Was versteht man unter einer Ursachenanalyse?

Probleme und Pannen treten unvermeidlich in jedem Unternehmen auch, selbst unter bestmöglichen Bedingungen. Am einfachsten scheint es zu sein, nur die auftretenden Symptome des Problems zu korrigieren. Doch dieses reaktive Vorgehen garantiert geradezu eine Reihe wiederkehrender – und sich oft verschlimmernder – Probleme.

Ethische, proaktive und gut geführte Unternehmen und Organisationen mit einem reaktiven Ansatz werden beide auf Probleme stoßen, aber die erste Kategorie wird auf weniger Probleme stoßen und schneller wiederhergestellt sein, weil sie die Ursachenanalyse priorisieren.

Mit der Root Cause Analysis kann die zugrundeliegende Ursache des Problems entschlüsselt werden, um geeignete Korrekturmaßnahmen zu ermitteln und einen Plan zu entwickeln, wie sich das zukünftige Auftreten des Problems verhindern lässt. Ziel ist es, Lösungen zu implementieren, um die Abläufe insgesamt effizienter zu gestalten.

Eine Root Cause Analysis wird durchgeführt, wenn ein Problem auftritt oder sich ein Vorfall ereignet. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Schwierigkeiten, die eine Root Cause Analysis erforderlich machen. Trigger für eine Ursachenanalyse lassen sich in drei große Kategorien einteilen.

Wenn reelle Materialien oder Geräte in irgendeiner Weise ausfallen (z. B. wenn ein Desktop-Computer nicht mehr funktioniert oder eine Komponente eines Drittanbieters eine minderwertige Leistung erbringt)

Wenn Menschen Fehler machen oder erforderliche Aufgaben nicht ausführen (z. B. wenn ein Mitarbeiter es versäumt, ein Gerät regelmäßig zu warten, und es infolgedessen nicht mehr genutzt werden kann)

Eine Störung in einem System, Prozess oder einer Richtlinie, mit dem/der Entscheidungen getroffen werden (z. B. wenn ein Unternehmen es versäumt, Teammitglieder in Protokollen zur Cybersicherheit zu schulen, und das Unternehmen dadurch anfällig für Cyberangriffe wird)

Unternehmen können aus zahlreichen Gründen Ursachenanalysen durchführen – angefangen bei alltäglichen Unterbrechungen des E-Mail-Services bis hin zu katastrophalen Gerätefehlern. Unabhängig von der Art und dem Umfang des Problems sollte die Durchführung der Ursachenanalyse die gleichen grundlegenden Schritte beinhalten.

Wenn Sie sich entschlossen haben, eine Root Cause Analysis durchzuführen, hat Ihre Abteilung oder Ihr Unternehmen wahrscheinlich ein akutes Problem oder möchte zumindest einen bestimmten Prozess grundlegend verbessern. Daher sollte der erste Schritt der Root Cause Analysis darin bestehen, das anzugehende Problem zu identifizieren und zu definieren. Ohne ein klar definiertes Problem ist es unmöglich, die Ursachen korrekt zu identifizieren.

Gibt es eine klare Vorstellung des Problems, sollte eine Problembeschreibung erstellt werden, in der es für alle an der Root Cause Analysis Beteiligten beschrieben wird.

Sobald das Problem identifiziert und für alle beteiligten Parteien klar beschrieben ist, sollte die Leitungsebene einen Projektauftrag anlegen. Damit wird ein Team zusammengestellt, das die Analyse durchführt. Das Team sollte aus einem Moderator bestehen, der das Team durch die Analyse führt, und aus Teammitglieder mit persönlichen oder beruflichen Kenntnissen der zu untersuchenden Systeme, Prozesse und Vorfälle.

Die Datenerfassung ist die Basis der Problemlösung. In dieser Phase ist es von entscheidender Bedeutung, alle Informationen zu sammeln, mit denen Sie beitragende Faktoren und letztendlich auch die Ursachen des Problems identifizieren können. Dies kann das Sammeln von Fotos und Vorfallsberichten, das Durchführen von Interviews mit den betroffenen Parteien oder das Überprüfen bestehender Richtlinien und Verfahren umfassen. Einige Fragen, die Sie während der Datenerfassung stellen sollten, sind die Folgenden:

• Wann trat das Problem zuerst auf und wie lange besteht es schon?
• Welche Symptome hat das Team beobachtet?
• Mit welchen Unterlagen muss das Unternehmen oder die Abteilung nachweisen, dass ein Problem besteht?
• Welche Auswirkungen wird das Problem auf Mitarbeitende und andere Stakeholder haben?
• Wer wird durch die Existenz dieses Problems geschädigt oder anderweitig beeinträchtigt?

