Le pain, c'est la vie. Chaque jour, en Finlande et dans la région de la Baltique, des milliers de personnes se rendent à leur épicerie locale pour acheter une miche fraîchement cuite du pain le plus populaire de Finlande, le Vaasan Ruispalat.
Pour Vaasan Ltd., une entreprise finlandaise de boulangerie implantée depuis 172 ans, qui appartient au groupe Lantmänen de Suède, le cycle de production est court et exigeant. Ses fours doivent produire et livrer des milliers de pains et d'autres pâtisseries dans toute la région tous les jours (à l'exception du dimanche). Aucun surstock ni aucune pénurie ne sont autorisés et la concurrence est féroce.
Sur le marché saturé d'aujourd'hui, une planification et une automatisation précises sont essentielles à la réussite. Joonas Alasaari, contrôleur de gestion senior chez Vaasan, le sait mieux que personne. « Nous devons être très prudents quant à nos coûts de production », dit-il. « Et nous devons comprendre la direction que prend notre capacité, à la fois à court et long terme. »
Des pics de demande considérables
Pour répondre aux pics pendant la pandémie de COVID-19, Vaasan a fourni du pain à 3 000 magasins tous les jours, sauf le dimanche
Des prévisions améliorées
Une meilleure prévision de la consommation énergétique améliore la capacité à négocier les prix de l'énergie
De manière générale, Vaasan a une excellente compréhension de la planification de ses capacités à court terme, car la demande change rarement, et ses systèmes de planification tiennent également compte des fluctuations saisonnières. Mais la boulangerie allait-elle pouvoir réagir correctement lorsque la pandémie de COVID-19 a fait monter la demande en flèche pour les produits de base de toutes sortes, dont le pain ?
« Depuis 10 ou 15 ans, nous essayons de rapprocher le plus possible notre capacité de production de nos volumes normaux réels. D'un coup, en une nuit, nous avons reçu des commandes doubles ou triples de nos clients du secteur de la boulangerie », explique M. Alasaari. « Il fallait leur répondre immédiatement et leur faire savoir combien nous pouvions réellement livrer. »
Vaasan investit dans des solutions d'automatisation et de planification depuis plusieurs années. Grâce à son conseiller de confiance, le partenaire commercial IBM Intito Finland, Vaasan s'est appuyé sur les solutions IBM Planning Analytics et IBM Cognos Analytics pour simplifier et accélérer sa planification et ses processus de production de rapports. Ces solutions permettent à l'entreprise de générer au même endroit des budgets, des prévisions et d'autres processus financiers, pour toute sa structure.
« Nous avons travaillé avec Vaasan étape par étape », explique Petri Sipola, directeur général et conseiller principal chez Intito. « Il y avait une très forte culture de planification des ventes et des opérations au sein de l'entreprise. Ils voulaient également voir comment leurs plans opérationnels pouvaient être mis en corrélation avec la planification financière. Ainsi, petit à petit, cette solution a gagné en capacités et est devenue plus robuste. IBM Planning Analytics prend en charge les processus de l'entreprise, contrairement à d'autres solutions qui nécessiteraient de faire des compromis en matière de processus. »
Aujourd'hui, Vaasan utilise les algorithmes prédictifs intégrés alimentés par l'IA de Planning Analytics dans trois domaines essentiels de l'entreprise : la prévision de la consommation et la tarification de l'énergie, l'analyse des tendances des centres de coûts et la planification des produits à long terme.
L’utilisation de Planning Analytics pour prédire la consommation d’énergie aide l’entreprise à mieux planifier et négocier les prix de l’énergie avec les fournisseurs. L’algorithme prend en compte des entrées externes telles que les températures extérieures attendues ainsi que les estimations de production. Cela donne à Vaasan une vision plus précise de ses besoins énergétiques futurs, qu’elle utilise ensuite pour créer de futurs accords d’achat avec les fournisseurs et acheter des sources d’énergie plus durables. Auparavant, les estimations mensuelles approximatives étaient produites manuellement et n’apportaient que peu de valeur ajoutée à l’entreprise.
Vaasan utilise également Planning Analytics pour analyser les tendances des centres de coûts. En travaillant dans une fenêtre de quatre heures pour la clôture des comptes à la fin de chaque mois, l'équipe financière ne pouvait pas examiner manuellement chaque élément. Désormais, la solution examine automatiquement les rapports mensuels, les compare aux tendances historiques et signale les données aberrantes ou les anomalies pour un suivi immédiat.
Enfin, Vaasan et Intito ont développé un modèle de planification à long terme qui utilise les données de performance historiques pour prédire les ventes futures. L’entreprise compare ces estimations pilotées par l’IA à celles établies par les planificateurs de vente pour gérer des projections trop optimistes si les ventes d’un produit commencent à baisser.
Lorsque Vaasan a dû réagir à la hausse de la demande pour ses produits au début de la pandémie de COVID-19, l'entreprise s’est rendu compte qu’elle disposait déjà des bons outils. « Nous savions que nous avions le contrôle total des chiffres », explique M. Alasaari.
