msg, un fournisseur mondial de services informatiques, connaît une croissance rapide, très rapide. Pour l’aider à atteindre ses objectifs de recrutement agressifs, msg a créé Max, un bot optimisé par la technologie IBM® Watson. Max répond aux questions des candidats liées au poste et donne aux candidats les moyens de faire correspondre leur propre CV aux postes ouverts les plus appropriés, soutenant et accélérant ainsi le processus d’embauche.
Malgré le développement de processus méthodiques, les recruteurs de msg devaient encore recourir à des méthodes manuelles pour faire correspondre les CV des candidats aux postes à pourvoir, ce qui nécessitait un investissement important en termes de temps et de ressources.
msg a mis au point un bot alimenté par l’IA qui pose aux candidats une série de questions portant sur leur travail et les fait correspondre automatiquement aux offres d’emploi les plus adaptées en fonction de leurs réponses.
Depuis 2016, msg est passé de 3 500 collaborateurs à 8 000 aujourd’hui. Ce niveau d’expansion a conduit l’équipe de recrutement des RH, composée de huit personnes, à devoir pourvoir des centaines de postes chaque année et à gérer une moyenne de 1 000 candidats par mois.
Il s’agit d’une tâche ardue, d’autant plus complexe que le recrutement est centralisé au sein de l’entreprise. Le processus consiste à trouver et à placer des Candidats qualifiés dans des postes au sein de l’ensemble du groupe d’entreprises qui, ensemble, offrent un éventail de services complets de conseil créatif et stratégique et de solutions informatiques intelligentes, durables et à valeur ajoutée.
Au cours des 40 dernières années, msg s’est forgé une excellente réputation en tant que spécialiste du secteur, et il est important pour elle de maintenir sa position. Pour ce faire, elle recrute des personnes possédant l’expertise appropriée et les place avec précision dans des rôles choisis parmi une grande variété de postes d’informaticiens, de consultants, de débutants et de cadres dans tous les secteurs d’activité. Ces secteurs comprennent l’automobile, les services financiers, l’alimentation, l’assurance, les sciences de la vie et la santé, l’industrie manufacturière, le secteur public, les télécommunications, les voyages et la logistique, ainsi que les services publics.
« Nous avons beaucoup de divisions avec beaucoup de postes à pourvoir, explique Holger Hornik, responsable de la division IA et analyse de données chez msg. Dans notre activité complexe, il était difficile de faire correspondre les bons candidats aux postes appropriés. »
Une partie du défi résidait dans le fait que le CV de chaque candidat était examiné manuellement et comparé à une base de données contenant des centaines de postes à pourvoir. Cette activité prenait beaucoup de temps et ralentissait le processus de candidature pour les recruteurs comme pour les demandeurs d’emploi. De plus, avec plusieurs postes similaires dans différentes divisions, la mise en correspondance d’un candidat avec le poste idéal était sujette à des erreurs d’appréciation humaines.
Christian Hertlein, consultant principal chez msg, explique : « Il peut y avoir un poste de "consultant senior watsonx" dans une division, tandis qu’une autre division recherche un "consultant senior en solutions watsonx". La difficulté pour l’équipe de recrutement consistait à décider à quel service envoyer le CV du candidat. »
En outre, l’équipe devait traiter des centaines d’appels téléphoniques de candidats demandant des nouvelles de leur candidature.
Avec une croissance de plusieurs milliers d’employés chaque année, la méthode de recrutement traditionnelle s’avérait inefficace pour cette entreprise tournée vers l’avenir. Selon C. Hertlein, deux choix s’offraient à msg : « Nous pouvions agrandir l’équipe de recrutement et continuer à travailler de la même manière. Ou bien nous pouvions nous concentrer sur les nouvelles technologies pour transférer une partie du travail aux candidats, obtenir de meilleures informations et une meilleure correspondance des CV, tout en accélérant le processus. »
L’entreprise a choisi de se concentrer sur les nouvelles technologies.
En utilisant une combinaison de services watsonx intégrés, C. Hornik et son équipe ont développé Max, un bot de recrutement alimenté par l’IA. La solution, qui se trouve sur la page Web des offres d’emploi en allemand de msg, pose aux candidats une série de questions liées au travail, pour finalement les faire correspondre à des offres d’emploi spécifiques en fonction de leurs réponses. Les candidats peuvent également charger leur CV et Max leur renverra automatiquement une liste des postes qui leur conviennent en fonction des informations qu’il contient.
« La mise en correspondance des CV est le principal cas d’utilisation de notre assistant numérique, ajoute C. Hertlein. Ce qui est vraiment intéressant dans cette solution, c’est la fonctionnalité de recherche interactive. Le robot comprend un outil qui vous permet de charger votre CV ; il l’analyse, le comprend et compare l’expérience avec les postes à pourvoir. Il renvoie ensuite une liste des meilleurs postes sur lesquels l’équipe de recrutement devrait se concentrer. Le gain de temps est considérable. »
Max s’appuie sur les fonctionnalités d’IA et de langage naturel de la technologie IBM® watsonx Assistant, un assistant d’IA de qualité professionnelle hébergé sur IBM® Cloud dans le centre de données de Francfort. L’équipe a choisi les technologies watsonx pour leur facilité d’utilisation et leurs performances élevées.
« Lorsque nous avons comparé et testé IBM® watsonx Assistant par rapport à un autre framework de bot en utilisant le même dialogue et les mêmes données, les scores de classement et de confiance de Watson étaient toujours les meilleurs, explique C. Hertlein. De plus, IBM® watsonx Assistant ne nécessite pas beaucoup d’entraînement : il est incroyablement intuitif."
