Digitalisierung der PI-Planung

Die Programminkrementplanung (PI) ist ein Schlüsselelement der flexiblen Enterprise-Methodik. Während es ursprünglich durch das Scaled Agile Framework (SAFe) populär gemacht wurde, das die Best Practices im Zusammenhang mit dem Konzept weiter vorantreibt, ist die PI-Planung als Planungsaktivität universell bekannt. Es wird sogar von Unternehmen angenommen, die sich nicht vollständig dem SAFe-Framework verschrieben haben.

In Anlehnung an die Prinzipien flexibler Aktivitäten auf Teamebene lag der Schwerpunkt der PI-Planung zunächst auf der persönlichen Zusammenarbeit und der Verwendung physischer Geräte wie Tafeln und Haftnotizen. COVID-19 beschleunigte den Übergang zur Remote-PI-Planung für eine vollständig remote arbeitende Belegschaft, um weiter an der Entwicklung und Bereitstellung digitaler Produkte zu arbeiten. Die Effektivität dieser Planungen leidet in der Regel darunter, wobei die kollaborativen Aspekte der Erfahrung oft am stärksten betroffen sind.

Die meisten Unternehmen werden weiterhin eine Mischung aus Remote-, Hybrid- und Vor-Ort-Belegschaft haben. Während Portfoliomanager und Produktteams über einige eilig genehmigte Tools verfügen, um die grundlegenden Aktivitäten der PI-Planung zu erleichtern, ist eine dauerhafte Rückkehr vor Ort ungewiss.

Dadurch wird die koordinierte Anstrengung zur Überprüfung und Auswahl der idealen Plattform zur Digitalisierung der PI-Planung zu einer wichtigen Aufgabe für die Führungskräfte des Unternehmens. Selbst in Situationen, in denen eine persönliche PI-Planung für Produktteams eine Option ist, wird die richtige Plattform die Aktivität verbessern. Es kann verschiedenen Teams helfen, agiler auszuführen und die Programmpläne in die allgemeine Unternehmensstrategie zu integrieren.

Agile Programme müssen viele Informationen über mehrere Teams hinweg teilen. Das bedeutet, dass eine effektive PI-Planung gemeinsam nutzbare und zugängliche Daten erfordert – nicht einfach, wenn verschiedene Tools auf unterschiedliche Daten speichern. Informationen sind oft in Silos oder -tools eingeschlossen, was es schwierig macht, den flexiblen Programmteams funktionsübergreifende Informationen zu präsentieren.

Eine ideale Plattform für die Remote-PI-Planung fungiert als Single-Source-of-Truth (SSOT) für alle Teams. Sie muss Informationen für bestimmte Teams erfassen und anzeigen und Informationen in für das Programm geeignete Ansichten integrieren. So können verschiedene Teams (sowohl aus der Ferne als auch persönlich) während der Planungsveranstaltung arbeiten und Informationen teilen, während sie zusehen, wie das Programm selbst Gestalt annimmt.

Die Entwicklung des Programmboards, eines der Hauptergebnisse der PI-Planungsveranstaltung, ist ein gutes Beispiel dafür. Diese Boards stützen sich auf Informationen wie Teamkapazitäten und -verfügbarkeit, Funktionen-Listen, Ideentafeln, strategische Prioritäten und Roadmaps als Eingabe für die visuelle Planung des Programms. Sie zeigen Verpflichtungen zur Lieferung von Funktionen, Abhängigkeiten und Meilensteinen an.

Von dort aus nutzen die Breakout-Sitzungen teamspezifische Ansichten derselben Informationen, um deren Benutzer-Stories, Funktionen und Abhängigkeiten für verschiedene Boards und Listen zu planen und zu verwalten. Dies ermöglicht es den Teams auch, Elemente schnell und effizient zu verschieben, zu sortieren und zu bearbeiten. 

Ein Beispiel ist die Informationsvisualisierung, die mit einer digitalen Plattform möglich wird. Eine digitale PI-Planungsplattform kann die Vorprogrammierung beschleunigen, indem sie es den Teams ermöglicht, ihre Kapazitäten für die kommenden Inkremente proaktiv einzugeben, die Inkrement-Zeitfelder anzupassen und vieles mehr.

