Lorsque l'on gère un réseau de magasins de proximité multi-symboles, générer des budgets détaillés et suivre les performances de vente de chaque magasin est essentiel à la réussite durable de l'entreprise. Pour simplifier sa production de rapports de groupe, BWG Foods a travaillé avec ProStrategy pour améliorer sa fonction d'analyse grâce à IBM Planning Analytics.
L'entreprise possède plusieurs dépôts BWG Foods envoyant des marchandises aux magasins de son réseau et a constaté que les processus de budgétisation et de rapports des ventes étaient de plus en plus complexes. Comment pouvait-on rationaliser ces processus ?
En collaboration avec IBM Business Partner ProStrategy, BWG Foods a mis à niveau la technologie soutenant ses activités d’analyse avec IBM Planning Analytics, élaborant ainsi des rapports plus rapides, plus simples et plus précis.
Lorsque l'on gère un réseau de magasins de proximité multi-symboles, il peut s'avérer difficile de suivre les performances de vente de chaque magasin et générer des budgets annuels précis à mesure que l'entreprise se développe. Sans moyen pratique d'analyser les données financières, on risque alors de négliger des informations précieuses qui orienteraient la prise de décisions stratégiques.
BWG Foods, l'une des principales entreprises irlandaises de vente au détail et de vente en gros de produits alimentaires, gère divers magasins de proximité en Irlande et dans le sud-ouest de l'Angleterre, notamment Londis, MACE, SPAR et EUROSPAR. Au fur et à mesure que l'entreprise intégrait de nouveaux magasins à son groupe par des acquisitions, son service financier était soumis à une pression plus forte pour produire des budgets et des rapports de vente ultra-détaillés dans les délais impartis.
Tim O'Leary, responsable du système informatique de gestion chez BWG Foods, explique : « Chaque entité de notre réseau vend non seulement de la nourriture, des vins, des spiritueux et d'autres biens de consommation à rotation rapide [FMCG] directement aux clients, mais achète aussi des marchandises via diverses sources, notamment notre réseau de libre service de gros et notre centre national de distribution. Pour obtenir une image précise des performances de chaque magasin et générer des budgets fiables, nous devons distinguer les différents types de ventes réalisées par chaque magasin et chaque marque. Au fur et à mesure que nous avons introduit de nouvelles marques dans notre groupe, cette tâche est devenue de plus en plus complexe et chronophage. »
BWG Foods a constaté que la solution analytique utilisée pour soutenir ses activités de budgétisation et de production de rapports de ventes n'offrait plus la flexibilité et les performances nécessaires pour fournir des informations rapides et fiables aux décideurs clés.
Tim O'Leary poursuit : « Comme notre solution analytique existante offrait des capacités d'automatisation limitées, nous avons souvent dû travailler très tard pendant notre cycle de budgétisation annuel. Beaucoup de ce temps était souvent consacré à la réalisation de tâches susceptibles d'être automatisées, telles que le profilage des frais généraux et l'élaboration du calendrier des budgets. »
Lorton Sherlock, expert-comptable chez BWG Foods, ajoute : « Notre solution d'analyse existante avait été fortement personnalisée en fonction de nos besoins et j'étais ainsi le seul membre de l'équipe financière qui était vraiment à l'aise avec son adaptation, sa correction et sa mise à jour. Nous voulions une solution qui réduirait le risque de dépendance à quelques personnes clés. »
En travaillant avec IBM Business Partner ProStrategy (lien externe à ibm.com), BWG Foods a décidé de faire évoluer ses capacités d'analyse en passant d'IBM Cognos TM1 à IBM Planning Analytics, ce qui a permis de rentre plus rapides ses processus de budgétisation.
Impressionné par la présentation fournie de ProStrategy, BWG Foods a décidé d'implémenter IBM Planning Analytics sur site pour soutenir la budgétisation et la production de rapports à l'échelle de l'entreprise.
