Pour ce cadre, ce n’était pas seulement la rapidité et la commodité qui étaient époustouflantes. C’est également le niveau de granularité (par SKU, emballage et plusieurs autres variables) qui a permis une discussion « informée », c’est le moins qu’on puisse dire.

Mais il n’en a pas toujours été ainsi. Cette histoire raconte comment tout a commencé.

Basé au siège de Solar à Fortaleza, sur la côte nord-est du Brésil, Hermeson Anibal Marques dirige une équipe d’une douzaine de personnes au sein du département financier, dont la mission est de communiquer les chiffres aux nombreux décideurs qui en dépendent. Vétéran depuis 10 ans dans le domaine de la production de rapports, Marques peut, comme tout le monde, témoigner de l’évolution du domaine chez Solar dans un laps de temps étonnamment court.

« En tant que centre de production de rapport au sein de l’entreprise, il incombait à notre équipe de recueillir des informations financières auprès de nombreuses sources internes et de les transformer, par le biais d’une série de modèles basés sur des feuilles de calcul, en « tranches » hautement personnalisées adaptées à la planification, à la budgétisation et plus encore, explique Marques. Une grande partie de notre travail consistait à effectuer des simulations de divers scénarios de décision et ces simulations étaient presque toutes manuelles et prenaient beaucoup de temps. »

Plutôt qu’un point d’inflexion unique, les forces à l’origine de la nécessité de changer se renforçaient depuis longtemps. Pendant de nombreux mois, par exemple, Solar a acquis d’autres sociétés d’embouteillage au Brésil afin d’étendre sa présence sur le marché et de gagner du marché. Parallèlement à cette expansion, Solar s’efforçait également de décentraliser davantage ses activités, les directeurs des 18 unités nationales de la société étant responsables des décisions opérationnelles et de la rentabilité. Pour que ce modèle réussisse, Solar devait s’assurer que les bonnes données, découpées à un niveau de granularité élevé, étaient disponibles pour chaque unité décentralisée à des fins de planification et de prise de décision.

Selon Marques, le problème venait de la complexité. « Il y avait un large consensus sur le fait que notre système existant [basé sur des feuilles de calcul] ne pouvait tout simplement pas gérer la complexité de la production de rapports et de la modélisation des données, explique-t-il. Nous savions, et notre fournisseur de solutions de confiance était d’accord, que l’adaptation du système n’était pas la solution. Nous avions besoin d’un outil de planification capable de s’adapter à la complexité de notre entreprise et d’éliminer un obstacle à notre agilité. »

Au cours de sa longue relation avec Solar, le fournisseur dont parle Marques (CTI Global, un partenaire commercial d’IBM spécialisé dans les solutions d’aide à la décision) a renforcé cette confiance en aidant l’équipe financière à des moments clés alors que la demande de données plus nombreuses, de meilleure qualité et plus rapides ne cessait de croître. Alors que Marques et son équipe se trouvaient à un autre moment critique, il a considéré que la connaissance approfondie des processus de CTI était idéale pour ce dont il avait le plus besoin, et non de la technologie. « Ce que nous recherchions vraiment, c’était une expertise au niveau des processus financiers, une connaissance des bonnes pratiques en matière de présentation des données les plus pertinentes pour des décisions commerciales spécifiques, explique Marques. CTI possédait cette expertise, mais ce qui est tout aussi important, c’est qu’elle s’est engagée à préparer notre équipe à la gérer elle-même à l’avenir. »

Dans l’ensemble, Solar demandait à CTI d’optimiser les processus par lesquels elle exécutait les simulations financières qui étaient si critiques pour la planification et la prise de décision de l’entreprise. Cela signifiait rendre le processus non seulement plus rapide et plus précis, mais aussi plus flexible en termes de capacité de prise en charge de l’analyse décentralisée par les différentes unités commerciales de Solar.

