La taille des activités de Karnov Group a considérablement augmenté au cours des deux dernières années, et l’équipe en charge des finances a réalisé qu’elle devait moderniser ses processus afin de soutenir une entreprise devenue plus grande et plus complexe. En adoptant IBM Planning Analytics, Karnov a rationalisé ses processus de planification, de budgétisation et de consolidation, amélioré la sécurité et l’auditabilité, et économisé des heures de travail manuel.
Karnov Group est devenu leader sur les marchés danois et suédois pour les services d’informations juridiques, mais la croissance rapide de l’entreprise exerçait une pression sur ses nombreux processus financiers reposant sur Excel.
En collaboration avec Kapacity, Karnov Group a utilisé IBM Planning Analytics pour repenser ses processus de planification, de budgétisation de de consolidation financière, en introduisant une automatisation et une transparence accrues et en réduisant les tâches manuelles liées aux feuilles de calcul.
Karnov Group est un exemple d’entreprise qui a surmonté les tempêtes les plus rudes et en est ressortie plus forte que jamais. Fondée il y a plus de 150 ans comme maison d’édition pour le secteur juridique, l’entreprise a réalisé au début des années 2000 qu’elle devait à l’avenir recentrer son modèle de gestion sur l’univers en ligne. L’entreprise est aujourd’hui le plus grand fournisseur de services d’informations numériques destinés aux professionnels du droit en Suède et au Danemark.
Kasper Andersen, responsable Business Intelligence chez Karnov Group, partage quelques détails : « Notre transition vers les services numériques a été très réussie et la croissance de l’entreprise s’accélère. Au cours des deux dernières années, nous avons connu une croissance significative à la fois organique et par le biais d’acquisitions. »
La réussite apporte avec elle des défis propres : dans une entreprise plus grande et plus complexe à gérer, l’équipe en charge des finances de Karnov Group a commencé à trouver que ses processus d’analyse et de reporting financiers existants ne parvenaient pas à évoluer pour répondre aux demandes croissantes des parties prenantes internes et externes.
« Notre siège social se trouve à Copenhague, mais d’un point de vue légal nous sommes une société suédoise, détenue par un fonds de placement britannique, indique Kasper Andersen. Nous avons des effets de change et d’intersociétés à traiter, et nous devons produire des rapports destinés à la direction, au conseil d’administration, à nos banques et à nos propriétaires à Londres. »
« La complexité ne cesse de croître, et pourtant notre objectif est de clôturer nos comptes de plus en plus rapidement chaque mois. Nous avons atteint un point où il n’y avait que deux options : trouver un moyen d’automatiser certains de nos processus financiers, ou devoir accepter le fait que nous devrions continuer à recruter des personnes supplémentaires au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise. »
L’entreprise a identifié deux domaines dans lesquels ses processus existants étaient particulièrement soumis à rude épreuve : la budgétisation et la consolidation financière.
« Chaque automne, nous envoyions par e-mail des modèles de budgétisation sous forme de fichiers Excel à tous les responsables de notre entreprise. Lorsqu’ils renvoyaient leur contribution, il nous fallait consolider les données dans un fichier Excel plus volumineux et le charger manuellement dans notre système financier. C’était une tâche manuelle énorme, et être un contrôleur de gestion n’était pas drôle », indique Kasper Andersen.
« Nous menions également nos activités de consolidation financière et de reporting dans Excel, et nous avons atteint un point où nos modèles de feuilles de calcul étaient simplement trop volumineux et trop compliqués. Nous voulions un système plus auditable qui réduirait le temps consacré à la préparation et au rapprochement des chiffres. L’objectif était de concentrer nos ressources sur l’amélioration de la qualité des analyses et des rapports financiers, et de libérer des ressources pour le soutien financier à nos activités opérationnelles. »
Quand l’équipe en charge des finances de Karnov Group a réfléchi aux étapes suivantes, l’entreprise était au milieu d’un projet majeur visant à créer un nouvel entrepôt de données central qui prendrait en charge de nouvelles capacités d’analyse pour l’ensemble de l’entreprise.
« L’entrepôt de données a été un catalyseur essentiel, indique Kasper Andersen. Cela nous a donné une source de données très bien organisée et de haute qualité que nous pourrions utiliser pour créer nos nouveaux processus d’analyse financière et de reporting. »
L’entreprise a adopté une approche « best-of-breed » pour son environnement d’analyse, ce qui signifie qu’elle n’est pas contrainte par un seul fournisseur ou une seule famille de produits.
« En réalité, lorsque nous avons cherché une nouvelle solution de planification financière et d’analyse, nous avions le choix, explique Kasper Andersen. Nous avons choisi IBM Planning Analytics en raison de la souplesse de son plan tarifaire par abonnement et des performances éprouvées de son moteur d’analyse TM1, qui jouit d’une très bonne réputation sur le marché depuis de nombreuses années. »
Pour l’aider à déployer la solution, Karnov Group a choisi Kapacity, un partenaire commercial IBM spécialisé en business intelligence, gestion des performances, entreposage des données et analyses avancées.
