Éliminer les réunions de situation grâce à des informations alimentées par l’IA

Il s’agissait d’un scénario trop courant. Les responsables de projet d’IBM Systems Assurance ont estimé qu’ils consacraient environ deux à quatre heures par semaine à la préparation et à la participation à des réunions de suivi régulières. Les ingénieurs et testeurs attendaient souvent de longs appels ou des réunions en personne pour livrer de brèves mises à jour, tandis que les chefs de projet consolidaient manuellement les informations issues de feuilles de calcul, de diapositives PowerPoint, de tableaux muraux et de multiples outils de suivi. Malgré ces efforts, les dirigeants n’ont pas réussi à obtenir les informations pertinentes et cohérentes dont ils avaient besoin. Ces rapports de situation pouvaient être obsolètes, fortement résumés et incohérents lorsqu’ils parvenaient aux responsables. IBM avait besoin d’un moyen plus simple et en temps réel de comprendre la santé des projets, de réduire la charge administrative et d’améliorer la transparence entre les équipes.
 

Les résultats décrits reflètent le déploiement interne par IBM des rapports GPS à travers l’entreprise Hardware Compliance au sein d’IBM Systems Assurance et prennent en compte les propres estimations de ces participants. Les résultats individuels varient et ne sont pas nécessairement classiques. 

Une équipe locale d’experts techniques au sein d’IBM Systems Assurance a d’abord identifié le besoin d’une solution plus efficace, basée sur l’IA, pour le suivi et la visibilité des projets. Conscients qu’IBM watsonx Orchestrate offrait les capacités requises, l’équipe a participé au défi IBM watsonx 2025, bénéficiant d’une visibilité et de ressources supplémentaires pour développer l’idée. Résultat : une application de reporting mondial des projets (GPS) alimentée par l’IA qui fournit des informations structurées en temps réel sur des portefeuilles de projets complexes grâce à des requêtes en langage naturel.

L’application est entrée en production en octobre 2025 et a été étendue à environ 45 utilisateurs au sein de l’entreprise Hardware Compliance de Systems Assurance. Les membres de l’équipe, qui continuent à s’étendre au sein des entreprises IBM, créent et envoient des mises à jour de projet directement dans GPS, qui informe automatiquement les parties prenantes via Slack. Les chefs d’équipe de direction, les chefs de projet et de programme peuvent rapidement examiner la santé des projets grâce à des tableaux de bord, des filtres et des résumés générés par l’IA adaptés aux différents besoins, notamment des mises à jour textuelles, des résumés axés sur les risques, des vues 3P (Plan, En cours et Problèmes) et des prompts personnalisés. Cette approche remplace de nombreuses activités manuelles de collecte des statuts qui reposaient auparavant sur les réunions et le suivi par e-mail.

L’équipe a choisi IBM Cloud et IBM watsonx Orchestrate comme base de la solution de reporting GPS. L’équipe a conclu que watsonx Orchestrate était le meilleur choix pour construire la solution car elle fournit des modèles de langage avancés et de grande taille qui améliorent considérablement la capacité de l’agent IA à générer un contenu de haute qualité et contextuel. Elle a également offert une voie claire pour faire évoluer la solution de reporting GPS, passant d’un simple assistant conversationnel à un agent plus autonome conçu pour exécuter des workflows en plusieurs étapes, s’intégrant aux systèmes d’entreprise et assurant une automatisation de bout en bout.

Pour s’assurer que la solution réponde aux besoins opérationnels réels, l’équipe a réuni des experts en assurance des systèmes, en ingénierie de l’IA, en gestion de programmes et en conception centrée sur l’utilisateur pour recueillir leurs commentaires. Les contributions des dirigeants et des pairs ont façonné la gouvernance et l’évolutivité, tandis que les spécialistes de l’UX et de l’interface utilisateur ont créé une expérience intuitive conforme aux normes IBM. Des communications internes ciblées, une sensibilisation accrue et une adoption accélérée, qui ont contribué à faire passer la solution du concept à la production. Initialement développée comme preuve de concept lors du défi, la solution GPS a rapidement démontré la valeur pratique de l’intelligence de projet pilotée par l’IA.

Le reporting des projets via GPS est désormais obligatoire au sein de l’entreprise Hardware Compliance d’IBM et s’étend à d’autres équipes au sein des entreprises Systems Assurance et dans l’ensemble d’IBM. De nombreuses réunions de situation ont été réduites, supprimées ou repensées, ce qui donne aux ingénieurs plus de temps pour se concentrer sur les tâches critiques. Les dirigeants ont désormais accès à des informations, ce qui leur permet de gérer les risques, de tenir des réunions stratégiques axées sur les problèmes les plus critiques et de hiérarchiser les discussions en fonction de l’impact commercial plutôt que de la cadence des rapports. George Fax, vice-président de l’assurance des systèmes chez IBM, a déclaré : « Ce que l’équipe Systems Assurance a accompli grâce aux rapports GPS témoigne de son dynamisme et de sa détermination. Elle a remis en question le statu quo, est restée ancrée dans les besoins réels des entreprises et a obtenu des résultats qui changent déjà notre façon de travailler. »

L’initiative GPS reflète également une culture plus large d’innovation pilotée par l’IA au sein de Systems Assurance. L’engagement de l’équipe en faveur de l’innovation continue va au-delà de GPS. À partir de décembre 2025, en intégrant IBM Bob dans son workflow de développement, l’équipe GPS utilise un environnement de développement d’IA agentique qui prend en charge les outils, les flux, les compétences et les serveurs MCP, qui peuvent être intégrés directement dans l’agent.

Les équipes IBM Client Zero jouent le rôle d’innovateurs internes, testant les technologies émergentes pour améliorer la productivité, l’agilité et les résultats commerciaux au sein d’IBM. Les solutions qui réussissent deviennent souvent des schémas directeurs pour la transformation à l’échelle de l’entreprise.