Contabilizzare tutto ciò che accade in un trimestre può sembrare un compito ancora più arduo se la vostra organizzazione ha uffici in tutto il mondo e un portafoglio di offerte e servizi ampio e diversificato.

Questa era la situazione del Gruppo Swiss Re, uno dei principali fornitori di soluzioni di riassicurazione, assicurazioni corporate e gestione del rischio. Joseph Isip, Vice President of Finance Special Projects presso Swiss Re, spiega: "Avevamo cinque o sei team diversi che partecipavano al processo di chiusura e ogni team impiegava le sue procedure. Non c'era visibilità tra le squadre e le consegne non erano chiaramente definite. Ciò comportava parecchie rilavorazioni e del lavoro aggiuntivo per tutti i team”.

Si indicevano anche parecchie riunioni. Durante il periodo di chiusura si riunivano fino a trenta stakeholder con l'obiettivo di identificare e risolvere i problemi. Un processo lungo e noioso. Ricorda Isip: “Quelle riunioni erano necessarie, ma non molto efficaci".

Isip e Markus Echser, Head of Process Tools and Automation presso Swiss Re, pensavano che doveva pur esserci un metodo più efficace. Per questo motivo intrapresero un progetto di automazione, cercando di aggiornare e ottimizzare il processo di chiusura trimestrale. Speravano che questo sarebbe stato il primo passo verso un passaggio verso l’automazione che avrebbe interessato tutta l'azienda.

Il team di Swiss Re ha scelto i software IBM Blueworks Live e IBM® Business Automation Workflow per rivitalizzare le chiusure trimestrali elaborate dalla funzione Finance.Questi prodotti fanno parte dell'offerta IBM Cloud Pak for Business Automation, una suite di soluzioni software pensate per aiutare organizzazioni ad automatizzare e ottimizzare i processi di business utilizzando strumenti, report e dashboard low-code e analytics basati sull'AI.

"I team coinvolti erano una miriade, quindi abbiamo dovuto metterli tutti nella stessa stanza e mappare i compiti e le dipendenze di ciascuno", sorride Isip. Utilizzando l'intuitiva interfaccia web, i team di Swiss Re di tutto il mondo hanno unito le forze tra le varie linee di business per documentare i processi in una repository unificata. Se i modelli di processo rivelano delle opportunità di automazione, Swiss Re sarà in grado di esportarli nel tool IBM Business Automation Workflow, e questo consentirà all’azienda di adottare provvedimenti e implementare l'automazione dove lo ritenga più utile”.

Il software IBM ha permesso a Swiss Re di adottare un approccio multilivello per scomporre e analizzare le diverse attività. Il team aziendale ha definito le attività di alto livello, ad esempio "aggiornare il report", e i singoli team per continuare a gestire le attività secondarie interessate. Questa potente funzionalità consente ai team di mantenere un certo livello di autonomia, ma consente anche a Swiss Re di documentare le interdipendenze dei task più importanti. Grazie a IBM, Swiss Re gode ora di una rappresentazione visiva dinamica dell'intero flusso di lavoro.

La soluzione di IBM ha inoltre consentito a Swiss Re di sviluppare dashboard e report personalizzati che il management può eseguire con un semplice clic per vedere a che punto sono i lavori del processo trimestrale. Anche aggiunger nuovi report o funzioni alla dashboard è molto semplice, e il reparto IT di Swiss Re è in grado di soddisfare le richieste entro 24 ore.

La soluzione, però, offre molto più di una gestione documentale, delle dashboard e dei report. Poiché tutti i suoi processi sono documentati nel software IBM, Swiss Re ha scoperto nuovi modi per ottimizzare il processo trimestrale, eliminando diversi report e riducendo il numero di spiegazioni richieste dal sistema. Danny Kyu, Business Analyst for Business Process Management presso Swiss Re, spiega: "All'inizio eravamo molto impegnati nell'apportare modifiche e miglioramenti ai report e ai dashboard. Ma negli anni successivi all'implementazione iniziale, abbiamo davvero ottimizzato il processo. Ora tutto è molto più stabile".