Beaucoup de choses peuvent arriver en trois mois. Il suffit de demander à toute personne dont le travail implique des clôtures financières trimestrielles.
Comptabiliser tout ce qui se passe au cours d’un trimestre peut sembler une tâche encore plus colossale si votre organisation possède des bureaux dans le monde entier et dispose d’un portefeuille d’offres et de services vaste et diversifié.
C’est ce qui s’est passé au sein du groupe Swiss Re, un fournisseur en gros de solutions de réassurance, d’assurance d’entreprise et de gestion des risques. Joseph Isip, vice-président des projets spéciaux financiers chez Swiss Re, explique : « Nous avions cinq ou six équipes différentes participant à notre processus de clôture et chaque équipe avait ses propres procédures en place. Il n’y avait aucune visibilité entre les équipes et les transferts qui n’étaient pas clairement définis. Cela a entraîné des remaniements et du travail supplémentaire pour l’ensemble des équipes. »
Réduction des coûts
L’automatisation des tâches de clôture de fin de trimestre a permis d’économiser 40 000 dollars par trimestre
Réduction des efforts
Les réunions de fin de trimestre requièrent désormais deux fois moins de participants
Il y avait aussi de fréquentes réunions. Chaque jour, pendant la période de clôture, plus de 30 parties prenantes se sont réunies pour identifier et résoudre les problèmes, un processus long et fastidieux. Selon M. Isip, « ces réunions étaient nécessaires, mais pas vraiment efficaces. »
Joseph Isip et Markus Echser, responsable des outils de processus et de l’automatisation chez Swiss Re, étaient convaincus qu’il devait exister une meilleure façon de procéder. Ils se sont donc lancés dans un projet d’automatisation, cherchant à mettre à niveau et à optimiser le processus de clôture trimestrielle. Ils espéraient que ce serait la première étape d’une évolution à l’échelle de l’entreprise vers l’automatisation des activités.
L’équipe Swiss Re a choisi IBM® Blueworks Live et le logiciel IBM Business Automation Workflow pour aider à transformer les clôtures de fin de trimestre du département financier. Ces produits font partie de l’offre IBM Cloud Pak for Business Automation, une suite de produits logiciels destinés à aider les organisations à automatiser et à optimiser les processus métier à l’aide d’outils, de rapports et de tableaux de bord low-code, ainsi que des analyses pilotées par l’IA.
« De nombreuses équipes étaient impliquées, nous avons donc dû les réunir toutes dans la même pièce et répertorier les différentes tâches et dépendances », explique M. Isip. Grâce à l’interface Web intuitive, les équipes de Swiss Re du monde entier ont rapidement collaboré entre les secteurs d’activité pour documenter leurs processus au même endroit. Si les modèles de processus révèlent des opportunités d’automatisation, Swiss Re pourra les exporter vers l’outil IBM Business Automation Workflow, ce qui permettra à l’entreprise d’introduire des actions et l’automatisation comme elle l’entend. »
Le logiciel IBM a permis à Swiss Re d’adopter une approche multi-niveaux pour décomposer les tâches. L’équipe de l’entreprise a défini les tâches de haut niveau (« rapport de mise à jour », par exemple) et les équipes individuelles ont continué à gérer les sous-tâches impliquées. Cette puissante fonctionnalité permet aux équipes de conserver une certaine autonomie, mais aussi à Swiss Re de documenter les interdépendances des tâches de haut niveau. En fait, avec la solution IBM, Swiss Re dispose désormais d’une représentation visuelle dynamique de l’ensemble du workflow.
La solution IBM a également permis à Swiss Re de développer des tableaux de bord et des rapports personnalisés que la direction peut exécuter en un clic pour voir où en est le processus de fin de trimestre. L’ajout de nouveaux rapports ou de nouvelles fonctionnalités des tableaux de bord est également simple et le service informatique de Swiss Re peut généralement répondre à ces demandes dans un délai de 24 heures.