Tim O'Leary ajoute : « Nous avons évalué un certain nombre d'offres de la part de différents fournisseurs. IBM Planning Analytics s'est démarqué avec une solution prête à l'emploi assez facile à implémenter en peu de temps. Après avoir utilisé les solutions IBM Cognos, qui avaient donné des résultats positifs pendant plusieurs années, nous étions convaincus qu'IBM Planning Analytics pourrait nous aider à améliorer la performance et la fiabilité de notre fonction analytique. »
Lorton Sherlock précise : « Par rapport à notre outil précédent de production de rapports, IBM Planning Analytics offre une interface utilisateur plus moderne et plus accessible. Comme c'est une solution beaucoup plus facile à utiliser et plus flexible en termes de génération de modèles, nous savions également que nous n'aurions pas besoin d'apporter des modifications techniques au système lorsque nous aurions besoin de mettre à jour quelque chose. »
Avec l'aide d'experts de ProStrategy, BWG Foods a intégré la solution IBM au système tiers de finance et d'analyse de l'entreprise, pour automatiser l'extraction, le transfert et le chargement des données (ETL) entre ces systèmes.
« ProStrategy nous a donné d'excellents conseils et fourni un soutien de qualité tout au long de l'implémentation d'IBM Planning Analytics. Cela nous a permis de mettre en place cette solution en moins de quatre mois. La rapidité de mise en œuvre était particulièrement importante pour nous, car une acquisition récente avait avancé de trois mois notre échéance annuelle de clôture financière : nous devions mettre en œuvre la solution pendant notre période budgétaire la plus chargée.
IBM Planning Analytics sous-tend toutes les activités de gestion de la performance financière, ce qui a permis à BWG Foods d'accélérer le processus de budgétisation, d'éliminer sa dépendance aux personnes clés et d'automatiser la génération de rapports clés.
« Avec notre système précédent, il nous fallait des semaines pour terminer un cycle budgétaire, mais nous pouvons aujourd'hui clôturer ce processus en seulement quelques jours sans avoir à travailler les soirs et les week-ends », explique Tim O'Leary. « Grâce à IBM Planning Analytics, nous avons économisé plus de 240 heures sur le processus de budgétisation et plus de huit heures par semaine sur les rapports de vente. Cela a rendu la vie beaucoup plus facile à notre équipe de budgétisation et de production de rapports, et nous permet de consacrer maintenant plus de temps à l'optimisation de nos rapports.
Les fonctionnalités d'automatisation intelligentes de la solution IBM permettent à BWG Foods d'économiser beaucoup de temps. Par exemple, l'entreprise gagne beaucoup de temps avec la planification automatique et instantanée par IBM Planning Analytics de ses frais généraux, un processus qui prenait auparavant jusqu'à deux semaines pour chaque cycle de budgétisation. De même, l'automatisation des processus ETL entre Planning Analytics et les autres systèmes financiers et de production de rapports de l'entreprise a considérablement réduit la charge de travail de l'équipe financière.
M. Sherlock ajoute : « Non seulement nous pouvons générer des budgets et des rapports de vente beaucoup plus rapidement, mais nous avons également constaté que leur précision est bien meilleure. Nous n'avons jamais eu besoin d'envoyer des corrections pour un rapport depuis que nous avons commencé à utiliser Planning Analytics. »
En dotant les utilisateurs BWG Foods d'une interface beaucoup plus conviviale, l'entreprise a également réduit les risques et renforcé sa planification de la continuité des opérations. Le système Planning Analytics est plus structuré que l'ancien système de l'entreprise, guidant les utilisateurs à travers un processus étape par étape pour compléter chaque flux de travail, de sorte que beaucoup moins de connaissances spécialisées sont nécessaires.
Tim O'Leary conclut : « Grâce à IBM Planning Analytics, nous avons pu rationaliser considérablement nos processus de production de rapports et de budgétisation, et obtenir une vue très détaillée des performances de chacune de nos marques et de chacun de nos magasins individuels. Grâce à cette capacité à fournir des rapports précis, détaillés et rapides, nous pouvons donner aux décideurs clés de BWG Foods les moyens de créer des stratégies de développement commercial axées sur les faits afin de soutenir notre croissance future. »
BWG Foods UC (lien externe à ibm.com) fait partie du groupe BWG, une grande société de vent en détail et en gros opérant en République d'Irlande et au Royaume-Uni. BWG possède et exploite un certain nombre de grandes marques de vente au détail avec plus de 1 400 magasins SPAR, EUROSPAR, MACE, London et XL desservant des communautés locales en partenariat avec des enseignes indépendantes. BWG possède et exploite également les principales marques irlandaises de vente en gros BWG Foodservice et Value Centre Cash & Carry. BWG Group détient une part estimée de 12 % de l’ensemble du marché de la vente au détail de produits alimentaires en Irlande, et 40 % du marché de la vente de proximité au détail.