Approcci intelligenti alle allocazioni nella pianificazione finanziaria e operativa delle aziende

Un'allocazione è il processo di spostamento dei costi generali all'interno di un'organizzazione. Un'azienda potrebbe voler distribuire i costi tra le unità di business o i reparti. Un'altra potrebbe voler assegnare i costi a singoli prodotti o progetti. Fondamentalmente, l'approccio più intelligente alle allocazioni consiste nell'assegnare correttamente i costi alle aree che beneficiano di questi costi.

Quando le organizzazioni allocano i costi, traggono beneficio da rapporti finanziari più accurati che mostrano un maggiore livello di dettaglio. Allocando correttamente i costi, possiamo vedere risultati di redditività reali e prendere decisioni strategiche basate su tali risultati.

Questi risultati dettagliati offrono alle organizzazioni la capacità di rispondere a domande come:

• Stiamo guadagnando con questo progetto?
• Dovremmo smettere di vendere questo prodotto?
• Quali cambiamenti di personale dovremmo apportare?

Ci sono quattro frasi chiave associate alle allocazioni. Queste sono:

1. Origine: l'origine è semplicemente il valore originale. Questo è il valore che verrà assegnato o spostato da qualche parte.
2. Driver: questa è la base per il calcolo dell'allocazione. I driver possono essere dollari, unità vendute, numero di dipendenti, ecc. Si tratta di elementi tangibili che vengono utilizzati per determinare come distribuire i costi di origine.
3. Destinazione: la destinazione è il punto in cui si desidera spostare il costo. L'origine è il punto di partenza, la destinazione è il punto in cui ci si sposta.
4. Offset: un offset è in genere un valore negativo associato alla destinazione. Questo serve a creare una registrazione contabile bilanciata e a garantire che il risultato finale sia uguale al valore iniziale.

Come si esegue un'allocazione? Innanzitutto, si calcola l'importo dell'allocazione. Utilizziamo il driver per determinare una percentuale su cui ripartire i costi. Ad esempio, un'azienda ha un ufficio con due reparti diversi. Un'allocazione molto semplice prende i costi complessivi dell'ufficio, li divide in due e assegna una parte a ciascun reparto. In questo esempio, la percentuale di allocazione è la metà. Una volta definito l'importo, registriamo un diario sia per spostare l'importo allocato nella destinazione sia per rimuovere l'importo dall'origine.

Questa è una spiegazione molto semplice delle allocazioni. Nel mondo reale, alcune aziende adottano un approccio complesso alle allocazioni.

Un cliente di Revelwood nel settore sanitario ci ha chiesto di creare un modello di allocazione per il suo ambiente IBM Planning Analytics. Volevano allocare una serie di costi dei prodotti per territorio e combinazioni di clienti. L'organizzazione ha diverse categorie di prodotti come prodotti commerciali, prodotti Medicare e prodotti Medicaid.

Abbiamo affrontato questa sfida progettando un modello di allocazione che potesse essere aggiunto al loro modello di pianificazione e reporting esistente. Il nuovo modello consente all'azienda di calcolare le percentuali di allocazione utilizzando una serie di metodi. Questi metodi includono:

• Utilizzo di un approccio di allocazione standard per calcolare le percentuali tramite driver che potrebbero essere facilmente ridefiniti
• Definizione di una percentuale fissa per un singolo prodotto, quindi allocazione della percentuale rimanente a tutti gli altri prodotti
• Definizione di percentuali fisse per sottoinsiemi di prodotti esistenti e quindi allocazione di tali percentuali nei prodotti specifici all'interno di ciascun sottoinsieme
• Definizione di una percentuale per un sottoinsieme di prodotti ad hoc e allocazione solo a tali prodotti
• Integrazione di varie combinazioni di questi metodi

Questo modello di allocazione di Planning Analytics utilizza un processo in due fasi. Innanzitutto, calcola le percentuali di allocazione. Successivamente, utilizza le percentuali calcolate per allocare i costi per entità, cliente, prodotto, territorio e altro ancora. Il modello offre al team finanziario la flessibilità di utilizzare una serie allocata di spese indipendenti utilizzando una varietà di driver e approcci. Questo approccio unico consente al team di separare le allocazioni in parti e analizzare i dettagli durante tutto il processo.

Questo approccio ha consentito all'azienda di risparmiare una notevole quantità di tempo. Prima di Planning Analytics, l'azienda impiegava giorni a creare calcoli di allocazione in Excel. Con Planning Analytics, l'azienda può ora completare questo processo in circa quattro minuti.

Vuoi saperne di più sulle allocazioni e sui modelli di allocazione? Guarda il webinar di Revelwood sulle Allocazioni in IBM Planning Analytics o leggi il nostro post sul blog, IBM Planning Analytics Tips & Tricks: Allocations in IBM Planning Analytics.

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