msg, un'azienda che opera nel campo della fornitura di servizi IT in tutto il mondo, si st espandendo molto, molto velocemente. Per raggiungere gli obiettivi di recruiting prefissati, msg ha creato Max, un bot supportato dalla tecnologia IBM Watson. Max risponde alle domande dei candidati e consente loro di abbinare il curriculum vitae (CV) alle posizioni aperte a loro più adatte, supportando e velocizzando la procedura di assunzione.
Nonostante lo sviluppo di processi metodici, i selezionatori di msg dovevano utilizzare ancora metodi manuali per abbinare i CV dei candidati alle posizioni aperte. Ciò comportava un investimento notevole sia in termini di tempo che di risorse.
msg ha creato un bot basato sull'intelligenza artificiale capace di porre quesiti specifici a potenziali candidati, e in base alle risposte ottenute, li abbina automaticamente alle posizioni lavorative aperte a loro più congeniali.
Dal 2016, msg è passata da una forza lavoro di 3.500 persone alle circa 8.000 unità di oggi. Questa espansione ha portato il team di selezione del personale, composto da otto persone, a dover coprire centinaia di posizioni all'anno e scrutinare una media di 1.000 candidati al mese.
Si tratta di un compito complicato, reso ancora più complesso dal fatto che le operazioni di selezione del personale sono centralizzate. Il processo prevede la ricerca e l'inserimento di candidati qualificati in ruoli in tutte le aziende del gruppo, che offrono nel una gamma di servizi integrati di consulenza creativa e strategica e soluzioni IT intelligenti, sostenibili e ad alto valore aggiunto.
Nel corso degli ultimi 40 anni, msg si è costruita una eccellente reputazione nel settore. Per questo motivo, è imperativo mantenere il posizionamento ottenuto. L'azienda ci riesce assumendo persone dotate di competenze adeguate e inserendole nelle posizioni disponibili tra un'ampia gamma di ruoli IT, consulenza, entry-level e manageriali in tutti i settori. I settori includono l'automotive, i servizi finanziari, prodotti alimentari, le assicurazioni, l'healthcare, la produzione, il settore pubblico, le telecomunicazioni, i viaggi e la logistica, nonché le utilities.
"Abbiamo tantissime unità di business con numerose posizioni aperte", riferisce Holger Hornik, responsabile della divisione AI e Data Analytics di msg. "La nostra attività è molto articolate e non è stato facile abbinare i candidati giusti alle posizioni giuste".
Una parte della difficoltà consisteva nel fatto che il CV di ciascun candidato veniva esaminato manualmente e confrontato con un database di centinaia di posizioni aperte. Si trattava di un'attività dispendiosa in termini di tempo, che rallentava il processo di recruiting sia per i selezionatori che per i candidati. Inoltre, con un certo numero di opportunità simili in diverse unità di business, l'abbinamento di un candidato al ruolo ideale era suscettibile di errori di valutazione umani.
Christian Hertlein, Lead Consultant di msg, spiega: "In un'unità aziendale può esserci una posizione aperta per un 'Watson senior consultant', mentre un'altra divisione cerca un 'Watson senior solution consultant'". La difficoltà per il team di selezione consisteva nel decidere a quale divisione inviare il CV del candidato".
Inoltre, il team doveva far fronte a centinaia di telefonate di candidati che chiedevano aggiornamenti sullo status delle loro candidature.
Considerando che msg aumentava la propria forza lavoro di migliaia di dipendenti all'anno, il metodo di selezione tradizionale si stava rivelando inefficiente per un'azienda che ha fatto della lungimiranza una delle proprie caratteristiche principali. Secondo Hertlein, msg aveva due possibilità: "Potevamo ampliare il team di selezione del personale e continuare a lavorare nello stesso modo. In alternativa, potevamo concentrarci sulle nuove tecnologie per spostare una parte del lavoro sui candidati, ricavando informazioni migliori e una migliore corrispondenza dei CV, il tutto con maggiore velocità".
