Seni Otomatisasi: Bab 2 – Robotic Process Automation (RPA)

RPA terdiri dari tiga teknologi inti: otomatisasi alur kerja, ekstraksi data , mengambil data dari layar, dan AI. Kombinasi unik dari teknologi ini memungkinkan RPA untuk memecahkan tantangan produktivitas dari tugas desktop manual.

Pembahasan dalam bab ini:

• Definisi praktis otomatisasi proses robotik (RPA) dan tiga teknologi inti yang mendukungnya
• Pengguna RPA yang dituju dan penggunaan terbaik untuk teknologi ini
• Keterbatasan praktik RPA
• RPA dan peran serta penggunaannya dengan teknologi otomatisasi populer lainnya, termasuk AI
• Masa depan RPA

Otomatisasi proses robotik (RPA) adalah program (dalam kasus ini robot perangkat lunak) untuk meniru interaksi pengguna manusia dengan desktop mereka untuk melakukan tugas — misalnya, menyalin informasi dari spreadsheet Excel ke formulir, memasukkan data pelanggan dan menempatkan pesanan di situs web, dll. Meskipun kita berasumsi bahwa banyak tugas manusia telah diotomatiskan di dunia digital saat ini, masih ada sebagian besar pekerjaan kita sehari-hari yang membutuhkan tenaga kerja manual, dan sebagian besar dari pekerjaan tersebut bersifat repetitif.

Bayangkan jika Anda adalah petugas data yang bertanggung jawab untuk memproses faktur masuk yang dikirimkan kepada Anda melalui email atau faks. Anda harus membaca faktur yang masuk — bisa dalam bentuk dokumen PDF atau gambar faks — dan memasukkan pesanan secara manual ke dalam aplikasi pemesanan Anda. Jika ini adalah pemesanan dari pelanggan baru, Anda mungkin juga harus membuat akun pelanggan secara manual. Jika Anda memiliki RPA, robot dapat memanfaatkan berbagai teknik OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan teknik pemrosesan dokumen cerdas untuk membaca faktur dan kemudian menyimulasikan klik mouse dan ketukan keyboard di layar komputer untuk memasukkan informasi ke dalam aplikasi pemesanan.

Salah satu perbedaan utama antara RPA dan metode otomatisasi lainnya, seperti skrip atau API, adalah bahwa RPA tidak terbatas pada baris perintah atau API, tetapi juga mencakup antarmuka pengguna. Meskipun ada kemajuan dalam berbagai teknik modernisasi, masih ada banyak aplikasi bisnis lama (misalnya, CICS, IMS, SAP) atau aplikasi asli (misalnya, berbasis Windows) yang tidak menyediakan API modern atau baris perintah untuk mengotomatiskan. Dalam beberapa kasus, pengguna tidak memiliki akses ke API (bayangkan Anda menggunakan aplikasi berbasis web pihak ketiga seperti situs web perbankan atau toko buku online) karena kecil kemungkinannya bahwa mereka memberi pengguna biasa akses ke API backend. Untuk mengotomatiskan tugas yang melibatkan sistem ini, Anda memerlukan RPA.

Otomatisasi proses robotik (RPA) terdiri dari tiga teknologi inti: otomatisasi alur kerja, penggalian data di layar, dan kecerdasan buatan (AI). Kombinasi unik dari ketiga teknologi inilah yang memungkinkan RPA memecahkan tantangan produktivitas pada tugas desktop manual yang seharusnya memiliki Tingkat Pengembalian Investasi (ROI) rendah.

Ketika RPA pertama kali diperkenalkan, ada kesan bahwa ini hanyalah teknologi menggali data di layar. Dalam arti tertentu, itu tidak salah; RPA adalah perkembangan dari penggalian data di layar dengan penggunaan lebih cerdas pada teknologi variasi seperti bantuan layar, penguraian data UI yang lebih cerdas (misalnya, kontrol Windows bawaan, model DOM browser Web), dan cara yang lebih dapat diskalakan untuk mengelola banyak robot pada saat bersamaan.