PI-Planung bleibt eine gemeinschaftliche Aktivität. Aber die persönlichen Planungsveranstaltungen mit ihren Informationssilos waren nicht so kooperativ, wie sie hätten sein können. Obwohl ein Single-Source-of-Truth (SSOT) die Grundlage für die Zusammenarbeit bildet, gibt es dennoch Möglichkeiten, die Zusammenarbeit mithilfe einer Digital Experience zu verbessern.

Eine Plattform für die Remote-PI-Planung sollte beispielsweise die Teamkommunikation durch Kommentare zu Informationselementen wie User Stories, Aufgaben und Backlogs fördern. Die Unterstützung von „@mention“-Kommentaren benachrichtigt die Teams effektiv über gemeinsame Messenger, E-Mail und andere kollaborative Tools. Vertrauensabstimmungen, Umfragen und Rückschauen sind ebenfalls Kernelemente der Planung und Ausführung von PI, die durch das richtige Digital Experience verbessert werden können.

Durch den Einsatz einer digitalen Plattform für die PI-Fernplanung sind alle Informationen aus der Planungsaktivität im System vorhanden, sodass die Teams unmittelbar nach dem Planungsereignis mit der Ausführung beginnen können. Teamspezifische Ansichten einer einzigen Informationsquelle erstellen Team-Dashboards, berechnen Flow-Metriken und statten Teams mit besseren DevOps-Praktiken zur Verwaltung der Programmausführung aus. Eine Single-Source-of-Truth (SSOT) sorgt auch für Flexibilität bei der Ausführung des Programms, da die Teams sich schnell auf Änderungen einstellen können.

Dies steht im Gegensatz zur Erfassung von Planungsentscheidungen für physische Assets und der manuellen Eingabe von Daten in isolierte Toolsets nach der Planung. Dieselben isolierten Tools schränken auch die Agilität und die Fähigkeit eines Teams ein, bei der Ausführung von Programmaktivitäten auf Änderungen zu reagieren. Diese Herausforderungen können durch die Einführung der richtigen Plattform für die PI-Planung bewältigt werden.

In der Vergangenheit konzentrierte sich die Planung agiler Programme auf die verfügbaren Kapazitäten der Teams und die in das kommende Programminkrement aufgenommenen Features und User Stories. Finanzielle Überlegungen beschränkten sich auf die Arbeitskosten.

Wenn Unternehmen heutzutage ihre flexiblen Praktiken weiter fortfahren, sehen sie die Auswirkungen der flexiblen Bereitstellung auf die Gesamtbetriebskosten der Produkte, die Gesamtausgaben des Unternehmens und den Umsatz. Eine neue Funktion kann sich auf alles auswirken, von Einnahmen und Abonnements, Nutzung von Cloud-Service, Support- und Vertragsgebühren, Stückkosten und erforderlichen Ausgaben für Asset bis hin zu langfristigen Betriebskosten.

Das Hinzufügen von Transparenz ganzheitlicher Finanzdaten zu den Remote-PI-Planungsaktivitäten ist für Produktteams während der PI-Planung in der Regel kein vorrangiges Anliegen. Daher handelt es sich dabei um keine allgemein unterstützte Funktion auf den Plattformen der meisten Anbieter, die jedoch die resultierenden Pläne und den gelieferten Wert erheblich beeinflussen kann. In Zukunft sollte jede Möglichkeit, Finanzdaten in die agile Planung einzubeziehen, für Unternehmen oberste Priorität haben.

Für die meisten Organisationen von heute, insbesondere für solche mit verteilten Belegschaften, ist die Digitalisierung von PI-Planungsaktivitäten unerlässlich. Die richtige Plattform kann dazu beitragen, sowohl die lokale als auch die Remote-PI-Planung zu erleichtern und zu verbessern und die kollaborativen Elemente der Planungsaktivität zu stärken. Eine digitale Plattform für die PI-Planung kann Silos aufbrechen, Wissenslücken beseitigen und alle Teams bei der Ausführung eines komplexen Programms auf dem gleichen Stand halten.