Un percorso agile e automatizzato verso l'innovazione
UWV lancia un programma olandese per l'occupazione in emergenza in sei settimane con l'aiuto di IBM Automation
Il quartiere finanziario Zuidas di Amsterdam al tramonto

A volte basta una scintilla per innescare una rapida innovazione. È capitato a UWV*, organizzazione incaricata dal governo olandese di eseguire un programma per prevenire la disoccupazione a fronte della pandemia da COVID-19.

La UWV è un'autorità amministrativa indipendente che implementa le assicurazioni per i dipendenti e fornisce servizi sul mercato del lavoro e di dati: aiuta i disoccupati a trovare lavoro, stabilisce i sussidi per coloro che presentano disabilità professionali e gestisce i pagamenti per le cure mediche e i sussidi di disoccupazione per coloro che ne hanno diritto.

Il programma NOW**, altrimenti noto come Temporary Emergency Measure Bridging Employment (Misura temporanea di emergenza per l'occupazione), ha fornito un indennizzo alle aziende colpite dalla pandemia COVID-19 in modo che potessero continuare a pagare gli stipendi ai loro dipendenti. Le aziende che hanno subito una perdita del fatturato pari o superiore al 20% in un periodo di tre mesi hanno ricevuto una sovvenzione fino al 90% dei costi salariali per quel periodo. Il programma di durata limitata è stato erogato in sei periodi di iscrizione, che si sono verificati ogni tre mesi fino alla conclusione del programma avvenuta il 1° ottobre 2021.

*Nome completo dell'azienda in olandese: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
**Nome completo del programma in olandese: Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheidd

Tempi di sviluppo ridotti

 

Riduce il tempo necessario per sviluppare e lanciare una nuova applicazione da diversi anni a 6 settimane

Automazione dei flussi di lavoro

 

Automatizza i workflow per gestire le eccezioni tra i 250.000 processi core business

Avevamo già in programma di implementare la soluzione nei processi di più dipartimenti, ma ora le persone erano convinte del suo valore, della sua flessibilità e della capacità di fornire risultati in un breve lasso di tempo. Peter van der Heijden Program Director E-Werken UWV

Il governo ha concesso alla UWV solo sei settimane per avviare il programma. Per rispettare le tempistiche ridotte, l'organizzazione aveva bisogno di un modo automatizzato per gestire le richieste che richiedevano un'attenzione particolare — ovvero casi che non rientravano nello schema tipico a causa di fattori quali fallimenti precedenti, mancanza di dati storici o informazioni bancarie non corrette.

UWV ha preso in considerazione varie opzioni — la creazione di un'applicazione Java da zero, di un foglio di calcolo automatizzato — ma alla fine si è rivolta alla tecnologia che era già in suo possesso: la soluzione IBM Cloud Pak for Business Automation. L'organizzazione aveva iniziato a utilizzare la soluzione ma non l'aveva implementata completamente in un ambiente live. Era il momento giusto per metterla in pratica.

Un passo da gigante in termini di velocità e agilità

UWV ha lavorato a stretto contatto con il Business Partner IBM You-Get BV per sviluppare l'applicazione di esenzione delle richieste NOW utilizzando la funzionalità Business Automation Workflow di IBM Cloud Pak for Business Automation. L'applicazione ha contribuito a risolvere una delle maggiori sfide che l'azienda ha dovuto affrontare nell'elaborazione delle richieste del programma: garantire che tutte le richieste approvate fossero conformi alle complesse normative e requisiti del programma NOW.

Ecco come funzionava: un'azienda richiedeva i fondi NOW attraverso un portale online. Se si verificava un'eccezione — ad esempio un indirizzo obsoleto o un'azienda con uffici al di fuori dei Paesi Bassi — il sistema indirizzava la richiesta attraverso la funzionalità Business Automation Workflow al dipartimento appropriato in base a un processo stabilito. Ogni tipo di eccezione seguiva il proprio processo unico a seconda delle azioni necessarie per risolverlo. Le richieste risolte venivano raggruppate ogni notte e reinserite nell'applicazione per la fase successiva di elaborazione.

Nel giro di sei settimane, il team ha rilasciato la prima iterazione dell'applicazione NOW — un'impresa notevole, considerando che di solito la UWV impiega mesi o addirittura anni per lanciare nuove applicazioni. "Eravamo tutti stupiti di poterla gestire," afferma Peter van der Heijden, Program Director E-Werken presso la UWV, "non solo dal punto di vista della nostra azienda, ma anche da quello dell'intero settore pubblico olandese. È stato sorprendente riuscire a renderla operativa in così poco tempo."