Dies ist der wichtigste Schritt im Prozess der Ursachenanalyse. Zu diesem Zeitpunkt hat das Team alle notwendigen Informationen erfasst und beginnt damit, Gedanken zu den ursächlichen Faktoren auszutauschen. Effektive Ursachenanalysen erfordern Offenheit gegenüber allen Ursachen, die dem Problem potenziell zugrunde liegen. Daher sollten alle im für die Ursachenanalyse zuständigen Team unvoreingenommen in die Brainstorming-Phase gehen. Vermeiden Sie Versuche, die Ursache festzulegen, bevor alle Möglichkeiten identifiziert und geprüft wurden. Wenn Sie den Prozess der Untersuchung eines Vorfalls mit vorgefassten Meinungen beginnen, können die Ergebnisse verfälscht werden, was die Ermittlung der tatsächlichen Ursache erschwert.

Sobald das für die Root Cause Analysis zuständige Team eine umfassende Liste aller möglichen Ursachen und beitragenden Faktoren erstellt hat, sollte die Ursache des Problems ermittelt werden. Analysieren Sie alle möglichen Ursachen und untersuchen Sie die tatsächlichen Auswirkungen jeder einzelnen, um herauszufinden, welche Möglichkeiten am problematischsten sind, welche Ähnlichkeiten aufweisen und welche gänzlich ausgeschlossen werden können. Bereiten Sie sich auf die Möglichkeit vor, dass es mehrere Ursachen für das Problem gibt.

Nachdem das Team die Liste der Möglichkeiten eingegrenzt hat, ordnen Sie die verbleibenden potenziellen Ursachen nach ihren Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit, dass sie die Ursache des Problems sind. Die Führung wird jede Möglichkeit prüfen und analysieren und mit dem für die Ursachenanalyse zuständigen Team zusammenarbeiten, um die tatsächlichen Ursachen zu ermitteln.

Sobald sich das Team auf Ursachen geeinigt und alle Details des Problems dargelegt hat, muss es mit dem Brainstorming von Lösungen beginnen. Die Lösung sollte die Ursachen direkt adressieren. Dabei gilt es, die Logistik im Hinblick auf die Umsetzung der Lösung sowie alle möglichen Hindernisse zu berücksichtigen, auf die das Team unterwegs stoßen könnte. Diese Elemente umfassen den Aktionsplan, der dem Team hilft, das aktuelle Problem zu adressieren und Wiederholungen zu verhindern.

Alle Ursachenanalysen beinhalten die gleichen grundlegenden Schritte. Allerdings gibt es unzählige Methoden zur Ursachenanalyse, die einem Unternehmen dabei helfen können, Daten effizient und effektiv zu sammeln. In der Regel wählt ein Unternehmen eine Methode aus und verwendet Tools zur Ursachenanalyse – wie z. B. Analyseschablonen und Software –, um den Prozess auszuführen.

Die „5-Why-Methode“ beruht auf der Idee, dass man durch das Stellen von fünf „Warum?“-Fragen der Ursache von Problemen auf die Spur kommen kann. „5 Why“ fordert Problemlöser auf, Annahmen zu vermeiden und so lange nach dem „Warum“ zu fragen, bis sie die eigentliche Ursache eines Problems identifiziert haben. Im Falle einer formalisierten Ursachenanalyse im Unternehmen muss ein Team vielleicht nur drei Fragen stellen, um die Ursache zu finden. Es kann aber auch sein, dass 50 oder 60 Fragen gestellt werden müssen. Mit „5 Why“ wird der Zweck verfolgt, das Team dazu zu bringen, so viele Fragen wie nötig zu stellen, um die richtigen Antworten zu finden.

Eine Fehlermöglichkeiten- und Auswirkungsanalyse ist einer der gründlichsten Ansätze zur Ursachenanalyse. Ähnlich wie bei einer Risikoanalyse werden bei der Fehlermöglichkeiten- und Auswirkungsanalyse alle Möglichkeiten für Störungen im System/Prozess ermittelt und die potenziellen Auswirkungen jeder hypothetischen Störung untersucht. Anschließend befasst sich das Unternehmen dann mit jeder Ursache, die wahrscheinlich zu einer Störung führen könnte.

Pareto-Diagramme kombinieren die Funktionen von Balken- und Kurvendiagrammen, um die Häufigkeit der gängigsten Problemursachen nachzuvollziehen. Das Diagramm zeigt die Ursachen in absteigender Reihenfolge der Häufigkeit an, beginnend also mit der häufigsten und wahrscheinlichsten. Daraufhin befasst sich das Team mit der Ursache, deren Lösung den größten Nutzen für das Unternehmen bringt.

Eine Wirkungsanalyse ermöglicht die Bewertung sowohl der positiven als auch der negativen potenziellen Auswirkungen jeder möglichen Ursache.

