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Bon de fabrication
Les bons de fabrication sont la force motrice de la stratégie de maintenance de toute organisation. Lorsqu'un manager soumet une demande de maintenance, l'entité qui reçoit la demande crée un document papier et/ou numérique qui comprend tous les détails des tâches de maintenance et élabore un processus pour les mener à bien.Ce document est appelé bon de fabrication. Les bons de fabrication peuvent également inclure des informations sur :
- L'entreprise qui traite la commande
- Le lieu du travail à effectuer
- Toutes les exigences en matière de compétences, d'outils et/ou de matériaux
- L'entité qui donne l'autorisation
- Le technicien ou le fournisseur de services affecté à la tâche
- Le coût estimé de la réalisation
- Les estimations du coût des matériaux et du travail
- La date d'achèvement attendue
- La date d'achèvement réelle
- Le niveau de priorité
L'objectif principal d'un bon de fabrication est de tenir toutes les parties impliquées dans l'opération de maintenance au courant du flux de travaux. Lorsqu'ils sont utilisées efficacement, les bons de fabrication aident à organiser, à communiquer et à suivre efficacement les travaux de maintenance au sein d'un service ou d'une organisation.
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Une organisation a généralement besoin de plusieurs types de bons de fabrication pour exécuter ses opérations de maintenance. En fonction de la taille de l'organisation et de son secteur d'activité, certains types de bons peuvent être plus répandus que d'autres. Une usine qui fabrique des produits chimiques dangereux, par exemple, recevra beaucoup plus de bons de fabrication en matière de sécurité qu'un complexe d'appartements. Cependant, il est important de comprendre les huit principaux types de bons qu'une organisation peut être amenée à traiter.
- Bon de fabrication de maintenance corrective :comme son nom l'indique, un bon de maintenance corrective aide une organisation à corriger les problèmes rencontrés par un technicien lors d'une inspection ou d'un autre type de mission. En général, ces bons supposent la réparation ou le remplacement d'équipements ou de pièces.Les bons de fabrication de maintenance corrective diffèrent des bons de fabrication d'urgence, auquel cas l'équipement ou l'actif a déjà échoué.
- Bon de fabrication électrique : un bon de fabrication électrique est un bon pour la réparation ou l’installation d’équipement électrique, y compris l’éclairage, les alimentations électriques et le câblage.
- Bon de fabrication d'urgence: une organisation émet un bon d'urgence lorsqu'un actif ou un équipement critique ne fonctionne plus et provoque des problèmes de production et/ou de sécurité. Également appelés bons de fabrication de maintenance réactive, les bons de fabrication d'urgence nécessitent une action immédiate et ont dont un statut absolument prioritaire.
- Bon de fabrication général: un bon de fabrication général est un bon utilisé pour un large éventail de services non urgents, qui n'entrent pas dans une catégorie plus spécifique, notamment les demandes plus banales comme la lutte contre les parasites ou les services de peinture.
- Bon de fabrication d'inspection: les organisations utilisent des bons d'inspection lorsqu'elles souhaitent inspecter les actifs de l'organisation. Dans le cadre de programmes de maintenance récurrente et/ou prédictive, une organisation commandera un test (ou une série de tests) pour évaluer la performance des actifs dans l'espoir d'identifier proactivement les anomalies, les risques et autres problèmes de fonctionnalité.
- Bon de fabrication de maintenance préventive: un bon de maintenance préventive permet à une organisation de planifier des tâches de maintenance de routine afin d'assurer le fonctionnement optimal de ses actifs et de prolonger le cycle de vie de ses équipements. Les ordres de maintenance préventifs aident également les organisations à réduire les temps d'arrêt des équipements, à maintenir la conformité réglementaire et à réduire les dépenses associées aux réparations majeures.
- Bon de fabrication de sécurité: Contrairement à d'autres types de bons, les bons de sécurité sont entièrement consacrés à la protection des personnes contre les dommages ou les dangers. Les bons de sécurité impliquent des réparations qui évitent les blessures au personnel, notamment pour des problèmes tels que les déversements de liquides/produits chimiques et les obstructions physiques dues aux dommages matériels.
- Bon de fabrication pour un projet spécial: un bon pour un projet spécial est axé sur les mises à niveau et les améliorations. Ces bons de fabrication permettent aux organisations d'installer de nouveaux actifs qui aideront à moderniser les équipements/installations, à augmenter la productivité et à rationaliser les processus existants.
Le flux de gestion des bons de fabrication décrit le parcours d'un bon dans le processus de maintenance dans une organisation donnée, en commençant par l'identification des tâches de maintenance et l'analyse post-achèvement.
Dans la première phase du cycle de vie, une personne ou une organisation identifie la tâche que le personnel de maintenance doit accomplir. Elle détermine également si les tâches d'entretien relèvent de l'entretien planifié - les travaux étant alors facilement identifiables à l'avance - ou de l'entretien non planifié - l'étendue et les spécificités du travail nécessitant une évaluation initiale.
Une fois les problèmes de maintenance identifiés, un ou une responsable présente les détails dans un formulaire de demande de bon et soumet le formulaire au service de maintenance pour révision et approbation. Les demandes de travail peuvent intervenir dans diverses circonstances, qu'il s'agisse de demandes émanant de locataires ou d'audits de maintenance préventive.
Le service (ou l'équipe) de maintenance est responsable de l'évaluation des demandes de travail une fois qu'elles sont soumises. Le service examine les détails de la demande de travail pour déterminer s'il peut terminer le travail, puis détermine les besoins en personnel et en ressources. Si elle est approuvée, la demande de bon de fabrication est convertie en bon.
