위한 대상에게 프로세스를 전달하는 것이 더 쉽습니다. 이 방식은 참여도를 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 장문의 문서는 작성자에게는 작성이 번거롭고, 사용자에게는 활용이 어렵기 때문입니다.

팀은 프로세스 매핑 소프트웨어 내에서 사전 제작된 템플릿을 활용하여 쉽게 협업하고 작업 프로세스를 간소화하는 방법을 브레인스토밍하여 비즈니스 프로세스를 개선할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 직원 온보딩 및 유지 또는 매출 감소와 같은 특정 문제를 더 효과적으로 해결할 수 있습니다.

프로세스 매핑의 몇 가지 구체적인 이점은 다음과 같습니다.

• 시나리오 테스트 및 평가를 위한 향상된 지원
  
  
• 역할 및 책임에 대한 표준화 및 인식 향상
  
  
• 프로세스의 취약한 측면을 더욱 쉽게 식별
  
  
• 효율적인 팀 성능과 직원 만족도 향상
  
  
• 교육 중 직원들의 학습 곡선 단축