Un service public plus efficace grâce à IBM Process Mining
L'un des plus grands gouvernements fédéraux américains emploie l'analyse approfondie des processus pour améliorer son parcours d'approvisionnement
Politiciens réunis devant un bâtiment gouvernemental

Aux États-Unis, les services publics tels que les soins de santé, l'entretien des routes et l'éducation sont fournis par les gouvernements fédéraux. Pour mener cette mission, les États suivent un parcours d'approvisionnement composé des quatre étapes (sélection des services, conformité, réception et rapprochement, et enfin paiement). Lorsqu’il est exécuté correctement, ce processus permet aux agences gouvernementales d'améliorer la qualité et la disponibilité des services publics sans augmenter les dépenses des contribuables.

En 2020, l'un des plus grands gouvernements fédéraux du pays était en quête d'une nouvelle solution d'analyse des processus. Cet État venait d’intégrer un deuxième outil de gestion dans son processus d’achats, ce qui obligeait les deux systèmes, SAP SRM et SAP ECC, à échanger des données en temps réel.

Le système SAP SRM génère les contrats d'achat, les paniers et les bons de commande. Ces bons sont ensuite répliqués sur le système SAP ECC, qui gère les tâches comptables telles que la finalisation des commandes et la facturation.

Le transfert de données s'effectuant entre différents systèmes et activités de processus, les solutions d'aide à la décision traditionnelles ne permettaient pas d'analyser correctement les données à la recherche d'inefficacités. Sans moyen fiable pour passer au crible les données recueillies, cet État ne pouvait pas contrôler l'impact de son système SAP SRM nouvellement intégré, ni détecter les écarts par rapport au processus d'achats : cela engendrait un problème coûteux.

L'État s'est tourné vers IBM pour mettre en place une solution de process mining capable d'identifier et de corriger les problèmes coûteux liés aux processus.

Délais réduits

 

Délai de traitement après l'envoi du paiement passant de 5 jours à 15 heures seulement

Économies de coûts

 

Réduction de 1,4 million de dollars des frais liés aux achats improvisés après correction de la séquence de traitement des factures

Ce gouvernement fédéral était en pleine transformation numérique et son intégration SAP SRM devait l'aider à mener cette transition. Mais au contraire, cela lui coûtait plus de temps et d'argent : c'est pour cette raison qu'il a fait appel à nos services.Pour aller à la racine du problème, nous avons proposé une solution de process mining capable de lire l'activité en cours de processus sur ses différentes plateformes. Stefano Pedrazzi WW Sales Leader Process Mining IBM
Lecture et compréhension des données

Le process mining est une technique qui consiste à appliquer des algorithmes d'exploration de données spécialisés aux processus système pour davantage comprendre les flux de travaux, détecter les goulots d'étranglement et obtenir des connaissances exploitables sur la gestion des processus.

IBM a développé l'outil IBM® Process Mining, une solution logicielle qui découvre, surveille et optimise automatiquement les processus métier pour atteindre l'efficacité opérationnelle. Elle est incluse en tant que fonctionnalité fondamentale dans toutes les offres IBM Cloud Pak® for Automation, y compris IBM Cloud Pak for Business Automation.

Cet État a utilisé IBM Process Mining pour cartographier son workflow actuel et suivre l'avancement de l'intégration du système SAP SRM. Grâce à l'outil de découverte du logiciel, les données des deux systèmes de gestion ont été optimisées pour créer un modèle de processus unique et complet. Cette cartographie du processus de bout en bout a permis à notre client de surveiller toutes ses activités de processus et d'examiner les performances de chaque agence.

Cette analyse des processus a mis en lumière des opportunités d'amélioration critiques.

Premièrement, ce gouvernement fédéral pensait que les données des bons de commande étaient transférées instantanément vers SAP ECC. Or, IBM Process Mining a révélé que, dans la plupart des cas, la transmission de données prenait environ sept jours aux agences. Ce retard entraînait des délais de traitement plus longs et entravait la capacité de l'État à fournir de nouveaux services publics.

Deuxièmement, cette analyse a mis au jour que certaines agences avaient créé par erreur un flux de transfert de données inverse à l'étape du bon de commande. Dans le département A, 70 % des bons de commande étaient créés directement sur SAP ECC, puis répliqués sur SAP SRM, tandis que dans le département B, 100 % des bons étaient générés de cette façon. Cette pratique entraînait un transfert de données inattendu, provoquant des écarts de processus, des délais plus longs et des problèmes de conformité.