Du point de vue de la mise en œuvre, les défis liés à la construction d’un tel système étaient doubles. La première, pour laquelle l’expérience de CTI s’est révélée essentielle, a été de savoir comment utiliser les bons éléments de données financières pour encadrer correctement les décisions commerciales les plus importantes de Solar. Cela semble simple, explique Marques, jusqu’à ce que vous considériez la complexité de tous les facteurs dynamiques et interdépendants qui entrent en jeu dans la simulation d’une seule décision. « Si vous allez simuler l’impact d’un changement de prix pour une seule unité de gestion des stocks sur un marché, les bénéfices de l’entreprise après impôts et les flux de trésorerie, vous devez être en mesure de tester les hypothèses de manière très précise à l’aide de données réelles dans le cadre d’une modélisation financière de cause à effet très complexe, explique-t-il. C’est pourquoi une expérience approfondie des rouages financiers des processus d’embouteillage est une condition préalable absolue pour bien faire les choses. »

L’autre grand défi est directement lié au type de prise de décision décentralisée vers laquelle Solar s’oriente. Et ici, explique Francisco Loschiavo Neto, associé directeur de CTI, le principe sous-jacent est simple, mais l’exécution est loin de l’être. « Si un gestionnaire ou un directeur effectue une simulation au niveau de l’État ou même du client, il est absolument essentiel de voir l’impact sur l’ensemble de l’entreprise, c’est-à-dire de maintenir une source d’information unique, explique Loschiavo. Cette planification intégrée continue est quelque chose qu’aucune feuille de calcul ne peut gérer et nous pensons qu’IBM Planning Analytics le fait mieux que n’importe quelle autre solution. »

L’impact révolutionnaire s’étend également à tous les secteurs de l’entreprise et à tous les niveaux de gestion, où les informations générées par les informations de Planning Analytics permettent aux personnes de prendre des décisions complexes plus rapidement et avec plus de confiance. Selon Marques, la révolution des données de planification commence, lentement, mais sûrement, à remodeler la culture décisionnelle à l’échelle de l’entreprise. « Il semble que nous ayons dépassé un seuil où plus de personnes s’y intéressent, dit-il, et elles le demandent de plus en plus. »

Le prochain chapitre de la transformation de la planification de Solar se déroule aujourd’hui du côté de l’approvisionnement de la chaîne de valeur. L’objectif à court terme, explique Marques, est d’utiliser les capacités de simulation de Planning Analytics pour voir comment les changements de facteurs de coûts externes, tels que les prix des matières premières, les taxes et les taux de change, ont un impact non seulement sur les politiques de prix, mais aussi sur les niveaux de la demande, les stocks et les plans de production. « Il s’agit de choses très détaillées et complexes, dit-il, mais le fait d’avoir des règles de business rules et faciles à adapter facilite grandement les choses. »

En tant que l’une des plus grandes entreprises d’embouteillage de Coca-Cola en Amérique latine et au monde, la tendance de la décentralisation de Solar est une solide approbation de la valeur de la prise de décision locale. En permettant à la société d’intégrer la puissance de l’analyse basée sur la simulation à son entreprise, la nouvelle solution Planning Analytics la rend plus agile que jamais.

Basé à Fortaleza, au Brésil, Solar Coca-Cola (lien externe à ibm.com) est le deuxième embouteilleur de Coca-Cola au Brésil et le 15e au monde, avec 13 usines en activité dans les régions du nord et du nord-est du pays. Solar compte plus de 15 000 employés et est responsable de la production et de la distribution de plus de 350 produits du portefeuille de Coca-Cola. Avec un chiffre d’affaires annuel d’environ 9,6 milliards de BRL, la société dessert 25 millions de foyers à travers le Brésil.

Fondée en 1992, CTI Global (lien externe à ibm.com) est une société spécialisée dans la gestion d’entreprise, avec une vaste expérience dans la planification financière et le contrôle, réunissant des connaissances dans les domaines des affaires, de la finance et de la technologie. L’entreprise développe des solutions d’aide à la décision pour les moyennes et grandes entreprises, avec des solutions sur mesure pour aider les dirigeants dans la simulation de scénarios stratégiques et économiques.