Azienda manifatturiera globale

Nei processi di approvvigionamento interni, la conformità è una virtù. Per ridurre al minimo i costi e massimizzare l'efficienza, la maggior parte delle grandi organizzazioni crea politiche e flussi di lavoro standardizzati che guidano i dipendenti verso collegamenti prestabiliti con i fornitori.

Quando i dipendenti scelgono di fare a modo loro - una pratica nota come acquisto non conforme - rinunciano a tutti i vantaggi in termini di prezzo e ad altre efficienze che sono insite nei canali di acquisto standardizzati. Quanto più diffusa è l'attività non conforme, maggiore è l'impatto sui profitti.

Per questa azienda manifatturiera globale, produttrice di cavi avanzati con attività distribuite in 50 paesi, le motivazioni per limitare le pratiche di approvvigionamento non standard erano significative. Come sottolinea la responsabile del processo dell'azienda, lo erano anche le sfide. "Abbiamo riscontrato che a livello generale gli acquisti non conformi erano un fenomeno relativamente diffuso", afferma. "Quello che ci mancava era un modo per individuare come, dove e in che misura ciò stesse accadendo".

Un impulso particolarmente forte a intervenire è stato il desiderio di applicare gli strumenti RPA (robotic process automation) al ciclo P2P (procure-to-pay). Nell'ambito dell'approvvigionamento, gli acquisti non conformi, ad esempio quando viene creata una fattura senza un ordine di acquisto (PO) corrispondente, generano "eccezioni" che richiedono una gestione manuale. Dato che l'automazione si basa in gran parte su processi standardizzati, è evidente che le eccezioni e l'automazione non vanno d'accordo. Ridurre al minimo le eccezioni è dunque una priorità.

Ma prima bisognava rilevarle. E la prova migliore a portata di mano erano i flussi di dati SAP ERP dell'azienda.

In effetti, per la responsabile dell'approvvigionamento, vedere cosa succede a un livello dettagliato e basato sui dati è fondamentale per una vera ottimizzazione del processo. "Nel contesto della nostra roadmap di trasformazione digitale a lungo termine", spiega, "riteniamo che ottenere trasparenza nei flussi dei nostri processi sia un prerequisito essenziale per i nostri sforzi di automazione".

Ridotta l'incidenza di acquisti non conformi e risparmio di

60.000 USD

nei costi di rielaborazione degli ordini di approvvigionamento

Abilitata l'automazione mirata del

75%

delle attività di creazione di linee e consegna utilizzando gli strumenti RPA

Poiché il framework IBM ha come suo nucleo il DTO (Digital Twin of an Organization), fornisce una visione più approfondita e basata sui dati dei nostri flussi di lavoro operativi. E ciò lo rende un potente strumento per accelerare l'automazione.

Responsabile del processo di approvvigionamento
Azienda manifatturiera globale

La modellazione dinamica dei processi produce insight dettagliati

Riconoscendo la necessità di una soluzione di rilevamento dei processi, l'azienda ha esaminato diverse opzioni. Secondo la responsabile del processo di approvvigionamento, l'azienda alla fine ha scelto la soluzione IBM® Process Mining sulla base della potenza della tecnologia DTO (Digital Twin of an Organization) su cui si basa. "Ciò che ha reso l'offerta IBM Process Mining davvero eccezionale è stata la flessibilità e il livello di dettaglio del suo framework di modellazione dinamica dei processi", spiega. “Poiché il framework IBM ha come suo nucleo il DTO, fornisce uno sguardo più approfondito e basato sui dati dei nostri flussi di lavoro operativi. E questo lo rende un potente strumento per accelerare l'automazione".

Ecco perché. L'attributo che definisce il DTO - la capacità di rispecchiare accuratamente i processi analizzando i flussi di dati - non è prezioso solo per trovare i difetti nei processi come gli acquisti non conformi. Fornisce anche un meccanismo di simulazione ipotetica basato sull'AI che consente agli esperti dei processi di visualizzare in che modo determinati miglioramenti, inclusa l'automazione, influiranno su metriche quali costo, produttività e durata del ciclo del processo.