Änderungsanalysen sind hilfreich in Situationen, in denen sich die Leistung eines Systems oder Prozesses signifikant verändert hat. Bei dieser Art von Root Cause Analysis wird untersucht, wie sich die für das Problem oder den Vorfall relevanten Bedingungen im Laufe der Zeit verändert haben. Die Untersuchung von Veränderungen bei Faktoren wie beispielsweise Personen, Informationen, Infrastruktur oder Daten kann zu einem besseren Verständnis der Faktoren führen, die die Leistungsveränderung verursacht haben.

Eine Ereignisanalyse wird in der Regel verwendet, um die Ursache für ein großes, einmaliges Problem zu ermitteln, z. B. überlaufendes Öl oder einen Gebäudeeinsturz. Ereignisanalysen basieren auf schnellen (aber gründlichen) Prozessen zur Erfassung von Beweisen, um die Abfolge der Ereignisse, die zu dem Vorfall geführt haben, nachzubilden. Sobald der Zeitplan festgelegt ist, kann das Unternehmen die ursächlichen und beitragenden Faktoren leichter identifizieren.

Mit einer Kausalfaktoren-Baumanalyse, auch bekannt als Kausalfaktorenanalyse, kann jede Entscheidung, jedes Ereignis oder jede Maßnahme, die zu einem bestimmten Problem geführt hat, mithilfe eines Kausalfaktorenbaums erfasst und visuell dargestellt werden.

Ein Ishikawa-Diagramm (oder Tannenbaumdiagramm) ist ein Ursache-Wirkungs-Diagramm, das die Bedingungen rund um ein Problem visualisiert. Das Diagramm ähnelt einem Fischskelett mit einer langen Liste von Ursachen, die in zusammengehörige Unterkategorien gruppiert sind.

DMAIC ist das englische Akronym für Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern. Diese datengesteuerte Methodik zur Prozessverbesserung ist Teil der Six-Sigma-Praktiken.

Diese Methodik für die Ursachenanalyse schlägt vor, die Ursachen eines Problems zu finden, indem ein vierstufiger Prozess zur Problemlösung durchlaufen wird. Der Prozess beginnt mit einer Situationsanalyse, an die sich eine Problemanalyse und eine Lösungsanalyse anschließt. Den Abschluss stellt eine Analyse der potenziellen Probleme dar.

Mit einer Fehlerstrukturanalyse können potenzielle Kausalzusammenhänge visuell dargestellt und die Ursachen mithilfe boolescher Logik ermittelt werden.

Hindernisanalysen basieren auf der Idee, dass geeignete Hindernisse Probleme und Vorfälle verhindern können. Diese Art von Ursachenanalyse, die häufig im Risikomanagement verwendet wird, untersucht, wie durch die Abwesenheit geeigneter Hindernisse ein Problem entstanden ist. Außerdem macht sie Vorschläge für die Implementierung von Hindernissen, die verhindern, dass das Problem erneut auftritt.

Eine Root Cause Analysis wird dann durchgeführt, wenn nicht mehr nur die Symptome eines Problems behandelt werden sollen. Stattdessen sollen der Geschäftsbetrieb optimiert, das Risiko reduziert und die Customer Experience verbessert werden. Investitionen in eine Root Cause Analysis schaffen einen Rahmen für eine insgesamt verbesserte Entscheidungsfindung, um von folgenden Aspekten zu profitieren:

• Kontinuierliche Verbesserung: Die Ursachenanalyse ist ein iterativer Prozess, bei dem es nicht nur darum geht, akute Probleme zu adressieren, sondern auch darum, das gesamte System im Laufe der Zeit zu verbessern. Ausgangspunkt dabei ist die zugrunde liegende Ursache. Der iterative Charakter der Ursachenanalyse ermöglicht es Unternehmen, der kontinuierlichen Prozessverbesserung Priorität einzuräumen.

• Höhere Produktivität: Durch die Vermeidung von Ausfallzeiten, Verzögerungen, Fluktuation bei den Beschäftigten und anderen Produktionsproblemen sparen die Mitarbeitenden Zeit und können sich stärker auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren.

• Geringere Kosten: Der Ausfall von Geräten oder Verzögerungen durch Softwarefehler kostet Unternehmen Geld und frustriert die Beschäftigten. Eine Root Cause Analysis macht das ständige Beheben eines wiederkehrenden Problems überflüssig und ermöglicht insgesamt finanziell effizientere Abläufe.

• Bessere Fehlererkennung: Werden die zugrunde liegenden Probleme nicht angegangen, können sie unbeabsichtigt die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen. Hartnäckige Probleme anzugehen, bevor sie lawinenartig anwachsen, schützt das Unternehmen vor Umsatzeinbußen und dem Verlust seines guten Rufs, was beides häufig mit Produktfehlern einhergeht.

• Weniger Risiken: Verbesserte Geschäftsprozesse und Systeme gewährleisten einen sicheren Gerätebetrieb und vermeiden Sicherheitsgefahren am Arbeitsplatz.