Dopo il lancio, il team ha utilizzato la metodologia agile per continuare a sviluppare l'applicazione, iniziando immediatamente a lavorare sull'iterazione successiva per automatizzare e ottimizzare ulteriormente i processi, risolvere problemi noti e incorporare il feedback degli utenti. Ogni due settimane, il team rilasciava una nuova versione. In precedenza, i cicli di sviluppo richiedevano tre mesi — o più. Questa capacità di effettuare aggiornamenti continui è stata fondamentale per rimanere conformi alle modifiche governative al programma, che si verificavano con ogni ciclo di iscrizione NOW di tre mesi.

I tempi rapidi di rilascio delle nuove versioni, la notevole velocità con cui il team ha reso operativa la soluzione e l'elevata qualità dei risultati hanno attirato l'attenzione del Consiglio di Amministrazione della UWV e di altri dipartimenti. "Avevamo già iniziato a implementare le funzionalità Business Automation Workflow come strumento generico di tecnologia dell'informazione e della comunicazione (ICT) all'interno di UWV per questo tipo di applicazione, ma ora le persone erano ancora più convinte del suo valore, della sua flessibilità e della sua capacità di fornire risultati eccellenti in breve tempo," afferma van der Heijden.

Il progetto successivo — la semplificazione dei processi per il programma di indennità di disoccupazione della UWV — era più complesso. "Esistono numerosi sistemi legacy che svolgono un ruolo qui, ciascuno con i propri workload." dichiara van der Heijden. "Il nostro obiettivo è incorporare tutti questi sistemi e workload in un'unica applicazione che i dipendenti possono utilizzare per visualizzare, stabilire le priorità e organizzare il proprio lavoro."

Il processo del cliente comporta la conformità a numerose normative governative, che richiedono più punti decisionali. "Per aiutarci abbiamo utilizzato la funzionalità Operational Decision Management di IBM Cloud Pak for Business Automation", spiega van der Heijden. "Sul nostro sito web, questa funzionalità interagisce con i clienti, fornendo risposte in base ai loro input per aiutare con il processo di candidatura. Sul back-end, la funzionalità attinge da alcune delle stesse informazioni normative per fornire supporto decisionale ai dipendenti." Dopo un'attenta preparazione — con 2.000 dipendenti che si affidavano all'applicazione, era fondamentale che soddisfacesse le loro esigenze fin dall'inizio — il team ha lanciato l'applicazione nel luglio 2021.

 

Il modo in cui stiamo implementando la soluzione — iniziando con piccoli progetti in dipartimenti selezionati per poi renderla operativa ed espanderla — ha avuto molto successo. Peter van der Heijden Program Director E-Werken UWV
Una roadmap per l'espansione

Oggi la UWV continua ad ampliare l'uso della soluzione IBM Cloud Pak for Business Automation, con l'intenzione di utilizzarla per tutti i processi. Oltre 3.500 dei 19.500 dipendenti dell'organizzazione stanno già utilizzando la soluzione in qualche modo.

Intanto, UWV sta ancora facendo progressi utilizzando la funzionalità Business Automation Workflow per progetti sia attuali che nuovi. Per quanto riguarda la domanda di impiego, l'organizzazione sta procedendo alla sostituzione di molti dei suoi 22 sistemi legacy con l'unica applicazione di workflow. "Finora siamo riusciti a sostituire due sistemi con la nostra funzionalità di workflow e stiamo lavorando sui prossimi due", afferma van der Heijden.

L'azienda ha ora avviato un nuovo progetto nella sua divisione medica per supportare le persone con disabilità professionali, passando da un sistema di fogli di calcolo a un sistema basato sulla funzionalità Business Automation Workflow della soluzione IBM. Questo processo comporta circa 3.500 utenti.

UWV sta implementando la soluzione anche nelle sue forniture e servizi, nonché nei processi di autorizzazione al lavoro. Inoltre, l'azienda sta pianificando di implementare la soluzione nei processi del suo ufficio di collocamento per aiutare le persone a reinserirsi nel mondo del lavoro e sostenere le persone con disabilità. L'ufficio di collocamento sta iniziando con un piccolo progetto, ma alla fine vuole utilizzare la funzionalità di workflow per tutti i suoi processi.