Mais la solution offre plus que de la documentation, des tableaux de bord et des rapports. Tous ses processus étant documentés dans le logiciel IBM, Swiss Re a découvert de nouvelles façons d’optimiser le processus de fin de trimestre, en éliminant plusieurs rapports et en réduisant le nombre d’explications requises par le système. Danny Kyu, analyste métier pour le business process management chez Swiss Re, explique : « Au début, nous avons été très occupés à apporter des modifications et des améliorations aux rapports et tableaux de bord. Mais au cours des années qui ont suivi la mise en œuvre initiale, nous avons vraiment optimisé le processus de fin de trimestre et tout est très stable. »
Le logiciel IBM a permis à Swiss Re d’adopter une approche multi-niveaux pour décomposer les tâches. L’équipe de l’entreprise a défini les tâches de haut niveau (« rapport de mise à jour », par exemple) et les équipes individuelles ont continué à gérer les sous-tâches impliquées. Cette puissante fonctionnalité permet aux équipes de conserver une certaine autonomie, mais aussi à Swiss Re de documenter les interdépendances des tâches de haut niveau. En fait, avec la solution IBM, Swiss Re dispose désormais d’une représentation visuelle dynamique de l’ensemble du workflow.
La solution IBM a également permis à Swiss Re de développer des tableaux de bord et des rapports personnalisés que la direction peut exécuter en un clic pour voir où en est le processus de fin de trimestre. L’ajout de nouveaux rapports ou de nouvelles fonctionnalités des tableaux de bord est également simple et le service informatique de Swiss Re peut généralement répondre à ces demandes dans un délai de 24 heures.
Mais la solution offre plus que de la documentation, des tableaux de bord et des rapports. Tous ses processus étant documentés dans le logiciel IBM, Swiss Re a découvert de nouvelles façons d’optimiser le processus de fin de trimestre, en éliminant plusieurs rapports et en réduisant le nombre d’explications requises par le système. Danny Kyu, analyste métier pour le business process management chez Swiss Re, explique : « Au début, nous avons été très occupés à apporter des modifications et des améliorations aux rapports et tableaux de bord. Mais au cours des années qui ont suivi la mise en œuvre initiale, nous avons vraiment optimisé le processus de fin de trimestre et tout est très stable. »
Les réunions de fin de trimestre sont très différentes chez Swiss Re aujourd’hui. Le nombre de participants est réduit de moitié et, au lieu de durer 30 minutes non structurées, les réunions ne durent généralement que 5 à 10 minutes et sont ciblées et efficaces grâce au tableau de bord partagé. En fait, Swiss Re estime que la réduction de la durée et du nombre de personnes requises pour ces réunions a permis d’économiser environ 40 000 dollars par trimestre.
La solution offre également à la direction un moyen simple et clair de voir quand les équipes font des efforts supplémentaires. Au cours d’un trimestre donné, une tâche peut être en retard pour de multiples raisons. Par exemple, des problèmes informatiques peuvent retarder considérablement le processus de clôture, parfois de quelques jours, parfois d’une semaine.
Dans ce cas, l’équipe financière doit faire des heures supplémentaires pour combler l’écart. L’outil d’IBM fournit un rapport qui présente une représentation graphique non seulement des retards, mais aussi des hausses d’activité qui s’ensuivent. Cela permet à la direction de mieux comprendre le processus de clôture et d’identifier les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées.
Dans l’ensemble, l’équipe financière est très satisfaite de la réussite de la mise en œuvre et est impatiente de partager l’outil avec le reste de l’entreprise. Plusieurs autres groupes l’utilisent déjà pour optimiser les processus métier et l’équipe d’Echser présente souvent la solution à d’autres départements intéressés par ses capacités.
Dans le même temps, l’équipe cherche à étendre sa propre utilisation des capacités incluses dans IBM Cloud Pak for Automation. M. Kyu : « Nous voulons explorer l’idée d’utiliser la version conteneurisée de la solution, car elle offrira de nombreuses nouvelles fonctionnalités et une grande flexibilité. Nous n’en sommes qu’aux premiers stades, mais le potentiel est énorme. »
Fondé à Zurich, en Suisse, en 1863, Swiss Re est (le lien externe au site ibm.com) un réassureur mondial de premier plan et hautement diversifié. Il est organisé en trois départements commerciaux : produits et services de réassurance pour les assureurs dommages, vie et santé ; solutions d’assurance pour les moyennes et grandes entreprises et assurance vie. Swiss Re emploie environ 14 200 personnes dans le monde.
Notes de bas de page
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Produit aux États-Unis d'Amérique, avril 2021.
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