La solution a été développée conjointement en six mois par les services recrutement et informatique de msg. L’équipe RH a entraîné Max sur la terminologie, le discours et le contenu propres au recrutement, affinant ainsi les questions que l’outil pose aux candidats. Elle a également défini le chemin vers l’assistance de deuxième niveau et la voie à suivre par les candidats pour contacter le département des ressources humaines.
« Le fait que l’équipe de recrutement se soit impliquée aussi fortement dans le projet a largement contribué à sa réussite et a permis de s’assurer qu’elle disposait de l’outil le plus approprié pour soutenir son travail, déclare C. Hertlein. La facilité d’utilisation d’IBM® watsonx Assistant permet aux personnes chargées du recrutement de travailler en étroite collaboration avec nous. Elles n’ont pas eu à écrire du code ; elles ont simplement utilisé le kit d’outils d’IBM® watsonx Assistant pour nous aider avec le contenu et le dialogue, ce qui signifie que nous avons pu nous concentrer sur l’architecture technique en arrière-plan. »
La technologie utilise IBM® Watson Knowledge Studio et IBM® Natural Language Understanding pour construire des modèles spécifiques aux RH qui se concentrent sur la terminologie et les concepts de recrutement. L’équipe informatique a déployé les modèles dans IBM watsonx Discovery, qui agit comme le moteur de recherche du bot lors de l’analyse et de la mise en correspondance des CV avec les rôles.
La solution trouve également des emplois pertinents en interagissant avec les candidats et en leur posant une série de questions. Elle commence par les questions les plus générales, telles que « Êtes-vous un étudiant ou un professionnel ? » et « Quel type d’emploi souhaitez-vous ? ». Progressivement, les questions deviennent plus ciblées, par exemple en demandant aux candidats le lieu de travail qu’ils souhaitent.
Max pose également des questions pour préciser le type de poste que les candidats recherchent. Par exemple, si un candidat choisit un poste de consultant, le bot lui demandera s’il souhaite un poste de consultant technique ou commercial. Si le candidat choisit le consulting technique, le bot lui demandera s’il possède une expertise technologique spécifique, par exemple s’il maîtrise certains langages de programmation. Il demande également aux candidats s’ils ont de l’expérience dans certains secteurs, tels que la banque ou l’automobile, et depuis combien d’années.
Après avoir collecté ces informations, Max interroge la base de données pour trouver les descriptions de postes qui correspondent aux réponses du candidat et renvoie une liste ciblée. Les candidats peuvent lire les différentes descriptions de poste et envoyer leur candidature pour le poste de leur choix. Le recruteur peut alors prendre contact avec le candidat, qui a déjà procédé à la mise en correspondance de son CV.
Max a été lancé en juin 2019 et a depuis contribué à pourvoir de nombreux postes chez msg.
Depuis le déploiement du bot, msg a constaté une augmentation à deux chiffres de son indicateur de performance clé (KPI) de mise en correspondance des candidats, avec plus d’offres d’emploi conduisant à plus d’entretiens et de contrats réussis. Les coûts d’embauche sont en baisse et la qualité des candidatures s’est améliorée ; plus de 20 % des candidats sont mieux qualifiés pour le poste.
Les candidats en récoltent également les fruits. « Auparavant, les candidats pouvaient attendre longtemps avant d’obtenir une réponse du service des ressources humaines parce que celui-ci essayait de trouver le bon poste au sein de notre très grande organisation, explique C. Hertlein. Aujourd’hui, grâce à la fonction de mise en correspondance, le processus est beaucoup plus rapide pour le candidat et nous aide à pourvoir les postes plus rapidement, ce qui profite à nos collègues et à l’activité de l’entreprise. »
Max dialogue avec environ 60 candidats par jour, un nombre qui augmente chaque mois. A mesure que le nombre de conversations avec le robot augmente, le volume d’appels téléphoniques aux RH diminue.
« Avec Max, nous donnons aux candidats la possibilité de nous montrer d’abord qui ils sont, explique H. Hornik. Ce n’est qu’ensuite que notre solution leur indique les offres d’emploi qui leur conviennent le mieux. Ils en choisissent une et postulent. C’est ainsi qu’ils obtiennent le poste qui leur convient dans notre entreprise".
Avec le soutien de Max, l’équipe de recrutement peut désormais se concentrer sur d’importantes initiatives de recrutement plutôt que sur la pression liée à une mise en correspondance manuelle parfaite. En outre, le succès de la solution a renforcé l’image de marque du département au sein de l’entreprise.
msg est clairement un pionnier dans l’adoption de technologies d’IA innovantes et passionnantes, une position que, en tant que revendeur et fournisseur de solutions, l’entreprise peut mettre en avant au moment de présenter Max à ses propres clients. C. Hertlein conclut : « Nous sommes encore en train de discuter des moyens de développer le bot pour msg mais, à l’avenir, nous mettrons cet atout à la disposition de nos clients également. »
msg (lien externe à ibm.com) est un groupe international indépendant qui emploie 8 000 personnes dans le monde entier. msg systems est le cœur du groupe msg. Le groupe d’entreprises offre tout un panel de services complets de consulting créatif et stratégique et de solutions informatiques intelligentes, durables et à valeur ajoutée pour les secteurs suivants : automobile, services financiers, alimentation, assurance, sciences de la vie et santé, industrie manufacturière, secteur public, télécommunications, voyage et logistique, et services publics. Le siège social de msg se trouve à Ismaning, en Allemagne, et l’entreprise a déclaré un chiffre d’affaires record de 961 millions d’euros en 2018
Aspects juridiques
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Produit aux Etats-Unis, février 2020.
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