L'azienda ha scelto di concentrarsi sulle nuove tecnologie.
Utilizzando una combinazione di soluzioni Watson integrate, Hornik e il suo team hanno sviluppato Max, un bot di reclutamento alimentato dall'intelligenza artificiale. Il bot, che si trova sulla pagina web di msg dedicata alle offerte di lavoro in lingua tedesca, pone ai candidati una serie di domande incentrate sull'attività lavorativa. Le risposte ottenute consentono infine di abbinare il candidato a una specifica posizione lavorativa. In alternativa, le persone possono caricare i propri CV e Max fornirà automaticamente un elenco delle posizioni idonee in base alle informazioni fornite.
"L'abbinamento dei CV rappresenta il caso d'uso principale per il nostro assistente digitale", aggiunge Hertlein" “La caratteristica veramente preziosa di questa soluzione è la capacità di ricerca interattiva. Il bot include un tool che consente di caricare il proprio CV. Successivamente lo analizza, lo "capisce" e confronta l'esperienza del candidato con le posizioni lavorative aperte. Infine, genera un elenco delle migliori posizioni sulle quali il team di selezione dovrebbe concentrarsi. In questo modo si risparmia una notevole quantità di tempo”.
Max si basa sull'IA e sulle capacità di linguaggio naturale della tecnologia IBM watsonx Assistant, un assistente di intelligenza artificiale di alto livello che risiede su IBM Cloud® nel data center di Francoforte. Il team ha scelto le tecnologie Watson per la sua facilità d'uso e le prestazioni elevate.
"Quando abbiamo confrontato e testato IBM watsonx Assistant confrontandolo con un altro framework bot e utilizzando la stessa finestra di dialogo e gli stessi dati, il ranking e i punteggi di confidenza di Watson sono sempre risultati i migliori", spiega Hertlein. "Inoltre, IBM watsonx Assistant non richiede un addestramento complesso, poiché è un tool incredibilmente intuitivo".
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La soluzione è stata sviluppata congiuntamente in un arco di sei mesi dalle funzioni IT e RU di msg. Il team delle risorse umane ha addestrato Max sulla terminologia, sullo stile comunicativo e sui contenuti specifici del recruiting, affinando le domande che il tool pone ai candidati. RU hanno inoltre definito il percorso verso il supporto di secondo livello, nonché sul percorso attraverso il quale i candidati possono contattare direttamente le Risorse Umane.
«Il coinvolgimento del team di selezione è stato un fattore determinante per la buona riuscita del progetto, e ci ha dato la garanzia che il tool selezionato sia effettivamente quello più adatto al lavoro che svolge», afferma Hertlein. “La facilità di utilizzo di IBM watsonx Assistant consente al personale di selezione di lavorare a stretto contatto con noi. Non è stato chiesto loro di scrivere linee di codice, hanno semplicemente utilizzato il kit di strumenti di IBM Watsonx Assistant per aiutarci con i contenuti e il dialogo, lasciando a noi il lavoro sull'architettura tecnica in background."
La tecnologia utilizza IBM Watson Knowledge Studio e IBM Natural Language Understandingper creare modelli calibrati sulle esigenze di RU, incentrati sulla terminologia e sui concetti del recruiting. Il team IT ha distribuito i modelli in IBM Watson Discovery, che funge da motore di ricerca del bot durante l'analisi e l'abbinamento dei CV ai ruoli.
La soluzione trova anche le posizioni più pertinenti interagendo con i candidati e ponendo una serie di domande. Il bot inizia ponendo una serie di domande di carattere generale, come «Sei uno studente o un professionista?» e "Che tipo di lavoro desideri?". Gradualmente, le domande diventano più mirate, ad esempio chiedendo ai candidati il luogo di lavoro desiderato.
