¿Qué son los controles financieros?

Los controles financieros son políticas y procedimientos que se utilizan para monitorizar y gestionar los recursos financieros. Ayudan a proteger los recursos financieros del uso indebido y ayudan a garantizar unos informes financieros precisos y fiables.

Las empresas suelen hacer un seguimiento de sus recursos financieros con tres estados: la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de caja. Estos estados financieros proporcionan a las partes interesadas (como comerciantes, inversores, auditores y reguladores) información vital sobre la salud financiera de una empresa, su rendimiento futuro y su valor global.

Los controles financieros contribuyen a garantizar que estos estados sean fiables y no contengan errores. También son herramientas de gestión de riesgos, que sirven como primera línea de defensa contra el abuso financiero dentro de una empresa. Por ejemplo, los controles financieros pueden detectar e incluso disuadir la actividad fraudulenta o la apropiación indebida de recursos. Además, los controles financieros pueden ayudar a las organizaciones a lograr eficiencia operativa a través de una mejor gestión financiera.

Ejemplos comunes de controles financieros incluyen la segregación de funciones, controles de acceso, conciliaciones y revisiones de políticas. Pueden ser preventivas, detectivas o correctivas; manuales o automatizadas; y realizarse ad hoc o según lo programado.

Unos controles financieros eficaces pueden ayudar a las empresas a mantener el cumplimiento, lograr la eficiencia operativa y mitigar la actividad fraudulenta.

La elaboración de informes financieros precisos ayuda a las organizaciones a ajustarse a sus obligaciones de cumplimiento. Los controles financieros dan a las partes interesadas la confianza de que los registros de la empresa son fiables y exactos, lo que reduce los riesgos de incumplimiento, como sanciones y multas elevadas.

Por ejemplo, en respuesta a importantes escándalos contables a principios de la década de 2000, EE. UU. aprobó una ley federal, llamada Ley Sarbanes-Oxley, diseñada para prevenir el fraude corporativo. La ley contiene requisitos estrictos relacionados con el mantenimiento de registros financieros y sanciones penales por infracciones.  

Las empresas de todos los sectores se enfrentan a una presión cada vez mayor por parte de las partes interesadas para lograr una mayor eficiencia operativa. Los controles financieros pueden ayudar a racionalizar, monitorizar y gestionar los flujos de caja, los presupuestos y las previsiones financieras. Estos datos financieros fiables permiten tomar decisiones con conocimiento de causa sobre la asignación de recursos, los gastos importantes y la gestión de costes para que las operaciones empresariales sean más eficientes.

Los controles financieros pueden ayudar a detectar actividades maliciosas. Proporcionan procedimientos regulares de supervisión y verificación para ayudar a frenar el fraude, la malversación, el robo y otros casos de malversación financiera. Además, el hecho de saber que una organización monitoriza todos los procesos financieros puede disuadir a posibles delincuentes de intentar cometer actos nefastos.

Los controles financieros internos suelen dividirse en tres categorías: preventivos, detectivos y correctivos.

Los controles preventivos se utilizan para reducir el riesgo de errores, fraude y malversación de fondos. Incluyen políticas y prácticas como:

• Aprobaciones previas: la dirección verifica o autoriza que un empleado pueda realizar una determinada actividad financiera o completar transacciones financieras. Por ejemplo, los sistemas de cuentas por pagar suelen requerir la aprobación del gerente para distribuir reembolsos.
  
  
• Controles de acceso: se restringe el acceso a los activos financieros físicos (como el efectivo) y a los sistemas financieros virtuales (como los sistemas de contabilidad o los programas informáticos de teneduría de libros). Por ejemplo, se pueden exigir contraseñas u otras verificaciones de seguridad para ver, editar o enviar información financiera sensible.
  
  
• Segregación de funciones: distribución de las funciones financieras entre varias personas. Por ejemplo, las políticas de caja chica pueden requerir que diferentes personas realicen los desembolsos de efectivo, concilien la cuenta y la repongan.

Los controles de detección se utilizan para detectar anomalías, errores o fraudes en los informes financieros. Incluyen políticas y prácticas como:

• Auditorías: revisiones objetivas y periódicas destinadas a evaluar y mejorar los controles internos de una Organización. Las auditorías pueden ser internas o externas. Por ejemplo, los auditores podrían comparar el entorno de control de buenas prácticas con el que se ha documentado.
  
  
• Conciliaciones de cuentas: comparación de los registros financieros internos con los documentos financieros externos para ayudar a garantizar la precisión y la coherencia. Por ejemplo, la conciliación podría ayudar a garantizar que la contabilidad general coincide con los extractos bancarios o de las tarjetas de crédito de la empresa.
  
  
• Análisis de varianza: un método para comparar el rendimiento financiero planificado y real para encontrar discrepancias. Por ejemplo, una empresa puede analizar la varianza en los presupuestos, los costes laborales o las ventas.
  

Los controles correctivos se utilizan para realizar correcciones de los errores o discrepancias encontrados en los informes financieros y ayudan a garantizar que no se repitan. Incluyen políticas y prácticas como:

• Corrección de errores: establecer procedimientos para corregir los errores detectados en los registros contables. Por ejemplo, rectificar los errores detectados en un asiento de pagos en efectivo y ajustar las cuentas afectadas.
  
  
• Revisiones de políticas: ajustar las políticas de control financiero existentes para abordar mejor los nuevos riesgos y necesidades, o para mejorar la eficacia. Este control podría requerir evaluaciones de riesgos por separado. Por ejemplo, una auditoría interna podría revelar sistemas de control de acceso débiles que la organización debería tomar medidas correctivas para fortalecer.
  
  
• Formación y educación: formación periódica e intercambio de información para ayudar a garantizar que los equipos de contabilidad y otros empleados se mantengan al día sobre el panorama de la gestión financiera y cualquier nuevo proceso empresarial. Por ejemplo, las organizaciones pueden organizar sesiones informativas sobre nuevas leyes o normativas que puedan afectar a la empresa.

Existen varias opciones de software que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar sus controles financieros, entre ellas:

• Software de planificación de recursos empresariales (ERP)
• Software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC)
• Software de planificación y análisis financieros (FP&A)

Los sistemas ERP pueden gestionar y optimizar las funciones financieras, los procesos y los flujos de trabajo de una organización con automatización e integración. Los programas de contabilidad tradicionales suelen carecer de acceso a los datos en tiempo real. Sin embargo, los ERP centralizan y almacenan información financiera crucial en una base de datos (a veces en la nube), incluidos datos sobre pagos a proveedores, gestión de tesorería y conciliación de cuentas. También pueden realizar un seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR), realizar análisis financieros y generar informes.

El software GRC especializado puede ayudar a garantizar que una empresa se adhiera a los estándares de cumplimiento y riesgo. Las características del software GRC pueden incluir la gestión de documentos, datos de riesgo, flujos de trabajo y auditorías. Las herramientas eficaces de GRC crean y distribuyen políticas y controles, asignándolos a las normativas y a los requisitos de cumplimiento. También ayudan a evaluar si se han implementado controles financieros, si funcionan correctamente y si están mejorando la evaluación y mitigación de riesgos. 

El FP&A incluye modelado financiero, elaboración de presupuestos y previsiones para respaldar el análisis financiero y mejorar la toma de decisiones. El software FP&A permite a las empresas alterar los planes, volver a prever o modificar los presupuestos en tiempo real e integrar la planificación en todas las unidades de negocio para acelerar la toma de decisiones. Mejora la precisión y fiabilidad de los planes y previsiones.