Une fois que l'équipe de maintenance ou le superviseur approuve la demande de travail et alloue les matériaux, l'équipement et le personnel dont il a besoin pour terminer les tâches, il crée un bon de fabrication.Ce bon comprend tous les détails nécessaires au travail, ainsi que les coordonnées de l'entreprise et la date limite d'achèvement. La maintenance doit également décider de la manière dont elle priorisera le nouveau bon de travail dans le flux de travaux global.
Au cours de cette phase, l'équipe ou superviseur attribue les tâches à un technicien de maintenance qualifié qui effectuera la liste de contrôle des tâches sur le calendrier proposé. Si l'organisation utilise un logiciel de gestion de la maintenance informatisée (CMMS), la tâche sera automatiquement assignée à un technicien.
Les techniciens de maintenance sont responsables de la documentation et de la fermeture d'un bon de fabrication une fois toutes les tâches terminées. Les techniciens doivent détailler le temps qu'ils ont consacré à chaque tâche, les matériaux/équipements qu'ils ont utilisés, fournir des photos de leur travail et toutes les notes ou observations le concernant. Selon le cas, un responsable peut devoir signer le bon de travail terminé et fournir des conseils sur les prochaines étapes ou non.
L'examen des bons de fabrication complets peut fournir des informations précieuses sur les opérations de maintenance. Les entreprises doivent donc les analyser en permanence pour identifier les possibilités d'amélioration du processus de traitement des bons.L'analyse post-achèvement aide également les équipes de maintenance à identifier les tâches qu'elles ont manquées ou qu'elles doivent revoir.
La façon dont une organisation gère les bons de fabrication dépend de plusieurs facteurs, notamment sa taille, son secteur, son personnel et ses ressources financières, ses exigences d'entretien des installations et son approche globale de la gestion des actifs. Néanmoins, certaines bonnes pratiques aideront à optimiser le processus de gestion des bons de travail, quel que soit l'environnement.
- Établissez des objectifs et décidez comment vous mesurerez le succès. Afin de déterminer si le processus de bons fonctionne de manière optimale pour votre entreprise, vous devez définir des objectifs par département et décider des mesures que vous utiliserez pour mesurer vos progrès vers ces objectifs. Il est également essentiel de comprendre quels sont vos ICP, afin que le département sache quels éléments du processus doivent être quantifiés.
- Normalisez le processus de bons de fabrication. Le processus consistant à soumettre une demande de travail, à générer de nouveaux bons de fabrication et à fermer bons existants doit toujours être le même pour tout le monde.Développez un modèle de bon pour garantir la cohérence du formatage et des composants dans toute l’organisation. Vous devez également vous assurer de définir clairement les rôles et les responsabilités afin que toutes les parties sachent qui est responsable de chaque étape du processus.
- Soyez proactif. Bien qu'il soit impossible de prévoir tous les problèmes de maintenance et toutes les pannes d'équipement, il est important d'être proactif sur les éléments du processus de maintenance que vous pouvez contrôler. Créez et respectez un calendrier de maintenance préventive pour les actifs. Utilisez des outils de surveillance à distance pour configurer des déclencheurs automatiques qui créent et effectuent le suivi des demandes de travail selon un calendrier prédéterminé. La maintenance proactive est presque toujours moins chère que la maintenance réactive ou d'urgence ; prendre des mesures préventives pour maintenir les actifs en bon état aidera votre organisation à être la plus efficace possible.
- Utilisez le CMMS ou le logiciel de gestion des actifs d'entreprise (EAM). Le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer les ordres de mission est d'utiliser un système EAM ou un logiciel CMMS. Les deux proposent une solution logicielle de gestion de maintenance de haute technologie qui automatisera votre processus de bons, gérera les factures et les échéances, et réduira les commandes en attente et les erreurs humaines.
À mesure qu'une entreprise grandit, il peut devenir intenable de s'appuyer sur des systèmes de bons papier ou même sur des feuilles de calcul, car il faut gérer des besoins en matière de données qui sont en constante évolution. Les grandes entreprises et celles dont les besoins sont plus complexes peuvent investir dans un logiciel de gestion des bons de fabrication, comme les CMMS ou les systèmes EAM.
Outre la création et le suivi de base des bons de fabrication, les systèmes EAM et les CMMS utilisent des applications mobiles et des technologies cloud pour aider les équipes de maintenance à planifier la maintenance préventive, analyser les tâches terminées, visualiser et signaler les données et optimiser la gestion des stocks. L'intégration d'un système de gestion des ordres de mission peut vous aider à :
Un CMMS ou un EAM de haute qualité planifiera, créera, suivra et organisera automatiquement les demandes de service et les bons de fabrication, éliminant ainsi les tâches excessives de planification pour les responsables de maintenance et les superviseurs. L'utilisation d'un système numérique de gestion des bons permet également à l'organisation de stocker de grandes quantités de données par voie électronique, réduisant ainsi les dépenses associées au stockage papier.
Toutes les données relatives aux bons de fabrication étant centralisées, tous les membres de l'équipe de gestion peuvent suivre les bons de travail au fur et à mesure qu'ils progressent dans le flux de travaux. Les plateformes de CMMS/EAM accompagnées d'un logiciel pour appareils mobiles poussent l'accès encore plus loin, en utilisant des notifications push et en permettant aux membres de l'équipe de visualiser et de modifier les tâches en temps réel.
Le logiciel de gestion des bons de fabrication permet à une organisation d'agréger et d'afficher les données des bons en fonction de ses besoins spécifiques. Les équipes de maintenance peuvent créer et afficher des rapports personnalisables, et visualiser les données de tendance qui permettent de rationaliser la gestion des actifs et de prévoir la maintenance préventive.
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