Sebelum pengenalan pasar RPA yang luas dan beragam, kira-kira terdapat tiga kategori otomatisasi alur kerja: sepenuhnya manual, semiotomatis yang berpusat pada manusia, dan proses langsung yang sepenuhnya otomatis. Tujuan dari hampir semua proyek otomatisasi adalah untuk menggeser persentase proses yang sepenuhnya manual menjadi proses yang sepenuhnya otomatis. Keinginan untuk memiliki sebanyak mungkin proses langsung adalah hal yang membantu mendorong ekonomi API karena setiap layanan harus dapat diakses melalui API dan diprogram untuk menghilangkan semua intervensi manusia:

Masalahnya adalah ada investasi yang dibutuhkan antara proses yang berpusat pada manusia dan proses langsung, dan terkadang investasi yang dibutuhkan bisa jauh lebih besar daripada manfaat yang diperoleh. Akibatnya, kita akan melihat bahwa banyak proyek otomatisasi awal difokuskan pada proses yang penting bagi bisnis di mana ROI akan lebih kuat. Rangkaian proses bisnis penting ini sering kali hanya mencakup 10% dari proses perusahaan dan sebagian besar sisanya adalah apa yang kita sebut "proses ekor panjang" dan berpusat pada manusia, tetapi tidak cukup signifikan untuk membenarkan investasi yang diperlukan untuk membangun API baru atau rekayasa ulang proses.

Di sinilah penggunaan RPA menarik dan praktis. RPA pandai mengotomatiskan serangkaian tugas desktop berulang yang seharusnya sulit dan memakan waktu untuk diotomatiskan tanpa integrasi API yang tepat. Fakta bahwa banyak solusi RPA (termasuk IBM® Robotic Process Automation) menyediakan alat penulis dengan kode rendah yang dikombinasikan dengan perekaman layar dan teknologi visual yang lebih cerdas membuatnya lebih mudah dan lebih cepat bagi pengguna untuk membangun solusi.

Yang dicapai teknologi ini adalah memiliki jalan tengah antara proses yang berpusat pada manusia dan proses langsung di mana kami menggunakan pendekatan hybrid yang melibatkan manusia, robot, dan API untuk mendorong otomatisasi:

Untuk mengidentifikasi apakah ada peluang untuk menggunakan otomatisasi proses robotik (RPA) dalam organisasi Anda, ada tiga tempat yang dapat Anda lihat terlebih dahulu:

1. Area di mana Anda memiliki populasi pekerja tugas manusia dalam jumlah sedang hingga besar yang sebagian besar melakukan pekerjaan berulang dan manual (misalnya, pemrosesan pesanan dari email, rekonsiliasi catatan antara sistem, dll.).
   
   
2. Sistem berbeda yang tidak memiliki API atau di mana API tidak dapat diakses. Biasanya, kami akan menganggap ini sebagai situasi yang tidak dapat diotomatiskan karena kurangnya API, namun sekarang bisa dilakukan dengan RPA.
   
   
3. Langkah manual sebagai bagian dari tugas yang lebih besar. Saya biasanya menyebutnya sebagai tugas mikro. Sebagai contoh, sebagai bagian dari persiapan laporan penjualan, eksekutif penjualan mungkin perlu menyalin sekumpulan data dari situs web pemasaran yang berbeda. Meskipun strategi penjualan masih membutuhkan intuisi dan pengalaman eksekutif penjualan, menyalin data atau memformat laporan dapat dilakukan lebih rutin menggunakan RPA.

Ada dua bentuk utama robot dalam otomatisasi proses robotik (RPA): diawasi dan tidak diawasi. Ketika industri RPA pertama kali diperkenalkan di pasar, sebagian besar robot adalah 'tidak diawasi'. Intinya, bot tidak diawasi seperti cronjob, kecuali dalam kasus ini, bot dikirim (biasanya sesuai jadwal) untuk dijalankan di komputer yang ditetapkan. 

'Bot diawasi,' kemudian diperkenalkan, yaitu bot yang dapat diluncurkan oleh pengguna di komputer mereka sesuai permintaan. Dalam kasus ini, bot kemungkinan hanya mengotomatiskan sebagian dari keseluruhan tugas, bukan seluruh tugas.

Ada dua keuntungan utama dari bot diawasi dibandingkan dengan bot tidak diawasi:

1. Bot diawasi memungkinkan pengguna untuk mengotomatiskan satu bagian dari tugas sebagai bagian dari proses lebih besar yang digerakkan oleh manusia dan lebih kompleks, di mana otomatisasi penuh mungkin sulit atau tidak akan memberikan hasil terbaik (misalnya, ketika pengambilan keputusan berbasis pengetahuan tertentu harus dilakukan di antara langkah-langkah).
   