Une fois que l'entreprise a déterminé le nombre de commandes correspondant à une demande réelle, et qui n'étaient pas simplement une réponse paniquée des clients de boulangerie, elle a entré les chiffres dans Planning Analytics. Vaasan a rapidement pu rassurer les boulangeries en certifiant pouvoir continuer à livrer ses produits. « Nous pouvions leur donner des chiffres assez précis quant à la capacité et au nombre maximum de kilos que nous pourrions fournir pour répondre au pic de demande constaté au début de la pandémie de COVID-19 », explique M. Alasaari.
Vaasan utilise plus généralement IBM Planning Analytics pour la planification financière mensuelle et pour créer des projections pour l'année en cours et celles à venir. La solution intègre des données spécifiques, en temps réel et historiques sur l'offre actuelle, la demande et les facteurs économiques externes. Par conséquent, l'entreprise peut continuer à réduire ses capacités excédentaires et à proposer l'éventail de produits que les clients exigent.
Vaasan dispose d'un référentiel de données profond et large, qui comprend les données historiques d'utilisation de l'énergie utilisées par la solution Planning Analytics pour prédire la consommation d'énergie. Une consommation énergétique projetée plus précise aidera l'entreprise à affiner davantage le processus de planification financière. « Nous avons maintenant des estimations assez précises sur notre consommation d'énergie et sur les prix énergétiques », précise M. Alasaari. « Ceux-ci entrent dans nos pertes et profits pour les mois à venir, et nous savons quel sera notre coût énergétique dans six ou huit mois, en fonction des volumes que nous prévoyons de produire. »
La création de prévisions précises de consommation d'énergie était auparavant une tâche manuelle longue et fastidieuse, compliquée par le fait que l'entreprise opère dans plusieurs pays et doit acheter de l'énergie auprès de plusieurs fournisseurs. Vaasan prend en charge l'automatisation de ces tâches manuelles et ennuyeuses que la solution Planning Analytics peut effectuer plus rapidement et plus précisément.
« Nous poursuivons l'automatisation parce que nous avons des personnes qualifiées avec nous », ajoute M. Alasaari. « Ce sont des personnes intelligentes, avisées. Nous voulons qu'elles envisagent l'avenir avec sérénité sans avoir à effectuer un travail manuel fastidieux, puisque que nous pouvons l'automatiser. » La solution Planning Analytics peut le faire, comme le souligne M. Alaasari, « de manière plus rapide, moins coûteuse et plus précise ».
En matière de rapidité, la mise en œuvre du module d'analyse des centres de coûts n'a pris que quelques semaines, le temps de le mettre en place et de le tester. « L'installation et l'implémentation ont été effectuées très rapidement en utilisant l'API REST de la solution Planning Analytics », explique M. Sipola. Le module de centre de coûts est une formule prédéfinie qui peut s'exécuter sur n'importe quelle plateforme, y compris le logiciel IBM Watson Studio, étendant ainsi les capacités de la solution Planning Analytics.
M. Alasaari espère étendre l’utilisation du module d’analyse des centres de coûts à d’autres domaines de l’entreprise, notamment pour le signalement des anomalies dans les commandes quotidiennes. « Si nous constatons qu’un client nous commande habituellement des hamburgers et des pains à hot-dogs tous les mercredis, mais que la commande n'a pas été passée cette semaine, nous pouvons vérifier si le client a oublié la commande, si elle est bloquée à une étape de notre processus ou si quelque chose d’autre s’est produit. » Cela pourra améliorer la satisfaction des clients et aider à réduire les ruptures de stock.
Vaasan a adopté une approche module par module pour étendre la planification et l'analyse et utiliser la solution Planning Analytics dans l'ensemble de son organisation. À mesure que chaque implémentation prouve sa valeur, l'entreprise passe à la suivante. Sa relation avec Intito est essentielle à cette stratégie continue. Comme le déclare M. Sipola, « c'est vraiment agréable pour nous d'avoir pu établir cette relation de confiance, afin que nous soyons une véritable extension de l'organisation de Vaasan. »
Intito étant un partenaire commercial IBM précieux, il peut apporter les fonctionnalités les plus récentes à Vaasan. « Nous avons l'opportunité de piloter des projets passionnants et amusants, c'est donc un bénéfice mutuel », conclut M. Sipola.
Basée à Helsinki, en Finlande, Vaasan (lien externe à ibm.com) confectionne du pain et des pâtisseries depuis 1849. Cette boulangerie finlandaise opère également dans les pays baltes, proposant du pain frais et des pâtisseries à plus de 3 000 boutiques chaque jour. Vasaan emploie environ 1 400 personnes en Finlande, en Estonie, en Lettonie et en Lituanie, et fait partie de Lantmännen, une coopérative agricole suédoise qui est leader dans l'agriculture, la machinerie, la bioénergie et les produits alimentaires en Europe du Nord.
À propos d'Intito Finland
Intito (lien externe à ibm.com), partenaire commercial IBM, a été fondé en 2014 et a pour mission de créer des solutions de planification qui aident les entreprises à prendre de meilleures décisions en automatisant leurs processus. La société, basée à Helsinki (Finlande), propose des solutions complètes, depuis la conception jusqu'à l'implémentation, en passant par l'assistance continue à ses clients.
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