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ANAS S.p.A.
Garantire la sicurezza delle strade italiane consentendo un rapido accesso a informazioni vitali
ANAS ha adottato un sistema di gestione elettronica dei contenuti basato sulle soluzioni IBM Filenet Content Manager e IBM Content Navigator, inclusi sistemi specializzati per l'ingegneria, le acquisizioni e l'IT.
ANAS S.p.A. lavora su grandi progetti di costruzione che coinvolgono enormi quantità di informazioni. Per garantire un accesso rapido a file importanti, l'azienda desiderava un'alternativa più intelligente ai processi cartacei.
ANAS ha adottato un sistema di gestione elettronica dei contenuti basato sulle soluzioni IBM Filenet Content Manager e IBM Content Navigator, inclusi sistemi specializzati per l'ingegneria, le acquisizioni e l'IT.
Risultati
progetti e approvazioni velocizzando l'accesso ai file pertinenti
la produttività dei dipendenti promuovendo la condivisione delle informazioni tra i dipartimenti
alle esigenze di ciascun dipartimento, evitando i costi di riprogettazione dei processi aziendali
Percorsi cartacei complessi
L'ANAS è responsabile della costruzione, della manutenzione e dell'ammodernamento dell'estesa rete di strade e autostrade che fanno muovere l'Italia. Garantire che migliaia di paesi e città rimangano connessi su un territorio impegnativo come quello italiano richiede un lavoro di manutenzione costante. Parallelamente, ANAS porta avanti anche progetti per creare nuovi collegamenti di trasporto tra le località più remote d'Italia.
Maurizio Biccellari, Responsabile dei sistemi gestionali e documentali dell'ANAS, spiega: "Molte delle cose che fanno dell'Italia un Paese così bello lo rendono anche impegnativo dal punto di vista ingegneristico. Con un numero così elevato di fiumi, valli e regioni montuose, i progetti di costruzione o riparazione di strade richiedono team di ingegneri, architetti e geometri, oltre a diversi tipi di fornitori specializzati.
I progetti di costruzione e manutenzione dell'ANAS dipendono da un'enorme quantità di dati: dai piani degli ingegneri, ai contratti di appalto, ai processi di registrazione della gestione. Per gestire i processi di progettazione e l'enorme rete di fornitori, l'organizzazione si affidava in precedenza a processi manuali e cartacei. Tuttavia, questo approccio rendeva difficile tenere traccia dei moduli e dei file, soprattutto nei progetti con più stakeholder e flussi di lavoro.
Biccellari prosegue: "Per svolgere il loro lavoro, il nostro personale e i nostri fornitori hanno bisogno di accedere a disegni e piani di ingegneria, documenti di acquisizione, procedure di qualità, istruzioni operative, corrispondenza del personale e altro ancora. Attualmente abbiamo quasi 12 milioni di documenti archiviati nei nostri sistemi, che i nostri utenti potrebbero avere bisogno di consultare in qualsiasi momento. Se il nostro personale non riesce ad accedere tempestivamente alle informazioni di cui ha bisogno, aumenta il rischio di ritardi nel progetto, che possono potenzialmente aumentare i nostri costi".
Aprire la strada alla gestione specializzata dei contenuti
Per introdurre livelli più elevati di efficienza nel proprio approccio alla gestione dei contenuti, ANAS ha scelto IBM Filenet Content Manager e IBM Business Automation Workflow.
Biccellari sottolinea: “Ci affidavamo già alle soluzioni IBM per archiviare i nostri 12 milioni di documenti e le nostre esperienze positive di lavoro con IBM ci hanno dato la certezza che avremmo ricevuto il supporto reattivo e di alta qualità che desideravamo.
Durante tutto il processo di implementazione, il team IBM è stato estremamente
disponibile e la loro esperienza ci ha permesso di implementare e personalizzare rapidamente la soluzione".
Dopo aver collaborato con IBM per sviluppare un sistema di gestione dei documenti ingegneristici a supporto della parte operativa del suo business, ANAS ha deciso di estendere la soluzione ad altre parti dell'organizzazione. Implementando IBM Content Navigator, ANAS ha migliorato la sua soluzione con un'interfaccia intuitiva e facile da usare, consentendo agli utenti non tecnici di trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.
Attualmente, l'organizzazione utilizza IBM Content Manager per integrare molti dei suoi sistemi di registrazione. Tra questi, il sistema ufficiale di gestione dei documenti, P-ANAS. La soluzione è inoltre integrata con i sistemi di gestione dei documenti di progetto (PDM) per i team di ingegneria, costruzione e IT, nonché con la sua piattaforma di gestione dei contratti di appalto (PCM).
"L'interfaccia di Content Navigator è estremamente semplice da configurare, il che ci permette di adattarla alle diverse esigenze di ciascun dipartimento", spiega Biccellari. "Ad esempio, abbiamo personalizzato notevolmente l'esperienza dell'utente per il nostro dipartimento acquisti, consentendo al team di continuare ad adottare la soluzione senza modificare i processi aziendali."
Sulla strada del successo
Grazie a un sistema di gestione dei contenuti supportato dalle soluzioni IBM, ANAS ha raggiunto il suo obiettivo di semplificare i processi, risparmiando tempo e contribuendo a contenere i costi operativi.
"Grazie a IBM Content Manager, possiamo scambiare i nostri piani di progettazione con gli enti di approvazione appropriati semplicemente premendo un pulsante, eliminando i costi e il complesso andirivieni di carte", spiega Biccellari.
E aggiunge: “La soluzione IBM ci sta anche aiutando ad accelerare il nostro processo di approvvigionamento interno. Per quanto riguarda l'IT, abbiamo ridotto in modo significativo il processo di approvazione, il che ci aiuta a distribuire servizi innovativi per l'azienda in modo tempestivo. I nostri dipendenti apprezzano la facilità d'uso della nuova soluzione e non abbiamo ricevuto altro che feedback positivi".
Grazie alle funzionalità di gestione granulare degli accessi, ANAS è in grado di garantire che i documenti siano accessibili a persone che lavorano in più dipartimenti quando necessario. Ad esempio, i documenti di ingegneria sono archiviati nel sistema di gestione dei documenti di ingegneria, ma possono essere consultati tramite il sistema di gestione dei documenti di approvvigionamento durante una gara d'appalto.
"La stretta integrazione tra i nostri repository di gestione dei contenuti ci consente di supportare un processo decisionale rapido ed efficace senza compromettere le nostre rigorose politiche di sicurezza delle informazioni",
afferma Biccellari.
Sulla base del successo della soluzione, ANAS prevede di utilizzare la funzionalità di gestione dei casi all'interno di IBM Business Automation Workflow per snellire i propri processi di pagamento e di incasso.
Biccellari conclude: “Guidare efficacemente i nostri progetti di costruzione è fondamentale per far muovere l’Italia. Grazie alle soluzioni IBM per la gestione dei contenuti, siamo in una posizione di forza per introdurre livelli di efficienza ancora più elevati nelle nostre operazioni".
ANAS (link esterno a ibm.com) progetta, costruisce e gestisce la rete stradale nazionale italiana, con oltre 30.000 km di strade e autostrade. L'azienda impiega 6.000 persone, tra cui ingegneri, architetti e ispettori. Con sede a Roma, conta 38 uffici in tutta Italia.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, febbraio 2019.
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