L'obiettivo del data modeling è quello di illustrare i tipi di dati utilizzati e memorizzati all'interno del sistema e le relazioni tra questi tipi di dati. Descrive anche i modi in cui i dati possono essere raggruppati e organizzati, insieme ai loro formati e attributi.
I modelli di dati sono costruiti in base alle esigenze aziendali. Le regole e i requisiti sono definiti in anticipo tramite feedback degli stakeholder aziendali, così da poter essere incorporati nella progettazione di un nuovo sistema o adattati nell'iterazione di uno esistente.
I dati possono essere modellati a vari livelli di astrazione. Il processo inizia con la raccolta di informazioni sui requisiti aziendali da stakeholder e utenti finali. Queste business rules vengono poi tradotte in strutture di dati per formulare un progetto di database concreto. Un modello di dati può essere paragonato a una roadmap, a un blueprint o a qualsiasi diagramma formale che faciliti una comprensione più approfondita di ciò che si sta progettando.
Il data modeling impiega schemi standardizzati e tecniche formali. Questo approccio offre un modo comune, coerente e prevedibile di definire e gestire le risorse dati all'interno di un'organizzazione, o anche oltre.
Idealmente, i modelli di dati sono documenti “vivi” che evolvono insieme alle esigenze aziendali in continua evoluzione. Svolgono un ruolo importante nel supportare i processi aziendali e pianificare l'architettura e la strategia IT. I modelli di dati possono essere condivisi con fornitori, partner o colleghi del settore.