Per questo motivo, afferma la responsabile del processo, la soluzione IBM Process Mining rappresenta uno strumento di pianificazione dell'automazione di inestimabile valore. “La decisione di investire nell'automazione dei processi riguarda in ultima analisi il valore aziendale previsto. Ma la cosa più difficile è bilanciare gli investimenti in risorse limitate in modo da massimizzare il profitto riducendo al minimo il rischio, che è l'essenza della creazione di un business case", spiega. "Ed è qui che la capacità di simulare questi risultati distingue IBM Process Mining".

IBM Process Mining è incluso come funzionalità di base in tutti gli IBM Cloud Pak for Automation tra cui IBM® Cloud Pak for Business Automation.

Due donne che guardano gli ordini del magazzino

La trasparenza del processo che abbiamo ottenuto attraverso la soluzione IBM ha avuto un impatto rivoluzionario sulle decisioni di automazione che abbiamo preso in merito al procure-to-pay.

Responsabile del processo di approvvigionamento
Azienda manifatturiera globale

Dai punti di sofferenza all'automazione

Per mettere alla prova queste funzionalità, l'azienda ha collaborato con il suo partner di trasformazione per implementare la soluzione IBM Process Mining come un PoC (proof of concept). Utilizzando i dati in tempo reale del sistema ERP dell'azienda, gli algoritmi della soluzione hanno quasi istantaneamente messo in evidenza le deviazioni dei processi che minacciavano di complicare i suoi sforzi di automazione.

Analizzando i grafici e i diagrammi di flusso generati dal modello, la responsabile del processo e il suo team hanno notato che una buona metà dei principali processi di creazione degli ordini, comprese le attività di creazione di linee e di consegna, erano manuali e quindi non conformi. Inoltre, la scansione del processo ha rivelato un'elevata incidenza di rielaborazioni in queste attività derivanti da errori umani. Oltre a prolungare il ciclo di approvvigionamento, questi difetti di processo avevano aumentato i costi di circa 250.000 USD all'anno.

Sulla base di questi insight, l'azienda ha implementato strumenti di automazione all'interno di entrambe le attività. Automatizzando il 75% dell'attività di consegna, l'azienda è stata in grado di ridurre drasticamente la rielaborazione degli ordini, riducendo al contempo i costi associati di circa 60.000 USD. Attività di automazione comparabili sulla creazione di linee hanno ridotto i tempi di esecuzione di tre giorni, con un risparmio sui costi di 50.000 USD.

Come la maggior parte delle aziende nel bel mezzo della trasformazione digitale, questa azienda è guidata da una visione globale volta a rendere i propri processi più agili, efficienti e basati sul cloud. Per la responsabile del processo, il fatto che la sua azienda stia adottando un approccio basato sui dati per le specifiche delle decisioni di automazione dei processi - sapere dove sono i punti di sofferenza e come affrontarli al meglio - fa una grande differenza in termini di efficacia. "La trasparenza del processo che abbiamo ottenuto grazie alla soluzione IBM ha avuto un impatto rivoluzionario sulle decisioni di automazione che abbiamo preso in merito al procure-to-pay", osserva. "Mentre la nostra trasformazione globale prosegue, riteniamo che il processo decisionale basato sui dati sia fondamentale per il nostro successo".

Informazioni sull'azienda manifatturiera globale

Fondata oltre 100 anni fa, l'azienda manifatturiera globale gestisce oltre 100 stabilimenti in 50 paesi e conta oltre 20.000 dipendenti. I mercati di riferimento dell'azienda includono i settori delle telecomunicazioni, della trasmissione di energia, delle costruzioni e dei trasporti.

Componenti della soluzione

IBM® Cloud Pak for Business Automation
IBM® Process Mining