La solution est en constante évolution, mais l’AOC a déjà constaté des améliorations majeures. L’indicateur de valeur le plus important du point de vue de l’AOC est peut-être la réduction du temps de traitement des dossiers. « Du début à la fin, il était de 45 à 60 jours en moyenne, explique M. Garst. Les avocats attendaient parfois des mois pour être payés. Aujourd’hui, avec l’automatisation, nous arrivons à un délai de paiement de 10 jours ou moins. C’est moins que le délai prescrit par la loi. »
La visibilité à chaque étape du processus transforme la gestion et le reporting. « Auparavant, lorsque le directeur de l’AOC rencontrait le président de la Cour suprême, lui et son équipe passaient d’innombrables heures dans les différents systèmes à extraire les données nécessaires pour avoir une vue d’ensemble de ce qui se passait au niveau des demandes d’indemnisation », explique M. Garst. « Désormais, il lui suffit d’ouvrir son iPad et lui dire : « Voici le nombre de dossiers. Voilà où ils se trouvent dans le processus d’approbation. »
La solution a également permis d’autoriser la première augmentation de salaire de la décennie pour les avocats commis d’office de l’Etat. Selon M. Garst, le changement aurait été un défi majeur en utilisant les systèmes précédents. « Lorsque vous modifiez ce taux de rémunération, vous devez avoir un moyen facile d’y accéder et de le modifier. De plus, vous en avez besoin afin qu’il modifie le taux de rémunération uniquement à partir du jour où le nouveau tarif s’applique, et qu’il n’affecte tous les dossiers enregistrés dans le système de manière rétroactive. Et quand on connaît les volumes, cela concerne tout l’Etat. C’était donc un défi important. » De plus, la transparence de bout en bout a aidé l’AOC à répondre aux exigences du Département des revenus en matière de documentation pour le transfert électronique des paiements. Pour la première fois, les ressources de la défense publique pouvaient être payées par virement électronique.
Quant au personnel de l’AOC, il l’adore. « Ils sont très satisfaits du système », raconte M. Garst. « Mais les commentaires les plus satisfaisants sont ceux que vous entendez sur le terrain. Le directeur voyage à travers l’Etat et compte plusieurs groupes d’utilisateurs composés de divers avocats. Ils n’a reçu que des commentaires élogieux au cours de la dernière année.
Les preuves étant établies, la réflexion de l’AOC s’est tournée vers les évolutions envisageables. « Nous procédons actuellement aux améliorations », explique Garst. « Améliorations des rapports, améliorations des processus. Nous avons créé des tableaux de bord pour le directeur. Nous leur offrons désormais le système dont ils ont toujours rêvé. » Parmi les améliorations envisagées, citons l’utilisation de l’IA pour analyser les données et fournir des informations en retour afin de rationaliser davantage le processus. « Ils sont enthousiastes, explique M. Garst. Ils disent, « Oh, je peux faire ça ? Et je peux faire ça ? » Ils ont vu ce qui est dans le domaine du possible et désormais ils veulent aller plus loin. »
L’arrêt Gideon v. Wainwright a affirmé que même les plus humbles et les plus opprimés d’entre nous ont un poids égal sur la balance de la justice. L’AOC applique cette décision aux audiences qui se déroulent chaque jour. Mais assurer une représentation équitable pour des accusés indigents signifie garantir l’indemnisation des défenseurs.’ En rémunérant davantage les ressources commises d’office et en veillant à ce qu’elles soient payées plus rapidement, l’AOC attire plus de talents dans le système de défense des indigents, élargissant ainsi le pool de ressources. Cela signifie que les accusés indigents ont un accès de meilleure qualité et plus rapide à une défense équitable. L’efficacité est un avantage pour les tribunaux et les avocats. Des sentences telles que l’arrêt Gideon v. Wainwright, sont une victoire pour la justice.