Cos'è la mappatura dei processi?

La mappatura dei processi rappresenta visivamente un workflow, consentendo al team di comprendere un processo e i suoi componenti in modo più chiaro. Esistono varie mappe di processo, che potresti conoscere con nomi diversi, come ad esempio:

• Diagramma di flusso
• Mappa dettagliata di processo
• Mappa dei documenti
• Mappa di processo di alto livello
• Mappa di processo renderizzata
• Swimlane
• Analisi della catena del valore
• Mappa del flusso di valore
• Diagramma di flusso
• Diagramma di flusso di processo
• Modello di processo
• Diagramma del workflow

Questi diagrammi visivi fanno solitamente parte del Business Process Management (BPM) di un'azienda.

Una mappa di processo illustra i singoli passaggi all'interno di un processo, identificando i responsabili delle attività e specificando le tempistiche previste. Aiutano a comunicare i processi tra gli stakeholder e a rivelare le aree di miglioramento. La maggior parte delle mappe di processo inizia a livello macro e quindi fornisce maggiori dettagli in base alle esigenze.

Esistono diversi tipi di mappe di processo. Alcune tecniche di mappatura includono:

• I diagrammi di flusso di base, mappe visive che forniscono i dettagli di base di un processo, ad esempio input e output.
  
  
• Le mappe di distribuzione, note anche come diagrammi di flusso interfunzionali, che mostrano le relazioni tra team diversi.Queste mappe utilizzano spesso diagrammi swimlane per illustrare il flusso di un processo all'interno dell'azienda, agevolando l'individuazione di colli di bottiglia o ridondanze.
  
  
• Le mappe di processo dettagliate, che mostrano una versione drill-down di un processo, contenente i dettagli relativi a eventuali sottoprocessi.
  
  
• Le mappe di processo di alto livello, note anche come mappe della catena del valore o top-down, che mostrano una vista macro di un processo, inclusi gli elementi chiave del processo come fornitore, input, processo, output o cliente (SIPOC).
  
  
• Le mappe di processo renderizzate, che rappresentano lo stato attuale o lo stato futuro dei processi per mostrare le aree di potenziale miglioramento.
  
  
• La mappa del flusso di valore (VSM) , una tecnica lean Six Sigma che documenta i passaggi necessari per sviluppare un prodotto o un servizio per un utente finale.

Le mappe di processo utilizzano rappresentazioni visive, ad esempio simboli di base per descrivere ciascun elemento nel processo. Alcuni dei simboli più comuni sono frecce, cerchi, rombi, caselle, ovali e rettangoli. Questi simboli possono provenire dal Business Process Model and Notation (BPMN) o dall'Unified Modeling Language (UML) (link esterno a ibm.com), che sono metodi grafici di notazione per le mappe di processo.

La maggior parte delle organizzazioni deve utilizzare solo alcuni dei simboli più comuni per completare una mappa di processo. Alcuni di questi simboli includono:

• Il rettangolo, utilizzato per rappresentare un processo specifico e le sue attività e funzioni.
  
  
• La freccia, utilizzata per indicare sia la direzione del flusso sia il collegamento tra le fasi.
  
  
• L'ovale, spesso utilizzato per mostrare i punti di inizio o fine di un flusso di processo.
  
  
• Il rombo, utilizzato per indicare un punto decisionale. Il processo continua seguendo un percorso predefinito a seconda della decisione.
  
  
• Un rettangolo con un'estremità arrotondata viene spesso utilizzato come simbolo di ritardo, e mostra una pausa nel processo prima che il flusso continui.

Quando si sviluppa una mappa dei processi aziendali, è bene utilizzare questa metodologia:

1. Scegli un processo su cui concentrarti: per ottenere il massimo impatto, potresti voler dare priorità a un processo che fatica a raggiungere risultati o a un processo che influisce sulla soddisfazione del cliente.
   
   
2. Coinvolgi le persone giuste: riunisci esperti con una profonda conoscenza del processo che stai cercando di ottimizzare. Questi esperti in materia (SME) ti aiuteranno a determinare le informazioni critiche all'interno dell'intero processo, come gli stakeholder, la sequenza delle fasi, le tempistiche e le risorse. Possono anche evidenziare alcune aree problematiche, come colli di bottiglia e ridondanze, che potrebbero compromettere l'efficienza. Durante questa fase del processo, documenta tutte le informazioni rilevanti sul processo.
   
   
3. Delinea la mappa di processo: durante questo passaggio, ti consigliamo di determinare dove inizia e finisce il processo corrente e la sequenza dei passaggi intermedi. Sebbene il livello di dettaglio possa variare, in genere sono incluse informazioni su input, output, metriche e stakeholder.
   
   
4. Utilizza i simboli di base del diagramma di flusso per migliorare la mappa del processo: perfeziona la mappa del processo corrente utilizzando i simboli di base del diagramma di flusso. Per completare questo passaggio viene spesso utilizzato il software di mappatura dei processi.
   
   
5. Ottenere un feedback: convalida la mappa avanzata dei processi con i membri del team per confermare una documentazione accurata del processo, contribuendo a garantire che i passaggi non siano ripetuti o mancanti. Una volta che gli stakeholder hanno concordato le fasi del processo nello stato attuale, inizia a sollecitare feedback sulle potenziali ottimizzazioni del processo. Il processo può includere l'eliminazione di fasi per snellire le operazioni o l'aggiunta di nuove fasi per migliorare la collaborazione e garantire la qualità.
    
6. Implementa e osserva l'impatto delle modifiche al processo: conduci un proof of concept (POC) con alcuni membri del team prima di estendere eventuali modifiche a tutta l'organizzazione. Questo approccio riduce al minimo il rischio per l'azienda e si offre l'opportunità di incorporare feedback per ottimizzare il processo, consentendo ai dirigenti di passare a un nuovo processo su larga scala in modo più fluido. Il monitoraggio regolare dei processi abilita un miglioramento continuo nel tempo.

Lo scopo principale della mappatura dei processi aziendali è quello di aiutare le organizzazioni a diventare più efficienti ed efficaci nel portare a termine un compito o nel raggiungere un obiettivo specifico. Fornendo una maggiore trasparenza sul processo decisionale e sul flusso dei processi, l'approccio aiuta a identificare ridondanze e colli di bottiglia all'interno e tra i processi.

Poiché utilizzano segnali visivi e simboli, le mappe di processo semplificano la comunicazione di un processo a più destinatari. Questo approccio può favorire un maggiore coinvolgimento, dato che una documentazione troppo voluminosa può risultare più gravosa sia per gli addetti ai lavori che per gli utenti finali.

Utilizzando modelli predefiniti all'interno del software di mappatura dei processi, i team possono facilmente collaborare e fare brainstorming per ottimizzare i processi di lavoro, consentendo il miglioramento dei processi aziendali. In questo modo, le aziende possono anche affrontare meglio problemi specifici, come l'inserimento e la fidelizzazione dei dipendenti o il calo delle vendite.

Alcuni vantaggi specifici della mappatura dei processi sono:

• Migliore preparazione ai test e alle valutazioni di scenari.
  
  
• Maggiore standardizzazione e consapevolezza dei ruoli e delle responsabilità.
  
  
• Identificazione più semplice degli aspetti vulnerabili di un processo.
  
  
• Prestazioni efficienti del team e soddisfazione dei dipendenti.
  
  
• Curva di apprendimento più breve per i dipendenti durante la formazione.