   
2. Bot diawasi memungkinkan pengguna untuk menjalankan otomatisasi di komputer mereka tanpa perlu menyediakan sumber daya komputasi tambahan.

Baru-baru ini, kami melihat tren yang meningkat di mana perusahaan menerapkan lebih banyak bot yang dihadiri selain bot tanpa pengawasan yang lebih tradisional.

• RPA — atau otomatisasi “proses” robot — adalah istilah yang salah. Seharusnya disebut otomatisasi “tugas” robot. RPA bagus dalam mengotomatiskan tugas dan mencakup otomatisasi alur kerja, tetapi tidak dimaksudkan untuk digunakan untuk mengatur pekerjaan di banyak orang atau beberapa sistem. Seseorang biasanya akan menggunakan perangkat lunak Manajemen Proses Bisnis seperti IBM Business Automation Workflow untuk tujuan itu, yang lebih cocok untuk interaksi yang lebih kompleks antara otomatisasi dan manusia dan dapat mengatur berbagai teknologi otomatisasi, keputusan, dan AI.
  
  
• Terdapat pula banyak tugas yang membutuhkan kognisi dan intuisi manusia. Bot RPA adalah program dan dapat menggunakan AI untuk membantu mereka memahami dunia, tetapi tidak dapat berpikir sendiri di luar tugas-tugas sederhana dan tugas yang ditetapkan dengan baik. Beberapa vendor RPA mungkin membuat Anda percaya bahwa RPA dapat menyelesaikan semua masalah otomatisasi, tetapi pada kenyataannya, pelanggan telah menyalahgunakan RPA dengan ekspektasi yang tidak dapat dicapai dan sekarang menyadari bahwa mereka membutuhkan pendekatan yang lebih menyeluruh pada solusi otomatisasi.
  
  
• RPA tidak menggantikan integrasi API. Di tempat di mana Anda memiliki API dan dapat menggunakan API, hampir selalu lebih andal dan dapat diskalakan untuk menggunakan integrasi berbasis API, terutama dalam operasi throughput tinggi dan skala besar di mana metrik kinerja dan analitik bisnis juga diperlukan.

• Otomatisasi proses robotik (RPA) sebagai bagian dari keseluruhan bisnis atau proses TI: Dalam hal ini, bot akan menjadi peserta dalam proses keseluruhan dan akan mengerjakan tugas yang diberikan kepada mereka. Ketika gagal, bot akan mencatat kesalahan dan sering kali operator manusia akan diminta untuk menyelidiki alasan kegagalan atau bahkan menyelesaikan tugas yang tersisa secara manual. Dengan menggunakan RPA sebagai bagian dari proses bisnis secara keseluruhan, bot kemudian dapat mendelegasikan atau mengeskalasi kegagalan apa pun kepada rekan satu tim atau manajernya.
• RPA sebagai bagian dari solusi integrasi: Ketika digunakan bersama dengan produk integrasi seperti IBM App Connect, RPA dapat menjadi bagian dari alur integrasi menyeluruh dengan, pada dasarnya, menyediakan API untuk sistem bukan API.
• RPA memanfaatkan business rules dan AI untuk membuat keputusan yang lebih baik: Dengan menggunakan business rules untuk membantunya menjadi penilaian yang lebih baik, seluruh sistem menjadi lebih kuat.
• RPA memanfaatkan pemrosesan dokumen cerdas: RPA dapat menggunakan pemrosesan dokumen cerdas untuk membaca dokumen yang tidak terstruktur dan agak terstruktur. Pemrosesan dokumen cerdas telah berkembang secara signifikan dalam beberapa tahun terakhir dalam hal berbagai jenis dokumen yang dapat ditangani secara akurat dan juga bagaimana hal itu dapat diintegrasikan ke dalam alat otomatisasi dan alur kerja lainnya. Menggunakan pemrosesan dokumen cerdas sebagai fitur bawaan RPA dapat membantu Anda mengotomatiskan lebih cepat dan sederhana.
• RPA sebagai agen virtual interaktif, memanfaatkan pemrosesan bahasa alami: Anda sekarang dapat memanfaatkan kekuatan percakapan untuk memulai atau memberikan informasi tambahan pada eksekusi bot, yang membantu memasukkan RPA ke dalam alur kerja Anda yang sudah ada, sehingga lebih mudah digunakan oleh pengguna nonteknis. Vendor RPA teratas (termasuk IBM) menanamkan fitur ini di fitur RPA standar mereka tanpa instalasi tambahan.