Dal punto di vista tecnologico, nel 2022 UWV prevede di implementare la funzionalità Business Automation Insights della soluzione IBM Cloud Pak for Business Automation. "La generazione di informazioni per la gestione dei nostri processi tra cui il monitoraggio dei tempi di risposta, la valutazione dell'efficacia e il ribilanciamento delle opportunità, è fondamentale per noi," afferma van der Heijden. "Ovunque utilizziamo la funzionalità di workflow, probabilmente avremo bisogno di utilizzare approfondimenti sull'automazione."

"Guardando al futuro, vediamo l'uso di nuove tecnologie come l'AI (ad esempio robotic process automation e machine learning) e il process mining", continua. Se UWV deciderà di perseguire una di queste tecnologie, IBM Cloud Pak for Business Automation metteranno a disposizione funzionalità che potrebbero soddisfare le esigenze dell'azienda.

Ma l'impatto reale della soluzione IBM Cloud Pak for Business Automation va ben oltre la tecnologia. "Il modo in cui stiamo implementando la soluzione — iniziando con piccoli progetti in dipartimenti selezionati per poi renderla operativa ed espanderla — ha avuto molto successo," afferma van der Heijden. "Penso che sia la prima volta in UWV che utilizziamo tutti lo stesso strumento per fornire applicazioni. Non è mai successo prima."

Logo UWV
Informazioni su UWV (Employee Insurance Agency)

Commissionato dal Ministero degli Affari Sociali e del Lavoro (SZW) dei Paesi Bassi, UWV (Employee Insurance Agency) (link esterno a ibm.com) è un'autorità amministrativa autonoma (ZBO) e ha ricevuto dal Ministero l'incarico di implementare le assicurazioni dei dipendenti e fornire servizi di dati e di mercato del lavoro. L'UWV, che conta 19.500 dipendenti, ha sede a HG Amsterdam e supervisiona i servizi per i cittadini olandesi di quattro aree principali: assistenza nella ricerca del lavoro, valutazione della disabilità e dell'incapacità al lavoro per malattia, amministrazione dei benefit e gestione dei dati.

Informazioni su You-Get BV

Con sede a Watergang, nell'Olanda del Nord, nei Paesi Bassi, il Business Partner IBMYou-Get (link esterno a ibm.com) fornisce servizi tecnologici nelle aree di miglioramento dei processi, automazione robotica dei processi, soluzioni cognitive e gestione dei cambiamenti e dei progetti. Fondata nel 2007, la società è di proprietà privata e impiega circa 70 persone.

Successivo:
Investire nel futuro con l'automazione dei processi aziendali TD Ameritrade Fornire un servizio incentrato sul cliente utilizzando l'automazione dei processi CDG Prévoyance Semplifica e ottimizza le chiusure finanziarie Swiss Re
Note a piè di pagina

© Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Prodotto negli Stati Uniti d'America, gennaio 2022.

IBM, il logo IBM, ibm.com e IBM Cloud Pak sono marchi di International Business Machines Corp., registrati in diverse giurisdizioni del mondo. Altri nomi di prodotti e servizi potrebbero essere marchi registrati di IBM o di altre aziende. Un elenco aggiornato dei marchi IBM è disponibile sul Web nella sezione "Copyright and trademark information" all'indirizzo https://www.ibm.com/it-it/legal/copytrade.

Le informazioni contenute nel presente documento sono aggiornate alla data della prima pubblicazione e possono essere modificate da IBM senza preavviso. Non tutte le offerte sono disponibili in ogni Paese in cui opera IBM.

Gli esempi citati relativi a dati di prestazione e clienti sono presentati unicamente a scopo illustrativo. Gli attuali risultati in termini di performance possono variare a seconda delle specifiche configurazioni e delle condizioni operative. LE INFORMAZIONI RIPORTATE NEL PRESENTE DOCUMENTO SONO DA CONSIDERARSI “NELLO STATO IN CUI SI TROVANO”, SENZA GARANZIE, ESPLICITE O IMPLICITE, IVI INCLUSE GARANZIE DI COMMERCIABILITÀ, DI IDONEITÀ A UN PARTICOLARE SCOPO E GARANZIE O CONDIZIONI DI NON VIOLAZIONE. I prodotti IBM sono coperti da garanzia in accordo con termini e condizioni dei contratti sulla base dei quali vengono forniti.