プロセス・マッピングとは

プロセス・マッピングとは。

プロセス・マッピングは、プロセスの理解を深め、組織が改善すべき領域を特定するのに役立つ方法です。

プロセス・マッピングはワークフローを視覚的に表現し、チームがプロセスとそのコンポーネントをより明確に理解できるようにします。プロセス・マップは以下のように多種多様です。

フローチャート
詳細なプロセス・マップ
文書マップ
ハイレベル・プロセス・マップ
レンダリングされたプロセス・マップ
スイムレーン
バリューチェーン分析
バリューストリームマップ
フロー図
プロセス・フローチャート
プロセス・モデル
ワークフロー図

これらの視覚的なダイアグラムは、通常、企業のビジネス・プロセス管理（BPM）のコンポーネントです。

プロセス・マップは、プロセスの各ステップの概要を示したもので、タスクの所有者を特定し、予定されるスケジュールを詳細に示します。利害関係者の間でプロセスを伝達し、改善点を明らかにするのに役立つ。ほとんどのプロセス・マップはマクロ・レベルで始まり、必要に応じて詳細を提供します。

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プロセス・マップの種類

プロセス・マップにはいくつかの種類があります。マッピングのテクニックには、以下のようなものがあります。

基本的なフローチャートは、インプットやアウトプットなどのプロセスの基本的な詳細を提供する視覚的なマップです。
デプロイメント・マップはクロスファンクショナル・フローチャートとも呼ばれ、異なるチーム間の関係を表示します。これらのマップは、しばしばスイムレーン図を使用して、プロセスが社内でどのように流れているかを示し、ボトルネックや冗長性の特定を容易にします。
詳細プロセス・マップは、サブプロセスの詳細を含むプロセスのドリルダウン・バージョンを示します。
ハイレベル・プロセス・マップは、バリューチェーン・マップやトップダウン・マップとも呼ばれ、サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、カスタマー（SIPOC）などの主要なプロセス要素を含む、プロセスのマクロ・ビューを示します。
レンダリングされたプロセス・マップは、現状および将来のプロセスを表現し、プロセスを改善できる可能性がある領域を示します。
バリューストリームマップ（VSM）は、リーンシックスシグマの手法の一つで、ユーザーのために製品やサービスを開発するために必要なステップを文書化したものです。

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プロセス・マッピングのシンボル

プロセス・マップは、プロセスの各要素を基本的なシンボルなどで視覚的に表現します。代表的なシンボルとしては、矢印、円、ひし形、箱、楕円、長方形などがあります。これらのシンボルは、プロセス・マップのグラフィカルな表記法であるビジネス・プロセス・モデリング表記法（BPMN）や統一モデリング言語（UML）（IBM外部へのリンク）から得られるものです。

ほとんどの組織では、最も一般的なシンボルをいくつか使用するだけで、プロセス・マップを完成させることができます。そのようなシンボルの例として、以下があります。

長方形は特定のプロセスとそのアクティビティーや機能を表すために使用されます。
矢印は、流れの方向とステップ間のつながりの両方を示すために使用されます。
楕円形は、プロセス・フローの始点や終点を示すのによく使われます。
ひし形は、意思決定点を示すのに使われます。次に進むプロセスは、決定次第であらかじめ決められた経路をたどります。
一端の角が丸くなっている長方形は、遅延記号としてよく使われ、フローが続行する前のプロセスの一時停止を示します。

プロセス・マップの作成方法

ビジネス・プロセス・マップを作成する際には、この方法論がお勧めです。

注目するプロセスを選択する：最大の効果を得るためには、成果を上げるのに苦労しているプロセスや、顧客満足度に影響を与えるプロセスを優先することをお勧めします。
適切な人材を集める：最適化しようとしているプロセスについて深い知識を持つ専門家を集めます。これらの対象分野の専門家（SME）は、利害関係者、一連のステップ、タイムライン、参考情報など、プロセス全体の中でクリティカルな情報を決定するのに役立ちます。また、ボトルネックや冗長など、効率を低下させる可能性のある問題領域を明らかにすることもできます。プロセスのこの段階では、プロセスに関するすべての関連情報を文書化する必要があります。
プロセス・マップのアウトラインを描く：このステップでは、現在のプロセスがどこで始まり、どこで終わるのか、そしてその間の一連のステップを決定します。詳細レベルはさまざまですが、インプット、アウトプット、メトリクス、利害関係者に関する情報が一般的に含まれます。
基本的なフローチャートシンボルを使用して、プロセス・マップを強化する：基本的なフローチャートシンボルを使用して、現在のプロセス・マップを洗練させます。このステップを完了するために、プロセス・マッピング・ソフトウェアがよく使われます。
フィードバックを得る：強化されたプロセス・マップをチーム・メンバーと検証し、プロセスのドキュメンテーションが正確であることを確認し、ステップの繰り返しや欠落がないようにします。利害関係者が現状のプロセス・ステップに同意したら、潜在的なプロセスの最適化に関するフィードバックの募集を開始します。そのプロセスには、オペレーションを合理化するためにステップを削除したり、コラボレーションを強化し品質を確保するために新しいステップを追加したりすることも含まれます。
プロセス変更の影響を実装および観察する：組織全体に変更を拡大する前に、チームの一部でPoC（概念実証）を実施します。このアプローチにより、ビジネスへのリスクが最小限に抑えられ、また、プロセスを最適化するためにフィードバックを取り入れる機会が得られるため、経営陣はよりスムーズに大規模な新しいプロセスに移行することができます。プロセスを定期的にモニタリングすることで、長期にわたる継続的な改善が可能になります。

プロセス・マイニングが重要な理由

ビジネス・プロセス・マッピングの主な目的は、組織が特定のタスクや目標をより効率的かつ効果的に達成できるように支援することです。このアプローチは、意思決定やプロセス・フローの透明性を高めることで、プロセス内やプロセス間の冗長性やボトルネックを特定するのに役立ちます。

プロセス・マップは視覚的な手がかりやシンボルを使用するため、幅広いオーディエンスにプロセスを伝えるのが簡単になります。長文の文書は、作成する所有者にとっても、対話するユーザーにとっても面倒なものになるため、このアプローチはエンゲージメントの向上につながります。

プロセス・マッピング・ソフトウェアにあらかじめ用意されているテンプレートを利用することで、チームは協力して作業プロセスを合理化する方法を検討するのが容易になり、ビジネス・プロセスの改善が可能になります。これにより、従業員のオンボーディングや定着、売上の減少など、特定の課題により適切に対処できるようになります。

プロセス・マッピングの具体的なメリットを以下に挙げます。