Kini ada beberapa area di mana otomatisasi proses robotik (RPA) memanfaatkan AI (dengan harapan penuh akan diperluas ke lebih banyak contoh penggunaan pada masa depan). Pada dasarnya, apa yang coba dilakukan RPA adalah meniru tindakan manusia saat mereka melakukan tugas mereka.

Ini adalah empat contoh:

1. Membaca dokumen tidak terstruktur atau agak terstruktur: Misalnya, faktur, kartu identitas yang dipindai, catatan tulisan tangan, atau email. Dalam kasus ini, RPA dapat menggunakan perangkat lunak Pengenalan Karakter Optik dasar, tetapi agar robot menjadi pintar, ia harus menggunakan sistem ekstraksi konten yang lebih canggih seperti kemampuan IBM Automation Document Processing, di mana ia menggunakan teknik pembelajaran mendalam untuk mengekstraksi informasi kontekstual dari faktur atau kartu identitas (misalnya, untuk mendapatkan alamat pelanggan, nomor bagian item, atau bahkan melakukan koreksi informasi otomatis).
   
   
2. Integrasi dengan obrolan dan suara: Contoh umum adalah menggunakan RPA untuk membangun chatbot atau bot suara — berintegrasi dengan layanan yang ada seperti IBM watsonx Assistant. IBM watsonx Assistant menggunakan AI untuk mengidentifikasi dan membuat rekomendasi maksud, melihat tren dan masalah yang muncul saat terjadi, dan secara otomatis belajar dari pilihan pengguna untuk meningkatkan interaksi.
   
   
3. Visi komputer: Membaca layar menggunakan visi komputer untuk memahami antarmuka pengguna (misalnya, Windows, bilah gulir, tombol) alih-alih mengandalkan koordinat piksel layar tradisional. Hal ini membantu solusi menjadi lebih akurat dan andal serta membantu bot lebih mudah dibawa ke berbagai perangkat.
   
   
4. Mengotomatiskan tugas-tugas yang ditemukan oleh penambangan tugas: Ini adalah area yang relatif baru dan diperkenalkan dengan gagasan bahwa kita dapat mengidentifikasi dan membuat bot yang sangat efektif dengan mengamati bagaimana orang bekerja. Ini juga masuk ke dalam konsep bot "belajar". Ini jelas sangat menguntungkan dan memiliki manfaat ROI yang sangat besar. IBM melihat ini sebagai area riset aktif untuk RPA dan otomatisasi secara umum.

Kekuatan RPA yang tak terbantahkan adalah ROI yang jelas dan dapat diprogram oleh pengguna bisnis sehari-hari. RPA, sebagai sebuah konsep, sangat kuat dan memiliki potensi besar untuk inovasi dan aplikasi lebih lanjut. RPA memungkinkan perusahaan untuk menjembatani sistem lama atau sistem yang ada ke dalam ekonomi API yang lebih modern tanpa mengharuskan mereka untuk memodernisasi platform mereka terlebih dahulu. Ada beberapa area di mana RPA akan berkembang:

• Robot akan menjadi lebih pintar dan memahami dunia dengan lebih baik dengan memanfaatkan berbagai teknik AI seperti natural language understanding, visi komputer, ekstraksi dokumen. Hal ini memungkinkan bot RPA untuk membantu dengan lebih banyak tugas.
  
  
• Setiap orang akan memiliki bot di desktop mereka. Saya melihat perusahaan menerapkan bot di desktop setiap karyawan untuk membantu semua orang di organisasi untuk mengotomatiskan bagian dari pekerjaan sehari-hari mereka.
  
  
• RPA menjadi bagian dari solusi otomatisasi keseluruhan dengan integrasi yang lebih ketat ke sistem manajemen alur kerja dan perangkat lunak penambangan proses untuk mengidentifikasi peluang penggunaan bot. 
  
  
• Pembuatan bot akan menjadi jauh lebih mudah daripada saat ini. Akan ada kemampuan perekaman yang lebih baik, penggunaan visi komputer yang lebih intrinsik, dan memanfaatkan teknik penambangan tugas untuk membuat bot.

Pastikan Anda memeriksa podcast Seni Otomatisasi, terutama Episode 4 di mana saya duduk bersama Jerry Cuomo untuk membahas RPA.