La UWV è un'autorità amministrativa indipendente che implementa le assicurazioni per i dipendenti e fornisce servizi sul mercato del lavoro e di dati: aiuta i disoccupati a trovare lavoro, stabilisce i sussidi per coloro che presentano disabilità professionali e gestisce i pagamenti per le cure mediche e i sussidi di disoccupazione per coloro che ne hanno diritto.

Il programma NOW**, altrimenti noto come Temporary Emergency Measure Bridging Employment (Misura temporanea di emergenza per l'occupazione), ha fornito un indennizzo alle aziende colpite dalla pandemia COVID-19 in modo che potessero continuare a pagare gli stipendi ai loro dipendenti. Le aziende che hanno subito una perdita del fatturato pari o superiore al 20% in un periodo di tre mesi hanno ricevuto una sovvenzione fino al 90% dei costi salariali per quel periodo. Il programma di durata limitata è stato erogato in sei periodi di iscrizione, che si sono verificati ogni tre mesi fino alla conclusione del programma avvenuta il 1° ottobre 2021.

*Nome completo dell'azienda in olandese: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
**Nome completo del programma in olandese: Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheidd

UWV ha lavorato a stretto contatto con il Business Partner IBM You-Get BV per sviluppare l'applicazione di esenzione delle richieste NOW utilizzando la funzionalità Business Automation Workflow di IBM Cloud Pak for Business Automation. L'applicazione ha contribuito a risolvere una delle maggiori sfide che l'azienda ha dovuto affrontare nell'elaborazione delle richieste del programma: garantire che tutte le richieste approvate fossero conformi alle complesse normative e requisiti del programma NOW.

Ecco come funzionava: un'azienda richiedeva i fondi NOW attraverso un portale online. Se si verificava un'eccezione — ad esempio un indirizzo obsoleto o un'azienda con uffici al di fuori dei Paesi Bassi — il sistema indirizzava la richiesta attraverso la funzionalità Business Automation Workflow al dipartimento appropriato in base a un processo stabilito. Ogni tipo di eccezione seguiva il proprio processo unico a seconda delle azioni necessarie per risolverlo. Le richieste risolte venivano raggruppate ogni notte e reinserite nell'applicazione per la fase successiva di elaborazione.

Nel giro di sei settimane, il team ha rilasciato la prima iterazione dell'applicazione NOW — un'impresa notevole, considerando che di solito la UWV impiega mesi o addirittura anni per lanciare nuove applicazioni. "Eravamo tutti stupiti di poterla gestire," afferma Peter van der Heijden, Program Director E-Werken presso la UWV, "non solo dal punto di vista della nostra azienda, ma anche da quello dell'intero settore pubblico olandese. È stato sorprendente riuscire a renderla operativa in così poco tempo."

Dopo il lancio, il team ha utilizzato la metodologia agile per continuare a sviluppare l'applicazione, iniziando immediatamente a lavorare sull'iterazione successiva per automatizzare e ottimizzare ulteriormente i processi, risolvere problemi noti e incorporare il feedback degli utenti. Ogni due settimane, il team rilasciava una nuova versione. In precedenza, i cicli di sviluppo richiedevano tre mesi — o più. Questa capacità di effettuare aggiornamenti continui è stata fondamentale per rimanere conformi alle modifiche governative al programma, che si verificavano con ogni ciclo di iscrizione NOW di tre mesi.

I tempi rapidi di rilascio delle nuove versioni, la notevole velocità con cui il team ha reso operativa la soluzione e l'elevata qualità dei risultati hanno attirato l'attenzione del Consiglio di Amministrazione della UWV e di altri dipartimenti. "Avevamo già iniziato a implementare le funzionalità Business Automation Workflow come strumento generico di tecnologia dell'informazione e della comunicazione (ICT) all'interno di UWV per questo tipo di applicazione, ma ora le persone erano ancora più convinte del suo valore, della sua flessibilità e della sua capacità di fornire risultati eccellenti in breve tempo," afferma van der Heijden.

Il progetto successivo — la semplificazione dei processi per il programma di indennità di disoccupazione della UWV — era più complesso. "Esistono numerosi sistemi legacy che svolgono un ruolo qui, ciascuno con i propri workload." dichiara van der Heijden. "Il nostro obiettivo è incorporare tutti questi sistemi e workload in un'unica applicazione che i dipendenti possono utilizzare per visualizzare, stabilire le priorità e organizzare il proprio lavoro."

Il processo del cliente comporta la conformità a numerose normative governative, che richiedono più punti decisionali. "Per aiutarci abbiamo utilizzato la funzionalità Operational Decision Management di IBM Cloud Pak for Business Automation", spiega van der Heijden. "Sul nostro sito web, questa funzionalità interagisce con i clienti, fornendo risposte in base ai loro input per aiutare con il processo di candidatura. Sul back-end, la funzionalità attinge da alcune delle stesse informazioni normative per fornire supporto decisionale ai dipendenti." Dopo un'attenta preparazione — con 2.000 dipendenti che si affidavano all'applicazione, era fondamentale che soddisfacesse le loro esigenze fin dall'inizio — il team ha lanciato l'applicazione nel luglio 2021.