« Kapacity est bien connue au Danemark comme un partenaire solide pour les projets d’analyse financière, alors la possibilité de travailler avec eux a influencé notre choix autant que la technologie l’a fait, explique Kasper Andersen. Au cours du projet, nous avons travaillé avec d’excellents consultants seniors de Kapacity, qui possédaient l’expérience nécessaire pour nous aider à mener le projet avec succès. »
Un autre facteur de réussite clé était l’attention portée par Karnov Group à la préparation détaillée avant le début de l’implémentation elle-même.
Matilde Dueholm, responsable de compte dans l’équipe d’analyse avancée de Kapacity, poursuit : « Nous avons été impressionnés par la manière très professionnelle dont l’équipe de Karnov avait planifié le projet, ainsi que par leur niveau d’engagement élevé tout au long du projet. »
« Nos consultants ont vraiment apprécié de travailler avec l’équipe de Karnov Group, car ils connaissent parfaitement leurs chiffres, ils ont mis en place une architecture de données solide dès le début et ils ont de grandes ambitions pour l’évolution future de la solution Planning Analytics. C’était donc un projet très intéressant sur lequel travailler. »
Kasper Andersen ajoute : « Nous n’avons pas encore terminé notre implémentation de Planning Analytics, mais nous savons déjà que c’est un succès. La phase suivante comprend les prévisions et, d’après ce que nous avons déjà vu, nous sommes tout à fait convaincus que la plateforme peut répondre à nos attentes. »
Karnov Group utilise déjà IBM Planning Analytics pour rationaliser ses processus de budgétisation et de consolidation en créant des workflows plus simples et plus automatisés, tant pour les responsables de centres de coûts de l’entreprise que pour l’équipe en charge des finances du groupe.
Aujourd’hui, lorsque l’entreprise se lance dans un nouveau cycle budgétaire, les responsables de centres de coûts peuvent saisir leurs chiffres directement dans le système IBM Planning Analytics à l’aide d’une interface Web. Cela élimine la nécessité de faire circuler des fichiers Excel par e-mail. Les chiffres sont validés instantanément pour améliorer la qualité des données, et de nombreux champs peuvent être calculés automatiquement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la quantité de données que les utilisateurs doivent saisir manuellement.
Du point de vue de l’équipe en charge des finances, la tâche fastidieuse et sujette aux erreurs consistant à rassembler les chiffres budgétaires dans une feuille de calcul principale a disparu : IBM Planning Analytics regroupe les chiffres et fournit des mises à jour immédiates. Il est également facile de voir quels responsables de centres de coûts ont soumis leurs chiffres et lesquels doivent être relancés. Cela permet de gagner du temps sur les e-mails de suivi et les appels téléphoniques.
« Comme c’est la première fois que nous avons utilisé IBM Planning Analytics pour notre budget, nous avons passé beaucoup de temps à valider l’exactitude du nouveau système, relate Kasper Andersen. Mais maintenant que nous avons confiance dans le processus, nous prévoyons de gagner énormément de temps lors de notre prochain cycle budgétaire. »
IBM Planning Analytics a également transformé le processus de consolidation financière de l’entreprise, accélérant sa clôture mensuelle et s’assurant que les décideurs obtiennent rapidement les informations dont ils ont besoin.
« Nous voyons déjà nos chiffres financiers consolidés mensuels quelques jours plus tôt qu’auparavant, explique Kasper Andersen. Cela nous apporte vitesse, stabilité et confiance dans les chiffres. Nous consolidons les chiffres financiers de l’ensemble du groupe d’une manière beaucoup plus structurée et auditable, ce qui nous permet d’avoir une plus grande confiance dans les résultats. Cela signifie que nous pouvons consacrer moins de temps à la vérification des chiffres et plus de temps à l’analyse financière véritable. »
Pour ce qui est de l’avenir immédiat, l’équipe en charge des finances de Karnov Group est également en train de transférer ses processus de prévisions financières vers IBM Planning Analytics.
Kasper Andersen conclut : « Notre processus de prévisions actuel est assez laborieux, donc les contrôleurs ont du mal à établir des prévisions suffisamment rapidement pour fournir les perspectives financières dont nous avons besoin pour l’avenir. Pour Karnov Group, IBM Planning Analytics deviendra un prérequis pour produire des prévisions plus rapidement et plus régulièrement. »
Karnov Group (lien externe à ibm.com) est le plus grand fournisseur scandinave de solutions d’informations à l’intention des professionnels des domaines du droit, de la fiscalité et de la comptabilité. L’entreprise fournit des connaissances et des informations qui permettent à plus de 40 000 utilisateurs de prendre chaque jour de meilleures décisions, le plus rapidement possible. Karnov Group emploie 230 personnes dans ses bureaux de Copenhague, Stockholm et Malmø.
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