Max pone anche domande per restringere il tipo specifico delle posizioni che i candidati stanno ricercando. Ad esempio, se un candidato seleziona una posizione nella consulenza, il bot gli chiede se desidera occuparsi di consulenze tecniche o di business. Se il candidato indica le consulenze tecniche, il bot porrà domande su competenze tecnologiche specifiche, come la padronanza di determinati linguaggi di programmazione. Il bot inoltre ai candidati se hanno esperienza in determinati settori, come quello bancario o automobilistico, e per quanti anni.
Una volta raccolte le informazioni, Max interroga il database per trovare le descrizioni dei lavori che corrispondono alle risposte del candidato, e gli restituisce un elenco selezionato. I candidati possono leggere le descrizioni delle varie posizioni e proporsi per il ruolo a loro più congeniale. Poiché la fase di abbinamento viene già svolta dal candidato, a quel punto il reclutatore può mettersi in contatto.
Max è stato lanciato a giugno 2019 e fino ad oggi ci ha aiutati a ricoprire numerose posizione all'interno di msg.
Dall'implementazione del bot, msg ha visto un aumento a due cifre del KPI relativo alla rispondenza dei candidati alle posizioni aperte. Di conseguenza, ciò ha determinato un incremento dei colloqui con esito positivo e delle offerte di lavoro. I costi delle procedure di assunzione sono diminuiti, e la qualità delle candidature è migliorata. Oltre il 20% dei candidati risulta più qualificato per la posizione per cui si propone.
Anche i candidati stanno traendo notevoli vantaggi. "In precedenza, i candidati potevano attendere molto tempo prima di ottenere una risposta dal RU, perché la funzione era impegnata nella ricerca delle posizioni adeguate all'interno della nostra vastissima organizzazione", afferma Hertlein. "Ora, grazie all'abbinamento individuale, il processo per il candidato è molto più rapido, e ci aiuta a coprire i ruoli più velocemente, a vantaggio dei nostri colleghi e dell'azienda nel suo complesso".
Max conversa con circa 60 candidati al giorno, un numero che aumenta ogni mese. Con l'aumentare del numero di conversazioni, il volume delle telefonate alle risorse umane diminuisce.
"Con Max, diamo ai candidati l'opportunità di mostrarci innanzitutto chi sono", spiega Hornik. “Solo allora la nostra soluzione mostra loro quali opportunità di lavoro sono più adatte ai loro profili. I candidati scelgono una posizione e si propongono. È in questo modo che riescono a individuare il loro corretto posizionamento nella nostra azienda”.
Con il supporto di Max, il team di selezione ha la possibilità di concentrarsi sulle iniziative di recruiting più importanti, piuttosto che piegarsi al'incombenza di trovare l'abbinamento perfetto tra candidato e posizione lavorativa. Inoltre, il successo ottenuto dalla soluzione ha consolidato la reputazione della funzione RU all'interno dell'azienda.
msg è stata una delle prime realtà aziendali ad adottare tecnologie IA innovative. Questo è un primato che, in qualità di rivenditore provider di soluzioni, può pubblicizzare quando presenterà Max ai propri clienti. Hertlein conclude: "Stiamo ancora dibattendo su come sviluppare il bot per msg ma, in futuro, renderemo disponibile questa risorsa anche ai nostri clienti."
msg (link esterno a ibm.com) è un gruppo di aziende di respiro internazionale con 8.000 dipendenti in tutto il mondo. msg systems ne è la capogruppo. Il gruppo di aziende offre una gamma di servizi olistici di consulenza creativa e strategica, oltre a soluzioni IT intelligenti, sostenibili e ad alto valore aggiunto per i seguenti settori: automotive, servizi finanziari, prodotti alimentari, assicurazioni, healthcare, manifattura, settore pubblico, telecomunicazioni, viaggi, logistica e servizi pubblici. msg ha sede a Ismaning, in Germania, e ha registrato un fatturato record di 961 milioni di euro nel 2018.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, febbraio 2020.
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