¿Qué es el mantenimiento de flotas?

El mantenimiento de flotas es la descripción general de cómo las organizaciones abordan el tiempo de actividad de los vehículos. La gestión del mantenimiento de flotas es el proceso mediante el cual los gestores de flotas garantizan la disponibilidad de sus flotas para completar tareas, como el transporte de equipos, materias primas, productos terminados o personas.

Las organizaciones que dependen de una flota necesitan una visión tanto a nivel macro como micro del estado de cada vehículo. Esto les permite planificar con precisión sus servicios en función de qué vehículos están operativos, cuáles requieren reparaciones inmediatas y cuáles necesitan ser reemplazados.

Cada vez más, las empresas optan por gestionar sus flotas con software de mantenimiento en tiempo real, como un sistema informatizado de gestión del mantenimiento. Este software puede automatizar una visión general y extremadamente detallada de la disponibilidad de su flota en cualquier momento, manteniendo un enfoque claro en los servicios de mantenimiento y los costes operativos.

Un programa integral de gestión del mantenimiento de flotas equipa a las organizaciones con herramientas para abordar los requisitos normativos, extender la vida útil de los activos de los vehículos mediante el mantenimiento preventivo, monitorizar el estado de los equipos y ampliar la gestión de piezas e inventario.

Los vehículos comerciales, desde los coches hasta los barcos, requieren un mantenimiento regular, del que las organizaciones deben llevar un registro. Aunque el mantenimiento del vehículo puede variar según el tipo de vehículo, todos los siguientes se benefician de la participación en un programa de gestión de mantenimiento de flotas.

Saber cómo funcionará una aeronave es crítico en un sector en el que cualquier fallo puede tener consecuencias desastrosas. El sector aeronáutico fue pionero en muchos avances en la gestión del mantenimiento de activos, y hoy en día sigue siendo crítico utilizar estos procesos para mantener las aeronaves seguras y listas para su uso.

La cadena de suministro global depende de la fiabilidad y el tiempo de actividad de estos importantes motores de comercio. En los últimos años, hemos visto cómo la falta de disponibilidad de vehículos de transporte marítimo puede tener un efecto desastroso en la economía mundial en general.

Tanto los camiones de corto recorrido como los de largo recorrido sufren depreciación y otros desgastes que los operadores de flotas deben controlar.

Los ciudadanos juzgan a sus representantes electos en función de la fiabilidad de su transporte público, por lo que los gobiernos deben tener una visión holística del estado y disponibilidad de sus autobuses, trenes y otros vehículos de transporte.

El auge de los servicios de entrega de comestibles y productos en tiempo real y el aumento de las entregas a causa de la pandemia han aumentado la dependencia de la empresa de las motocicletas y las bicicletas eléctricas.

Los coches son vehículos de reparto valiosos para muchos tipos de empresas y pueden funcionar sin problemas durante muchos años si el mantenimiento se realiza correctamente.

Hoy en día, el software y las métricas avanzadas de gestión de flotas han simplificado considerablemente la gestión del mantenimiento de las flotas. El software adecuado agiliza los flujos de trabajo mediante el uso de inteligencia artificial (IA) y otras tecnologías avanzadas para evaluar mejor el estado de cualquier vehículo de la flota y garantizar el máximo tiempo de actividad para cualquier vehículo en particular.

Método de gestión de inventario que divide el número de artículos o activos que se cuentan diariamente para que todos los artículos puedan contarse en un plazo determinado (por ejemplo, diez artículos al día de una lista de 500 durante 50 días). Esto permite a las organizaciones mantener una visión global de todos los componentes esenciales de cualquier vehículo específico sin tener que realizar una costosa inspección semanal de cada activo específico.

El software de gestión de flotas adecuado automatiza el consumo de combustible de los vehículos de la flota al tiempo que evalúa el almacenamiento existente de combustible limitando los repostajes innecesarios y evitando la probabilidad de que los vehículos se queden sin combustible.

Esta herramienta financiera ayuda a las empresas a comprender el coste final de un artículo, desde la compra inicial y el mantenimiento hasta la retirada.

Una panorámica de 360° de toda su flota le ayuda a comprender los vehículos disponibles, su estado actual y cuáles están fuera de servicio para que pueda realizar las aprobaciones adecuadas.

Las organizaciones deben tener una visión completa de los programas de mantenimiento preventivo, que incluyen las tareas de mantenimiento solicitadas, por quién y cuándo. Esto les permite evaluar mejor cuántos vehículos estarán operativos y cuánto tardarán en repararse los que están en servicio. También crea una mejor oportunidad para gestionar el capital humano responsable de arreglar la flota. También puede realizar un seguimiento de cosas menores, pero importantes, como cambios de aceite y pequeñas correcciones para mantener el vehículo de la flota funcionando sin problemas.

Los proveedores de flotas deben tener información en tiempo real sobre la ubicación de sus vehículos en la carretera. El seguimiento de flotas utiliza la telemática para que los operadores de flotas puedan seguir la ubicación, el estado y la actividad de una flota de vehículos. Esto se consigue a menudo mediante dispositivos de seguimiento GPS instalados en cada vehículo que transmiten datos a un software centralizado.