Enfin, nos outils ont découvert que deux agences réalisaient les étapes de facturation dans le mauvais ordre. La procédure de paiement établie est la suivante : enregistrement de la facture, envoi du paiement, puis rapprochement .

Le département C n'effectuait pas l'activité d'envoi de paiement. Cette agence rapprochait également les factures avant de les enregistrer, ce qui engendrait un écart de processus majeur, avec un coût pour l'État de 1,2 million de dollars sur un budget supérieur à 60 millions. La correction de cette pratique a entraîné une diminution importante de ces dépenses.

Le département D envoyait les paiements des factures, enregistrait les factures puis les rapprochait. Cette erreur d'ordre dans les étapes coûtait à l'État 200 000 dollars sur un budget de 10 millions dépensés. Une fois la bonne séquence rétablie, notre client a pu éliminer ce défaut de conformité et les frais associés.

Les avantages d'IBM Process Mining vont au-delà de l'analyse initiale des processus : cet outil est conçu pour vous accompagner dans la durée. Le suivi des flux de processus sur une base hebdomadaire ou mensuelle pour identifier les tendances et les opportunités d'automatisation aide les clients à rester sur la voie de l'amélioration continue. Stefano Pedrazzi IBM Process Mining Elite Team Business Development Leader, IBM
Une transparence totale des processus

IBM Process Mining a fourni à cet État une vue détaillée de son processus d'achats de bout en bout. Ce nouveau niveau de visibilité l'a aidé à éliminer les lacunes dans les processus, à gérer et à surveiller les activités entre les systèmes et à développer une structure de gouvernance efficace que toutes les agences doivent suivre.

En parallèle, ce client utilise un tableau de bord personnalisé pour vérifier visuellement les statistiques de chaque agence et comparer les variantes de processus au sein des différents services. Le tableau de bord IBM Process Mining fournit :

  • Une vue des performances qui indique en détail les performances de chaque activité de processus en termes de temps (durée et transition), de transformations, de coûts et d'alignement des ICP. Le gouvernement fédéral a utilisé cette vue pour analyser le temps de transfert des données entre ses deux systèmes, une analyse que les solutions d'aide à la décision traditionnelles n'étaient pas en mesure de réaliser.
  • Une analyse des chemins qui identifie les trajectoires les plus fréquentes entre les activités à l'aide de la fonction de variante de cas du logiciel.
  • Un contrôle de conformité qui identifie l'impact sur le temps et les coûts des écarts de trajectoire de processus en comparant le comportement réel du processus en cours avec son comportement attendu.

Les analyses détaillées sur le tableau de bord IBM Process Mining permettent à l’État d’analyser pleinement l’impact de son nouveau système SAP SRM sur les délais de traitement, la détection des variantes et les écarts par rapport aux processus attendus pour la gestion des changements.

Grâce aux informations utiles livrées par les données, cet État a enfin le pouvoir d'améliorer ses processus d'achats pour fournir des services plus performants, plus rapides et plus rentables à ses citoyens.

À propos de l'État

Ce gouvernement américain est responsable de l'administration des services publics qui contribuent au succès et au bien-être de ses citoyens. L'État utilise IBM Process Mining pour fournir plus de services publics sans augmenter ses dépenses.

 

*Le client présenté dans cette étude de cas a initialement collaboré avec MyInvenio, qui a commencé à exercer ses activités sous le nom d'IBM le 1er août 2021. Le produit myInvenio présenté dans cette étude de cas, myInvenio Process Mining, est désormais connu sous le nom d'IBM Process Mining.

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Pour en savoir plus sur les solutions IBM présentées dans cette étude de cas, veuillez contacter votre interlocuteur IBM habituel ou votre partenaire commercial IBM.

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Les informations contenues dans le présent document sont à jour à la date de publication initiale et peuvent être modifiées sans préavis par IBM. Les offres mentionnées dans le présent document ne sont pas toutes disponibles dans tous les pays où la société IBM est présente.

Les données de performance et les exemples de clients cités sont présentés à titre informatif uniquement. Les résultats des performances peuvent varier en fonction des configurations et des conditions de fonctionnement. LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LE PRÉSENT DOCUMENT SONT FOURNIES « EN L’ÉTAT », SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE, NOTAMMENT SANS AUCUNE GARANTIE DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET AUCUNE GARANTIE OU CONDITION D’ABSENCE DE CONTREFAÇON. Les produits IBM sont garantis conformément aux dispositions des contrats qui régissent leur utilisation.