BWG Foods

Con molteplici depositi di BWG Foods che inviavano merci ai negozi della sua rete, l'azienda si è resa conto che i processi di pianificazione del bilancio e rendicontazione delle vendite erano diventati sempre più complessi. Come semplificare tali processi?

Lavorando con IBM Business Partner ProStrategy, BWG Foods ha aggiornato la tecnologia che supporta le sue attività analitiche con IBM Planning Analytics, fornendo report più veloci, più semplici e più accurati.

Nel gestire una rete di minimarket multi-simbolo, tenere traccia delle prestazioni di vendita di ogni negozio e generare budget annuali accurati può diventare difficile man mano che l'azienda cresce. Senza una soluzione comoda per analizzare i dati finanziari, c'è il rischio di trascurare preziosi insight che potrebbero guidare il processo decisionale strategico.

BWG Foods, una delle principali società irlandesi di vendita al dettaglio e all'ingrosso di prodotti alimentari, gestisce una varietà di minimarket in Irlanda e nel sud-ovest dell'Inghilterra, tra cui Londis, MACE, SPAR ed EUROSPAR. Poiché la società ha introdotto punti vendita aggiuntivi all'interno del gruppo attraverso l'acquisizione, il suo dipartimento finanziario ha dovuto affrontare ulteriori pressioni per la produzione di budget e report di vendita tempestivi e ultra-granulari.

Tim O'Leary, MIS Manager presso BWG Foods, spiega: "Ogni entità della nostra rete non solo vende direttamente ai clienti prodotti alimentari, vini, alcolici e altri beni di largo consumo, ma acquista anche prodotti da più canali, come la nostra rete di cash and carry e il centro di distribuzione nazionale. Per ottenere un quadro accurato delle prestazioni di ciascun negozio e generare budget affidabili, dobbiamo distinguere i diversi tipi di vendite effettuate da ciascun negozio e marchio di convenienza. Con l'introduzione di nuovi marchi nel nostro gruppo, questo processo è diventato sempre più complesso e dispendioso in termini di tempo."

BWG Foods ha scoperto che la soluzione di analytics utilizzata per supportare le sue attività di pianificazione del bilancio e rendicontazione delle vendite non offriva più la flessibilità e le prestazioni necessarie per fornire informazioni rapide e affidabili ai principali responsabili delle decisioni.

Tim O'Leary continua: "A causa delle funzionalità di automazione limitate della nostra attuale soluzione di analytics, spesso abbiamo dovuto lavorare fino a tardi per completare il bilancio annuale. Una parte significativa di questo tempo viene spesso dedicata ad attività potenzialmente automatizzabili, come la profilazione delle spese generali e la calendarizzazione dei budget."

Lorton Sherlock, Senior Management Accountant presso BWG Foods, aggiunge: "Poiché la nostra attuale soluzione di analytics era fortemente personalizzata in base alle nostre esigenze, ero l'unico membro del team finanziario in grado di adattarla, correggerla e aggiornarla. Volevamo una soluzione che riducesse la necessità di affidarsi del tutto a persone chiave all'interno dell'azienda".

Con IBM Planning Analytics alla base di tutte le attività di gestione delle prestazioni finanziarie, BWG Foods ha accelerato il processo di pianificazione del bilancio, eliminato la sua dipendenza dalle persone chiave e automatizzato la generazione dei report chiave.

"Con il nostro sistema precedente ci sarebbero volute settimane per completare un ciclo di pianificazione del bilancio, ma ora possiamo farlo in pochi giorni e senza dover lavorare la sera e nei fine settimana", racconta Tim O'Leary. "Grazie a IBM Planning Analytics, abbiamo risparmiato oltre 240 ore nel processo di pianificazione del budget e oltre 8 ore alla settimana nella rendicontazione delle vendite. Questo ha reso la vita molto più facile al nostro team addetto al bilancio e alla rendicontazione, lasciandoci più tempo per concentrarci sull'ottimizzazione dei nostri report.

Le funzionalità intelligenti di automazione della soluzione IBM consentono a BWG Foods di risparmiare molto tempo. Ad esempio, l'azienda risparmia una notevole quantità di tempo perché IBM Planning Analytics calendarizza automaticamente e istantaneamente le spese generali, un processo che in precedenza richiedeva fino a un paio di settimane per ogni ciclo di bilancio. Allo stesso modo, l'automazione dei processi ETL tra Planning Analytics e gli altri sistemi finanziari e di rendicontazione dell'azienda ha ridotto significativamente il carico di lavoro per il team finanziario.

Sherlock aggiunge: "Non solo possiamo generare molto più velocemente bilanci e rendicontazioni sulle vendite, ma abbiamo anche visto un grande miglioramento in termini di precisione. Non abbiamo mai avuto bisogno di inviare correzioni per un singolo report da quando abbiamo iniziato a utilizzare Planning Analytics".

Fornendo agli utenti aziendali di BWG Foods un'interfaccia molto più intuitiva, l'azienda ha anche ridotto i rischi e rafforzato la pianificazione della continuità delle operazioni aziendali. Il sistema di Planning Analytics è più strutturato rispetto al vecchio sistema dell'azienda, e guida gli utenti in un processo passo-passo per completare ogni flusso di lavoro, il che richiede meno conoscenze specialistiche.

Tim O'Leary conclude: "Grazie a IBM Planning Analytics, siamo stati in grado di semplificare significativamente i nostri processi di rendicontazione e pianificazione del bilancio e siamo riusciti a ottenere una visione altamente dettagliata delle prestazioni di ciascuno dei nostri convenience brand e dei singoli punti vendita. Grazie alla capacità di fornire report accurati, dettagliati e tempestivi, possiamo far sì che i principali responsabili decisionali di BWG Foods riescano a costruire strategie di sviluppo aziendale basate sui fatti per sostenere la crescita futura."

BWG Foods UC (link esterno a ibm.com) fa parte di BWG Group, un'azienda leader nella distribuzione al dettaglio e all'ingrosso che opera nella Repubblica d'Irlanda e nel Regno Unito.BWG possiede e gestisce una serie di marchi leader del settore retail con oltre 1.400 punti vendita SPAR, EUROSPAR, MACE, Londis e XL che servono comunità locali in collaborazione con rivenditori indipendenti.BWG possiede e gestisce anche i principali marchi all'ingrosso irlandesi BWG Foodservice e Value Centre Cash & Carry.BWG Group detiene una quota stimata del 12% del mercato complessivo della vendita al dettaglio di generi alimentari in Irlanda e una quota del 40% del mercato della distribuzione al dettaglio.