El auge de los vehículos electrónicos significa que los operadores de flotas deberán contar con un plan integral para gestionar las actualizaciones de los sistemas operativos de los vehículos. Esto incluye decidir cuándo deben actualizar su software y cómo deben desplegarlo, ya sea de golpe o mediante pruebas beta con unos pocos vehículos para evitar un cierre por fallos.

Los gestores y operadores de flotas necesitan una visión holística y rentable de la disponibilidad de sus flotas para completar las tareas. En la cadena de suministro global actual, los gestores de flotas requieren una precisión absoluta para saber cuántos camiones y vehículos hay disponibles. Un sólido programa de mantenimiento de flotas garantiza la disponibilidad de todo tipo de vehículos.

Controlar las flotas será aún más importante a medida que más empresas se pasen a los vehículos electrónicos y necesiten análisis más específicos en tiempo real sobre el rendimiento de sus vehículos y las actualizaciones que necesitan para rendir como se espera de ellos.

La gestión avanzada del mantenimiento de flotas proporciona varios beneficios clave para los operadores de flotas y las organizaciones que pueden proporcionar una ventaja competitiva sobre aquellos que utilizan procesos más rudimentarios o manuales.

Una mala inspección del vehículo puede dejar los vehículos en tierra, incluso si "funcionan" bien. Ninguna empresa se beneficia de retirar de la circulación los vehículos de su flota porque no hayan pasado las inspecciones. Una excelente gestión de flotas proporciona un mantenimiento predictivo o preventivo.

Mediante el seguimiento del consumo de combustible y otros datos de diagnóstico, los proveedores de flotas pueden realizar cambios para minimizar su huella económica y evitar que los activos de la flota se averíen, eliminando la necesidad de adquirir nuevos equipos de flota o vehículos totalmente nuevos antes de lo necesario.

Saber qué vehículos de una flota necesitan mantenimiento rutinario y cuándo permite a las empresas gestionar todas las operaciones, desde los plazos de entrega estimados hasta los suministros previstos, y permite a las agencias gubernamentales informar mejor a sus ciudadanos sobre la disponibilidad de los servicios. Al implementar soluciones de gestión de mantenimiento de flotas, las empresas mejoran el mantenimiento, lo que ayuda a evitar costosas cancelaciones y aumenta el número de personas a las que pueden atender, creando en última instancia un grupo más grande de clientes satisfechos.

Es probable que las organizaciones con grandes flotas y las empresas que suministran vehículos de flota necesiten tener un inventario completo de piezas de repuesto, para poder abordar rápidamente cualquier problema con un vehículo específico.

Un funcionamiento óptimo de los servicios de flota, con más vehículos en servicio y menos averías o tiempos de inactividad, se traduce en más entregas puntuales y servicios prestados, lo que se traduce en mayores ingresos y menores costes. Unas operaciones de flota bien engrasadas aumentan el tiempo de actividad de los vehículos y prolongan la vida útil de los activos. Al reducir las necesidades de mantenimiento antes de que sean absolutamente necesarias, la empresa disminuye los costes generales de reparación y reduce los costes de mantenimiento de toda una flota.

Aunque los aspectos positivos de un sistema de gestión del mantenimiento de flotas superan con creces a los negativos, hay algunas cuestiones que cualquier organización debería tener en cuenta si quiere adoptarlo.

Establecer un proceso moderno de gestión del mantenimiento de flotas exigirá algunos costes iniciales elevados, como la incorporación de la telemática a los vehículos, la compra o concesión de licencias de software y la reconversión del personal o la necesidad de contratar a nuevos profesionales. Al igual que con otros procesos avanzados de mantenimiento basados en software, las organizaciones pueden esperar recuperar sus costes iniciales rápidamente gracias a la necesidad de menos mantenimiento innecesario, mayor tiempo de actividad y otros beneficios de tener una visión integral de sus flotas.

Esto depende de lo diversa que sea la flota de una organización. En el caso de las grandes flotas con una gran variedad de vehículos, será necesario adoptar enfoques diferentes para cada tipo de vehículo. Pero también sigue siendo cierto que las organizaciones con la flota de vehículos más diversa son las que más se pueden beneficiar de la gestión del mantenimiento de flotas.

Los trabajadores de flotas, especialmente aquellos que han mantenido un sistema específico durante años o décadas, pueden ser reacios a aprender un nuevo enfoque. Corresponde a los ejecutivos invertir en formación y explicar minuciosamente las ventajas del nuevo sistema para ganar adeptos.

Una vez que una organización comienza a transformarse hacia un enfoque de gestión del mantenimiento de flotas más avanzado y guiado por software, es probable que tenga que mantenerse al día sobre las nuevas tecnologías, actualizar y sustituir el hardware, y gestionar de otra manera su pila tecnológica. Pero cada nueva actualización hará que todo el proceso funcione de forma más eficaz, lo que se traducirá en un mayor ahorro de costes y, en última instancia, en rentabilidad.