Per servire meglio i suoi studenti e più di 1.200 istituzioni, Follett Corporation aveva bisogno di un sistema di order management che consentisse ai suoi 1.200 siti di e-commerce di operare come un negozio online unificato.

Follett ha utilizzato IBM® Sterling™ B2B Integrator, IBM Sterling Order Management e il software IBM MQ per creare 1.200 negozi cooperanti che condividono inventario, cataloghi ed evasione degli ordini.

Follett è uno dei più grandi rivenditori nel settore dell'istruzione superiore che opera all'interno del campus e nei negozi online negli Stati Uniti e in Canada. In passato i 1.200 negozi online di Follett operavano in modo più o meno indipendente. La maggior parte dei negozi online si affidava a un singolo negozio fisico per rifornire il proprio inventario, quindi un utente che visitava un negozio online vedeva solo l'inventario disponibile presso il negozio del campus locale corrispondente. "Perciò se il negozio locale aveva esaurito un libro, un cappello o una maglietta nello specifico, il prodotto online compariva come esaurito", afferma Al Scherer, direttore dell'e-commerce di Follett. "Fondamentalmente stavamo dicendo al cliente di andare a comprarlo da qualche altra parte, anche se avremmo potuto avere quel libro in un centro di distribuzione in fondo alla strada o in un'altra università. Avevamo 1.200 siti web indipendenti da punto a punto, e ognuno degli ordini veniva eseguito solo dal negozio fisico che si occupava di quel sito web." 

Follett aveva bisogno di un sistema di order management che la aiutasse a eliminare la perdita di opportunità di vendita e consentisse ai suoi 1.200 siti di e-commerce di operare come un negozio online unificato.

Follett ha utilizzato Sterling B2B Integrator, Sterling Order Management e il software MQ per creare 1.200 negozi cooperativi che condividono inventario, cataloghi ed evasione degli ordini. Follett disponeva di numerosi sistemi esistenti al momento dell'implementazione del sistema di order management, perciò utilizza il software Sterling B2B Integrator come livello di traduzione. Tutti i dati del sistema dei partner in entrata o in uscita dal sistema di order management di Follett passano attraverso Sterling B2B Integrator che traduce i dati nel formato richiesto secondo necessità.

Follett utilizza anche il software MQ per spostare le informazioni tra le proprie applicazioni. La maggior parte di questi scambi di dati MQ vengono gestiti in modo asincrono. "Questa è stata una decisione architettonica intenzionale", spiega Scherer. "Permette alle applicazioni dei partner di scalare in modo indipendente per funzionare il più velocemente possibile, senza rallentare l'intero sistema in base al partner più lento".

Il software Sterling offre numerose funzioni integrate, tra cui flussi di processo personalizzati, gestione del catalogo e un catalogo globale. L'applicazione supporta anche l'inventario stagionale. "A differenza dei normali rivenditori, che hanno un periodo festivo molto intenso, da noi abbiamo due periodi frenetici, uno primaverile e uno autunnale", afferma Pete Bukantis, responsabile IT di Follett.

Con la soluzione Sterling Order Management, Follett può anche creare una logica di business e delle regole per l'inventario e gli ordini. “Se vuoi acquistare un laptop, lo spediremo dove vuoi. Ma se si tratta di penne, matite e articoli a basso prezzo, non possiamo davvero permetterci di spedirli in tutto il paese”, afferma Scherer. "Abbiamo ideato il concetto di tipologia di articolo, che ci ha permesso di stabilire diverse business rules di evasione degli ordini a livello di articolo in base, ad esempio, ai margini unitari. Abbiamo anche definito gli articoli con "inventario infinito" che vengono sempre visualizzati come disponibili online."

Follett ha anche aggiunto fornitori di dropshipping al proprio modello di business. I fornitori di dropshipping sono essenzialmente partner commerciali che vendono prodotti sui siti web di Follett. Quando Follett riceve ordini per prodotti da un fornitore di dropshipping, il fornitore può spedire direttamente al cliente o spedire al negozio locale del cliente. "L'aspetto più bello del nostro programma di vendita dropshipping è che ci ha davvero permesso di estendere il nostro assortimento oltre ciò che possiamo trasportare nei nostri negozi fisici senza aumentare il rischio di esposizione all'inventario", afferma Scherer.

Uno dei principali vantaggi del sistema di order management è l’aumento delle entrate. "Non siamo più solo 1.200 singoli negozi online serviti da 1.200 negozi fisici", afferma Scherer. “L'architettura scalabile ci ha permesso di sfruttare meglio la nostra rete di negozi e di implementare corsie infinite attraverso dropshipping e centri di distribuzione. Abbiamo semplicemente molti più prodotti che possiamo vendere online.” Follet ha inoltre esteso le funzionalità del sistema di order management oltre alla divisione dell'istruzione superiore anche alla divisione K–12, che comprende altri 400 negozi.

Quando Follett ha implementato il sistema di order management, ha creato processi di supporto automatizzati e guide per la risoluzione dei problemi per garantire il corretto funzionamento del sistema. "Abbiamo creato delle guide per la risoluzione dei problemi che consentono agli utenti di iniziare dall'alto e procedere verso il basso, con domande a risposta affermativa o negativa e che forniscono molte risposte alle domande delle persone", afferma Bukantis. La soluzione IBM fornisce inoltre una cronologia e dati di controllo solidi, fin da subito. Follett può utilizzare questi dati di controllo per il supporto del sistema, la risoluzione dei problemi e la produzione di report, inclusi report settimanali per il personale di livello dirigenziale.

Nel complesso, la soluzione IBM ha migliorato la flessibilità e la visibilità di Follett. "Abbiamo negozi fisici, centri di catalogazione, centri di distribuzione, fornitori di dropshipping", afferma Scherer. "La soluzione ha anche contribuito a fornire una presenza online ad alcuni dei nostri clienti più piccoli che potrebbero non avere un negozio fisico".

Fondata nel 1873, Follett (link esterno a ibm.com) è un fornitore leader di tecnologia, servizi e contenuti fisici e digitali per l'istruzione. L'azienda privata collabora con 80.000 scuole e gestisce più di 1.250 negozi nei campus locali e 1.600 negozi virtuali. Follett ha sede a Westchester, Illinois.